Inleiding tot projectdocumentatieplan
Projectdocumentatieplan is een van de belangrijkste dingen die je moet hebben voordat je verder gaat met projecten. Het is een van de belangrijkste technische aspecten van een project.
Als u werkt als freelancer of voor een groot bedrijf, start dan altijd een project met een documentatieplan omdat dit de onnodige complicatie voorkomt die u onderweg tegenkomt. Projectdocumentatieplan biedt u niet alleen een werkkaart van het project, het geeft u ook een idee van het soort problemen dat u op dat pad zult tegenkomen. Met een post-facto detail over wat er zal gebeuren als u het proces niet op tijd kunt voltooien, zal het alleen het werk van de werknemer vergemakkelijken.
En alleen om het feit op te nemen dat het dynamisch moet zijn in die zin dat het flexibel moet zijn om zoveel veranderingen mogelijk te maken als de tijd suggereert.
Als u geen goed documentatieplan hebt, kan dit leiden tot een dure vertraging in het project of documentatie van slechte kwaliteit die de werklast en de projectinschatting in elk aspect alleen maar zal verhogen.
Als u bijvoorbeeld een product op de markt koopt, krijgt u een producthandleiding en met behulp van deze handleiding gebruikt u het product dienovereenkomstig, zodat u een ruw idee krijgt van de installatie, installatie, het gebruik van dat product en wat gebeurt als u het niet hebt gebruikt zoals in de handleiding staat.
Componenten van een ideaal documentatieplan-
Nu we een duidelijk idee hebben dat het documentatieplan zeer noodzakelijk is voor het opstellen van een duidelijke planning van iemands project, moet men een goed projectplan maken. En om er een te maken, zijn er enkele punten die in gedachten moeten worden gehouden. We zullen deze in deze secties bespreken. We kunnen componenten in feite in twee delen verdelen:
Eerste documentatieoverzicht
(we moeten weten hoe we een documentaire over het document kunnen maken) -
- Voorpagina
het voorblad is de samenvatting van het hele project. Elk project moet een copyrightverklaring, de naam van de eigenaren en een samenvatting van een belangrijk figuur bevatten (al dan niet noodzakelijk).
- Geschiedenis-
Een projectdocumentatieplan moet de geschiedenis bevatten waar het doorheen is gegaan, zoals de bijwerkdatums, titel en namen van de persoon die de bijwerking van dat project heeft uitgevoerd. Kortom, dit wordt gedaan zodat u kunt bijhouden of er updates aan uw kant plaatsvinden of als een andere medewerker het leuk vindt.
- Contactgegevens-
Het tabblad met contactinformatie moet de contactlijst bevatten van de volledige verantwoordelijke persoon met betrekking tot dat project (specifieke persoon van managementniveau, of senior autoriteiten of die zo ooit het juiste woord in het project hebben).
- Inhoud -
Er moet altijd een juiste inhoudsverdeling van een documentatieplan zijn, omdat dit alleen helpt om door het plan te navigeren
Tweede inhoudsoriëntatie
(we moeten weten hoe we zeer belangrijk moeten zetten en waar)
- Samenvatting-
Het is het hart en de ziel van een documentatieplan, de samenvatting is de initiatiefnemer van het projectdocumentatieplan. Het moet zich vooral richten op de aandacht van het project, zoals de grote updates over de belangrijkste aspecten. Door de samenvatting te doorlopen, zou men het idee moeten krijgen dat wat de tijdsframes of deadlines van hun respectieve miniprojecten zullen zijn. Een samenvatting moet onder een ander miniproject worden onderverdeeld, omdat er altijd een miniproject in een groot project zal zijn.
- Publiek-
Het belangrijkste aspect van elk documentatieplan is het publiek waarvoor u het maakt. Zorg er dus voor dat u het juiste aspect van het project opneemt volgens het respectieve publiek. (head-up-wees heel voorzichtig tijdens het gebruik van de technische termen, want uw publiek misschien niet zo in technische termen).
- Documentatie specificatie
Er moet altijd een speciale aandacht worden besteed aan lettertypen, logo, kleuroriëntatie, afbeeldingen, media-inhoud, enz. Of het nu een online document of een afgedrukt document is of beide, is het een enkele bron of wat de paginadimensie is.
- Rooster-
Het is noodzakelijk om een tijdschema te hebben of dit het echte leven van projectplanning is, want routine houdt ons altijd scherp. In het kader van projectplanning en documentatie is het zeer noodzakelijk om een tijdschema te hebben zodat we altijd de respectieve vragen kunnen controleren.
De belangrijke mijlpaal die onder controle moet worden gehouden is-
Wat zijn de mijlpalen in de ontwikkeling van het project?
Welk hoofdstuk moet wanneer worden ingevuld?
Wat is de beoordelingscyclusperiode?
Wat zijn de KPI's die we regelmatig in toom moeten houden?
Hoeveel soorten en ronden van beoordeling moeten worden toegestaan?
Wat is de kalender zijn de deadline van het project?
- Risico factor-
iedereen heeft de uitspraak gehoord: "hoe groter het risico, hoe groter de beloning". Dus bij elk werk is er altijd een risicofactor aan verbonden. Leuk vinden-
Wat zijn de knelpunten in dit project?
Welke factoren zullen de stabiliteit van het project verstoren (of tot stilstand brengen)?
Is er een back-upplan voor een dergelijke gebeurtenis of wat zijn de verbindende maatregelen?
Wat zijn de corrigerende maatregelen die men moet nemen om het te laten werken?
Conclusie
Zoals je kunt zien, kan men zonder documentatieplan geen oprechte projectie van zijn project projecteren.
We kunnen dus zeggen dat een documentatieplan een blauwdruk is van de hele projecten met de volledige ifs 'en buts' inbegrepen. Het is de ruggengraat van het hele systeem. Hoewel we niet kunnen zeggen hoeveel men de afhankelijkheid ervan moet laten zien, omdat soms realtime menselijk oordeel veel beter is dan schriftelijke regels, maar voor leken om aan een project te beginnen, kan de richtlijn de starter die nodig is, worden verstrekt door eerst de documentatieplan. En het is ook erg belangrijk om al ons werk te analyseren om zoveel mogelijk ideeën en inspiratie te verzamelen voordat het project de vloer op gaat, omdat we meer zweten op het veld, minder bloeden op de grond.
Aanbevolen artikelen
Dit is een leidraad geweest voor het projectdocumentatieplan. Hier hebben we de componenten van een ideaal documentatieplan besproken. U kunt ook het volgende artikel bekijken voor meer informatie -
- Project Management Methodologie
- De rol van Project Manager
- Fasen van projectmanagement
- 6 stappen om een projectrisicobeheerplan te ontwikkelen