Onze leeftijd is virtueel en je hoeft me niet te vertellen dat we allemaal een parallel leven online leiden.
Studies tonen aan dat meer dan 90% van de mensen in de leeftijd van 12-20, die toegang hebben tot internet, 24/7 verbonden zijn en vinden communiceren online gemakkelijker dan het schrijven van echte brieven of berichten.
Social media heeft de stroom van communicatie op internet als nooit tevoren opgevoerd. Instant messaging, chatten, e-mailen, posten, tweeten, veel activiteit vindt online plaats, die we initiëren of waarop we reageren.
E-mails hebben lang geleden de plaats ingenomen van papieren post in ons dagelijkse schema van dingen. Een desktop / laptop, wifi-verbinding of een dongle, en u bent klaar om te gaan. En de snelheid is een toegevoegde waarde.
In het afgelopen decennium is e-mail de voorkeursmodus geworden om contact te maken met mensen die op afstand van elkaar staan. Waarom afstanden, sommigen van ons e-mailen zelfs mensen die in het huis naast ons wonen! En voordat toepassingen voor mobiele berichten het overnamen, waren e-mails de enige manier waarop we picknicks, bijeenkomsten, feestjes of foto's of informatie met onze vrienden of familie konden plannen.
De meesten van ons weten hoe ze vriendelijke e-mails met een handomdraai kunnen afschieten en geven er de voorkeur aan als de snellere en handiger optie dan het schrijven van brieven. En het feit dat deze informele e-mails geen vaste regels van grammatica of samenstelling volgen, is in niet geringe mate aan hun populariteit toegevoegd. Je hoeft geen tijd te besteden om na te denken over hoe je een e-mail naar je universiteitsbende of buurtvrienden kunt inlijsten; je schrijft gewoon.
Maar professionele e-mails zijn een heel ander balspel. Hoewel minder formeel dan de gedrukte notitie of letter, zijn deze niettemin georganiseerd in hun toon en textuur, en volgen ze de regels van grammaticale correctheid.
Voordat we ingaan op de details van het schrijven van een effectief professioneel e-mailformaat, wil ik u enkele mogelijke doeleinden van dergelijke formele communicatie meenemen.
Je zou professionele e-mails kunnen schrijven voor -
- Solliciteren op een functie, beurs of beurs
- Toestemming of gunst vragen
- Informatie geven of opvragen
- Verzoek om actie op iets
- Officiële communicatie beantwoorden of erkennen
- Schrijven over een probleem waar u veel belang aan hecht
- Klachten over een dienst of product
Deze zijn slechts indicatief; de redenen voor het schrijven van formele e-mails kunnen uitputtend zijn.
Omdat bij al deze situaties autoriteit en ambt betrokken zijn, is het vanzelfsprekend dat de toon en taal zorgvuldig moeten worden bewaakt. Kortom, tijd om te letten op uw Ps en Qs.
Laten we dus eens kijken naar de koperen kopspijkers. Hoe gaat u een e-mail structureren en opstellen op een manier die zowel aantrekkelijk als effectief is? Dat wil zeggen, hoe gaat u uw punt overbrengen?
Laten we de zeven C's van communicatie opnieuw bekijken:
- Volledigheid: uw communicatie moet volledig zijn om de vereiste details te geven en het doel ervan te vermelden
- Beknoptheid: het moet ter zake zijn, niet onnodig wandelen
- Duidelijkheid: Uw doel moet duidelijk tot uitdrukking komen
- Concreetheid: de boodschap moet bijzonder zijn, met ondersteunende feiten en bewijzen
- Coherentie: moet logisch zijn
- Hoffelijkheid: beleefdheid en wederkerigheid moeten in gedachten worden gehouden
- Juistheid: de communicatie moet geen grammaticale fouten bevatten
Dus rekening houdend met de bovenstaande criteria, moet uw e-mail een duidelijk, volledig en coherent document zijn dat geen ideale e-mail met uitleg en instructies nodig heeft.
Makkelijker gezegd dan gedaan, nietwaar? Hoe vaak ben je gaan zitten om die ene nauwkeurige mail samen te stellen en heb je deze later onbeleefd en bruusk gevonden of gewoon gezeur of zinloos? Ik ben er zeker van dat we allemaal met dit soort dilemma zijn geconfronteerd: of we nu scherp en direct zijn of beleefd en rotonde zijn.
7 tips voor het perfectioneren van uw professionele e-mail
Laten we dus beginnen bij de basis.
-
Herhaal het doel van uw e-mail mentaal
Waar schrijf je de e-mail voor? Wat wilt u dat de ontvanger doet? Als u helder bent in uw gedachten over het verwachte antwoord dat uw e-mail beoogt, kunt u uw bericht opstellen, rekening houdend met dat.
