Interne communicatie

Interne communicatiemanager richt zich vanaf nu op de 'klantenservice'. De laatste tijd begonnen ze dezelfde aandacht aan hun werknemers te geven omdat ze begrepen dat het grootste zakelijke succes sterk afhankelijk is van het juiste werknemersbewustzijn. Towers Watson, adviesbureau voor human resources, onderzocht een zeer betrokken medewerker die beter presteert dan de organisatie met weinig betrokkenheid. Ook vindt AON Hewitt in een onderzoek een hoge werknemersbetrokkenheid bij bedrijven die in 2010 65 procent beter presteerden dan 22 procent van de aandeelhouders. Terwijl in het geval van lage betrokkenheid, hetzelfde cijfer minder dan 45 procent daalde en het aandeel van de aandeelhouders met minder dan 28 procent boekte.

Daarom is het duidelijk dat de interne communicatie in de eenentwintigste eeuw groter is dan de bedrijfsmemo, verschillende marketingmateriaal, e-mail en soortgelijke andere bedrijfsmarketingattitudes; het gaat om het creëren van een aura waarbij mensen de kans krijgen om vrijelijk deel te nemen aan verschillende beslissingen en gesprekken op hun werkplek, en dit zou uiteindelijk de bedrijfscultuur veranderen. Het toestaan ​​van deze deelname is belangrijk om de werknemers te betrekken bij verschillende echelons van de organisatie, ongeacht de functie of belangrijke verantwoordelijke gebieden die een authentiek gemeenschapsgevoel bevorderen in bedrijven van elke omvang.

Met het oog hierop moet de communicatie in twee richtingen plaatsvinden. Werknemers verwachten dat hun stem moet worden gehoord door het senior management. In zoveel organisaties betrekt het senior management geen werknemers op een lager of middenniveau bij hun besluitvormingsproces, en soms is het om sommige bedrijfsprotocollen en acute redenen niet mogelijk; in dergelijke gevallen moet het systeem duidelijk zijn om te onderbouwen dat alle werknemers gelijk en belangrijk en verantwoordelijk zijn voor het algehele succes, en ze mogen zich niet verward of niet gewaardeerd voelen. Aan elk veranderingsmanagement moeten ze de beslissing van het senior management ondersteunen.

Omdat de medewerker van vandaag anders is dan zijn collega's in eerdere tijden, zolang het de waarden, missie en behoeften betreft. En de werkplek is ook niet vergelijkbaar - het is erg divers geworden in termen van personele kenmerken, lange uren, meer prestatiegedreven en enorme werkbelastingen. Rick Hodson, een expert in communicatie met medewerkers, zei:

Daarom zijn de waardevolle activa niet de producten, systemen, services of technische knowhow, maar de werknemers. De medewerkers kunnen, wanneer zij root-to-root bij de organisatie worden betrokken, de grote verandering in het concurrentievoordeel teweegbrengen.

Er zijn bepaalde manieren om interne communicatie in uw bedrijf te implementeren. Eerst moeten de interne communicatiedoelen worden vastgesteld en moeten beslissingen worden genomen over wie te rapporteren. Voor mensen in een kleinere organisatie is interne communicatie ieders dagelijkse taak, maar voor grote bedrijven moeten nog enkele gebieden worden verkend, zoals het begrijpen van de werknemers, het creëren van een overtuigende interne communicatiestrategie, het bewapenen van de senior leiders om de werknemer te controleren gedrag en attitudes, het vaststellen van kanalen en berichten en ten slotte het beoordelen van de communicatie-effectiviteit in termen van ROI, veilige investeringsoptie en goed voorbereide planning. Hieronder volgen de manieren om een ​​goede interne en organisatorische communicatie tot stand te brengen.

Manieren om interne communicatie

1. Communiceer overal

De werknemers moeten communiceren en interactief zijn met elke vorm van communicatie die door het senior management wordt gevlogen omwille van een 'effectief betrokken' en 'goed presterend bedrijf'. In de meeste organisaties vinden we een top-down communicatiestructuur, die psychologisch en verbreekt fysiek de synchronisatie van de werknemersrelatie met het management omdat de senior interne communicatiemanager werkt in elke betrokkenheid met de down-level werknemers en informatie verspreidt via e-mails en soortgelijke andere interne communicatiehulpmiddelen. Dit creëert eigenlijk de gezichtsloosheid van de planken. Wanneer de werknemers de kans krijgen om met het management te praten over een belangrijk onderwerp met betrekking tot de bedrijfsdoelstelling, voelen ze zich gemotiveerd en tevreden met de ware perceptie dat het management op hen vertrouwt en beschouwen ze zichzelf als de katalysator voor elke beslissing van het management in het bedrijf.

Ze moeten de individuele supervisors inschakelen en belangrijke informatie aankondigen. De betrokkenheid van medewerkers wordt met ongeveer 44 procent verhoogd wanneer ze individuele supervisors betrekken. De interne communicatie zou op zijn beurt al het relevante nieuws, hulpmiddelen en andere communicatieondersteuning bieden aan deze supervisors die het nieuws verspreiden onder hun respectieve ondergeschikten. De werknemers moeten ook de kans krijgen om hun openhartige mening te delen zonder angst voor represailles van het topmanagement. Dan is alleen het uiteindelijke doel van het nieuws compleet. En dit wordt bottom-up interne communicatiestrategie genoemd, die resulteert in tweerichtingscommunicatie.

Via een interne interne communicatiestrategie kunnen werknemers gemakkelijk hun feedback en ideeën delen. Ze kunnen openhartig met het management overleggen. Het management kan profiteren van de voordelen van een effectieve interne communicatiestrategie:

  • Revitaliseer de communicatiestructuur door deze naar de cloud te synchroniseren
  • Breng iedereen op de hoogte van recente ontwikkelingen en nieuwscirculatie
  • Handhaaf de beveiliging terwijl u met bedrijfsdocumenten werkt
  • Zet samenwerking op door verschillende groepen te maken
  • Zet een platform op waar medewerkers binnen en tussen afdelingen aan een specifiek project kunnen samenwerken
  • Moedig werknemers aan om contact te maken met anderen via interne sociale netwerken

Greg Tepas, CEO, Emkay, toonaangevende Feet Leasing Company, heeft terecht gezegd,

2. Maak een sociaal intranet voor interne communicatie

We weten allemaal dat intranetten, zoals bedacht in 1980, even nieuwe effectieve kanalen zijn om medewerkers snel en breed te contacteren met belangrijk nieuws en aankondigingen.

De bedrijfsintranetten bouwen vertrouwen op onder werknemers en worden beschouwd als het krachtigste platform waar werknemers kunnen samenkomen met betrekking tot interessante en relevante informatie over wederzijdse belangen. Sociaal intranet heeft de neiging om teamwerk, betrokkenheid en toegang tot informatie te ontwikkelen en vervolgens de productiviteit en interne communicatie te verhogen. Maar het is vooral het opstellen van bedrijfsdoelstellingen die in verschillende bedrijven blijven veranderen. Hieronder staan ​​enkele algemene doelen die een organisatie moet hebben ontwikkeld:

  • De details mogen niet complex zijn en de systemen moeten transparant en duidelijk zijn.
  • De werknemersbetrokkenheid en het individuele eigendom moeten worden verhoogd. Dit zal goede gevolgen hebben voor (a) een betere eigendom van de projecten en taken, (b) duidelijke doelen en verwachtingen, en (c) werknemersacties om het bedrijfsimago te vertegenwoordigen in wat ze ook doen.
  • De aanwezigheid van communicatie in meerdere richtingen moet werknemers in staat stellen vrijuit te praten en aan te bevelen bij elke interne beslissing.
  • Eenvoudige systemen zouden de productiviteit van de werknemer verhogen, en dit zou mogelijk kunnen zijn wanneer het hele systeem geautomatiseerd is. De interne communicatiestrategie is zeer afhankelijk van het succes van een beknopte en snelle communicatie zonder hiaten
    tussenin.
  • Een goed ontworpen intranet zou het senior management altijd veel tijd besparen om nieuws te melden. Dit kan direct of indirect ander werk bespoedigen.

