Project stakeholders management -
Een deel van onszelf definiëren als sociale dieren komt van het feit dat de vooruitgang van onze beschaving en samenleving afhangt van onze interacties met elkaar. We communiceren met elkaar via een taalmedium dat taal wordt genoemd en dit vormt de brug tussen begrip en reageren op verschillende situaties en scenario's.
Zelfs als het gaat om onze werkplek, wordt van ons verwacht en onze werkethiek dicteert dat we in een hartelijke en positieve relatie blijven met de mensen waarmee we omgaan om een voorsprong te krijgen in het bereiken van het gemeenschappelijke doel en doel van het bedrijf.
In de wereld van projectmanagement is een projectmanager de enige persoon die een project beheert en beheert en de mensen die bij dat project betrokken zijn. Het wordt dus een essentiële factor voor deze persoon om via communicatie een sterke band met elke stakeholder op te bouwen. Dit artikel gaat in op deze vraag die zojuist in je opkwam, hoe je precies een positieve relatie kunt opbouwen met alle belangrijke stakeholders van het project.
Wat is Project Stakeholder Management?
Stakeholders zijn die personen die betrokken zijn bij het project en direct of indirect betrokken zijn bij de werkzaamheden van het project. Dit projectmanagement van belanghebbenden kan worden onderverdeeld in twee hoofdcategorieën:
- Extern projectmanagement van belanghebbenden: deze externe belanghebbenden kunnen invloed hebben op of beïnvloed worden door de voortgang van het project, maar ze zijn niet direct betrokken bij het bedrijf van de organisatie. Deze omvatten communities, media, het algemene publiek, andere openbare groepen en meer.
- Intern Project Stakeholder Management : deze stakeholders zijn direct betrokken bij de transacties die door het bedrijf worden ondernomen en zijn op enig moment in het bezit van of geassocieerd met het product of de dienst (of een deel van het product of de dienst) die door de organisatie wordt geleverd. Dit management van project stakeholders omvat medewerkers, klanten, leveranciers, leveranciers, aandeelhouders en meer.
Het project stakeholders management waar je door wordt omringd kan worden omschreven als twee groepen: een direct betrokken bij het project en is aanwezig in de stuurgroep van het project en de andere die geen belangrijke besluitvormers zijn maar moeten worden gewaarschuwd over de voortgang van het project en hoe het verloopt volgens het oorspronkelijk opgestelde projectplan. Laten we het management van dit project nader bekijken en hoe hun betrokkenheid de stroom van het project vormt.
Voor de vlotte werking van het project is het door de jaren heen essentieel geworden dat de projectmanager een specifieke communicatielijn heeft opgezet met zowel interne als externe belanghebbenden. Deze communicatielijn heeft tot veel successen geleid en het niet tijdig en nauwkeurig communiceren met deze belangrijkste stakeholders van het project heeft geleid tot het mislukken van het project zelf.
Alle stakeholders zijn belangrijke spelers in dit spel en moeten hetzelfde prioriteitsniveau krijgen.
Soorten Project Stakeholder Management
Omdat we nu het management van project stakeholders hebben onderverdeeld in interne en externe stakeholders van de organisatie, kunnen we verder kijken naar de soorten management van project stakeholders die er bestaan op basis van hun betrokkenheid direct of indirect bij het project.
- Mensen die het hele project positief beïnvloeden maar niet direct betrokken zijn bij de werking van het project en projectplan. Dit soort management van project stakeholders omvat senior en topmanagers, leveranciers en de financiële afdeling in de organisatie
- Mensen die worden getroffen door een van de acties die worden ondernomen binnen het uitgangspunt van een organisatie. Ze worden direct beïnvloed en zijn ook behulpzaam bij het doorvoeren van de veranderingen die zijn opgenomen. Ze omvatten de werknemers en klanten.
- Mensen die geïnteresseerd zijn in het succes van de organisatie, vooral in termen van rendement en inkomsten die zijn verdiend door winst. Deze belangrijkste stakeholders van het project beïnvloeden deze veranderprogramma's en de producten en diensten van de organisatie in een mate van kennis van de voordelen die de activiteiten opleveren. Deze belangrijkste stakeholders van het project omvatten individuen die aandelen in het bedrijf bezitten.
Als projectmanager is het uw verantwoordelijkheid om de punten met elkaar te verbinden en efficiënt te communiceren met al deze soorten belanghebbenden in het project, om zo samenhang binnen het project tot stand te brengen en ermee te werken. Deze effectieve communicatie zorgt ervoor dat uw project gedurende de hele levenscyclus op de juiste weg loopt en dat iedereen in het project voortdurend op de hoogte is van de voortgang.
Wat willen deze project stakeholdermanagement weten?
