Intranetfuncties voor werknemerscommunicatie

“Bedrijfsintranetten moeten worden gebouwd door krachtige interne communicatieprogramma's. Het bereiken van een intranet is ongeveer 60 procent communicatie, 40 procent technologie. ”Bob Cohen,

Een intranet is net als een paraplu waaronder u alle benodigde informatie kunt krijgen met betrekking tot het bedrijf en het dagelijkse werk. Het staat bekend als het communicatieplatform waar we het dashboard krijgen met een 360 graden beeld van de bedrijfsactiviteit. Precies, het is een privé, veilig online netwerk waar werknemers content kunnen genereren, betrokken kunnen zijn bij bepaalde communicatieprocessen, als een team kunnen optreden, taken en evenementen kunnen uitvoeren en de organisatiecultuur kunnen opbouwen.

Het staat bekend als het thuisplatform van het bedrijf, waar teams samenkomen, een essentieel repertoire, multi-efficiënt communicatieapparaat bouwen en meer. Net als een intern communicatienetwerk is een intranet meer dan het aantal delen.

Het intranet is een one-stop-shop voor alles. Het intranetontwerp moet evenredig zijn met de behoeften en participatie van de werknemers. Het is een gemeenschappelijk platform dat helpt bij communicatie (tweerichtingsverkeer), teamwerk, kennisbeheer, contentontwikkeling en -deling, sociaal netwerken, werknemersbetrokkenheid en planning.

Elk ontwikkelingsbedrijf kan profiteren van het intranet. De onderstaande tien vragen fungeren eigenlijk als checklistpunten die elk probleem verhelpen en helpen bij de juiste implementatie van het intranet.

Fig 1: Checklist punten intranetontwerp

We moeten diep ingraven in verschillende functies van een intranet.

  1. Intranet zit in de kern van communicatie

Drie manieren waarop het een organisatie helpt -

  1. Top-down communicatie die niets anders is dan de communicatie tussen leiderschap en werknemers
  2. Feedback van de medewerkers of de communicatie tussen medewerkers en leidinggevenden
  3. Teamdiscussie in de vorm van communicatie tussen medewerkers

Nu zal een kort hoogtepunt hierover het hele ding verduidelijken.

  • Intranet beëindigt elementaire e-mailproblemen

Allerlei e-mailproblemen kunnen eenvoudig worden aangepakt door een goed ontworpen intranet wanneer u vergeet iemand op de hoogte te houden van een belangrijke e-mail of wanneer u een cruciale update over het hoofd zag omdat de e-mail verloren was gegaan in een reeks e-mails of wanneer u vastzit in een antwoordlijst. Intranet onderhoudt op verschillende manieren contact met mensen en stroomlijnt zowel directe communicatie. In hetzelfde voetstuk kan men gemakkelijk allerlei dingen doen: chatten met de collega's, community's opbouwen over verschillende onderwerpen, aankondigingen doen over verschillende bedrijfsgerelateerde zaken, blogs schrijven, artikelen uploaden en kennisdashboard opbouwen met betrekking tot bedrijfsprocedures.

Hieronder vindt u enkele interne communicatiestatistieken:

  1. Slechts 48% van de e-mails in verband met de verzonden interne communicatie wordt geopend
  2. En ongeveer slechts 23% van die berichten wordt daadwerkelijk geopend

Het is dus duidelijk dat een groot deel van de bedrijfscommunicatie in feite niet wordt geopend. Voor alle beoogde ontvangers om de communicatie te openen, is alleen het verzenden van e-mail uiteraard geen goed idee.

  • Intranet helpt bij het verzamelen van feedback van werknemers

De betrokkenheid van medewerkers wordt geëvalueerd door de juiste feedback van medewerkers. U kunt de medewerkerstevredenheid eenvoudig kwantificeren, hiaten in de verbetering van de werknemers bijhouden en enkele problemen die een directe impact op het personeelsverloop hebben.

Feedbacksenquêtes over de betrokkenheid van medewerkers zijn geweldig om uit te voeren als deze niet op verschillende afdelingen worden afgesloten; in de meeste gevallen worden de enquêtes uitgevoerd door de externe tool. Integendeel, als deze enquêtes worden uitgevoerd via een ingebouwde tool die op het intranet wordt gehost, kan men gemakkelijk de juiste gegevens ophalen die zich op de bedrijfsserver bevinden en deze delen met verschillende afdelingen en teams voor verbetering van de productiviteit. Ook zouden de werknemers overal op de hoogte zijn van deze tool als ze er dagelijks mee omgaan. Dit zou uiteindelijk de communicatie op de werkplek vergroten, en daarmee ook de medewerkerstevredenheid.

