Een e-mail is een manier van communicatie tussen twee personen om informatie of gedachten uit te wisselen. Het is een zacht communicatieplatform waar mensen communiceren over een onderwerp, informeren over een evenement of een ander doel. E-mails worden geschreven in communicatieve talen zodat de persoon de bedoeling kan begrijpen. Het fundamentele probleem van e-mails is dat de inhoud misleidend kan zijn vanwege de afwezigheid van toon en emoties in het geschreven formaat en dat de lezer de werkelijke betekenis die de schrijver wil uitdrukken, verkeerd kan interpreteren.
Kenmerken van onbeleefde e-mails
De functies die weergeven dat een e-mail onbeleefd is, worden hieronder vermeld.
- Beledigende taal of afwijkende inhoud die wordt gebruikt om de lezer niet te respecteren, wat duidelijk aftrekbaar is, is een teken van een onbeleefde e-mail. De grof taalgebruik die op een onbeleefde manier wordt gebruikt om gebrek aan respect, intimidatie of bedreiging te tonen, is onderworpen aan juridische stappen.
- Het gebruik van hoofdletters of hoofdletters betekent dat de schrijver tegen je schreeuwt ook een respectloze manier van communiceren is.
- De attenties achterlaten in de prullenbak en ze niet gebruiken tijdens het schrijven is ook een teken van een onbeleefde communicatieve e-mail. De e-mail zonder het hallo of hallo gedeelte lijkt een eis of een bevel en betekent onwetendheid of dominantie. Als de mail deel uitmaakt van een doorlopend onderwerp, kunnen de aanhef en beleefdheid worden genegeerd, wat geen onprofessioneel karakter oplevert.
- De inhoud van de e-mails die onaardige woorden tegen je zeggen en alles vertellen met een onbeleefde verwijzingsmanier om persoonlijke opgravingen door te geven, is geen goed stuk post om te prijzen.
- Onnodig gebruik van uitroeptekens en vraagtekens wordt vaak beschouwd als onbeleefd gedrag in de ethische wereld van e-mail schrijven, tenzij u communiceert met uw vrienden en uw verhoogde gevoelens wilt uiten. De mate van nadruk die wordt weergegeven via het gebruik van vraag- en uitroeptekens moet overeenkomstig de situatie worden beoordeeld.
- Het materiaal van een grotere vis kopiëren en naar u opsturen om te concluderen dat het werk of iets op commando met een bazige toon moet worden gedaan, is ook onbeleefd.
Onbeleefde e-mails verzenden
Uit de bovenstaande lijst met indicaties van een onbeleefde e-mail, kunt u de basisfuncties van een e-mail begrijpen die het sentiment van de lezer kunnen schaden. Het is een veel voorkomende fout begaan door bijna alle e-mailschrijvers. Hoe goed gemanierd en verfijnd een schrijver ook is, soms door omstandigheden zou hij of zij onbedoeld kunnen genieten van het onbeschofte formaat. Terwijl we met iemand praten, hebben we de gave van onze uitdrukkingen en toon van de stem die de helft van de intentie uitdrukt. Onze gebaren en gelaatsuitdrukking bepalen de sfeer van het gesprek, maar in het geval van de e-mails kan de leegte van expressie alleen worden gevuld met de keuze van goede woorden die overeenkomen met de bedoeling.
Probeer in een e-mailconversatie de juiste toon te vinden volgens het communicatieonderwerp door uzelf in de schoen van de lezer te plaatsen. Deze stap helpt veel om het publiek te begrijpen en daarom is het schrijven van een e-mail eveneens nuttig. E-mail is ontworpen voor eenvoudige interacties en bespaart veel kostbare tijd. Maar haast en verkeerde interpretatie kunnen de zegen veranderen in een rommelig gesprek en ongewenste wrijving. De fouten moeten worden geïdentificeerd en afgehandeld om een goede e-mail op te stellen die correct wordt begrepen door de persoon aan de andere kant.
5 soorten onbeleefde e-mails
De lijst met 5 verborgen fouten die de situatie rommelig maken, helpt je bij het identificeren van de problemen die e-mails onbeleefd en onprofessioneel maken.
-
Carbon Copy-factor (CC)
Wanneer u een e-mail en CC iemand stuurt, krijgen zij de e-mail te zien als een onderdeel van de keten van ontvangers. Maar Carbon Copying is altijd vervelend voor de lezers. Altijd de ontvangers toevoegen zonder reden om hen op de hoogte te stellen van de mail, weerspiegelt ook geen goede manieren. Soms wordt het erg irritant voor de lezers om hun naam als bijlage bij een e-mail te vinden, tenzij het erg belangrijk is.
Aan de andere kant, wanneer een e-mail naar een groep ontvangers wordt verzonden om een communicatiedoel te dienen, lijkt het vervolgens onbedoeld antwoorden van alle ontvangers met 'dank' of een andere bevestiging voor de e-mail erg onprofessioneel. Het is erg irritant voor de werknemers die tientallen van hen in het werkproces krijgen om nog een e-mail in dezelfde keten te krijgen, alleen ter bevestiging.
De truc om deze irritante gewoonte te voorkomen, is het e-mailproces te behandelen als een persoonlijk gesprek. Denk aan de eis van de e-mails en kook het conversatiescript waar je gemakkelijk zult merken dat de eenvoudige e-mails die worden bevestigd niet verplicht of vereist zijn en de ergernis bij de drukke lezers teweegbrengen. Het verzenden van een onbeleefde e-mail verspilt de tijd van de lezer en de productiviteit van het team neemt af. Doorbreek de gewoonte om alles in een e-mailketen te beantwoorden en laat iedereen zijn of haar gemoedsrust behouden.
-
Te kort om te begrijpen
Hoe voel je je als je een feit aan iemand uitwerkt en na de voltooiing antwoordt hij of zij met een kleine knik of gewoon een houding? Dit gedrag is erg irritant. Dezelfde case staat ook voor het schrijven van e-mails. Als de afzender de moeite heeft genomen om u de feiten te laten begrijpen met een juiste en gedetailleerde beschrijving, is een kort antwoord als 'bedankt', 'opgemerkt' of 'heb het' erg irritant. De afzender denkt dat alle inspanningen tevergeefs zijn vanwege het waardeloze antwoord. Je hebt niet de kracht om je gevoelens over het onderwerp te uiten, daarom lijken de kleine antwoorden erg onbeleefd en respectloos, hoewel je het met de juiste gevoelens van jouw kant hebt uitgedrukt. Je intentie moet goed in je antwoord tot uiting komen, zodat de afzender het bericht krijgt dat je de e-mail hebt bevestigd en verplicht bent voor de handeling. De apathische antwoorden zijn onbedoeld, maar de lezer krijgt mogelijk het verkeerde beeld dat niet gezond is voor de toekomst.
De beste manier om dergelijke spanning op de werkplek te voorkomen, is door op een meer humane manier te communiceren. Schrijven "Ik heb het bericht ontvangen en ik kan het de volgende dag correct beantwoorden" is veel beter dan het schrijven van "Ik snap het". Het geeft een beter aspect van de zorg voor de afzender en het geven van waarde aan de e-mail die hij heeft geschreven om tijd door te brengen. De eenvoudige boodschap wordt acceptabeler als er iets meer tijd wordt geïnvesteerd om te antwoorden.
-
De ASAP- of URGENT-tag
Het onderwerp van een e-mail is bedoeld om licht te werpen op de bedoeling van het uitgebreide stuk. Het is kort en bondig. Maar soms wanneer u de tag van urgentie of haast plaatst, wordt de hele e-mail een punt van grove nadruk voor de lezer. Het feit van urgentie of noodsituaties kan niet worden behandeld met e-mail omdat ze bedoeld zijn voor het opzoeken van vrije tijd. Als het zo dringend is, is het beter om via de telefoon te communiceren. U kunt de persoon gewoon bellen en de kwestie meteen oplossen, in plaats van te wachten op zijn antwoord aan de andere kant. Het label van urgentie in de onderwerpregel geeft een negatieve en ruwe toon aan de lezer.
Er zijn twee manieren om de spanning van de 'urgente' tag in het onderwerp te voorkomen. Als het probleem in een ontspannen modus kan worden gecommuniceerd en de bedoeling van de e-mail is om de lezer bewust te maken, verwijdert u de urgente tag-regel of ASAP-indeling van het onderwerp. Laat hem de boodschap krijgen en op dezelfde manier reageren. Maar als de kwestie zo dringend is, neem dan contact met hem op via een beter medium voor onmiddellijke reactie en los het op. Als de kwestie alleen via e-mail kan worden gecommuniceerd, moet u over die mogelijkheid beschikken om een sterke onderwerpregel voor te bereiden die een goede nadruk legt op de urgentie van de zaak zonder de onbeleefde inhoud te gebruiken. Op de werkplek controleren alle werknemers e-mails regelmatig, zodat de kans op onmiddellijk antwoord altijd aanwezig is. Laat de lezer de urgentie begrijpen en dienovereenkomstig reageren. De onderwerpregel doet het werk wanneer deze op de juiste toon is ingesteld. Hun aandacht trekken via een goede onderwerpregel is de juiste manier om het probleem aan te pakken. Voeg regels toe die het tijdstip van het antwoord aangeven dat de betrokken personen nodig hebben en de lezer zal op dezelfde manier reageren.
-
De vernederende toon
De e-mails zijn bedoeld voor communicatie die bedoeld is voor een positieve ontwikkeling. De e-mails die worden verzonden om werknemers of collega's te informeren over hun werkprocedures die voortdurend de fouten aangeven, kunnen een onbeleefde toon zetten. Het is een manier van kritiek en zoals we allemaal weten, kan kritiek positief en constructief zijn. De e-mails die bedoeld zijn om op fouten te wijzen, verlaagt het enthousiasme van de werknemer. Als het vertrouwen eenmaal is gedaald, neemt ook de kwaliteit van het werk af. Negativiteit moet in de e-mails worden vermeden om het personeel toegewijd en gestimuleerd te houden. Aan de andere kant is het benadrukken van fouten en het corrigeren ook belangrijk voor de toekomst van een bedrijf.
Hetzelfde geluid zit in de communicatie via e-mail. Je kunt je uitdrukkingen of toon niet in de bedoeling laten zien, dus het is vrij duidelijk dat het bekritiseren van e-mails direct in de sentimentzone van de lezer kan raken. Het gebruik van negatieve woorden zet een slechte toon in de e-mail en kan de lezer gemakkelijk demotiveren. Als je van plan bent negatieve opvattingen over iemands prestaties te geven, zet het dan zo dat het een constructieve, kritische toon geeft. Vermijd het gebruik van woorden die een negatieve impact toevoegen en verwen uzelf met het gebruik van positieve woorden die een negatieve betekenis hebben, maar op een bemoedigende manier. Het melden van de slechte resultaten van een persoon is geen cake walk. Je moet het sentiment achter de mate van toewijding van de persoon begrijpen. Zet wat dat betreft uw toon in de mail en stel een goed stuk samen. Als de situatie zo slecht is, is het beter om het proces persoonlijk te behandelen dan om een afwijkende e-mail te sturen. Als e-mail de enige optie is, schrijf het stuk dan op een gemoedelijke manier, zodat de persoon de echte bedoeling erachter kan begrijpen en de kritiek gemakkelijk kan absorberen.
-
De robotbenadering
Het gebruik van e-mail als communicatiemiddel is heel gebruikelijk op de werkplek. Maar soms vanwege de zware werklast en het bedrijfsleven vergeten we om connotaties toe te voegen. De afwezigheid van 'alsjeblieft', 'bedankt' en 'groeten' zijn heel gebruikelijk in de e-mails die een robotachtige benadering van het werk weergeven. Het is geen regel om die woorden verplicht in de e-mail te hebben, maar hun aanwezigheid weerspiegelt eenvoudige menselijke emoties. De lezer kan je als onmenselijk beschouwen als je erin springt en een bestand in zijn gezicht slaat en de kamer verlaat. De aanpak lijkt een onderdeel van een lopende band te zijn.
Het verzenden van onmenselijke e-mails is als een kantoor of kast binnenlopen en een rapport inleveren dat moet worden voltooid zonder zelfs maar één woord van erkenning uit te wisselen. Het is behoorlijk onbeleefd. Voeg enkele seconden toe aan uw compositie om woorden op te nemen die het menselijke deel van de afzender weerspiegelen. Het is niet zo dat je moet vragen hoe het met hem gaat of de familieleden vraagt om jezelf te bewijzen als een goedmaker, maar een eenvoudige hallo en andere erkennende woorden zorgen voor een zachte aanraking in de aanpak. Vermijd ook strikte woorden waardoor u alleen maar een mechanisch onderdeel van het team kunt worden. Zet de toon op een zachtere en menselijke manier, zodat de ontvanger kan correleren met uw bedoelingen en op dezelfde manier handelen.
In een notendop
Het leven draait allemaal om het vereenvoudigen van het pad. Elke stap is gerelateerd aan communicatie. Een simpele fout of onwetendheid verpest het hele proces. Het op een gevoelige manier schrijven van een e-mail komt het proces van binding en ontwikkeling in alle opzichten ten goede. Stel uw toon in op de manier waarop u de ontvanger wilt vertellen en communiceer dienovereenkomstig om misverstanden te voorkomen. Laat de lezer uw boodschap goed waarnemen.