Definitie van Project Scope Management
Project Scope Management (PSM) is van vitaal belang bij het definiëren van het succes of falen van een project, om producten / diensten van hoge kwaliteit te leveren. PSM kan worden gedefinieerd als: "Een methodologie, die de lijst van gedetailleerd werk / uit te voeren taken omvat om projectdoelstellingen te bereiken". PSM is een set toegewezen functionaliteiten waarmee we de scope van een project nauwkeurig en efficiënt kunnen definiëren en bewaken. PSM stelt de projectbegeleiders in staat om tijd en middelen adequaat te beheren, door het juiste aantal taken te verdelen die nodig zijn om een project uit te voeren. Aangezien PSM taken identificeert en evalueert, inclusief en exclusief voor de projectomvang, helpt het om irrelevante taken te voorkomen door tijd te besparen om een maximaal rendement te behalen.
Stadia van projectbereikbeheer
Ongeacht de gekozen methoden moet de projectbeheerder het projectbereik definiëren en hetzelfde evalueren. PSM bestaat uit de volgende stappen:
1. Overzicht van de projectvereisten
De eerste fase is het identificeren van de projectdoelen, om het projectschema te bepalen en de middelen toe te wijzen. Alleen wanneer deze factoren worden geïdentificeerd, kunnen de taken die moeten worden uitgevoerd om het project te voltooien, worden ingeschakeld. Het 'projectbereik' wordt dus geschetst, op basis waarvan het projectteam taken krijgt toegewezen die beperkt zijn tot een specifiek budget en een bepaalde tijd.
2. Identificeren van projectdoelstellingen
De volgende fase vereist het bepalen van projectdoelstellingen, de kern van een project. Een project kan meer dan één doelstelling hebben en de projectbeheerder moet samen met het team hieraan voldoen om producten / diensten van superieure kwaliteit te leveren.
3. Bepaling van het projectbereik
Project Scope bestaat uit middelen en taken die zijn toegewezen om een bepaald product of een bepaalde service te leveren. De projectscope is dus een weerspiegeling van de projectdoelen, die gericht zijn op het leveren van hoogwaardige resultaten.
Six Practices of Project Scope Management (PSM)
De zes praktijken van PSM zijn:
Volgens 'GPMBK (Guide to the Project Management Body of Knowledge)' gaat PSM fundamenteel over het bepalen en bewaken van taken die moeten worden opgenomen of uitgesloten van een project.
GPMBK geeft een lijst van 6 praktijken van PSM die moeten worden geïmplementeerd om een project te beheren en te volgen:
1. Planning en ontwerp van PSM
De eerste praktijk van PSM omvat het plannen en ontwikkelen van Scope Management Plan (SMP). SMP wordt voorbereid na overleg met de belanghebbenden van het project en het ophalen van informatie uit het projectplan en het charter. Met SMP kan men de reikwijdte van een project bepalen, beheren, bewaken en evalueren.
2. Verzamel vereisten
De tweede praktijk is om de vereisten van de belanghebbenden van het project te bepalen en hetzelfde te documenteren. Dit proces maakt gebruik van verschillende hulpmiddelen en methoden (zoals interviews, enquêtevragenlijsten, focusgroepdiscussies, observatiemethoden) om informatie over de eisen en verwachtingen van de stakeholder uit een project te extraheren. Dit stelt de projectbeheerders in staat om de kans op mogelijke fouten of obstakels tijdens een project te voorkomen.
3. Beschrijf het projectbereik
Bij deze methode wordt de scope van het project bepaald om de resultaten te verklaren, een project zou bereiken en wat het niet kan leveren of buiten de scope valt. De scope die wordt gegenereerd, schetst de verwachtingen van de stakeholders van een project, dat wordt doorgegeven aan het projectteam. De gedocumenteerde records worden geëvalueerd om ervoor te zorgen dat de projectresultaten synchroon lopen met de projectdoelen.
4. Ontwikkel een taakverdelingsstructuur (TBS)
Een van de essentiële praktijken van PSM stelt de projectleiders en het team in staat om een uitgebreide scope-verklaring op te splitsen in kleinere en haalbare werkeenheden. Deze gefractioneerde stukken werk worden 'werkpakketten' genoemd. TBS is dus een verzameling van deze werkeenheden die nodig zijn om het hele project te voltooien. Het stelt het projectteam in staat om efficiënt en met tempo te werken.
5. Verifieer het projectbereik
In dit stadium worden de projectresultaten beoordeeld door interne en externe belanghebbenden voor authenticatie. Kortom, het is een fase, die zich primair richt op acceptatie door belanghebbenden van projectprestaties. De stakeholders van het project geven feedback en geven daarvoor goedkeuring als de eindresultaten voldoen aan de verwachte normen en vereisten.
6. Monitor de projectscope
Er is terecht gezegd dat het, in plaats van een goed gedefinieerde projectscope, goed moet worden gemonitord. In deze fase worden de projectvereisten vergeleken met de prestatiebeoordelingsrapporten om de hiaten of lacunes in een project te identificeren, waarvoor het SMP mogelijk moet worden aangepast. Daarom is het van het grootste belang om de voortgang van het project bij te houden, om verzekerd te zijn van de uitvoering ervan volgens de SMP. Omdat de SMP mogelijk wijzigingen of wijzigingen vereist als de stakeholders nieuwe vereisten bedenken.
Conclusie
Concluderend kan niet worden ontkend dat een goed gestructureerde PSM van vitaal belang is voor het succes van een project. Het is een investering waard, ondanks de tijd en inspanningen die zijn besteed aan de uitvoering van zijn praktijken. Omdat het mogelijk is om een maximaal rendement te behalen over minimale overschrijdingen. PSM-training is absoluut nuttig, omdat het de kennis en expertise biedt over scope-management, een van de kernfuncties bij het beheren van projecten. PSM-training is een goede carrièreoptie voor toekomstige studenten die hun niche willen vestigen op het gebied van projectmanagement.
De training zou ook een extra voordeel zijn voor de projectbegeleiders / -managers die voor uitdagingen staan bij het voltooien van de projecten, hetzij op tijd of binnen het toegewezen budget. Na voltooiing van de cursus staan deuren open voor verschillende carrièremogelijkheden op het gebied van projectmanagement bij openbare en particuliere organisaties.
Op zoek naar een slimme carrière in projectmanagement? Schrijf je in voor een PSM-training!
Aanbevolen artikelen
Dit is een gids voor Project Scope Management. Hier bespreken we stadia van projectbereikbeheer, waaronder het beschrijven van de projectvereisten, het identificeren van de projectdoelen en het bepalen van het projectbereik samen met zes praktijken van projectbereikbeheer (PSM). U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie–
- Beheer van projectplanning
- Scope Management Plan Voorbeeld
- Technieken voor projectplanning
- Voorbeeld van projectplanning