Excel vervolgkeuzelijst (inhoudsopgave)
- Vervolgkeuzelijst in Excel
- Hoe een vervolgkeuzelijst in Excel te maken?
Vervolgkeuzelijst in Excel
In de Excel-vervolgkeuzelijst is een handige functie waarmee we de waarde uit de keuzelijst kunnen kiezen. Vervolgkeuzelijst in Excel wordt voornamelijk gebruikt in een organisatie zoals gegevensinvoer en medische transcriptie en gegevensdashboards om de validatiegegevens op een eenvoudigere manier uit de vervolgkeuzelijst te kiezen en bij te werken. Daarom bespaart Excel Drop Down List de tijd waarin we fouten in het validatiegedeelte kunnen voorkomen.
We kunnen eenvoudig een vervolgkeuzelijst in Excel maken door het gegevenstabblad te kiezen waar we de optie voor gegevensvalidatie kunnen vinden.
Hoe een vervolgkeuzelijst in Excel te maken?
Klik op het gegevensmenu en kies het gegevensvalidatiemenu zoals hieronder weergegeven.
Klik op de tab Gegevensvalidatie zodat we een dialoogvenster krijgen dat als volgt verschijnt.
Nu kunnen we het gedeelte Validatiecriteria zien waar het optieklik in de vervolgkeuzelijst moet toestaan, waar het de verschillende validatiedelen weergeeft, zoals het hele getal, decimaal enz.
Kies uit de validatiecriteria de optie Lijst om een vervolgkeuzelijst voor Excel te maken die wordt gemaakt en vraagt om de selectie van een cel om de vervolgkeuzelijst in Excel weer te geven.
We kunnen eenvoudig een professionele sjabloon maken met behulp van de vervolgkeuzelijst in Excel, waar deze voornamelijk werd gebruikt voor gegevensvalidatie.
Maak eerst een set databases die in de vervolgkeuzelijst moet worden weergegeven. Deze database moet in één blad worden bijgehouden waar de datum uit deze hoofdstamdatabase komt. Het is dus een belangrijke taak om de hoofddatabase correct te kunnen bijwerken en onderhouden.
Laten we nu kijken hoe we dit kunnen maken met behulp van enkele voorbeelden.
Excel vervolgkeuzelijst - voorbeeld # 1
Laten we een voorbeeld bekijken waarin we een set studentendatabases gaan maken met Naam, Roll No en Grade. Zodat het nuttig zal zijn om de naam, het roll-nr en het cijfer voor de specifieke studenten te kiezen uit een Excel-vervolgkeuzelijst op de gemakkelijkste manier.
U kunt deze Excel-sjabloon voor de vervolgkeuzelijst hier downloaden - de Excel-sjabloon voor de vervolgkeuzelijst
In de bovenstaande tabel zien we de database met de studentnaam, Roll No & Grade. Volg de onderstaande stappen om de vervolgkeuzelijst in Excel te maken:
- Klik op het tabblad Gegevens. Kies gegevensvalidatie.
- Dialoogvenster Gegevensvalidatie wordt als volgt weergegeven.
- Uit Validatie kiezen criteria de optie Lijst.
- Selecteer het brontabblad waar Excel vraagt om de databasecel in de vervolgkeuzelijst te laten verschijnen.
- Zodra u op het tabblad Bron klikt, krijgen we het selectievak voor gegevensvalidatie als volgt.
- Selecteer de kolom waar de vervolgkeuzelijst moet worden weergegeven en selecteer de kolommen A2: A8 voor de vervolgkeuzelijst van de studentnaam en klik vervolgens op OK.
- Nadat we de selectiekolom hebben gegeven, krijgen we een vervolgkeuzelijst zoals hieronder wordt weergegeven.
Nu zien we in de bovenstaande screenshot dat er een excel-vervolgkeuzelijst is gemaakt voor de naam van de student die de naamlijst van de student toont. Met de vervolgkeuzelijstfunctie kunnen we de namen van studenten uit de databaselijst selecteren, zodat we fouten kunnen voorkomen en ook kunnen voorkomen dat we duplicaten in het Excel-blad invoeren.
Laten we nu eens kijken hoe we het rolnummer als volgt in de vervolgkeuzelijst kunnen krijgen:
- Ga naar het tabblad gegevens.
- Selecteer de optie voor gegevensvalidatie.
- U krijgt een dialoogvenster met validatiecriteria.
- Kies de optie Lijst in de vervolgkeuzelijst.
- Plaats de cel in de F-kolom zoals hieronder weergegeven in de screenshot om het vervolgkeuzemenu te krijgen.
- Selecteer de databasekolom uit B2: B8.
- Klik OK.
Het resultaat zou dus zijn:
Laten we nu eens kijken hoe we het cijfer als volgt in de vervolgkeuzelijst kunnen krijgen:
- Ga naar het tabblad gegevens.
- Selecteer de optie voor gegevensvalidatie.
- U krijgt een dialoogvenster met validatiecriteria.
- Kies de optie Lijst in de vervolgkeuzelijst.
- Plaats de cel in de G-kolom zoals hieronder weergegeven in de schermafbeelding om het vervolgkeuzemenu te krijgen.
- Selecteer de databasekolom uit C2: C8.
- Klik OK.
Resultaat zal zijn:
Daarom hebben we een vervolgkeuzelijst gemaakt voor alle studentennaam, rolnummer, cijfer. We kunnen nu de vervolgkeuzelijst maken om de naam van de student en het bijbehorende rolnummer en cijfer te kiezen, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
Nu kunnen we zien dat de vervolgkeuzelijst is gemaakt voor slechts één kolom om op alle kolommen toe te passen waar we nodig hebben. We moeten de vervolgkeuzelijst kopiëren en plakken in de specifieke cel.
Nu in de bovenstaande screenshot, kunnen we zien dat de vervolgkeuzelijst is toegepast op alle kolommen waarin de volledige naam van de student uit de database wordt weergegeven, evenals Roll No en Grade.
Vervolgkeuzelijst in Excel - Voorbeeld # 2
In dit voorbeeld zullen we zien hoe u “JA” of “NEE” vervolgkeuzelijst kunt toevoegen met een duidelijk voorbeeld.
Hier in de status gaan we nu de vervolgkeuzelijst "JA" of "NEE" toevoegen om de huidige status van de studenten te kennen.
- Ga naar het tabblad gegevens.
- Selecteer de optie voor gegevensvalidatie.
- U krijgt een dialoogvenster met validatiecriteria.
- Kies de optie Lijst in de vervolgkeuzelijst.
- Plaats de cel in de F-kolom zoals hieronder weergegeven in de screenshot om het vervolgkeuzemenu te krijgen.
- Selecteer de databasekolom uit B2: B3.
- Klik OK.
Nu kunnen we die bovenstaande vervolgkeuzelijst van JA of NEE zien om de huidige status van de student te controleren.
Vervolgkeuzelijst in Excel - Voorbeeld # 3
Foutmelding
Wat gebeurt er als we ongeldige gegevens, dwz onbekende namenlijst uit de database, typen? De vervolgkeuzelijst controleert eerst in de databaselijst, als de naam overeenkomt met excel, wordt er geen foutdialoogvenster weergegeven.
Stel dat we ongeldige gegevens in de lijst met studentennamen hebben getypt, zoals 'geethas', waar we kunnen zien dat deze studentnaam niet allemaal in de databaselijst voorkomt. Vervolgkeuzelijst functiecontrole in de database of namen overeenkomen of niet, zo niet zal het een foutdialoogvenster als volgt weergeven.
We kunnen dit foutbericht bewerken zodat de eindgebruiker kan begrijpen welke gegevens hij nodig heeft om het in te voeren.
Bij gegevensvalidatie kunnen we zien dat er drie tabbladen zijn, zoals Instellingen, Invoerbericht en Foutmelding.
Hier gaan we het foutbericht bewerken volgens onze studentendatabase en de onderstaande procedure volgen.
- Ga naar het tabblad Gegevensvalidatie.
- Selecteer het tabblad Foutmelding.
- We krijgen het bovenstaande dialoogvenster met Titel en Foutbericht.
- Geef de titelnaam en het foutbericht op dat voor de cel moet worden weergegeven.
Daarom hebben we de titelnaam en het foutbericht bijgewerkt, laten we nu kijken hoe de fout zal verschijnen in het dialoogvenster.
Stel dat we een onbekende naam in de kolom met de naam van de student hebben getypt en de vervolgkeuzelijstfunctie zal de volgende foutmelding met aangepaste titel en foutmelding als volgt veroorzaken.
We kunnen zien dat we een onbekende naam zoals "Samantha" hebben getypt die niet in de database staat en het excel wordt weergegeven als foutmelding die we handmatig hebben gegeven in het dialoogvenster Foutmelding Dialoog zoals hierboven gemarkeerd.
Dingen om te onthouden
- Onderhoud een aparte database voor het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel.
- Gebruik de juiste foutmelding waar we nodig hebben.
- Pas gegevensvalidatie toe op de specifieke cel.
Conclusie
De vervolgkeuzelijst Excel wordt voornamelijk gebruikt om professionele sjablonen en een formulier voor gegevensinvoer te maken om het werken eenvoudiger te maken.
Aanbevolen artikelen
Dit is een gids geweest voor de vervolgkeuzelijst in Excel. Hier bespreken we hoe u een vervolgkeuzelijst in Excel kunt maken, samen met praktische voorbeelden en een downloadbare Excel-sjabloon. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen -
- MS Excel: ISBLANK-functie
- Gebruik van de ISERROR-functie in Excel
- Hoe de ISNA-functie in Excel te gebruiken
- Beste voorbeelden van Excel REPT-functie
- Voorbeelden van Excel-macro's