- Ideeën communiceren
- Wees een actieve luisteraar
- Vermijd verstoringen en negatieve vragen
- Vermijd casual te zijn
- Nooit haast communicatie
- Word persoonlijk
- Follow-up na communicatie
- Wees vastbesloten om te begrijpen
- Wees gevoelig en onderken technische verschillen
- Gebruik geen verkeerd gelezen zinnen / woorden
- Feedback nemen
"Communicatie wordt beschouwd als het echte werk van leiderschap"
Nitin Nohria
Communicerende ideeën - Het bouwen van sterkere teams is de droom van elke leider, dezelfde communicerende ideeën behouden als de basis die de meeste organisaties vandaag van plan zijn om effectieve methoden voor het communiceren van ideeën over te nemen. Waar het om gaat is niet wat je zegt, maar hoe je het zegt. Communicatie is dus het unieke kenmerk dat helpt bij het scheiden van een slechte leider van een effectieve leider in de organisatie. De gouden sleutel om een effectieve leider te zijn, is dus 'communicatie'.
Duidelijke en perfecte communicatie is behoefte van het uur; we herinneren ons allemaal heel goed dat 'Titanic' zonk vanwege een gebrek aan communicatie. Als er duidelijkere communicatie was geweest, had de tragedie voorkomen kunnen worden en zouden veel levens gered zijn. Op dezelfde manier speelt communicatie een zeer vitale rol in ons leven en ons bedrijf. In een enquête uitgevoerd door CIO magazine, om de drie belangrijkste vaardigheden die professionals nodig hebben, op te sommen, noemde 70 procent lezers communicatie als een van de essentiële vaardigheden.
Dus waarom zou u niet brainstormen en onze communicatieve vaardigheden bijwerken door de onderstaande tien meest effectieve methoden voor het communiceren van ideeën in een zakelijke omgeving te volgen. Dit zijn zeer effectieve tips die helpen bij de communicatie, niet alleen met medewerkers op het werk, maar ook met klanten, leidinggevenden, collega's en ondergeschikten. Sommige van de effectieve communicatiekenmerken worden hieronder gedeeld die, wanneer ze op consistente wijze worden gebruikt, zeker zullen helpen bij het verkrijgen van betere communicatie-resultaten.
Ideeën communiceren
Heb je het gevoel gekregen tegen muren te praten terwijl je op de werkplek met iemand communiceerde? Dit is echt een irritant gevoel als je wordt gehoord, maar er zijn geen tekenen dat je wordt gehoord door de luisteraar. Het is een persoonlijke suggestie om hetzelfde te doen met uw collega's, ondergeschikten of leidinggevenden. De eerste en belangrijkste regel van betere communicatie-ideeën is dat u zich ervan bewust bent dat u wordt gehoord. U kunt dit doen door een interactieve sessie te maken en de luisteraars bij de game te betrekken. Dit zal zeker helpen bij het versterken van uw persoonlijke kennis en een goede indruk maken. Het tonen van reacties op wat er ook wordt gezegd door middel van een knik of door een "ik zie" of door simpelweg een zin te parafraseren, heeft invloed op wat er wordt gezegd. Een andere goede actie is het aanmoedigen van feedback van alle werknemers in de organisatie.
Stel dat u uw ondergeschikte vraagt: "U hebt het bestand of rapport niet?" En het antwoord dat u krijgt is "Ja". Dit is erg verwarrend omdat het kan betekenen: Ja, je hebt gelijk en ik heb het bestand of rapport niet. Of het kan ook ja betekenen, ik heb het gewenste rapport of bestand.
Dit geeft duidelijk aan dat het stellen van negatieve vragen meestal vage of onduidelijke antwoorden oplevert die tot verwarring kunnen leiden. Het is dus beter dat u altijd voor positief geformuleerde vragen moet gaan (zoals "Heeft u de vraag of het rapport waar ik om vroeg?"). Als dat nodig is, moet je altijd kiezen voor het opnieuw bevestigen van negatieve vragen zoals "Heb ik gelijk, dat je het bestand of rapport niet hebt?"
Onderbrekingen resulteren in onderbrekingen, dus vermijd eenvoudig onderbrekingen, vooral tijdens het communiceren van ideeën naar uw klanten. Het is gebleken dat klanten meestal overstuur raken als je ze vaak onderbreekt. Indien nodig, snijd dan gewoon de achtervolging in en vertel de andere persoon uw inzicht in de communicerende ideeën en het belang ervan. Op deze manier heeft de andere persoon de optie om uw idee te corrigeren of te bevestigen en uiteindelijk zal dit helpen om veel tijd te besparen.