Dit is een vraag die alle projectmanagers zichzelf zouden moeten stellen en er bevredigende antwoorden op vinden. Het is belangrijk om te weten wat dit management van projectbelangen te allen tijde moet weten. Of ze direct aan de projector werken, alleen de status en voortgang van het project willen weten, als een goede projectmanager is het belangrijk dat u goed begrijpt wat ze willen weten en uw communicatieplan dienovereenkomstig voorbereidt op de behoeften van de belangrijkste stakeholders van het project.
- Stakeholders van het project willen weten wat er voor hen in zit - Mensen kijken er altijd naar uit om gemotiveerd te blijven zodra ze weten wat er voor hen in zit. Zodra de voordelen van hun betrokkenheid en het project in het algemeen bekend zijn, is het voor hen een extra boost om een groter verantwoordelijkheidsgevoel tegenover het project te krijgen en dienovereenkomstig bij te dragen.
- Stakeholders van het project willen weten wat er voor de organisatie in zit - Mensen willen graag meer weten over het grote geheel en kijken uit naar de voordelen die de organisatie zal ontvangen. Immers, als het bedrijf vooruitgaat, vergroot dat hun kansen in het grotere belang.
- Stakeholders van het project willen u vertrouwen - Een constante communicatielijn tussen u en het management van project stakeholders kan een grote factor zijn om vertrouwen in de relatie te wekken. Belanghebbenden moeten weten dat zij op u kunnen vertrouwen voor het werk dat zij u hebben toevertrouwd. Comfort is erg belangrijk.
- Stakeholders van het project willen weten dat u betrokken bent - Communicatie is een geweldig medium om uw toewijding en toewijding aan het project dat u leidt te tonen. Zodra het management van uw projectmedewerkers weet dat u zich inzet, zullen ze het project al als een groot succes kunnen beschouwen en er zeker van kunnen zijn dat uw waakzame ogen de projectlevenscyclus zullen begeleiden en consequent vooruitgaan.
- Stakeholders van het project willen zien dat u in staat bent - wanneer u de voortgang van het project of een uit te voeren taak effectief communiceert; het toont veel van uw capaciteiten en kaliber aan uw belangrijkste stakeholders en teamleden. Het feit dat u in staat bent om het project te sturen, kan een groot en diepgaand effect hebben op de manier waarop dit management van projectparticipanten zelf bijdragen aan het project en hun betrokkenheid tonen.
Een positieve relatie definiëren
Als we een positieve relatie willen onderhouden met deze belangrijkste stakeholders van het project, die een zeer cruciaal en bij uitstek onderdeel van onze projecten zijn, is het beter voor ons om te begrijpen en duidelijk te definiëren wat een positieve relatie betekent. En nee, positief blijven staat niet op de lijst van management van project stakeholders. Laten we dus eerst duiken en bepalen wat een positieve relatie voor ons betekent. De volgende kenmerken beschrijven naar mijn mening perfect en definiëren een positieve relatie die nodig is terwijl u aan uw project werkt:
- Vertrouwen - Of het nu gaat om uw persoonlijke of professionele relatie, vertrouwen is een sleutelfactor die het keerpunt voor u kan zijn om een succesvolle en gewaardeerde relatie met uw stakeholders te hebben. Vertrouwen kan een krachtige band zijn, waardoor het projectteam en de belangrijkste stakeholders van het project samenkomen voor efficiëntere en effectievere werk- en communicatieomgevingen. Met vertrouwen komt het feit dat u uw ideeën op tafel kunt brengen zonder ergens last van te hebben.
- Open en effectieve communicatie - In een kantoorscenario bevindt u zich continu in de communicatiemodus, hetzij via e-mail of IM of een eenvoudig persoonlijk gesprek. Hoe meer de communicatie, hoe meer relaties u krijgt, maar hoe beter en effectiever de communicatie, hoe positiever de relatie zou zijn.
- Diversiteit mogelijk maken - Positiviteit in relaties kan ertoe leiden dat mensen de variatie en diversiteit van andere mensen omarmen. Ze kunnen met verschillende meningen, gedachten en ideeën komen. Met hun gevarieerde perspectieven kan uw project veel voordelen opleveren en zult u een positieve relatie aangaan.
- Wederzijdse zorg en respect - Werken als een team en groep kan heel moeilijk zijn. Je kunt mensen tegenkomen die moeilijk zijn om mee om te gaan, maar met het grotere beeld van de organisatie in gedachten en op basis daarvan een wederzijdse zorg en respect voor elkaar opzetten en binnen een project kunnen belanghebbenden innovatie mogelijk maken en het project soepel laten functioneren binnen het project het team.
- Mindfulness - Bewust zijn van uw acties en woorden kan ervoor zorgen dat u de belangrijkste stakeholders van uw project bent als een verantwoordelijke en verantwoordelijke persoon waarmee u zich kunt mengen. Dit kan uw positie als projectmanager een boost geven en u helpen dingen voor elkaar te krijgen. Zelfbewustzijn kan u het probleem van negatieve vibes om u heen op uw werkplek besparen.
