Hoe effectieve vergaderingen te houden? Vergaderingen zijn een integraal onderdeel van het dagelijkse leven in een bedrijf en het aantal uren dat u in vergaderingen doorbrengt, blijft toenemen naarmate u hoger komt te staan in een organisatie. Met uitzondering van enkele rollen met een " Individuele Inzender " in de natuur waar vergaderingen relatief minder worden bijgewoond, zal in alle andere rollen een aanzienlijk deel van de werkdag van een persoon aan vergaderingen worden besteed.
Terwijl op instapniveau het percentage van de tijd doorgebracht in vergaderingen zo laag kan zijn als 5-10% van de totale tijd, op senior niveau kan deze tijd oplopen tot 90-95% van de werktijd. Geen wonder dat personen op senior niveau workaholics moeten zijn, omdat ze tijd moeten vinden naast hun werkuren die aan vergaderingen worden besteed om hun werk gedaan te krijgen.
Omdat zoveel tijd van een organisatie aan vergaderingen wordt besteed, is het belangrijk om te begrijpen waarom we vergaderingen hebben? Omdat in een grote organisatie alle taken worden uitgevoerd door teams van mensen die samenwerken, zijn de meeste vergaderingen in een organisatie interne vergaderingen om een specifiek doel te bereiken, zoals.
Je zult leren dat het voldoen aan interne specifieke effectieve werk-
1. Waarom hebben we vergaderingen?
2. Kosten van vergaderingen (COM)
3. Tips voor het houden van effectieve vergaderingen
# 1: Tips voor het werk
# 2: Tips tijdens de vergadering
# 3: Postwerk (na de vergadering)
I) Waarom hebben we vergaderingen?
- Vergaderingen voor het delen van informatie : - Deze bijeenkomsten worden bijvoorbeeld gehouden om informatie en updates van tijd tot tijd te delen - effectieve training, nieuw beleid, enz.
- Statusupdatevergaderingen: - Deze vergaderingen worden gebruikt wanneer een groep mensen of een groep teams aan verschillende delen van een project samenwerken en updates moeten delen over de status van het werk dat zij doen. Deze vergaderingen zijn meestal repetitief van aard en worden herhaald na een vast tijdsinterval zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks enz.
- Beslissingsbijeenkomsten: - Deze bijeenkomsten zijn meestal wanneer een beslissing moet worden genomen en de besluitvormer input van verschillende belanghebbenden wil voordat hij de beslissing neemt.
- Probleemoplossende vergaderingen: - Soms komt een groep mensen samen om te brainstormen en te discussiëren en beslissen over de beste manier om een organisatieprobleem op te lossen.
- Diversen Type vergaderingen: - Er kunnen enkele andere vergaderingen zijn, zoals innovatiebijeenkomsten, effectieve teambuildingbijeenkomsten, functioneringsgesprekken, auditevaluatievergaderingen, effectieve bestuursvergaderingen enz.
Naast de interne vergaderingen kunnen er vergaderingen zijn met externe belanghebbenden die een persoon mogelijk moet bijwonen. Voor het doel van dit artikel zullen we onze discussie beperken tot interne vergaderingen die het instapniveau en de gemiddelde effectieve persoon op vergaderniveau moet bijwonen.
II) Vergaderkosten (COM):
Zijn er zoiets als vergaderkosten (COM)? Het antwoord is definitief ja, en het is een samenvatting van alle kosten van de personen die de vergaderingen bijwonen plus de kosten van infrastructuur voor die vergadering. Voor onze discussie kunnen we aannemen dat vergaderkosten de kosten zijn die het bedrijf maakt in termen van de tijd die de deelnemers aan die bijeenkomst hebben doorgebracht.
Laat me dit verder verduidelijken door u een voorbeeld te geven. In de meeste bedrijven komt het hoofd van verschillende effectieve afdelingsvergaderingen meestal één keer per week of veertien dagen bijeen gedurende een of twee uur om operationele kwesties te bespreken.
Laten we zeggen dat in een organisatie XYZ tien van de senior leiders twee keer per week twee uur lang samenkomen. Laten we ook aannemen dat
- Gemiddelde CTC van deze senior leiders is Rs 36 Lakhs.
- Daarom gemiddeld salaris per maand = 36, 00.000 / 12 = 300.000
- Daarom gemiddeld salaris per dag = 3, 00.000 / 30 = 10.000
- Uitgaande van 10 uur werken per dag - Av. Kosten per uur = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Tijd voor 10 leidersbijeenkomst gedurende 2 uur = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
De kosten voor deze vergadering zijn dus 20.000 / - Rs. We hebben echter een zeer vereenvoudigd model in het bovenstaande gebruikt, als we meer complexiteit toevoegen door de voordelen van effectieve vergaderingen te overwegen en het feit dat werknemers slechts 22 dagen in een maand werken, enz., Zullen de werkelijke vergaderkosten gemakkelijk het dubbele zijn bedrag.
Nu u hebt begrepen dat vergaderingen kosten met zich meebrengen. Het is geen brainstoor om te begrijpen waarom effectieve vergaderingen voor elke organisatie erg belangrijk zijn, omdat een aanzienlijk deel van de tijd van zijn werknemers aan vergaderingen wordt besteed.
Laten we dus eens kijken hoe we vergaderingen kunnen vermijden die saai, onproductief, ongeorganiseerd en te lang zijn? Op basis van mijn 20+ ervaring in het bedrijfsleven en het dagelijks bijwonen van gemiddeld 3+ vergaderingen hier zijn enkele tips om de vergaderingen effectiever te maken.
Allereerst met een goede planning en voorbereiding, kan elke vergadering effectief en plezierig zijn. Als de facilitator goed plant en feilloos uitvoert en een goede opvolging heeft, zal de vergadering effectief zijn.
Aanbevolen cursussen
- Online certificeringcursus in CAPM
- Online cursus over projectmanagement
- ISO 27001-programma
III) Tips voor het houden van effectieve vergaderingen
De effectieve tips voor vergaderingen kunnen in drie delen worden verdeeld
- Pre-work (vóór de vergadering)
- Tijdens de vergadering
- Postwerk (na de vergadering)
# 1: Tips voor het werk
- Agenda
- De persoon die de vergadering gaat leiden, moet beslissen wat het doel van de vergadering is.
- Welke resultaten worden verwacht?
- Op basis hiervan moet een agenda voor de vergadering worden ontwikkeld.
De agenda voor de vergadering moet heel duidelijk zijn over de verwachte resultaten. Als de agenda van de vergadering niet duidelijk is, wordt het gewenste resultaat niet bereikt. Laat me u een voorbeeld geven om dit te verduidelijken - Laten we zeggen dat u wordt gevraagd om een vergadering te organiseren om het verkoopnummer te bekijken. van het laatste kwartaal en besluit over actie voor het volgende kwartaal. In dat geval kunt u de agenda voor de vergadering op een van de volgende manieren verzenden
- Bijeenkomst om de verkoop te beoordelen.
- Bekijk verkoopcijfer voor Q2
- Discussie over verkoop.
In elk van de bovenstaande gevallen is de agenda niet erg duidelijk en is de kans groot dat de vergadering helemaal zal verlopen en dat de deelnemers niet voorbereid zijn op de vergadering, wat de effectiviteit van de vergadering drastisch vermindert
Laten we dus eens kijken hoe een goede agenda voor deze vergadering eruit zou zien:
Titel: Verkoopoverzicht Vergaderingsduur: 2 uur
| Sorry. Nee | Onderwerpen | Presentator | Looptijd |
| 1 | Introductie & achtergrond | Jakob | 10 minuten |
| 2 | Presentatie over Noord- en West-regio (resultaten van het laatste kwartaal, wat goed ging, wat fout ging) | Sheena | 30 minuten |
| 3 | Presentatie over de zuidelijke en oostelijke regio (resultaten van het laatste kwartaal, wat goed ging, wat fout ging) | Edie | 30 minuten |
| 4 | Open discussie over de prestaties, verbeterpunten en het bepalen van de strategie voor het volgende kwartaal | Mat | 40 minuten |
| 5 | Overzicht van acties uit de vergadering | Rachel | 10 minuten |
Zoals u kunt zien in de bovenstaande effectieve vergaderagenda wordt het heel duidelijk dat de structuur van de vergadering duidelijk is gedefinieerd. De deelnemers die geacht worden te presenteren, weten wat ze moeten presenteren en de duur waarbinnen ze de effectieve presentatie van de vergaderingen moeten voltooien.
Een dergelijke gedetailleerde agenda zal er daarom toe bijdragen dat vergaderingen effectiever worden.
- Deelnemerslijst : meestal denken de organisatoren niet na over wie de deelnemers zijn die moeten worden uitgenodigd. Het is heel belangrijk dat op basis van de uitkomst van de vergadering de juiste deelnemers worden uitgenodigd.
Als een aantal van de vereiste deelnemers wordt gemist, kan de beslissing niet worden genomen. Als we uiteindelijk deelnemers uitnodigen die niet nodig zijn in de vergadering, verspillen ze hun tijd, voelen ze zich verveeld tijdens de vergadering en kunnen ze overlast veroorzaken die van invloed is op de discussies.
- Andere Misc. dingen : Enkele andere dingen waar de organisator rekening mee moet houden, is ervoor zorgen
- De juiste grootte van de vergaderruimte is geboekt.
- Deelnemers bevestigen vooraf hun deelname aan de vergadering.
- Als de deelnemers geacht worden door alle gegevens / leesmateriaal / voorbereidend materiaal te gaan, moet dit ruim van tevoren worden verzonden.
- Soms wordt van alle deelnemers verwacht dat ze hun materiaal op een standaard manier presenteren, in dat geval moeten sjablonen vooraf worden verspreid.
# 2: Tips tijdens de vergadering:
- Start de vergadering en beëindig de vergadering op tijd. Als de vergadering tijdvakken heeft voor verschillende agendapunten, houd dit dan op tijd bij en probeer ervoor te zorgen dat deze tijdslimieten strikt worden nageleefd.
- Serveer indien mogelijk lichte versnaperingen of thee / koffie, omdat dit goede ijsbrekers zijn en de leden wakker en betrokken houden.
- Begroet de leden aan het begin van de vergadering, geef de achtergrond en ga snel door de agenda van de vergadering en het verwachte resultaat van de vergadering aan het begin om ervoor te zorgen dat alle deelnemers op dezelfde pagina zijn.
- Moedig discussies aan om alle gezichtspunten en effectieve vergaderideeën te krijgen. In het geval, als sommige leden niet praten, stel hen dan specifieke vragen om ook hun mening te krijgen.
- Houd het gesprek altijd gericht op het onderwerp. Zorg ervoor dat de discussie constructief is en herhaalde opmerkingen worden vermeden. Je kunt discussies tactvol beëindigen wanneer ze nergens worden of destructief of onproductief worden.
- Aan het einde van de vergadering, vat de bespreking van de vergadering samen, gemaakte afspraken, te ondernemen acties en beslis over het tijdstip van de volgende vergadering (indien nodig)
# 3: Postwerk (na de vergadering):
Dus u had een goed productief gesprek tijdens de vergadering, waar mensen het eens zijn geworden over de actie die moet worden ondernomen. Dus is het goed dat je je ontspant?
Het antwoord is een grote "NEE" en de reden is dat de grootste uitdaging in elke organisatie is dat mensen na het bijwonen van de vergadering geen gevolg geven aan de aan hen toegewezen acties en als gevolg hiervan worden de acties nooit voltooid en de verwachte resultaten komen niet door.
Om ervoor te zorgen dat u de verwachte resultaten bereikt, moet u onmiddellijk (binnen max. 2-3 werkdagen) de notulen van de vergadering "MOM" sturen naar de deelnemers, samen met de acties die uit de vergadering kwamen.
Je MOM- en Action-items moeten in het algemeen het volgende bevatten
- Samenvatting van de discussie die plaatsvond
- Overeenkomsten bereikt
- Gebieden waar meningsverschillen waren en waar vervolgvergaderingen / discussies vereist zijn.
- Actie-items
Nu ik naar MOM en Action-items kom, heb ik in mijn ervaring gezien dat de meeste deelnemers de acties niet duidelijk vangen en als gevolg daarvan niet worden geïmplementeerd. Laat me dit met een voorbeeld uitleggen.
In de vergadering die we hierboven hebben besproken, worden de actie-items meestal zo verzonden.
Actie-items
- Om een verkoopstrategie voor C-klanten te creëren
- Controleer op haalbaarheid van verkoop van product x
- Verkoop verbeteren in Kanpur met 10%
- Volg een vervolgvergadering om te discussiëren over de nieuwe voltooiing in het zuiden.
De bovenstaande acties zijn niet erg effectief omdat ze niet het volgende hebben
- Naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de actie
- Tijd waarin de actie moet worden voltooid.
Dus een betere manier om de actie-items te presenteren zal zijn
| Sorry. Nee | Actie-item | Verantwoordelijkheid | Opleveringsdatum | Comments | |
| primair | Ondersteuning | ||||
| 1 | Creëer een effectieve verkoopstrategie voor “C” -klanten, die onze producten niet kopen en in de volgende beoordelingsvergadering ter discussie moeten worden gesteld | Martin | Jinal | 10 oktober | |
| 2 | Maak een testmarketingplan voor 'Product X' in de Manhattan Market op basis waarvan de volledige uitrol op India-niveau kan worden gepland | Rick | Jared | 15 do okt | Moet ook gedetailleerde kostenberekening van geplande advertenties bevatten. |
| 3 | Ohio verkoopteam moet worden gestimuleerd om zijn omzet in november met 10% te verhogen | Hobert | Petricia | 30 nov | |
| 4 | Organiseer een vervolgbijeenkomst tegen midden november om de acties van vandaag te bespreken en de marketingstrategie van onze concurrenten voor de zuidelijke regio te herzien | Eric | 10 nov | ||
Zoals u kunt zien in de bovenstaande actie-items, is het waarschijnlijker dat deze acties worden voltooid omdat er geen onduidelijkheid bestaat over wie de actie gaat voltooien en de tijdlijn waarbinnen de vergadering moet worden voltooid.
Kortom, veel organisatietijd, inspanningen en geld worden besteed aan vergaderingen en het is daarom absoluut noodzakelijk voor elke werknemer om ervoor te zorgen dat de vergaderingen effectief zijn.
Door enkele van de hierboven genoemde eenvoudige stappen te volgen, kunt u de kwaliteit van uw vergaderingen behoorlijk verbeteren. Voer bovendien een kritische beoordeling uit van alle vergaderingen die u bijwoont om te controleren wat er goed en fout is gegaan tijdens de vergadering en dit zal een lange weg zijn om ervoor te zorgen dat u een meester wordt in het houden van effectieve vergaderingen.
Hoop dat we het antwoord op de vraag 'Hoe kunnen we effectieve vergaderingen hebben' gerechtvaardigd hebben?
Aanbevolen artikelen
Hier zijn enkele artikelen die u zullen helpen om meer details over de effectieve vergaderingen te krijgen, dus ga gewoon via de link
- Tips voor groepsdiscussie
- Verschillende effectieve communicatiemethoden (nuttig)
- 10 beste en effectieve stappen om creatievere werkplannen te maken
- 10 effectieve stappen voor strategisch planningsproces