Fig: 2. Werknemerspercentage dat het communicatieproces accepteert

Het pessimisme op de werkplek komt voort uit minder dan drie communicatie-centrische oorzaken:

  1. Het management leidt de werknemers niet met 38% naar een gemeenschappelijk doel
  2. Algehele slechte communicatie met 14%
  3. Regelmatige wijzigingen die niet goed geïnformeerd zijn met 12%
  1. Intranet werkt samen

Omwille van een goede communicatie en output van medewerkers is het zeer noodzakelijk om een ​​gemeenschappelijk platform te hebben waar alle werknemers kunnen samenkomen in een gedeeld doel. Vaker wel dan niet, zou hetzelfde bericht anders worden wanneer iedereen niet goed is gesynchroniseerd. Dit zou precair zijn dat er een gecentraliseerde locatie moet zijn van waaruit mensen inhoud moeten verzamelen en contact met elkaar moeten maken.

  • Intranet creëert een platform waar iedereen samen kan communiceren en dingen kan doen

In de meeste gevallen kunt u een intranet vinden waarmee u via een teampagina of projectpagina verbinding kunt maken met uw collega's. Medewerkers kunnen samenwerken en inhoud van wederzijds belang delen. U kunt pagina's maken voor een groot aantal onderwerpen:

  • projecten
  • Teams
  • Externe portals op klanten
  • Kennisbanken
  • Voor inductie van werknemers
  • Campagnes marketing
  • Service of productintroductie

Uw intranet zou dus uw communicatie, taken en inhoud op elke manier vormgeven volgens wat u wilt om de bedrijfscommunicatie te verbeteren.

  • Projectbeheer en taakbeheer worden vereenvoudigd door intranet

Een intranet helpt bij het instellen en beheren van projecten en taken in hetzelfde voetstuk. Het is het platform om soortgelijke andere bedrijfsactiviteiten te verzorgen. Het intranet helpt het projectteam het project te voltooien. In realtime kan men gemakkelijk de voortgang controleren, elk probleem oplossen zonder dat de e-mails vollopen en gekoppelde discussies volgen om een ​​beter inzicht te krijgen in ontmoetingen en benodigdheden.

En taakbeheer houdt uw eigen werkvoortgang in de gaten, helpt taken toe te wijzen aan anderen en zorgt voor een perfecte voltooiing van de projectgerelateerde taken. Je kunt snel bestanden en gegevens in één ruimte delen zonder ze in de Dropbox of in andere gedeelde reserves te plaatsen.

  • Intranet bedient interne stakeholders

Via een intranet kan men een normaal proces combineren en oplossingen verbinden tussen verschillende afdelingen, waaronder HR, marketing, IT, enz. Chat, forums, open discussiepaden en geïsoleerde berichten zijn enkele manieren waarop de pioniers anderen helpen om elk probleem op te lossen. Hieronder volgen enkele services om te beginnen:

  • Verschillende beleidsdocumenten van de organisaties indienen
  • Bouw een kennisbank of interne wiki
  • Kondig verschillende bedrijfsgerichte of afdelingsgerichte communicatie aan
  • Geef de gelegenheid voor een directe chat om de problemen snel op te lossen
  • Zend een stapsgewijze video uit
  1. Intranet fungeert als het hulpprogramma voor kennisbeheer

Denk maar aan een situatie waarin u een belangrijk bestand zoekt op verschillende locaties die u denkt te hebben bewaard: Dropbox, Google Drive, One Drive, bedrijfswebsite of uw interne server. En zoeken op verschillende locaties laat je hoofd gewoon draaien en je hebt het bestand eindelijk niet gevonden. In een dergelijke situatie kan intranet u dus helpen uw belangrijke documenten op een ordelijke manier op te slaan.