Laat me een voorbeeld geven.
Stel dat Dorothy wil dat haar College Dean haar een aanbeveling voor een studiebeurs geeft. Haar doel bij het schrijven van de e-mail is om de decaan te herinneren aan haar geloofwaardigheid als student, haar prestaties op de universiteit en haar algehele oprechtheid. Nu moet ze dit allemaal in de mail vermelden zonder over zichzelf op te scheppen of zonder te opdringerig te lijken. Ze moet ook haar decaan vragen om de aanbevelingsbrief binnen een bepaalde tijd te schrijven. Het doel van haar e-mail zou dus zijn:
- a) Haar geloofsbrieven als student vermelden
- b) Haar decaan informeren over de beurs die zij heeft aangevraagd
- c) De aanbeveling binnen die en die datum ontvangen
Zodra ze in haar hoofd duidelijk heeft wat ze wil, kan ze de e-mail dienovereenkomstig opstellen.
Analyseer ook uw lezer. Wie is hij Zij? Wat is de reactie van de lezer bij het lezen van uw e-mail. Lijst uw e-mail op basis van deze analyse.
-
De onderwerpregel bepalen
Stel dat u een sollicitatie verzendt.
"Vacatures" of "Marketing Trainee" in de onderwerpregel is te vaag wanneer u een e-mailtoepassing verzendt. U moet de functie waarvoor u solliciteert opgeven, samen met de afdeling of afdeling of plaats van plaatsing, als deze zijn opgegeven in de wervingsadvertentie, in de onderwerpregel.
Zie het als een synopsis met één regel van uw e-mail. Het onderwerp vertelt de ontvanger wat uw doel van het verzenden van de mail is. Het vraagt ook om specifieke actie, zoals:
“ Deelname aan seminar op ___________ (onderwerp) om _________________ (locatie) op __________ (datum en tijd) ”
Of
" Reparaties en onderhoud van desktopcomputers - aanvraag voor biedingen "
Dergelijke koppen in de onderwerpregel informeren de ontvanger over de vereiste details en volgen de eerder besproken regels van duidelijkheid en beknoptheid.
-
Aanhef en groet
Herinner je de lessen in beleefdheid en hoffelijkheid die ons op de lagere school zijn geleerd? Ja, deze zijn zelfs nu relevant. Een professioneel e-mailadres moet altijd beginnen met een aanhef.
" Geachte heer of mevrouw (naargelang het geval), " of " Hallo mevrouw Merchant (als u de naam van de ontvanger kent), "
Wanneer we een e-mail (informele e-mail) schrijven, komen we direct ter zake, waarbij we de noodzaak om Ps en Qs met vrienden te gebruiken achterwege laten. Maar professionele e-mails zijn niet compleet zonder een goede aanhef gevolgd door een groet of een beleefde opening, zoals:
" Bedankt voor uw uitnodiging "
Of
" Warme groeten "
Of
" Wij erkennen uw klacht en betreuren ten zeerste uw ongemak "
Naast het breken van het ijs, erkent zo'n opening ook de lezer van de mail als een belangrijk persoon.
-
E-mail opstellen
Dit is technisch gezien het moeilijkste deel van het werk, want dit is de kern van de zaak. Uw e-mail moet de grammaticaregels volgen en een opening, een body en een slotgedeelte hebben. Het openingsgedeelte verwijst naar eerdere correspondentie of actie, indien aanwezig. Het vermeldt ook het doel van het schrijven van de mail.
Vergeet niet dat leidinggevenden tegenwoordig e-mail ontvangen door de vrachtwagenlading, en het is onmogelijk om dit allemaal door te lezen. De meeste professionals doorzoeken het onderwerp en het openen van e-mails en verdienen een nadere blik alleen als ze deze informatief en relevant vinden.
Wacht dus niet tot de laatste paragraaf om uw doel te vermelden. De kans is groot dat de lezer het opgeeft voordat hij dat gedeelte bereikt. Dit is ook precies waarom beknoptheid en beknoptheid zo belangrijk zijn. Achtergrondinformatie is belangrijk, maar wees alsjeblieft kort. Kom zo snel mogelijk ter zake.
Gebruik opsommingstekens als uw e-mail veel feitelijke gegevens of informatie bevat. Deze zijn gemakkelijker door te nemen.
Markeer de relevante gebieden . Het doorlezen van deze secties moet de lezer vertellen wat je wilt.
Wees niet vaag. Geef duidelijk aan wat er moet gebeuren. Hoewel het niet strikt mogelijk is om termen te beschrijven in sollicitaties of aanvragen voor beurzen, moet u de lezer eraan herinneren waar u voor schrijft.
Uw e-mail moet tegelijkertijd kort en volledig zijn. Lijkt me een grote opdracht? Helemaal niet.
- Maak gewoon een lijst van de punten die u in de mail wilt opnemen.
- Raadpleeg de lijst om te controleren of u alle punten hebt opgenomen.
- Controleer op woordigheid. Verwijder overtollige informatie.
- Zorg ervoor dat de e-mail niet op pagina's komt. Geef zo nodig ondersteunende informatie in bijlagen (meer daarover later in dit bericht)
- Zorg ervoor dat uw e-mail niet hoeft te worden opgevolgd met stukjes en beetjes informatie in latere e-mail. Probeer van de mail een volledige correspondentie te maken.
Zorg ervoor dat u de e-mail altijd beleefd opent en sluit. Na de conclusie sluit u de mail met “ Hartelijke groeten ”, of “ Bedankt en groeten ”, of de conventionele “ Hoogachtend ”, gevolgd door uw naam. Voeg indien mogelijk uw handtekening toe aan uw naam.
Zodra het componerende gedeelte voorbij is, geef jezelf een schouderklopje! J
Je bent klaar met het moeilijke gedeelte. Wat nu overblijft, is herzien en bewerken en ondersteunende informatie geven.
-
Gebruik beleefde taal en wees to the point
Herinner je de "C's" van beknoptheid en hoffelijkheid? Formele communicatie moet beleefd en onpersoonlijk zijn.
“ We willen u graag informeren dat de laatste datum van inzending 20 oktober 2015 is. Stuur uw inzendingen binnen die datum in. "Klinkt het niet beleefd en duidelijk? Het specificeert ook de actie die binnen de gespecificeerde tijd moet worden ondernomen.
Maak een ruwe schets van uw e-mail en lees deze door uzelf in de positie van de ontvanger te plaatsen. Klink je beleefd en hoffelijk? Geeft u alle nodige details? Is uw boodschap to the point? Klink je serieus? (Red Alert! Casualness is prima met vrienden, niet in het professionele scenario, vooral als u e-mail schrijft aan iemand die u niet kent als persoon). Neem dus wat tips voor het schrijven van e-mails voordat u begint met het schrijven van e-mail.
Lees en wijzig uw e-mail voor mogelijke grammaticale en spelfouten en informatie-vervalt. Laat indien mogelijk een derde persoon lezen en feedback geven. Een objectief oog kan vaak aangeven wat u als een betrokken partij niet kon zien.
-
Kopieën verstrekken
Als uw e-mail coördinatie of goedkeuring van andere afdelingen of functionarissen vereist, vergeet dan niet een kopie (cc) voor hen te markeren. Stuur jezelf ook een blanco exemplaar (bcc) voor toekomstig gebruik.
Wees echter voorzichtig en maak geen kopieën van niet-verwante mensen. Dit is het meest waarschijnlijk wanneer we reageren op groepsmails; we klikken vaak op de knop 'Allen beantwoorden' in plaats van alleen op de afzender te antwoorden.
In dit tijdperk van informatie-overload is het laatste wat een professional wil hebben een overvolle inbox met veel niet-gerelateerde e-mailkopieën die voor hem / haar zijn gemarkeerd. J
-
Bijlagen toevoegen
Als u een sollicitatie of een informatiemail verzendt, moet u de relevante documenten bij uw e-mail meesturen. Een e-mail zonder de juiste bijlage is als een envelop zonder brief!
Veel tijd wordt verspild als mails zonder bijlagen komen. De ontvanger wordt ofwel afgeschrikt door het verval, of moet terugschrijven en de nodige informatie vragen. Vervolgens verzendt de afzender een andere e-mail met dezelfde.
Dus nu zijn jullie allemaal voorbereid en gaan zitten om te schrijven. Laten we het formaat herzien voor uw gemakkelijke referentie :
- Aan: e-mailadres van de ontvanger
- Van: Afzender-ID
- Cc: (kopiëren naar)
- Onderwerp van de mail
- Begroeting
- Hoofd van de memo
- Sluitend
- Handtekening en / of naam van de afzender
Dit is een ruw formaat; je kunt improviseren terwijl je je vertrouwd maakt met het proces.
Laat me u nog eens door de specificaties leiden alvorens af te ronden:
- Gebruik een korte, beschrijvende onderwerpregel
- Begroet de ontvanger met "Geachte heer / mevrouw …" of "Hallo, …"
- Wees precies en to the point
- Gebruik geen informele taal, wees formeel
- Sluit goed af met uw initialen / naam / handtekening
- Kopiëren naar betrokken personen
- Ondersteuning met benodigde bijlagen
Dus nu je voldoende input hebt, schrijf je (of liever klik), jongens! ?
Wens jullie allemaal veel geluk!
Gerelateerde cursussen: -
E-mailmarketing training
Bouw een krachtige gerichte e-maildatabase