Casual zijn is een strikt nee. Door informeel te zijn met de collega's of ondergeschikten ontwikkelt u zeker een goede verstandhouding en dit helpt om het werk goed te doen. Maar de limiet stellen om casual te zijn, is ook erg belangrijk tijdens het communiceren van ideeën over het werk. Als het opdringerig of boos blijkt te zijn, kan dit aanleiding geven tot een onbedoelde reactie van de ontvanger. Dus, maak de taal duidelijker en in geval van situaties zoals woede, haal diep adem en houd je hoofd koel.
In geval van schriftelijke communicatie is het beter om professionaliteit te behouden in uw e-mails, brieven, telefoongesprekken of zakelijke bijeenkomsten. Door heel casual te zijn, kunnen ontvangers zich soms ongemakkelijk voelen. Er is een groot probleem met elektronische media zoals e-mails en sociale media, die tegenwoordig zeer vaak wordt gebruikt voor communicatie. Het is heel moeilijk om vast te stellen welke toon wordt gebruikt tijdens het communiceren van ideeën via hen. Het is dus beter om ideeën persoonlijk te communiceren door een vergadering met de ontvanger te plannen of een bericht op een professionele manier te verzenden.
Nooit haastig iets hebben tijdens het communiceren; gun jezelf een pauze voordat je gaat communiceren. Pauzes geven, hoewel korte, werkt echt wonderen, vooral wanneer je ideeën communiceert met het personeel of op de werkplek. Slechts een kleine pauze is wat nodig is en het geeft je een korte tijd om na te denken. Gebleken is dat haasten tijdens het communiceren van ideeën nooit werkt, maar dat het alle dingen misgaat. Meestal wordt gezien dat wanneer we de dingen haasten, we iets vergeten of de informatie die moet worden gecommuniceerd, misplaatst zijn. Hetzelfde gebeurt tijdens het communiceren, ook dat we een paar dingen vergeten die belangrijk zijn om te communiceren, het hele idee van communicatie is in de war. Dus terwijl uw ideeën op een effectieve manier worden gecommuniceerd, blijft het tempo gewoon langzaam en let altijd op, omdat het geven van extra tijd echt een enorm verschil zal maken in de manier waarop we communiceren.
Bedrijfscommunicatie kan soms erg saai zijn volgens dezelfde normen, dus waarom geen organisatorische gesprekken beginnen. Denk aan dialogen in plaats van monologen. De mantra maakt het gesprek persoonlijker, boeiender en effectiever. Zoals het axioma luidt: "het kan mensen niet schelen hoeveel je weet tot ze weten hoeveel je geeft." Volgens de Classic Business Theory moeten leiders op afstand blijven. Om te weten wat er in de geest van mensen gebeurt, moet je een zinvolle relatie met hen ontwikkelen. De beste manier om persoonlijk te zijn tijdens het communiceren, is door je ego opzij te houden en te vervangen door empathie. Empathische communicators tonen een hoger niveau van transparantie en authenticiteit en helpen zo om hen betere communicators te maken.
Je kunt ook een persoonlijk tintje aan het gesprek toevoegen door te praten over iets dat geen verband houdt met werk maar verband houdt met hun leven. Dit zal helpen bij het teleurstellen van hun bewakers, je kunt bijvoorbeeld vragen stellen over ondergeschikte voetbalwedstrijden in het weekend. Maar interactie op persoonlijk niveau moet ook binnen bepaalde grenzen blijven, maar het zal ook helpen bij het opbouwen van vertrouwen voor een langdurige en effectieve communicatie.
Meestal ga je na het communicatie-gesprek ervan uit dat alles naar wens is gecommuniceerd. Het bericht is ontvangen zoals bedoeld, maar meestal gebeurt het niet zoals we denken dat het moet worden bereikt. Dus om ervoor te zorgen dat de boodschap op de juiste manier wordt gecommuniceerd, moeten we de gewoonte aannemen om follow-up te nemen, vooral als het verband houdt met iets belangrijks. Dit helpt verwarring bij het begrijpen te voorkomen en de communicatie tussen zender en ontvanger te verbeteren. Alleen maar aannemen dat de ontvanger uw bericht heeft gehoord en het bericht heeft begrepen zoals het was bedoeld, is strikt neen. In de wereld van effectieve communicatie moet je voor follow-ups gaan, hoe duidelijk de boodschap ook is. Follow-up helpt alleen om de communicatie naar wens op twee manieren beter en effectiever te maken.
