Project documentatie
Projectdocumentatie is niet alleen een eenvoudige klus, maar het kan worden gezien als een essentiële vaardigheden in het hedendaagse tijdperk. Van universiteit tot werkende professionals, werkend aan projecten in een essentieel onderdeel van iemands dagelijkse werkroutine, wordt het dus van het grootste belang dat men begrijpt hoe men zijn project documenteert, bewaakt en bewaart voor verificatiebewijs en toekomstige referentie. Direct vanaf schoolniveau, als individuen worden beschouwd als deze eenvoudige maar effectieve vaardigheid van projectdocumentatie en -beheer, kan dit veel efficiëntie en productiviteit toevoegen in hun professionele werk.
Vanuit een macro-perspectief is projectdocumentatie een integraal onderdeel van Project Management. Er kunnen verschillende soorten projecten zijn in verschillende streams waar individuen aan werken. Documentatie kan van groot voordeel en waardevol zijn voor de Projectmanager omdat:
- Hij kan zien of aan alle projectvereisten is voldaan, zo niet, wat er dan moet worden gedaan.
- In geval van problemen kan hij het traceren naar de bron van het probleem en werken aan het leveren van specifieke oplossingen.
- Het kan een persoon verantwoordelijk houden voor het werk dat hij heeft verricht, de projectmanager kan het traceren naar de analist die aan het project heeft gewerkt in termen van het werk dat de analist heeft gedaan en wanneer het is gedaan.
- Het levert en dient als bewijs dat het genoemde project inderdaad is uitgewerkt.
- In geval van conflicten en geschillen kunnen documenten die betrekking hebben op een project opnieuw worden opgezocht en kunnen ook worden gebruikt om het eigendom van het project aan de rechtmatige eigenaar toe te wijzen.
- Door eenvoudigweg de documenten te doorlopen, weet de manager de status van het project en de geschatte tijd tot voltooiing.
- En ten slotte is het belangrijk dat het project goed is georganiseerd, gemakkelijk te lezen en voldoende is.
Idealiter volgen projectmanagers gestandaardiseerde sjablonen die in het verleden zijn gebruikt voor documentatie; deze sjablonen zijn van succesvolle projecten die in het verleden door het bedrijf zijn uitgevoerd. Projectplannen, businesscases, projectstatus en vereisten worden vaak hergebruikt van eerdere projecten die een succes waren omdat het de projectmanager helpt zich te concentreren op hun competentie, efficiëntie en productiviteit en het verminderen van overtollig papierwerk dat moeilijk te volgen en te beheren is .
Hieronder vindt u een momentopname van de belangrijkste fasen in de levenscyclus van een project en hoe elke fase essentiële projectdocumenten genereert die kunnen worden gebruikt voor verificatie, toekomstige referenties en verificatie. 
- Haalbaarheidsrapport - Voordat het project wordt geïmplementeerd, ondergaat het veel testen in termen van of het haalbaar is om dit project uit te voeren en naar de implementatiefase te brengen. Een studie van de huidige markttendensen en cultuur, samen met de kosten-baten van het project.
- Project Charter - Het geeft een overzicht van het project, vermeldt de belangrijkste componenten en doelstellingen van het project en dient als benchmark. Het helpt de manager om steeds weer belangrijke doelstellingen te volgen.
- Vereiste specificatie - Het vermeldt alle vereisten die nodig zijn om het project uit te voeren, mankracht, financiële middelen, technologische middelen, grondstoffen, specifieke vaardigheden, machtigingen, regels en voorschriften, goedkeuringen in verschillende fasen van het project.
- Ontwerpdocument - Het legt de ontwerpstructuur van het project vast, het is zo gemaakt dat het gemakkelijk te begrijpen is voor een buitenstaander wanneer hij het project bekijkt. Het beschrijft de architectuur van het project.
- Werkplan / schatting - Het legt het tijdsbestek vast voor verschillende componenten van het project, deze componenten moeten binnen de aangegeven tijdlijnen worden voltooid. De werkelijke voortgang wordt altijd vergeleken met deze tijdlijnen.
- Traceerbaarheidsmatrix - Het helpt bij het traceren van verantwoording aan een analist die werkt aan specifieke componenten van het project en met wie contact moet worden opgenomen in geval van een probleem.
- Issue-tracker - het houdt een lijst bij van alle problemen, het slaat ook de issue en hun oplossingen op die in het verleden zijn opgetreden, zodat in het geval dat het probleem opnieuw aankomt de oplossing gemakkelijk beschikbaar is
- Verandermanagementdocument - het legt de werkelijke voortgang en alle wijzigingen in het project vast
- Testdocument - het slaat alle uitgevoerde tests en hun antwoorden op.
- Technisch document - Het bevat alle technische vereisten op het gebied van technologie, ontwerp en specificaties.
- Functioneel document - Het richt zich op het uitvoeren van verschillende functies en richtlijnen die moeten worden gevolgd tijdens het uitvoeren ervan.
- Gebruikershandleiding - Overzicht van alle processen, regels en voorschriften. Zoals een standaard bedieningsprocedure.
- Overgang / uitrolplan - Hierin staat hoe het project van tekentafel naar uitvoering wordt gebracht. Het omvat alle stappen voor het uitvoeren van het project.
- Overdracht / projectafsluiting - Project is voltooid en documenten worden opgeslagen voor toekomstige referentie.
Bovengenoemde punten waren belangrijke gebieden en bronnen van projectdocumentatie in verschillende levenscyclusfasen van een project. Afgezien van de bovenstaande lijst, zijn er enkele gemeenschappelijke projectdocumenten die zich voordoen in dagelijkse projecten die op individueel of op bedrijfsniveau worden uitgevoerd.
- Projectschema - Vermeld tijdsbestek, middelen en projectkosten.
- Risicobeheer - Hierin worden alle risico's genoemd die in het project kunnen optreden. U kunt ze rangschikken en de middelen dienovereenkomstig toewijzen.
- Issues logs - Vermeld alle operationele problemen die zich voordoen en de oplossingen.
- Projectbudget - Het belangrijkste document vermeldt de totale verwachte kosten en opbrengsten van het budget.
- Statusrapport - Het vermeldt voltooiingsstatus en mijlpalen en volgende mijlpalen.
- QA-rapporten - Kwaliteitsborgingsrapporten zijn belangrijk omdat u vóór de implementatie alle basiscriteria doorneemt.
Het is dus duidelijk dat projectdocumenten van enorm belang zijn voor de succesvolle afronding van een project. Projectdocumenten moeten duidelijk, eenvoudig, relevant en to the mark zijn. Elk project is het verschil in grootte, omvang, resultaten en levenscyclus. Deze projectdocumenten moeten geschikt zijn voor het project in kwestie.
Projectdocumenten moeten het leven van de projectmanager en alle betrokkenen gemakkelijker maken. Het moet duidelijk alle vereisten, risico's en middelen vermelden, zodat alle belanghebbenden op dezelfde pagina staan.
Aanbevolen artikelen
Dit is een gids voor projectdocumentatie geweest. Hier hebben we de documenten van het project besproken die zich voordoen in dagelijkse projecten. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie -
- Google Project Management Tools
- Wat is Agile Project Management?
- Jira Project Management Tool
- Sollicitatievragen voor Project Management
- Case study in projectmanagement