Tips om uw project op een positieve manier te betrekken
- Kijk niet alleen naar het opbouwen van een positieve relatie met het management van uw projectparticipanten, maar kijk ook uit naar een sterke relatie die doorloopt op belangrijke beslissingspunten. Probeer ze constant bij de strategie en de aanpak te betrekken.
- Deel uw visie en u neemt het project en het doel dat het beoogt te bereiken over.
- Neem constant advies en hulp van mensen die al aan de positieve kant staan van dingen als het gaat om het project en al zijn taken.
- Stel een regelmatig vergaderrooster vast om direct contact te hebben met uw verschillende soorten management van projectparticipanten en investeer tijd in consulting en uw punt voor te leggen aan resistente projectparticipanten, om hen te laten uitkijken naar het grote geheel en alles te begrijpen dat de project staat voor.
- Stel een communicatieplan op en zorg ervoor dat er overeenstemming is met alle belangrijke stakeholders van het project.
- Communicatie moet eenvoudig maar effectief zijn.
- Om hun vertrouwen in u op te bouwen, toont u hen vanaf het begin van het project de gestructureerde aanpak van het projectplan.
- Communiceer risico's en problemen en creëer geen plotselinge verrassings- of gespannen situatie. Dit zal hun aandeel in het project bedreigen en zal u verhinderen om met vertrouwen de leiding te nemen.
Een communicatieplan gebruiken
Je hebt nu een paar keer gehoord over het communicatieplan in dit artikel. Hoewel sommigen er alles van weten en sommigen het voor het eerst hebben gehoord. Door jonge en beginnende projectmanagers het voordeel te geven, krijgt u nu een korte les over wat een communicatieplan is en hoe u daarmee om moet gaan.
Wat is een communicatieplan?
Een communicatieplan, eenvoudig gezegd, vergemakkelijkt efficiënte en effectieve communicatie tussen u, als projectmanager, en de verschillende belanghebbenden waarmee u te maken krijgt tijdens het project. Dit plan zal een complete gids zijn die u door alle communicatie leidt die zal plaatsvinden en met welke frequentie.
Bij het opstellen van het communicatieplan moet u de buy-in nemen van:
- Project sponsor
- Project Stakeholders Management
Elementen van een communicatieplan
Voor een goed en succesvol communicatieplan moet je de volgende 4 elementen van het plan nemen:
- Communicatie doelstellingen
- Methode en frequentie van communicatie
- Type stakeholders (doelgroep)
- Belangrijkste elementen die worden gebruikt bij communicatie
Een communicatieplan ontwikkelen
Deze taak kan eenvoudig worden uitgevoerd, op voorwaarde dat u alle communicatiestrategieën op orde heeft. Als u eenmaal weet en beseft wat er moet worden gedaan, gezegd en opgevolgd, kunt u er zeker van zijn dat u een communicatieplan ontwikkelt dat niet zal falen. In de volgende tabel worden ideale en aanbevolen strategieën gegeven om een goed communicatieplan zorgvuldig uit te werken en vorm te geven om een positieve relatie met uw belanghebbenden bij het project op te bouwen.
| Focuspunten | vragen |
| Communicatie doelstellingen | Wat wilt u bereiken met uw communicatieplan voor uw project?
Zijn deze doelstellingen in overeenstemming met de doelstellingen van uw project? |
| Doelgroepen | Wie heeft dit soort communicatie nodig?
Wat zit er voor hen in? |
| Wijze van communicatie | Waar voelt uw doelgroep zich prettig bij als hun manier van communiceren? |
| Een frequentie van communicatie | Hoe vaak wilt u dat uw belanghebbenden worden bijgewerkt? |
| Doel van communicatie met verschillende soorten belanghebbenden | Waarom wilt u dit stukje informatie aan dit soort belanghebbenden communiceren? |
| Sleutelelementen in communicatie | Wat hebben jullie precies nodig om te weten?
Wat wil je als projectmanager aan hen overbrengen? |
| Communicatie meester | Wie moet de communicatie leveren die u heeft gepland?
Welk teamlid is verantwoordelijk genoeg om zo'n communicatie te maken? Hebben verschillende stakeholders verschillende communicators nodig? |
| Informatiebronnen | Wat is uw informatiebron om te kunnen communiceren?
Welke gegevens en informatie gaat u gebruiken? Wat is de behoefte aan dit specifieke stuk informatie voor deze specifieke stakeholder? |
| Successtatistieken | Hoe weet ik of mijn communicatieplan werkt?
Wat vindt het een succesvol communicatieplan? Moet ik een evaluatieplan voor een communicatieplan hebben? |
Aanbevolen artikelen
Dit is een leidraad geweest voor een constante communicatielijn tussen u en het management van projectparticipanten kan een grote factor zijn om vertrouwen in de relatie te wekken. Dit zijn de volgende externe links met betrekking tot belanghebbenden van het project.
- Verbazingwekkende gids voor projectmanagementtechnieken
- Efficiënte projectmanagementrapportage
- Top 7 Belangrijke Open Source Project Management Tools