Het concept van het proberen te analyseren en te begrijpen komt voort uit de bekende auteur Stephen Covey. Deze communicerende ideeën suggereren dat de communicator ook een goede luisteraar moet zijn. Liever zou de spreker ook moeten proberen te begrijpen wat er wordt overgebracht. Door het idee van communicatie te begrijpen, kan zelfs de moeilijkste boodschap gemakkelijk worden gemaakt. Het wordt dus des te belangrijker om geduldig en ruimdenkend te zijn tijdens communicatie-interacties met personeel of werknemers. Meestal zijn we niet van plan om ons te identificeren met wat de persoon probeert te communiceren; in plaats daarvan proberen we naar ons standpunt te springen. Dus werk de volgende keer tijdens het communiceren aan een beter begrip van het communicatiedeel en begin dan met communiceren. De waarde kennen en de communicatie begrijpen is echt heel belangrijk voordat je deze communiceert.
Soms zijn de luisteraars zich niet erg bewust van de technologische upgrades, dus er zijn veel mogelijkheden dat de klanten de gewenste technische kennis missen. Daarom is het beter om in dit geval heel voorzichtig te zijn en ze de dingen in eenvoudiger en in lekentaal uit te leggen. Gebruik bijvoorbeeld geen acroniemen en zorg ervoor dat ze de acroniemen beter identificeren of begrijpen. In de ingediende informatietechnologie kan het acroniem 'ASP' bijvoorbeeld zowel 'actieve serverpagina' als 'applicatie-serviceprovider' betekenen, dus het is beter om te verduidelijken welke u gebruikt tijdens het communiceren. Probeer dus de veel voorkomende fouten te vermijden door het hele gesprek over hun hoofd te gooien of ze zich vernederd te laten voelen vanwege een gebrek aan technische kennis.
Een betere manier om het technische concept uit te leggen, is om effectief gebruik te maken van analogieën. Hoewel analogieën bepaalde beperkingen hebben, maar ze zijn nuttig om een onbekend of minder bekend concept te beschrijven. Een voorbeeld van analogie is het vergelijken van het idee van een firewall met een bankteller in een bank. Zoals bij een bankbezoek gaat niemand van ons rechtstreeks naar de kluis. In plaats daarvan gaan we naar het loket, krijgen onze gegevens geverifieerd en zodra onze identiteit is vastgesteld, haalt de teller het geld uit de kluis en geeft het ons aan het raam.
Verkeerde interpretaties zijn een veel voorkomend probleem tijdens het communiceren, we zeggen iets zonder slechte bedoelingen, maar het wordt verkeerd beoordeeld door de andere persoon. We willen iets anders zeggen, maar de manier van uitspraak leidt tot het overbrengen van iets anders. Zoals in het Chinees, duidt het typische geluid van "ma" met een hogere toon op "schoonmoeder", maar met een dalende en stijgende toon betekent een "paard". Wees voorzichtig tijdens het gebruik van het woord "u", omdat overmatig gebruik van dit woord het gevoel van bedreiging creëert of de luisteraar defensief aanvoelt. Bijvoorbeeld in plaats van te zeggen "u moet luider spreken", is het beter om te zeggen "Ik heb problemen met horen." Als het woord dat u een dubbele betekenis heeft.
Als alles klaar is, is de beste methode voor effectieve communicatie de ontvangers te vragen hun feedback te geven. Neem extra tijd om persoonlijk te praten met wie u regelmatig communiceert. Dit zal u helpen bij het vinden van hoe u kunt verbeteren en welke aspecten u kunt verbeteren met betrekking tot uw communicatiestijl. Feedbacks zijn eenvoudige suggesties die helpen bij het ontwikkelen van een beter begrip met collega's, personeel of ondergeschikten. Feedbacks zijn erg belangrijk, maar niet gemakkelijk om te vragen.
Denk dus in principe voordat u spreekt en volg de do's en don'ts van de communicatie-mantra om een effectieve communicator onder uw collega's, superieuren en ondergeschikten te zijn. Er is geen sleutel om een effectieve communicator te worden, maar door de bovengenoemde tips te volgen, kan men zijn / haar communicatiestijl zeker verbeteren en verbeteren. Let alleen op de manier waarop anderen met u communiceren en de manier waarop u met anderen communiceert. Door praktisch de manieren van communicatie te observeren, kunt u de effectieve communicatiestijlen op een betere manier leren. Dus ga je gang en communiceer met de prachtige wereld om je heen en verbeter elke dag je communicatiestijl door deze tips over effectieve communicatie te implementeren. De meeste organisaties moedigen ook het delen van beide dialogen en input van medewerkers aan om de interne communicatie binnen teams beter en effectiever te maken, aangezien dit uiteindelijk ook de organisatie helpt.