"Een goed geschreven functiebeschrijving en functie-specificatie kan helpen bij het definiëren van het huidige werk van werknemers of helpen bij het aantrekken van een nieuwe kandidaat".

Functieomschrijving en taakspecificatie -

Een goede functiebeschrijving en taakspecificatie is een cruciaal element voor elke functie. Er zijn veel concurrenten voor topposities en het opstellen van een functiebeschrijving en taakspecificatie is een belangrijke stap in de richting van het vinden van de juiste personen. Omdat de behoefte aan uiterst bekwame werknemers de afgelopen jaren is verbeterd, zal het voor organisaties nog belangrijker zijn om hun wensen, behoeften en levensstijl kenbaar te maken via hun sites en andere portals. Een goede functiebeschrijving en taakspecificatie werken zeker op een aantal belangrijke functies:

  1. Het verklaart de vaardigheden en capaciteiten die nodig zijn om de functie uit te voeren.
  2. Het legt uit waar de functie past binnen de algemene bedrijfshiërarchie.
  3. Het wordt gebruikt als een belangrijk efficiëntietool.

Een uitstekende functiebeschrijving en functie-specificatie begint met een lijst van essentiële informatie over de functie - zoals de projecten waarbij de aanvrager betrokken is, de technieken die zijn gebruikt om de projecten te voltooien, het doel en de verplichtingen van de functie, de link van de taak voor andere taken en de vereiste referenties voor de taak.

Het is ook essentieel om een ​​functiebeschrijving en taakspecificatie te schrijven die er realistisch uitziet door deze krachtig, efficiënt, presentabel en legitiem te maken. Goed geschreven, realistische functieomschrijvingen en taakspecificaties helpen ook om minder afwijzingen te krijgen.

Kenmerken van een goede functieomschrijving en taakspecificatie

Wanneer er een opening in een bedrijf is of een vereiste door het bedrijf wordt geïdentificeerd, is het eerste wat het wervingsteam doet om de functiebeschrijving en het belang van de functie-specificatie effectief te begrijpen en dienovereenkomstig een functiebeschrijving en functie-specificatie te maken. Functiebeschrijving en functieomschrijving zijn belangrijk omdat deze door interviewers worden gebruikt voor het werven van kandidaten. Nogmaals, deze functiebeschrijving en taakspecificatie worden naar sollicitanten gestuurd, zodat zij het belang effectief kunnen begrijpen. Een goed geschreven functiebeschrijving en taakspecificatie helpen bij het sneller inhuren en afsluiten van een vacature.

Een goede functiebeschrijving en functieomschrijving bieden een inleiding tot de vaardigheden, training en academische kwalificaties die nodig zijn voor een open positie. Dit kan alle documentatie omvatten die vereist is voor de specifieke rol. Als deze functieomschrijving en functieomschrijving aanwezig zijn, krijgen potentiële kandidaten alle informatie die ze nodig hebben voordat ze worden geïmplementeerd. Het helpt ook een recruiter van een functiebeschrijving of potentiële werkgever om snel CV's te doorlopen die relevant zijn en degenen af ​​te wijzen die niet aan de vereisten voldoen.

Voordelen van functieomschrijving en taakspecificatie

  • Functieverklaringen helpen bij de groei van elke organisatie. Ze vormen in feite de basis van het raamwerk van het bedrijf.
  • Functiebeschrijvingen laten zien waar de medewerker overeenkomt. Functieomschrijving en functieomschrijving zorgen ervoor dat alle personen die we werven in lijn zijn met de doelen, missie, visie en doelstelling van de organisatie.
  • Functie-uitleg helpt bij het opstellen van duidelijke doelstellingen. De functiebeschrijving en taakspecificatie is de eerste locatie om te kijken wanneer werknemers niet doen wat we willen. De eerste stap om medewerkers te laten doen wat we willen dat ze zijn, is ervoor zorgen dat ze onze verwachtingen kennen - en dat begint met de functiebeschrijving.
  • Functieverklaringen vertellen sollicitanten waar een bedrijf naar op zoek is. Dit helpt bij het taakomschrijvingsproces en maakt het ook mogelijk om zorgen van degenen die niet zijn gekozen af ​​te handelen.
  • Functiebeschrijvingen vormen de basis voor een vergoeding.

Nadelen van functieomschrijving

  • De functiebeschrijving moet elke keer worden herzien in deze snel veranderende, steeds veranderende werkplek. De functiebeschrijving moet ook regelmatig worden herzien en is net zo belangrijk als het functioneringssysteem.
  • Functieverklaringen kunnen motiveren om “dat is niet mijn taak” te denken. Ze hebben voldoende veelzijdigheid nodig die mensen 'buiten de kaders' kunnen denken. Hoewel het niet nodig is om elk functiebeschrijvingsproces te registreren, moeten de belangrijke verantwoordelijkheden (die zeker moeten worden gedaan) worden betrokken en als zodanig worden gemarkeerd.

Toepassingen van functiebeschrijvingen

Functiebeschrijvingen hebben een toepassing in bijna elk aspect van de werkgelegenheid. De details van de functiebeschrijving worden hieronder kort vermeld:

  1. Functiebeschrijvingen helpen bij het identificeren van werkspecificaties en gaten en bij het bepalen van overbezetting of onnodige rollen. Ze zijn ook nuttig wanneer er keuzes moeten worden gemaakt met betrekking tot centralisatie of decentralisatie.
  2. Aanwerving, selectie en plaatsing van kandidaten zijn effectiever, omdat de functiebeschrijving de antwoorden geeft op de specificaties die nodig zijn om de kandidaat te vinden en te kiezen die het beste bij de kandidaat past.
  3. Een nieuwe medewerker met een precieze, goed geschreven functie-informatie om te evalueren heeft een uitstekend inzicht in de functie verkregen en is daarom in staat om meer te begrijpen wat de organisatie en de manager verwachten. Alle nieuwe werknemers moeten de taakinformatie als een startpunt beschouwen.
  4. Taakverklaringen maken het mogelijk om typische taakomschrijvingen te herkennen. Goede functiebeschrijvingen kunnen verklaren welke taken echt identiek zijn en welke taken verschillende beloningsniveaus garanderen.

Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van functiebeschrijvingen?

In de meeste organisaties is de potentiële werkgever verantwoordelijk voor het schrijven van een functiebeschrijving met behulp van HR als consultant voor een functiebeschrijving. De werknemer die momenteel aan het werk is, kan worden gevraagd om te helpen bij het upgraden van de taakinformatie, aangezien zij degenen zijn die het werk uitvoeren en de taak het beste kennen. Het is nog steeds de taak van de manager om te bevestigen dat de taakinformatie de taak perfect weergeeft en onderweg niet te duur wordt. HR is meestal de laatste fase in een functiebeschrijving, omdat HR Manager meestal de plaats- en loonstructuur bepaalt.

9 Elementen voor het maken van een uitstekende taakbeschrijving en taakspecificatie

Een functiebeschrijving bevat de titel van de functie en de afdelingsnaam. De eerste passage moet een overzicht zijn van wat de positie vereist. Hieronder volgt een (meestal opsommingsteken) lijst met functieomschrijvingen en verplichtingen. Elke verantwoordelijkheid moet passen in een eenvoudige term. Laten we de elementen bekijken die nodig zijn voor het maken van een uitstekende taakomschrijving.

  1. Taakoverzicht:

De taaksamenvatting is een korte samenvatting van het doel, de doelen, de doelen, enz. Van de taak. De lengte moet idealiter ongeveer drie of vier zinnen zijn. Dit gebied behandelt niet de details van taken of ervaringen. Die details moeten worden vermeld in de overige delen van het taakomschrijvingsdocument.

  1. Algemene informatie:
  • 2a) Titel en classificatie: de functietitel moet kort zijn zoals Web Developer, Job Description Research Analyst, Senior Administrator, Senior Resident, etc.
  • 2b) Werklocatie
  • 2c) Management- of rapportageverantwoordelijkheden: details met betrekking tot managementrapportage en andere directe rapportage moeten hier worden opgenomen.
  1. taken:

De hier vermelde details moeten kort zijn. Alle uitleg moet beperkt blijven tot slechts één regel (bijvoorbeeld: beheer van de huishouding, factuurbetalingen, het oriënteren van nieuwe medewerkers, het verzenden van kredietrapporten naar banken, etc.). Elke andere verklaring die andere verplichtingen inhoudt (indien van toepassing) moet hier worden opgenomen. We moeten niet meer dan tien taken identificeren. Elke taak moet actiegerichte woorden bevatten zoals schikken, verwerken, maken, maken, enz.

4. Vaardigheden

Identificeer de vaardigheden, alle expertise en kennis die nodig is om de taak uit te voeren. Beschrijf extra vaardigheden die extra training, expertise, certificering, enz. Vereisen. Vaardigheden en capaciteiten moeten afzonderlijk worden vermeld. Vaardigheden zijn acties die de aanvrager kan doen. Competenties zijn de kenmerken of kenmerken die het bedrijf verwacht van de sollicitant in de functie. De moderne regel voor competentiegerichte functieverklaringen betekent dat extra gewicht wordt gegeven aan gedragscapaciteiten zoals management, groepsinteractie, veelzijdigheid, etc.

Voor de meeste taken is het belangrijk om goede communicatievaardigheden te hebben. Misschien heb je iemand nodig met uitstekende schrijfvaardigheden als je van plan bent een technisch schrijver van een functiebeschrijving in te huren. U hebt misschien iemand nodig met presentatie-ervaring als u op zoek bent naar iemand voor uw trainingsafdeling of naar iemand om zakelijke presentaties te geven. Mogelijk hebt u iemand nodig die een uitstekende spreker is voor elke vereiste op het gebied van verkoop. Dit zijn alle soorten communicatiemogelijkheden die nodig zijn om de fundamentele functies van het werk uit te voeren. Sommige documentrollen voor taakomschrijvingen vereisen wellicht vaardigheden om e-mail te schrijven om het werk uit te voeren.

  1. Ervaring

De juiste ervaring vereist voor de taak moet hier worden vermeld. Alle professionele documentatie of educatieve ervaring om de behoeften aan werkervaring te bewijzen, kan hier ook worden opgenomen. Academische specificaties zijn een belangrijke vereiste voor elke taak. Als iemand het werk met ervaring zou kunnen bereiken maar niet over een bepaalde certificering beschikt, moet het taakomschrijvingsdocument worden aangepast. Er mag geen leeftijdsgrens zijn om elke vorm van discriminatie te voorkomen.

  1. Werkuren Reisvereisten, eventuele andere weersomstandigheden moeten worden opgenomen.
  2. Compensatie en bonussen en andere prikkels kunnen worden uitgewerkt om in de functie-informatie agressief te zijn met vergelijkbare rollen in andere organisaties en wijzigingen in kennis en ervaring mogelijk te maken. Dit zou naar behoefte moeten worden aangepast om rekening te houden met de loonschaal.
  3. bedrijfsomschrijving

Het is essentieel om een ​​paar details over de organisatie op te nemen. Dit is erg belangrijk om een ​​goede eerste indruk te maken.

  1. disclaimers

Een essentiële opmerking kan in het algemeen aan het einde van de functiebeschrijving worden geplaatst om extra flexibiliteit te bieden of om de verantwoordelijkheden voor de functiebeschrijving te wijzigen. Het volgende is een voorbeeld van een functiebeschrijving:

“De bovenstaande verklaringen zijn bedoeld om de gemeenschappelijke aard van het werkniveau te illustreren dat wordt uitgevoerd door mensen die aan deze classificatie zijn toegewezen. Ze zijn niet bedoeld om te worden opgevat als een uitputtende lijst van alle verantwoordelijkheden, plichten en vaardigheden die vereist zijn voor zo ingedeeld personeel. “

De do's en don'ts van taakomschrijvingen en taakspecificatie

Do's:

  • Wees specifiek: het is beter om de vereisten van de positie uit te leggen, zoals details zoals het uitvoeren van dagelijkse rondes, reinigings- en smeermachines, het regelen van grondstoffen, enz. Neem geen richtlijnen voor taakomschrijvingen of een stapsgewijs proces op.
  • Gebruik van bijvoeglijke naamwoorden: voeg bijvoeglijke naamwoorden toe die het werk toelichten of beschrijven. Termen die hier kunnen worden gebruikt, kunnen "deadline-driven", "snelle", "lawaaierige instelling", enz. Zijn. We moeten afzien van het opnemen van extreem lange verklaringen. De gebruikte adjectieven moeten nauwkeurig en
  • DOEN - Concentreer u op de taakinformatie en niet op de gevestigde exploitant. Het is eenvoudig om na te denken over de persoon op het werk en te bespreken hoe hij of zij is geselecteerd om de taak uit te voeren. Een uitstekende functiebeschrijving concentreert zich eenvoudigweg op functiedoelstellingen en resultaten, niet op hoe de taak wordt beheerd door de persoon die er toevallig in werkt.
  • De functie-informatie mag managers nooit beletten aanvullende verantwoordelijkheden te geven die niet in de functie-informatie zijn gespecificeerd. Deze aanvullende verplichtingen moeten echter niet worden beschouwd als "essentiële functies" van het werk.
  • Houd huidige functiebeschrijvingen aan. Er gebeurt verandering. Er zijn niet veel taken die de afgelopen jaren niet wezenlijk zijn gewijzigd. Als taakomschrijvingen niet worden bijgewerkt, hebben we misverstanden en rechtmatige moeilijkheden. Het is nu tijd om ze te maken - of indien nodig te upgraden -.

Dont's

  • Probeer termen te vermijden die onderhevig zijn aan verschillende interpretaties. Voeg gewoon de taakbeschrijving en taakspecificaties toe over hoe het momenteel wordt gedaan, niet hoe het zou kunnen worden gedaan.
  • Vermijd terminologie die twijfelachtig zou zijn in een functiebeschrijving en taakspecificatie. Gebruik bijvoorbeeld geen termen als 'jeugdig'.
  • Gebruik geen vage of algemene bewoordingen.
  • Neem niets beledigend of denigrerend op over de persoon die eerder de functie bekleedde.
  • Beschrijf geen toekomstige taken.

Taakbeschrijving en taakspecificatie Schrijftips

Gebruik 100% gratis illustraties van taakbeschrijvingen. Niet iedereen voelt zich veilig bij het schrijven van functiebeschrijvingen. Verschillende taakomschrijvingstechnieken kunnen worden gebruikt om de schrijfprocedure eenvoudig te maken. Het is direct online beschikbaar op elk bekend banenportaal. Men moet items en gebieden met vergelijkbare taken die u op taakforums ziet knippen en invoegen en vervolgens de specifieke details aanpassen aan uw behoeften.

Nadat de taakomschrijvingsdetails zijn ontworpen, moeten we er opnieuw naar kijken. Geeft het perfect aan wat de taak is? Dan zijn we bijna klaar! We kunnen nu beslissen over de positie en de beloningsstructuur.

De meesten van ons hebben functiebeschrijvingen die ons geen idee geven waar een baan over gaat. Dit zijn illustraties van gepubliceerde functiebeschrijvingen die niet nuttig zijn. Een uitstekende, efficiënte functiebeschrijving moet duidelijk en in principe uitleggen wat de taak is, diepgaand. Het opstellen van een functiebeschrijving die dit goed uitstraalt, kan een uitdaging zijn, vooral als we er nog nooit eerder een hebben ontworpen. Maar echt, het bestuderen van het maken van een functiebeschrijving is eenvoudig als we de procedure in afzonderlijke gebieden onderverdelen.

Aanbevolen artikelen: -

Hier zijn enkele artikelen die u zullen helpen om meer details te krijgen over de taakomschrijving en taakspecificatie, dus ga gewoon door de link.

  1. De beste banen voor bedrijfsfinanciën Executive krijgen (krachtig)
  2. 10 belangrijke tekenen dat u klaar bent om uw taak te beëindigen
  3. 10 beste manieren om werkreizen als een professional aan te pakken
  4. Top 10 tips om de goede werkreferenties te krijgen en uitstekend te gebruiken

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling