NEE - 2 buitengewoon eenvoudige Engelse lettergrepen, en toch is er niets eenvoudigs aan!

Dit woord is misschien wel het meest tegenstrijdige woord in het Engelse woordenboek. Denk er eens over na - we voelen ons allemaal gedwongen om het op een bepaald punt in ons leven te gebruiken, maar we hebben er een universeel hekel aan om het te ontvangen, vooral op het werk. Op het moment dat je dit gevreesde woord op je werk gebruikt, word je beschouwd als een eikel, een slapper, een driftbui of zelfs een spoilsport. Maar nogmaals, als dit woord nooit resoneerde in uw verbale woordenboek, zou u een deurmat worden waarmee anderen u op uw werk kunnen laten rollen. Zie, tegenstrijdig!

In dit bericht laten we je zien hoe je het onmogelijke kunt bereiken - hoe je 'Nee' kunt zeggen op het werk zonder als een eikel te klinken. Met deze krachtige tips zul je zien dat het inderdaad mogelijk is!

  1. Begin met een bijna-ja

Laten we hier duidelijk zijn: een 'bijna-ja' is geen 'ja'. In plaats daarvan is het als een "Geef me tijd om erover na te denken", waardoor je tijd hebt om meer te weten te komen over de gevraagde verplichting.

Zie je, niemand houdt van een persoon die zonder reden weigert. We zeggen niet dat je elk verzoek moet accepteren dat op je pad komt. Maar we zeggen dat als je begint met je antwoord met een directe 'Nee', je snel de twijfelachtige reputatie van een eikel zult ontwikkelen. Gooi in plaats daarvan woorden als 'zeker', 'zeker', 'mogelijk', 'ik kan', etc. om de andere partij te ontwapenen.

  • Dit lijkt mogelijk.
  • Ik weet zeker dat ik iets voor je kan doen.
  • Ik zal zeker op je terugkomen.

Geen van deze zinnen duidt op een vaste inzet. Toch zullen ze waarschijnlijk een beter antwoord krijgen dan een directe weigering. De bijna-Ja machtigt u om erachter te komen hoe onredelijk dat verzoek is, voordat u een gerechtvaardigde beslissing neemt om het af te wijzen.

  1. Draag je empathie

Dit is vaak een verkeerd begrepen sentiment, dus we zullen hier wat tijd doorbrengen.

In tegenstelling tot sympathie stelt empathie je in staat de positie van de ander te erkennen en zorgzaam genoeg te zijn om goed te helpen. Een empathische houding stelt u ook in staat om elk verzoek met duidelijkheid te ontvangen. Je twijfelt er niet aan dat de ander erop uit is om het je moeilijk te maken. In plaats daarvan weet u dat het verzoek echt is en reageert u er daarom rationeel op.

Bedenk bijvoorbeeld dat een nieuwe medewerker naar u toe komt - de hoofdreceptionist - en vraagt ​​of u kunt helpen zijn ontbrekende id te traceren. U voelt dat hij zich zorgen maakt en u weet dat dit kan worden opgelost door een omslachtige maar productieve oproep aan de klantenservice / beveiliging.

  • Zonder empathie ligt je focus op de grote stapel werk die op je wacht. Je rammelt het klantenservicenummer af en gaat terug naar je werk. Hoewel deze reactie redelijk lijkt, kan dit ook als regelrecht irritant overkomen. (De man is nieuw, dus hij verdient waarschijnlijk een pauze).
  • Met empathie neem je een korte pauze om de newbie gerust te stellen dat dit geen probleem is. U belt ook zelf de klantenservice en begeleidt de newbie naar de juiste operator. Dit kost je minder dan 5 minuten, maar kan je een bewonderaar voor het leven opleveren.

Hier is nog een voorbeeld: overweeg dat een werknemer naar u toe is gelopen - de boekhoudkundige - en vroeg om een ​​gedetailleerde loonstaat (per maand) om zijn belasting te plannen. En hij doet dit wanneer je wordt overspoeld met eindejaarswerk.

  • Zonder empathie ligt je focus op de grote stapel werk die op je wacht. Je vraagt ​​hem later te komen en per ongeluk zijn belastingbesparende plannen uit te stellen.
  • Met empathie begrijp je zijn behoefte aan belastingplanning. U wilt graag helpen, maar deel met hem de taken met hoge prioriteit die op uw bureau wachten. De gedetailleerde verklaring die hij wil zal langer duren en moet daarom later worden verbannen. Maar misschien kunt u hem helpen door snel de relevante cijfers van zijn totale loon te trekken, zodat hij enige vooruitgang kan boeken terwijl hij wacht op het gedetailleerde rapport? De kans is groot dat hij hier positief op reageert.

Zie je het verschil?

Nogmaals, het is niet alsof je het eens bent met elke verplichting die op je pad komt. Maar met empathie,

  • Je neemt de tijd om te luisteren zonder weerstand.
  • Je zendt de vibes uit van een eerlijk, toegankelijk en ondersteunend wezen (wat je zeker bent) .
  • U nodigt ook de andere persoon uit om op dezelfde manier te reageren.

  1. Graaf dieper

Oké, dus je wordt overspoeld met werk en er komt weer een ander verzoek op je af. Je voelt je empathisch voor de ander, maar er is absoluut geen manier om meer aan te nemen. Of dat denk je.

We interpreteren externe verzoeken vaak verkeerd omdat we aannemen dat ze meer werk voor ons met zich meebrengen. Maar dit is niet altijd waar. U kunt een taak of verzoek tegenkomen die specifiek is ontworpen om dingen gemakkelijker voor u te maken - misschien kan het een omslachtig proces stroomlijnen, of u helpen dingen soepeler en sneller gedaan te krijgen, of zelfs (naar adem snakken) uw werklast verminderen.

Nu meer bedrijven zich richten op het 'less-is-more'-paradigma (minder inspanningen voor meer productiviteit, minder gegevens voor meer impactinformatie, enz.), Is het bekend dat dit gebeurt. Dus ga dieper in om erachter te komen wat het extra verzoek precies voor u inhoudt, voordat u dat bijna-ja in een onaantrekkelijk nummer verandert.

  1. Parafraseer het verzoek

Je zou versteld staan ​​van de hoeveelheid miscommunicatie die bedrijven lijden. (U zegt to-ham-to en de ander zegt to-may-to, beide verwijzend naar de bescheiden tomaat!) Dus parafraseer het verzoek dat u ontvangt, zodat de andere partij begrijpt wat u begrijpt.

Hier helpt het ook om uw verzoek te parafraseren terwijl u het opsplitst in uitvoerbare taken.

Dit helpt met 2 dingen:

  1. Je plant het verzoek in je hoofd in de veronderstelling dat je het zult doen. (Dat is positief denken voor jou!)
  2. De andere persoon wordt zich bewust van de moeite die het kost om aan het verzoek te voldoen.

Vaak is dit het punt waarop de ander de onredelijke inspanning begrijpt en zijn verzoek vereenvoudigt of het geheel intrekt. Eindresultaat: je hebt bereikt wat je wilde zonder dat gevreesde 2-lettergreepwoord te gebruiken. Mooi hoor!

  1. Omleiden naar een derde persoon

Laten we u hier geruststellen - dit gaat niet over het doorgeven van de dollar. Maar het gaat erom de juiste houding te gebruiken om een ​​verzoek door te verwijzen naar de juiste persoon.

We ergeren ons vaak aan verkeerd ingediende verzoeken. In feite vormen deze de vloek van het bestaan ​​van een bedrijf, omdat hier 'nee' wordt gezegd je misschien als een ongevoelige slapper wordt afgeschilderd. Maar wat als u een verzoek zou omleiden met de bedoeling om dingen voor elkaar te krijgen?

Overweeg bijvoorbeeld deze ongewone situatie: u bent de unanieme vertegenwoordiger voor de boekhoudafdeling en alle verzoeken van werknemers worden op uw manier gericht. Maar omdat je wordt overspoeld met werk aan het einde van het jaar, overweeg je om een ​​deel ervan om te leiden naar je collega, Macy.

Zo,

  • Je laat Macy van te voren weten zodat ze zich op haar gemak voelt om het werk te delen.
  • Wanneer u een nieuw verzoek ontvangt, neemt u de tijd om het te beoordelen voordat u een nuttige opmerking voor Macy maakt over de aard van het verzoek. (Voorbeeld: druk een gedetailleerde salarisstaat voor werknemer ABC af vanuit werkblad XYZ).
  • U werkt ook de oorspronkelijke initiatiefnemer hierover bij en vraagt ​​hem verder om het woord over nieuw eigendom door te geven: Macy is het nieuwe contactpunt voor boekhoudverzoeken. U blijft echter beschikbaar om te helpen.

Dit is veel beter dan een abrupte, "Nee. Vraag het Macy. Ik doe dit niet meer. '

  1. Stel het verzoek uit

Dit is een snelle: laten we zeggen dat je een echt verzoek op je afkomt en dat je ervan overtuigd bent dat je inderdaad de juiste persoon bent om eraan te werken. Maar je hebt gewoon geen tijd in het heden. Overweeg het verzoek uit te stellen in plaats van te reageren met een regelrechte nee.

Het vermogen om verantwoordelijkheid te nemen is een grote troef op het werk. Dus als u het belang van een verzoek inziet en merkt dat het niet noodzakelijkerwijs urgent is, praat dan met de aanvrager over het "uitstellen" van het verzoek. Dit kan je verrassende browniepunten opleveren ALS de ander je oprechte toewijding voelt om de klus op een later tijdstip aan te nemen.

  1. Verzacht je nee met vriendelijkheid

Ja, we bereiken eindelijk dat directe 'Nee' dat je gewoon moet gebruiken om empathisch te blijven.

Een directe 'Nee' is de enige reactie voor al die (NIET) "wederom" tijden wanneer je de herfstman wordt voor andermans goof-up. De kunst is om deze te onderscheiden van de bijna-ja situaties.

  • Dit is wanneer die medewerker voor de vierde keer op rij om uw hulp vraagt ​​bij de maandelijkse presentatie.
  • Of uw teamgenoot vergeet de klant tijdens de renteverhoging opnieuw te laten weten. En vraagt ​​om uw superieure interpersoonlijke vaardigheden om de zaken weer glad te strijken.
  • Of wanneer je baas die ondankbare baan toewijst die niemand anders wil, en belooft dat het volgende maand weer anders zal zijn.

Je begrijpt het wel.

Hier helpt het je reactie met vriendelijkheid te verzachten, zelfs als je moeite doet om aan te geven hoe je reactie een ander zal versterken. Doe de moeite om de ander te laten weten dat je niet weigert omdat je een ongevoelige eikel bent, maar omdat:

  1. Je hebt meer dringende prioriteiten op het werk. (Maak deze indien mogelijk expliciet duidelijk, zodat er geen twijfel meer bestaat.)
  2. U bent toegewijd aan het leren van een ander. Je hebt meer dan je steentje bijgedragen, en het is tijd voor de ander om in te halen terwijl je verder gaat.

Dit is ook het type reactie dat u kunt gebruiken wanneer u een toekomstige mogelijkheid niet wilt mijden. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een collega u uitnodigt voor een weekendbrunch, en terwijl u graag wilt gaan, heeft u nog verplichtingen in de wacht om ervoor te zorgen. U wilt ook ruimte laten voor toekomstige uitnodigingen. Nogmaals, peper je 'Nee' met vriendelijkheid terwijl je expliciet je reden voor weigering verduidelijkt. Dit zorgt ervoor dat je relatie hartelijk blijft en geeft je de ruimte om uit onverwachte verplichtingen te komen.

  1. Gebruik een stevig Nee om grenzen te definiëren

Oké, dus we hebben veel moeite gedaan in tips (1) tot (7) om ervoor te zorgen dat je reactie alles behalve die van een eikel is. MAAR - er zullen situaties zijn waarin je letterlijk je voet neer moet zetten terwijl je een beleefd maar agressief stevig 'NEE' verleent. Dit is essentieel wanneer u sterke grenzen wilt definiëren .

  • Een klant of collega nodigt u uit om buiten werk te socialiseren, en dit is in strijd met het bedrijfsbeleid.
  • Een teamgenoot verwacht constant dat je zijn portie werk oppakt als hij verslapt.
  • U ontvangt alle soorten sociale / persoonlijke / culturele / financiële / professionele verzoeken die duidelijk onwelkom zijn en buiten uw comfortzone vallen.
  • U hebt te maken met een persoon met de reputatie ongevoelig of irritant te zijn.

Dit antwoord wordt niet verzachtend. U wilt dat de persoon de boodschap ontvangt, zelfs als het op dat moment hard lijkt. Begrijp hier dat je geen eikel bent en dat je het recht hebt om zonder schuld of excuses te weigeren. Afhankelijk van de situatie kunt u de neiging hebben om de reden voor uw weigering te delen.

  1. Overweeg WIE het vraagt

Zoals je kunt zien, leert dit bericht je subtiel 'Nee' te zeggen, terwijl je 'Ja' zegt . Er zullen echter momenten zijn waarop je antwoord alleen maar een eenvoudig 'Oh ja' zou moeten zijn. Om te controleren of dit een van die keren is, zoek je uit wie dat gekke, onredelijke, tijdrovende, niet-je-werkverzoek doet.

Als er een verzoek op je afkomt van DE topman op het werk, (en daarmee bedoelen we die persoon die je looncheque, de looncheque van je baas en de looncheque van zijn baas ondertekent) beter om er nu bovenop te zitten , geen vragen gesteld.

Maar er is goed nieuws. Dit zijn ook het soort verzoeken dat wordt ondersteund door je baas, en misschien zelfs zijn baas. (Denk aan die cheques!) Dus voel je niet verlegen om hun deel van de hulp in te roepen om deze belachelijk hoge prioriteitstaken te voltooien. Dit kan het opnieuw prioriteren van taken in afwachting van je baas omvatten, het inschakelen van zijn of haar hulp om snel informatie te krijgen of zelfs een 'assistent' aannemen om dingen te versnellen.

Het laatste woord…

Zoals elke ervaren professional je zal vertellen, gedijen zakelijke relaties wanneer je in staat bent om effectief een harmonieus 'Nee' te communiceren, zelfs wanneer je 'Ja' zegt, of vice versa. Geef niet alleen toe aan je directe instinct om uit een taak te geraken. Als het goed wordt gebruikt, kan je 'Nee' worden gebruikt om je mentorschip uit te breiden met een junior, je associatie met een teamgenoot uit te breiden of je partnerschap met een klant te versterken. Doe de moeite om deze tips te gebruiken om bloeiende en wederzijds verrijkende partnerschappen op te bouwen (niet alleen verenigingen).

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling