We gaan deze beginnen met een fantasie …

De grote baas heeft je opgeroepen na je lunchpauze en je wacht om de volgende uitdaging aan te vallen die hij naar je gooit. Zet je schrap daar enthousiaste bever, coz je baas straalt naar je en zegt: "Hallo ABC, je deed het buitengewoon goed op de interne teamvergadering vandaag. Ik wil dat je de teampresentatie afhandelt tijdens de volgende kwartaalbijeenkomst. En voel je vrij om PowerPoint te gebruiken terwijl je bezig bent. Ik wil de eerste versie volgende week zien. Ik weet dat je er klaar voor bent. Succes!"

Je aait jezelf en roept stilletjes: “JAS!” Het is je grote kans om opgemerkt te worden door superieuren buiten je team. Je gaat het rocken!

Laten we teruggaan naar de realiteit!

Weet je dat een verrassend groot aantal mensen het mis heeft met hun presentatie, vooral als ze PowerPoint gebruiken? Het is bijna alsof ze lui of zelfgenoegzaam worden en verwachten dat de tool al hun werk doet. Hah!

Vergis je niet; Microsoft PowerPoint is een enorm veelzijdige tool. Maar misschien is de grootste kracht om te doen wat je toestaat, en overslaan wat je niet doet. Het is aan jou om de kracht in zijn handen te gebruiken om je presentaties scherp en effectief te maken. Maar maak je geen zorgen. Met de eenvoudige tips die hier worden beschreven, weet je wat je moet aanpassen in je presentatie en met PowerPoint, zodat je helemaal een winnaar wordt!

4 tips voor het maken van effectieve Microsoft PowerPoint-presentaties:

  1. Houd de focus op uw bericht

Het is verbazingwekkend hoeveel mensen hun presentatie beginnen voor te bereiden met een gek gedoe in PowerPoint. Niet doen! Onthoud altijd dat u en de boodschap die u wilt overbrengen van het grootste belang zijn, niet uw expertise met de tool. Maak dus eerst een solide schets van uw mooie Powerpoint-presentatie op papier, waarin u al uw creatieve, analytische en marketingvaardigheden schenkt. Zodra u redelijk duidelijk bent over de boodschap die u aan uw publiek wilt overbrengen, kan PowerPoint u helpen de rest aan te passen.

Hoe PowerPoint u kan helpen:

Maak je eerste schets op papier. Hoeveel dia's ziet u grofweg? Op zijn minst zou u moeten hebben:

  • Een intro (voor jezelf en het onderwerp).
  • Dia's die het hoofdbericht communiceren.
  • Sectiekoppen / -onderbrekingen, uiterlijk om de 6-7 berichtendia's geïntroduceerd om de aandacht van het publiek te behouden.
  • Een paar dia's met media-elementen zoals afbeeldingen, grafieken of audio / video om de eentonigheid te doorbreken.
  • Een dia voor vragen (optioneel).
  • Dia sluiten, de laatste oproep tot actie herhalen.

Zodra u de grote afbeelding op zijn plaats hebt, legt u het tweede concept in PowerPoint op door een lege presentatie te maken (Bestand-> Nieuw-> Lege presentatie + knop Maken) en duikt u direct in de weergave Diasorteerder (Beeld-> Diasorteerder) ). Dit is een vrij eenvoudige weergave met miniaturen van alle dia's. Gebruik dit als volgt om het gewenste aantal dia's te maken.

  • Klik met de rechtermuisknop ergens in deze weergave en selecteer Nieuwe dia. Hiermee maakt u een nieuwe dia met de standaardlay-out. OF,
  • Kopieer en plak de (vooraf ontworpen) dia meerdere keren om de lay-out te repliceren.

Stel voor elke dia de "lay-out" (Home-> Layout) in volgens uw papieren ontwerp. Dit bepaalt de algehele samenstelling van de dia - het aantal elementen / secties binnen de dia, de plaatsing van elk element, een titel indien nodig, enz. PowerPoint wordt geleverd met ten minste 9 ingebouwde lay-outs om aan de meeste behoeften te voldoen. Populaire lay-outs zijn Titel (voor een dramatische openingsdia), Titel en Inhoud (voor volgende dia's) en Sectiekop (voor sectie-einden in uw PowerPoint-presentatie).

Uw presentatie is nu klaar voor echte inhoud. U kunt ontspannen wetende dat u eenvoudig een van de bovenstaande kenmerken kunt wijzigen wanneer u maar wilt. Maar door dit ruwe ontwerp snel te schetsen (de bovenstaande stappen zouden u minder dan 5 minuten moeten kosten), besteedt u minimale tijd aan het effectief maximaliseren van uw gebruik van de PowerPoint-tool!

  1. Houd het visueel schoon

Dit betekent dat uw PowerPoint-presentatie gemakkelijk in het oog is, zodat uw publiek geen pijnlijke ogen ontwikkelt of zich genoodzaakt voelt zich halverwege uw opmerkelijke presentatie af te wenden. Houd rekening met het volgende wanneer u uw dia's met inhoud vult.

Hoe PowerPoint u kan helpen:

  • Gebruik een consistent achtergrondontwerp op al uw dia's voor een soepele visuele stroom. PowerPoint vergemakkelijkt dit door Ontwerp-> Thema's . Zonder een thema zou u de ontwerpelementen van elke dia handmatig moeten bewerken. Maar een thema wordt geleverd als een "ontwerpsjabloon" met vooraf gedefinieerde instellingen voor achtergrondkleur / vormen / afbeeldingen, lay-out, lettertypeset (voor titel, hoofdtekst, koptekst, enz.), Effecten en achtergrondstijlen. Als u eenmaal een thema op een dia selecteert, heeft dit invloed op alle dia's. Dit omvat alle aanpassingen die u aanbrengt in het oorspronkelijke thema.
  • Kies een goede lettergrootte voor al uw tekst. Als je vooraan op het podium staat, kan een dia er goed en duidelijk uitzien. Maar als je achterin zit, niet zo veel. Test dus uw lettergrootte op afstand (zoals het gebruik van een lettergrootte van 2 cm voor een afstand van 10 voet, een lettergrootte van 4 cm voor een afstand van 20 voet, enzovoort). Een andere aanbeveling is het gebruik van Sans Serif-lettertypen (niet-loopy) zoals Arial, Genève of Helvetica, in plaats van Serif-lettertypen zoals Times New Roman of Courier. Dit vermindert de vervaging zodat uw tekst zelfs op afstand leesbaar blijft.
  • Gebruik verstandige opsommingstekens. Sommigen zweren bij hen, en sommigen geven er de voorkeur aan ze te gooien. Als u ervoor kiest om ze te gebruiken, vermijd dan zorgvuldig tekstomloop met zinnen die meerdere regels voortbrengen. Dit is minder aantrekkelijk en meer verwarrend. Houd in plaats daarvan uw zinnen kort en eenvoudig zodat het bericht zonder onnodige franje overkomt.

Bijvoorbeeld,

  • “Maak een PowerPoint-presentatie die visueel aantrekkelijk is voor het publiek, met behulp van een uitgebalanceerde mix van ontwerp- en media-elementen”.

Dit kan worden ingekort tot -

  • “Creëer PPT met visuele aantrekkingskracht”.

Opmerking: wanneer u uw dia-inhoud opzettelijk kort houdt, kunt u niet zelfgenoegzaam afhankelijk zijn van uw opsommingstekens om zichzelf te presenteren. Maar dit is goed nieuws. Een PowerPoint-presentatie die zonder uw deelname kan worden uitgevoerd, vraagt ​​om zelfmoordpresentatie! Bereid in plaats daarvan bewust uw dia-inhoud voor, zodat u proactief moet deelnemen aan de presentatie en de fijnere details aan uw publiek moet verduidelijken. JIJ rijdt de show, niet PowerPoint.

Laat uw afbeeldingen meer dan duizend woorden spreken - wat betekent dat ze zeer effectief zijn in het oppakken van de punch! De waarheid over afbeeldingen is dat we allemaal van ze houden: afbeeldingen, clipart, grafieken, grafieken en hun lot. Ze maken uw PowerPoint-presentatie meteen aantrekkelijker en minder saai. Maar als je ze teveel toevoegt, loop je het risico je publiek te overweldigen of je (bericht) inhoud te laag te houden. Kies dus de juiste balans door minder maar betekenisvollere afbeeldingen te gebruiken.

Houd uw grafieken en diagrammen schoon. Ja, daar is dat werk weer, schoon. Je kunt dit als volgt oefenen:

  • Gebruik layman-vriendelijke labels om de elementen in uw grafiek / grafiek uit te leggen. Gebruik geen cijfers, speciale tekens en technisch jargon; er is al meer denkvermogen nodig om een ​​grafiek of een grafiek te begrijpen dan een afbeelding.
  • Voeg extra tekst toe om de hoogtepunten van de grafiek / grafiek expliciet vast te leggen, dus dit is duidelijk voor het publiek. Als u bijvoorbeeld een verkoopgrafiek voor verschillende regio's presenteert, wilt u misschien tekst toevoegen om de bovenste / onderste regio te markeren en te vergelijken met vorig jaar. Deze cijfers kunnen impliciet in de grafiek worden vastgelegd; maar door tekstlabels toe te voegen die deze info expliciet markeren, zorgt u ervoor dat het publiek deze belangrijke info opmerkt en onthoudt.

Opmerking: met complexe analytische grafieken kunt u er intelligenter uitzien, maar uw publiek voelt zich dwaas en vermindert de effectiviteit van uw PowerPoint-presentatie. Houd in plaats daarvan uw grafieken en diagrammen vrij eenvoudig, zodat ze geen Statistiek PhD nodig hebben om ze te decoderen. Recente PowerPoint-versies zijn vooraf geladen met ten minste elf grafiektypen (zoals een staafdiagram, kolomdiagram, cirkeldiagram, enz.) Die gemakkelijk met slechts enkele muisklikken en gegevensinvoegingen in uw presentatie kunnen worden opgenomen. Als u meer dan 5 minuten gebruikt om een ​​grafiek in uw PowerPoint-presentatie in te voegen, beschouw dat dan als ingewikkeld en niet de aandacht van uw publiek waard.

Gebruik contrastrijke kleuren om extra aandacht te trekken. Met Thema's zorgt PowerPoint er al voor dat de achtergrondkleuren van de dia voldoende contrasteren met tekst / lijnkleuren voor maximale zichtbaarheid (zoals het gebruik van donkere tekst over lichte achtergronden of vice versa). Maar in uw PowerPoint-presentatie hebt u misschien die 1-2 dia's die extra aandacht verdienen, zodat u ze anders wilt benadrukken. Met contrastrijke kleuren kunt u dit gemakkelijk doen (zoals groen / geel, blauw / rood, zwart / wit, enz.). Maar gebruik dit verstandig, omdat te veel kleurcontrasten uw publiek hoofdpijn kunnen bezorgen!

Aanbevolen cursussen

  • Online certificeringstraining in Mac Excel 2011
  • Outlook 2010 Training
  • Voltooi de cursus Mac Outlook 2011

  1. Draai uw PowerPoint-presentatie aan

Oké, je hebt je dia's ingedeeld en gevuld met relevante inhoud. U hebt er ook voor gezorgd dat de aandacht van het publiek op uw betekenisvolle dia's blijft klinken door hun visuele aantrekkingskracht te vergroten. U bent helemaal klaar om uw fantastische PowerPoint-presentatie af te leveren. Of misschien nog niet.

Een fool-proof tip die PowerPoint-presentaties van betere kwaliteit elke keer garandeert, is om uw PowerPoint-presentatie "aan te scherpen", waarbij elke dia een enorme stoot levert.

  • Kunt u de inhoud in uw dia's verminderen? Opsommingstekens korter en tekst slimmer maken?
  • Kunt u het totale aantal dia's verminderen? Of een dia of twee vervangen door een aantrekkelijke afbeelding?
  • Kun je de animaties of overgangen (beschikbaar via de tabbladen Animaties & Overgangen) die na elke dia worden gebruikt, vereenvoudigen, zodat de presentatie zonder al te veel afleidingen stroomt? (Soms wordt de aandacht van het publiek afgeleid naar deze overgangen dan naar de daadwerkelijke dia-inhoud!)
  • Als u externe (online rekwisieten) zoals video's van andere sites gebruikt om tijdens de presentatie af te spelen, kunt u deze dan in uw presentatie opnemen voor een vloeiendere stroom? Hier kunt u LiveWeb verkennen, een integratietool die externe webvideo's aansluit op een presentatie op uw harde schijf.
  • Tot slot, zegen uw presentatie met een uniek merk - JIJ. Welke handelsmerkstempel classificeert deze presentatie als de uwe? Felle kleuren? Duidelijke maar scherpe inhoud? Spiffy audio-visuals? Markeer uw presentatie met uw merkaanwezigheid!

  1. Zet uw levering vast

Het is de grote dag, en met de bovenstaande tips sta je op het punt ontzag te hebben voor je fantastische presentatie. Nou bijna. Er zijn een paar kleine tips die je op het laatste moment in de praktijk moet brengen. Daar zijn ze:

  • Respecteer tijd. Hoe fantastisch uw presentatie ook is, u schakelt uw publiek uit als u last hebt van tijd. Beheer uw tijd verstandig. Begin, breek en eindig op de stip van de klok.
  • Doe een generale repetitie voordat u deze presenteert aan uw live publiek. Dit betekent dat u uw presentatie in de eigenlijke ruimte waar u deze wilt afleveren, in een dummy uitvoert. Dit stelt u in staat om mogelijke glitches vroegtijdig op te vangen (zoals verandering in de resolutie van de projector, kleurafwijkingen, schijfdefecten, enz.) En deze op te lossen vóór de definitieve levering.
  • Schakel uw schermbeveiliging uit als u presenteert vanaf uw laptop. Het laatste wat je nodig hebt, is dat die brandende screensaver je presentatie halverwege laat verbranden!

Hoe PowerPoint u kan helpen:

Als u verbinding maakt met een projector,

  • Bewapen jezelf met een wijzer. Het is leuker dan naar het scherm lopen om uw tekst met uw vinger te richten. En minder storend!
  • Maak gebruik van PowerPoint's "Presenter View". Hiermee kunt u uw presentatie spawnen in twee weergaven:
  • Publieksweergave, die wordt afgespeeld op het projectorscherm. Dit toont alleen de hoofdpresentatiedia's.
  • Uw weergave, die wordt afgespeeld op uw laptop / computerscherm. Dit toont de details, inclusief uw notities, de diasorteerderlijst (om snel over meerdere dia's te springen) en de hoofddia.
  • U kunt de weergave Presentator inschakelen door de knop "SlideShow-> Presenter gebruiken gebruiken" (beschikbaar in versies 2010 en hoger) aan te vinken.

Weet je ten slotte wat de grootste goof-up amateur-presentatoren zijn? Ze presenteren aan de muur, of het projectiescherm, of het podium tafelblad, of hun schoenen … je begrijpt het wel! Kijk uw publiek stoutmoedig in de ogen en presenteer uw inhoud met vertrouwen aan hen. Betrek ze tijdens de presentatie met vragen, grappen, verhalen, persoonlijke anekdotes, enz. Deze maken misschien geen deel uit van je deck, maar ze zullen het publiek aanzetten om op je uitstraling te reageren en meer aan de presentatie deel te nemen. Alleen dan levert u met succes een enorm effectieve presentatie op, met of zonder PowerPoint. Nu ga je het echt rocken!

Categorie:

Excel-tips