Na een zorgvuldige afweging van de communicatiedoelen, moet u letten op de factoren die de distributie van nieuws sterk beïnvloeden, of juist om het afstemmen van nieuws op het intranet en de juiste distributiekanalen te zeggen. Sommige gebieden moeten nader worden bekeken:

  • Nieuwskenmerken: een nieuwswaardig intranet schommelt altijd op de vloer. Er kunnen verschillende soorten nieuws zijn, zoals CEO- en leiderschapsboodschappen, bedrijfscirculaires over ander beleid, aanstaande evenementen, jaarlijkse prijsuitreikingen, persoonspecifiek nieuws, bijvoorbeeld succesverhalen, nieuwe deals, werknemersblogs, community's en groepen, land en accountcentrisch nieuws, wekelijkse spots, nieuwsbriefkoppelingen, bedrijfsjargon, intern geclassificeerde sectie, bedrijfsdashboards, bedrijfsbest practices, enz. Al deze verschillende nieuwsberichten moeten in verschillende setcategorieën worden ondergebracht, zodat werknemers ze gemakkelijk kunnen vinden. De nieuwsitems hebben het commentaargedeelte waarin de werknemers hun feedback vrijelijk zouden kunnen invullen.
  • Intranetontwerp: een intranet kan onhandig of schoon zijn, afhankelijk van hoe deze zijn uitgelijnd. Voor een starter zou een ham-vuist ontwerp altijd moeilijk te begrijpen zijn. Webpundits adviseren dat een intranet strak, schoon, eenvoudig en gemakkelijk te navigeren moet zijn.
  • Tijd: het nieuws moet eerst worden gescreend volgens de karakteristieke kenmerken en vervolgens alleen in verschillende relevante categorieën worden geplaatst. Nieuwsfeeds leggen, wanneer te slordig, bepaalde problemen voor navigatie op en doden zoveel tijd. De kans is groot dat de doelgroep overslaat. Het uiteindelijke doel zou dus niet worden gediend.
  • Aangepaste inhoud: een hoogwaardige en gepersonaliseerde inhoud met beknopte details zou altijd beter presteren dan de rest. Slechte inhoud wordt altijd vermeden door de werknemers.
  • Betrouwbaarheid: het nieuws moet betrouwbaar en consistent zijn qua bereik en functionaliteit. In een constante stroom, wanneer het nieuws wordt verspreid, zouden de werknemers zich gemakkelijk kunnen verhouden tot wat er vervolgens moet worden afgeleverd. Een inconsistente aanpak faalt altijd in het genereren van buzz van medewerkers.
  • Bijgewerkte informatie: het intranet moet regelmatig worden bijgewerkt. Er mogen geen typefouten of grammaticale fouten zijn.
  • Blog: een werknemersblog is een fantastisch idee over de vele gebieden; senior management en andere collega's zouden vaker communiceren met deze blog.

U moet nadenken over verschillende intranet-persoonlijkheden. Hier volgen enkele aangewezen typen gebruikers:

  1. Energieke netwerker: deze mensen zijn behoorlijk populair vanwege hun frequente bezoeken en bekende berichten op ander nieuws en aankondigingen. Vanwege hun actieve status delen ze interessante feiten en relevante informatie via het intranet met anderen. Ze geven antwoord op vragen van anderen en helpen belangrijk nieuws te verspreiden onder andere werknemers.
  2. Sluimerende specialist: deze mensen, ondanks hun hoge kennis, omhelzen het intranet niet om de informatie te verspreiden. Ze kiezen hiervoor uiteraard voor andere platforms en werken graag in een silo. Toch wordt het als zeer effectief beschouwd wanneer ze feedback geven.
  3. Enthousiaste deler: deze mensen lezen de inhoud niet en delen met iedereen zonder relevantie van het bericht. Meestal vinden ze elk stukje informatie leuk om bekendheid te krijgen. Hun plaatsing is niet relevant voor het hoofdartikel en is onnodig lang. Ze verdunnen het intranet en worden genegeerd.
  4. Vurige luisteraar: deze mensen, hoewel ze een inactieve specialist lijken te zijn, houden ze altijd undercover. Ze zijn zelden zichtbaar maar zeer sterk aangesloten en plaatsen zelden opmerkingen. Ze luisteren zwaar.
  5. Unseen Ingrid: deze mensen luisteren helemaal niet of delen openlijk een bericht op het intranet. Ze zijn gewoon niet zichtbaar. Ze lezen, posten of vinden niets leuk op het intranet. Ze zijn zich in zekere zin niet bewust van gebeurtenissen in het intranet. Het zijn nog steeds goede medewerkers. Alleen hebben ze geen enkele blootstelling. De interne communicatiemanager moet nadenken over enkele prikkels om hen op zijn minst vurige luisteraars of leugenaars te maken.

Om al deze persoonlijkheden aan te pakken, moet de interne communicatiemanager bepaalde technieken implementeren:

  • Onderzoek naar interne communicatie om de huidige situatie te beoordelen en na te denken over manieren om te vinden wat goed zou werken
  • Ontwerp en bruikbaarheid verbeteren
  • Overzie het onbelangrijke nieuws en maak het intranet zeer beknopt
  • Vraag om feedback van gebruikers en reageer op hun feedback
  • Het nieuws moet zeer aantrekkelijk en informatief zijn
  • Het nieuws moet belangrijk en to the point zijn
  • Kies gemeenschapsleiders en individuele supervisors
  • Medewerkers informeren over een extern evenement

3. Interne wiki's of sociale netwerken

Bekend als een verfijnd hulpmiddel voor het opslaan van persoonlijke informatie en informatie met betrekking tot projecten, is de interne wiki of netwerken of collaborative authoring een effectief platform voor het verspreiden van nieuws en informatie, het creëren van kennis en het beantwoorden van vragen. Gebaseerd op extreme creativiteit, worden de wiki's gebruikt voor de deugd van gedeeld eigendom. Deze sokkels zijn informatieportalen waard waar communicatie in meerdere richtingen plaatsvindt; ook het senior management zoekt naar nuttige inhoud geplaatst door ondergeschikten, waardoor de barrières en traditionele silo's worden doorbroken. De werknemers kunnen vrij vaak verbinding maken met het senior management. De bedrijven geven de voorkeur aan interne sociale netwerken om teams, kennisrepertoire en initiatieven onder de werknemers te vormen.

De voordelen van interne communicatie van wiki's zijn hieronder samengevat

  • Maximale waardering van de eisen van medewerkers
  • Snelle oplossingen voor terugkerende problemen
  • Bredere erkenning van gepubliceerde producten
  • Bedrijfssoepelheid bereiken
    • Creëer zelfvormende teams
    • Betrek medewerkersbezit van initiatieven
    • Compensatie aan teamleden op basis van actieve deelname
    • Erkenning van werknemers voor het succes van projecten

4. Interne communicatiestrategie

Net als tweerichtingscommunicatie is de interne communicatiestrategie erg belangrijk. Het is van essentieel belang om het moreel van werknemers op te bouwen en hen bij hun werk te betrekken. Interne communicatiemanager informeert medewerkers over nieuwe advertenties die buiten worden getarget, maar ze vragen zelden om hun openhartige meningen; de kans is groot dat ze wat verrijkte feedback kunnen geven waardoor de advertentiekwaliteit kan worden verbeterd. De communicators moeten hun campagnes eerst intern verkopen om te beoordelen hoe dit buiten kan slagen. In tijden van fusie of overnames of leiderschapsveranderingen is de interne communicatiestrategie zeer vereist. Wanneer het moreel van werknemers laag is, of wanneer ze niet zijn afgestemd op de bedrijfsmissie, is de interne strategie van het grootste belang.

Jeff Kinder, CEO, Pfizer, stuurde een briefje naar alle werknemers met de naam 'Ons pad vooruit: de volgende stap' om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken en aan boord was toen Pfizer Wyeth overnam. Net zoals externe branding verstandige banden tussen de klanten en het bedrijf vormt, wil de interne communicatiestrategie hetzelfde doen
de werknemers.

5. Persoonlijke ontmoetingen

Persoonlijke ontmoetingen met senior management zijn erg belangrijk bij het opzetten van een perfecte tweerichtingscommunicatie. CEO en andere senior leiders komen samen met een grote groep werknemers, bekend als gemeentehuizen. Elk kwartaal of maandelijks wordt deze bijeenkomst gehouden over een groot aantal onderwerpen, zoals bedrijfsprestaties, problemen in de markt, budget en voortgang op verschillende gebieden met betrekking tot het werk. De medewerkers zijn welkom om hun mening over deze onderwerpen te delen met de senior leiders. Dit is een open forum. In gevallen waarin werknemers wereldwijd betrokken zijn, moet video- of telefonische vergadering worden gebruikt om dit te helpen. interne communicatie manager informeert vooraf hun ondergeschikten over de onderwerpen van de vergadering zodat iedereen gefocust is en op dezelfde pagina blijft. Ook moet de interne communicatiemanager face-to-face vergaderingen hebben met zijn teamleden in de kleine groep binnen een maand of om de veertien dagen.