  • Intranet biedt altijd de mogelijkheid om uw documenten te integreren

Bestandsbeheer als onderdeel van de kennisbeheerservices is een manier om uw bestand op het intranet zo goed mogelijk te uploaden. In beide gevallen wanneer we rechtstreeks een bestand uploaden of een link plaatsen die het daadwerkelijke geüploade document ergens veilig naartoe brengt, helpen we onszelf en anderen om het bestand in de toekomst te vinden zonder hier tijd aan te verspillen. U kunt de documenten consolideren zoals u dat wilt. Wanneer u niet zeker weet waar u de documenten hebt bewaard, voert u gewoon een levendige zoekopdracht uit om het gewenste bestand te krijgen. Overvloed aan documenten wordt opgeslagen in het intranet:

  1. Men kan een kennisrepository opbouwen waarin men verschillende documenten kan plaatsen, bijvoorbeeld HR-documenten aan boord, projectgerelateerd bestand, enz.
  2. U kunt eenvoudig bestanden verzenden via intranet en via chat; ook wordt het chatgesprek automatisch gearchiveerd om ons te helpen de datum-gewijze geschiedenis te krijgen
  • Intranet verhoogt de productiviteit

Het succes en falen van een project hangt meer af van de juiste opslag van de gegevens en bestanden. Het bespaart niet alleen tijd en zou dus een directe impact hebben op de ROI, maar het vermindert ook de spanningen en frustraties. Wanneer u bijvoorbeeld de laatste hand legt aan de voltooiing van een project, weet u zeker dat u het juiste document voor uw klant kiest. In het geval van het geven van on-boarding-bestanden aan de nieuwe leden, kunt u eenvoudig de HR-paginakoppeling verzenden met de relevante documenten die voor hen zijn bedoeld. Volgens een studie van McKinsey Global Institute kunt u de tijd die wordt gebruikt om een ​​document te doorzoeken met ongeveer 35% verminderen, waardoor u 6% van de tijd voor andere belangrijke taken kunt verlichten.

  • Intranet creëert altijd een realtime kennisbasis

Een juist intranetontwerp helpt bij het creëren van een kennisbank voor het documenteren van herhaaldelijk gepositioneerde bestanden en documenten, bijvoorbeeld:

  1. Beleid en praktijken
  2. Waarde materialen
  3. Nieuws en succesverhalen
  4. Belangrijke veelgestelde vragen
  5. Werknemer albums
  6. Trainingsmateriaal
  7. HR-handboek
  8. Nieuwsbrief
  9. Belangrijke links met handige tools en bestanden

En dit zijn niet allemaal. Er zijn nog enkele items die in de systemen worden geüpload - vragen gesteld op forums, teambesprekingen en tickets die in de helpdesk worden gesteld. Al deze kunnen worden geüpload in het intranet en worden toegevoegd in de kennisbank die u keer op keer kunt gebruiken voor verschillende behoeften. Er kan ook een tabblad zijn met de naam van ideeën die openbare ideeën uitnodigen. Deze tool zou eigenlijk op verschillende niveaus ideatie stimuleren.

  1. Intranet biedt optie voor sociaal netwerken

Een intranet biedt altijd een kans om virtueel contact te houden met de collega's van verschillende afdelingen en zo de barrières en silo's te verminderen; de werknemers kunnen gemakkelijk contact met elkaar maken en feedback delen over onderwerpen van wederzijdse belangen, en leren. En dit verbetert de communicatie en kennisuitwisseling op bedrijfsniveau, verschillende teams en afdelingen. De medewerkers leren mensen kennen binnen en buiten hun teams. De managers kunnen de ondergeschikten leren kennen en dit zou uiteindelijk de conventies doorbreken en samen kunnen ze groeien, waardoor ze een indirecte impact hebben op de productiviteit.

  • Intranet bouwt interne communicatiekanalen

Zonder zelfs het bureau te verlaten, te bellen of e-mails te verzenden, kunnen de werknemers contact met elkaar maken in de vorm van feedback geven in de discussiepaden over een specifiek onderwerp. Aldus zou de verbinding met geografisch gespreide teams teamwork inspireren.

  • Intranet helpt bij het vinden en kennen van uw werknemers

Alleen omdat het team geografisch gespreid is of iemand vanuit huis werkt, is het onmogelijk om uw werknemers altijd te vinden en te kennen, zelfs in gevallen waarin we fysiek of virtueel met hen samenwerken. In dergelijke gevallen helpt de werknemersmap in het intranet ons in contact te komen met onze beoogde collega's en kan een community worden gebouwd. We kunnen de vaardigheden van onze teamleden, werkgeschiedenis en successen leren kennen. Daarom kunnen we hun hulp nemen bij het oplossen van een probleem of anderen adviseren hen te volgen over dergelijke specifieke behoeften. U kunt uw collega's motiveren door een felicitatiebadge te sturen voor elk projectsucces of een bedankbadge te sturen voor elke goed uitgevoerde taak.

  • Via Intranet kunt u goede inhoud over grenzen en afdelingen maken, delen en publiceren

Via intranet maken mensen inhoud, delen in de openbare berichten die anderen gebruiken en becommentariëren. De gebruikers gebruiken verschillende ruimtes waar nieuwe inhoud wordt geüpload. Een automatische update gaat naar iedereen in die specifieke berichten. Ze beginnen die inhoud vervolgens te gebruiken. Intranet biedt gebruikers dus de mogelijkheid om inhoud te genereren die door anderen kan worden gebruikt. De volgende inhoud wordt meestal geüpload in een intranet:

  1. Blogs en nieuwe trends over de industrie
  2. Nieuwe vaardigheden voor anderen om te volgen
  3. Groot team wint
  4. Nieuwe lancering
  5. Nieuwe strategie of proces
  6. Coole foto's en video's
  1. Medewerkersbetrokkenheid en groeicentrum: neem teleurstelling van medewerkers weg

Bij elke organisatorische beweging wordt de betrokkenheid van de medewerkers als het resultaat gezien. Door werknemersbetrokkenheid wordt de productiviteit verhoogd en worden werknemers gemotiveerd. Dit heeft uiteindelijk een positieve invloed op de klanttevredenheid en het moreel van de medewerkers.

Statistieken medewerkersbetrokkenheid

  • Uit het Del Carnegie Training-onderzoek blijkt dat bijna 71% werknemers van grote bedrijven niet betrokken zijn
  • In een ander onderzoek van Gallup Research is het ontslag van werknemers ongeveer 18%, wat de algehele productiviteit belemmert

Betrokken medewerkers pleiten loyaal voor de bedrijven waarvoor ze werken. Met trots vermelden zij het bedrijfsproduct of de dienst aan de klanten. Ze creëren gezamenlijk kennis ten behoeve van anderen en helpen anderen hun doelen te bereiken. Terwijl de ontslagen werknemers de last zijn. Ze schaden de reputatie van het bedrijf en bouwen onder meer onvrede op en hebben een virale invloed op de productiviteit. Op dit moment zou het intranet daadwerkelijk helpen bij het ontwikkelen van plannen om werknemers te betrekken door hen in staat te stellen middelen en hulpmiddelen te gebruiken en hen op te leiden in hun ambities om hun loopbaan op te bouwen. Ze zouden meer bevoegd zijn om hun carrière te bepalen.

  • Intranet bindt medewerkers met de bedrijfsmissie, visie en waarden

We denken vaak dat elke medewerker is afgestemd op de bedrijfsmissie, visie en waarde! En zijn ze goed afgestemd en emotioneel daarmee verbonden? Uit een onderzoek van 4000 werknemers door TINYpulse-enquête blijkt dat slechts 40% hiervan op de hoogte is. Medewerkersbetrokkenheid geeft toegang tot alle medewerkers om emotioneel gehecht te raken aan de bedrijfsmissie, visie en waarden. Intranet geeft iedereen deze toegang op een centrale locatie. In verschillende formaten en segmenten kunt u uw werknemers bereiken en hen op veelzijdige manieren versterken: via blogs, discussie, artikelen, video's en gepersonaliseerde pagina's om het merk te promoten.

  • Intranet creëert ontwikkelingskansen voor werknemers

Medewerkers zouden meer tevreden zijn als ze voldoende ruimte hebben om zichzelf te ontwikkelen. Een bedrijf kan verschillende loopbaangroeiplannen voor werknemers opstellen, waardoor de slijtage afneemt. En alleen door de kloof te verkleinen tussen de middelen die ze nodig hebben voor hun groei en hun resultaten, kan een bedrijf mismatch stroomlijnen. Intranet doet hier perfect werk in het ondersteunen en volgen van de groeiprogramma's voor werknemers op de volgende manier:

  1. Consolideren van trainingsmateriaal en best practices
  2. Feedback van werknemers verzamelen voor de verbetering van de programma's
  3. De bedrijfscultuur aan iedereen doorgeven
  4. Volgen van de voortgang van alle medewerkers
  5. Geef een van hen de kans om hun ontwikkelingen te volgen
  • Intranet maakt een virale verbinding met iedereen op ontwikkelingsplannen en unieke ideeën

Als het gaat om communicatie die via e-mail aan werknemers wordt uitgedeeld, is de kans groot dat die e-mailberichten verloren gaan in de inbox of dat mensen geen initiatieven nemen om die e-mails te openen. Het is overal heel gewoon. Een werknemer kan de belangrijke communicatie over zijn persoonlijke ontwikkelingen missen. En soms kan dit ertoe leiden dat ze zich buitengesloten of onbeduidend voelen.

Een intranet geeft de werknemers altijd toegang om te bereiken wat ze het meest nodig hebben: belangrijke updates, elke prospect en elke planningwijziging. De informatie kan openbaar zijn of specifiek zijn afgestemd op de juiste mensen; als onderdeel van dubbele communicatie kan een e-mail naar hen worden verzonden. Tegelijkertijd kunnen ze hun unieke ideeën delen in de virale ruimte en anderen in deze ruimte hebben toegang tot deze informatie en kunnen opmerkingen plaatsen. Daarom ontwikkelt zich een goede communicatiedraad die leidt tot succesvolle ontwikkelingen voor iedereen. De mensen die misschien niet deelnemen aan de openbare discussie, kunnen zich ook bezighouden met dergelijke online discussies.

Intranet stelt werknemers ook in staat hun rollen en carrière te benutten:

  1. Eigen projecten en soortgelijke belangrijke taken
  2. Deel creatieve ideeën
  3. Beschikbare kansen
  4. Volg hun doelontwikkeling
  5. Adviseer dat het proces vordert
  6. Kijk uit voor extra oefening en onderwijs
  7. Houd in de gaten wat anderen binnen en buiten de teams doen

Steve Roesler, opgemerkt communicatiestrateeg, heeft tien belangrijke vragen opgesteld die medewerkers op de werkplek kunnen helpen betrekken. Deze checklists zijn effectief bij het formuleren van eenvoudige oplossingen voor intranetproblemen:

  1. Intranet fungeert als een planningstool

Intranet maakt het gemakkelijk voor iedereen om vergaderingen, evenementen en afspraken te plannen en te controleren. Alle werknemers zouden profiteren van deze buitengewone faciliteit.

  • Eenvoudige planning voor inspirerende werknemersparticipatie

Mensen hebben misschien meer dan één tool om hun afspraken te plannen, maar die zijn niet effectief omdat het een tijdrovend proces zou zijn. Deze haalbaarheid zorgt voor een goede werknemersparticipatie. U kunt e-mails naar medewerkers sturen met betrekking tot de vergaderingen of evenementen, maar dit proces is omslachtig. De e-mails kunnen verloren gaan in de inbox of belangrijke personen kunnen worden overgeslagen. De eenvoudigste en slimste manier is om een ​​gedeelde agenda in uw bedrijfsintranet te plannen en snel een overzicht van ieders gemak te krijgen. Zo kan men een tijdstip voor een vergadering plannen.

  • Aantrekkelijke evenementen maken

Behalve het instellen van tijd en agenda's, is er wat meer informatie over de evenementen die de evenementen interessant en populair maken.

  1. Volledige informatie over het evenement
  2. Foto's en video's met betrekking tot het evenement om het aantrekkelijker te maken. Kort nadat het evenement voorbij is, kan er een gelijkmatige update zijn, samen met foto's en video's
  3. Gedetailleerde routekaart naar de evenementen
  4. Informatie over eetgelegenheden, winkels en andere opmerkelijke plaatsen om binnen te vallen

Conclusie

Een goed intranetontwerp is altijd een springplank voor een effectieve interne communicatie. Het geeft mensen altijd een voorsprong om contact te houden met de collega's over elk gedeeld onderwerp en biedt eindeloze hulpprogramma's. We hebben gezien dat mensen op grote schaal toegang hebben tot het juiste gebruik van intranet om de massale effectiviteit van het platform te vergroten. Het is het platform waar ze alles vinden en zoeken, creëren, delen, leren en motiveren die op hun beurt de effectiviteit van het werk verhogen en direct invloed hebben op de ROI. Dit is echter niet juist om iets negatiefs te zeggen, maar er kan altijd worden gezegd dat een goed intranetontwerp altijd het halve werk is, aangezien het om juiste tweewegcommunicatiekanalen gaat.