6. Bedrijfsnieuwsbrief of intern huisdagboek

Een bedrijfsnieuwsbrief biedt een kans om de bekendheid van de organisatie, de te leveren producten, het recente nieuws, de vorderingen op het gebied van producten en diensten en de problemen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd, te vergroten. De inhoud mag niet bevooroordeeld zijn en bedoeld zijn voor iedereen, ongeacht technische details.

Terwijl het huisdagboek een ander platform is waarin inhoud met goede en relevante afbeeldingen wordt afgespeeld om het nut van het verspreiden van de berichten van het senior management te vergroten. In dit onderpand kunnen de sterren van de maand ook een speciale sectie hebben met de relevante bijdrage geschreven als kleine oneffenheden, waardoor de betrokkenheid van de werknemers en hun productiviteit wordt verhoogd. Huisdagboek kan in een tabloid- of tijdschriftvorm zijn en elke maand of tweemaandelijks of in elk kwartaal worden uitgegeven.

Onderwerpen omvatten bedrijfsresultaten, zakelijke en operationele uitmuntendheid, fusies van nieuwe bedrijven, toekomstige behoeften, beoogde doelen, sociale evenementen, succesverhalen en werknemersbijdragen. Deze tijdschriften kunnen naar medewerkers, leveranciers, distributeurs, agenten, opinieleiders en sommige externe belanghebbenden gaan. Het belangrijkste doel van deze tijdschriften is om het lezerspubliek te verbeteren, dus de inhoud, het uiterlijk, de papierkwaliteit, de creativiteit en de lay-outs moeten up-to-the-mark zijn om de doellezers te betoveren. Ook moeten de planning, organisatie, publicatie en distributie van tevoren goed worden uitgewerkt.

Inhoud kan ook afkomstig zijn van de werknemers, afhankelijk van hun expertise. Het is altijd een geweldig gevoel om je naam voor elk probleem te vinden. Op deze manier zou het idee van werknemersbetrokkenheid voor een groot deel worden opgejaagd.

7. Ideevakken

Mensen hebben een overvloed aan ideeën die kunnen worden gebruikt om de kwaliteit van het werk effectief te verbeteren. Op verschillende gebieden kunnen de ideeënboxen worden opgesteld met het oog op het verzamelen van enkele goede ideeën van de werknemers. Deze ideeën zouden achteraf als best practices worden beschouwd. Medewerkers kunnen hun ideeën laten vallen, die uniek moeten zijn. Elke maand worden deze ideeën verzameld en gezeefd om een ​​paar best practices te vinden die ze innoveren tijdens hun werkroutines. Later worden de zachte kopieën in de portal geplaatst zodat anderen deze kunnen repliceren in hun werkgebied. De winnaars ontvangen een bepaald citaatbedrag en een certificaat van het senior management. Dit zou een pure vorm zijn om medewerkers bij hun werkplek en bedrijf te betrekken.

8. Discussies op de werkvloer

Interne communicatiemanager met discussie op de werkvloer op de werkvloer met de werknemers over het werk, de doelstellingen en het probleem waarmee ze dagelijks te maken kunnen krijgen. Deze vorm van vergaderingen is cruciaal voor het verbeteren van het moreel van werknemers. De medewerkers zijn hierdoor erg gemotiveerd. De interne communicatiemanager kan een idee krijgen van de expertise van de medewerkers.

9. Managementbezoeken

Twee hoofdredenen zijn er voor bedrijfsbezoeken - (a) medewerkers voelen zich geïnspireerd om hun MD of CEO face-to-face te vinden en (b) Hieruit kunnen ook enkele mediavoordelen voortvloeien. Bij dergelijke bezoeken kan een interactieve sessie worden gehouden voor de werknemers om vrijelijk deel te nemen en hun mening te geven over de verschillende onderwerpen met betrekking tot productie tot marketing.

10. Gesloten circuit of eigen televisie

Interne tv's zijn uitstekend medium om werknemers te verbinden die verspreid zijn over geografie. Dit is een absoluut schot in de omgang met de werknemers in tijden van crisis of in gevallen waarin een uitstekende bijdrage van een werknemer plaatsvindt. Dit is een nieuwe vorm van videomagazines. Zoveel grote en middelgrote bedrijven, bijvoorbeeld Satyam, ITC, NTPC, SAIL, enz., Gebruiken deze vorm van communicatie met de werknemers.

11. Audiovisuele communicatie

Tegenwoordig brengen bedrijven vooral audiovisuele media mee. Zoals we allemaal weten, "Zien is geloven!", Vindt bijna 93 procent van de communicatieprofessionals videocommunicatie de meest effectieve vorm van communicatie, blijkt uit een onderzoek van Melcrum. De overige 7 procent van de organisaties vertrouwt echter nog steeds niet op de superkracht van dit medium. Ze blijven hun lange e-mails en soortgelijke andere hulpmiddelen gebruiken om de werknemers te bereiken. Dit is de meest aantrekkelijke manier om de werknemers erbij te betrekken, omdat de kracht ervan binnen en buiten het bedrijf ligt. Voor elke vorm van belangrijke ontwikkelingen en veranderingen in uw organisatie is videocommunicatie de meest vertrouwde manier om contact te maken met de werknemers.

De volgende inhoud kan eenvoudig op video worden ontwikkeld:

  • Bedrijfsnieuwsbrieven
  • CEO presentaties
  • Inspirerende werknemersbijdrage
  • Vergaderingen voor het hele bedrijf
  • Cruciale updates over de bedrijfsprocedures
  • Recent bedrijfsnieuws

Maak de video's altijd kort en simpel. Gebruik gerichte clou en eenvoudige animaties om het leuker te maken.

12. Open huisdag of evenement

Dit kan de jaarlijkse dag zijn voor elk sociaal evenement. Regionaal gezien kan het bedrijf dit sociale evenement organiseren waarbij alle werknemers met hun naaste familieleden worden uitgenodigd, een functie moet worden geregeld, ze nodigen enkele beroemdheden en zangers uit de filmindustrie uit, veel heerlijke maaltijden worden georganiseerd, verschillende activiteiten worden georganiseerd, er wordt ook een werkplekbezoek georganiseerd en iedereen zou veel plezier hebben. De families zouden een dag de kans krijgen om de werkplek te zien, en ze zouden trots zijn op hun echtgenoten die in die organisaties werken. Dus dit is een leuke manier om iedereen te betrekken waar mensen op senior niveau met de junioren zouden omgaan.

Conclusie

Alle medewerkers zijn baksteen en botten van de organisatie. Hun geloof en geloof zijn dus de belangrijkste troeven van een bedrijf. Interne communicatie, door het juiste gebruik van effectieve communicatiemiddelen, kan gemakkelijk de harten van de medewerkers veroveren. Het enige doel is om de conventionele barrières tussen senior management en junior en mid-level leden te doorbreken en t. De senioren mogen zich niet ongemakkelijk voelen in de aanwezigheid van hun werknemers, terwijl de werknemers zich niet bang en buitengesloten moeten voelen. Het bedrijf moet 'liefde en respect' verdienen van de werknemers. Hiervoor is interne communicatie oordeelkundig om de kloof (indien aanwezig) te overbruggen en hen te laten geloven dat zonder hun eerlijke bijdrage het bedrijf zou verdwijnen, en via hen zal alleen het bedrijf een mijlpaal bereiken.

Aanbevolen artikelen

Dit is een basisgids geweest voor het implementeren van interne communicatie in uw bedrijf. Hier hebben we 12 manieren opgesomd die hetzelfde kunnen helpen verbeteren. U kunt ook de volgende artikelen bekijken voor meer informatie

  1. 6 Intranetfuncties voor succesvolle communicatie met medewerkers
  2. Typen communicatie waarop u moet Excel
  3. 10 effectieve manieren om de communicatievaardigheden van werknemers aan te scherpen

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling