Inleiding tot projectplanningsbeheer

Projectplanningsbeheer, vaak gebruikt in projectbeheer, wordt gedefinieerd als het plannen van een volledig project, inclusief de zeer kleine componenten, vanaf de startdatum tot de einddatum. Deze methodiek omvat het plannen van de lijst van de activiteiten, mijlpalen en te leveren projecten van een project. Het is een systematische projectie van de tijdlijn samengesteld vanaf de dag waarop het project is geconceptualiseerd tot de dag waarop het project is voltooid, en alles daartussenin.

Een projectplanning kan alleen worden gemaakt als er een duidelijke visie voor het project is. Een planning kan worden geschreven als een project kan worden geïntegreerd in een ingewikkelde functionele structuur van de verschillende kleine deliverables.

Wat is het doel van een projectplanning?

Het doel van elk projectschema is om de medewerkers te begeleiden bij het op een systematische en georganiseerde manier voltooien van het project door middel van efficiënte planning die de beschikbare tijd optimaliseert. Het schema zorgt ervoor dat de werknemers zich houden aan een voorgestelde tijdlijn, waardoor vertragingen worden geminimaliseerd.

Het plannen van het project maakt deel uit van elke projectplanning. Een expliciet projectschema helpt de medewerkers door de levenscyclus van een project te leiden, waardoor de medewerkers niet worden afgeleid of overhaast worden.

Een korte beschrijving van projectplanning

Een project bevat vijf hoofdcomponenten, waarbij de projectplanning een essentieel onderdeel is van de tweede component.

  • Het idee: deze eerste component vormt een concept van het project en onderscheidt hoe soepel het met de gegeven middelen kan worden voltooid.
  • Framing the Blueprint of the Project: Deze component definieert en plant het hele project correct. Projectplanning omvat het weergeven en berekenen van het budget, het ontwikkelen van schema's en het vermelden van de benodigde middelen.
  • De lancering van het project: het project wordt in deze stap uitgevoerd, dat wil zeggen dat de werknemers aan de toegewezen taken beginnen te werken.
  • De projectprestaties: dit is de fase waarin de voortgang van het project wordt vergeleken met de verwachtingen die werden vastgelegd.
  • De sluiting: deze eenvoudige component sluit de levering van het project af, wat door veel organisaties wordt gebruikt om de successen en mislukkingen van het project te evalueren om toekomstige projecten te verbeteren.

Welke stappen zijn betrokken bij het ontwikkelen van het projectschema?

1. De Outlook van het project begrijpen en opstellen

Zoals eerder vermeld, moet het project de ruimte hebben om een ​​projectplanning te maken. Dit omvat de verwachtingen van het project, de voorgestelde resultaten en de vereiste vereisten om het project te voltooien. Ook worden in de scope de benodigde middelen en de kosten- en tijdsbeperkingen beschreven. Daarom wordt deze stap uitgevoerd met de belanghebbenden. Tegelijkertijd is het belangrijk om het project op te zetten in een functionele structuur waarin alle belangrijke taken en resultaten worden benadrukt. (Opmerking: de uitsplitsingsstructuur geeft de taken weer, exclusief de datums).

2. Het project is georganiseerd

Nadat de vooruitzichten en de werkstructuur, met de geïntegreerde componenten, zijn geschetst, is het mogelijk om alle opdrachten van het project in te schrijven. Na het beschrijven van elke taak, is het essentieel om ze op prioriteit te organiseren, samen met de geschatte tijd die nodig is om elke taak uit te voeren. Het is even inherent om de vereiste middelen in kaart te brengen.

3. Kaartafhankelijkheid

Dit gaat hand in hand met het organiseren van de projectactiviteiten. Deze stap geeft duidelijkheid in de relatie tussen elke activiteit. Het is dus eenvoudig om de activiteit te identificeren die aan een activiteit voorafgaat en de activiteit die een activiteit vervangt. De afhankelijkheid kan worden geclassificeerd als:

  • Finish-to-start: waar het van vitaal belang is om de ene opdracht te voltooien voordat u doorgaat naar de volgende
  • Start-to-start: waar het essentieel is om een ​​taak te starten voordat u aan een nieuwe begint
  • Finish-to-finish: waar het belangrijk is om een ​​taak te voltooien voordat u een andere voltooit
  • Start-tot-finish: waar het essentieel is om een ​​taak te starten voordat u een andere beëindigt

4. Blauwdruk van het centrale pad

Het tijdig voltooien van een taak wordt noodzakelijk wanneer het tijdsinterval tussen de vervaldatum en de startdatum van de volgende activiteit nul is. Kortom, het uitstellen van die activiteit zal het hele project vertragen. Zo wordt een reeks vitale taken in kaart gebracht om een ​​algehele vertraging te voorkomen. Deze schets kan de tijdspanne bepalen voor de voltooiing van het project.

5. Markeer de belangrijke mijlpalen van het project

Mijlpalen helpen bij het volgen van het project op gedefinieerde intervallen. Dit helpt de werknemers zich te houden aan de loop van het project. Vanuit het perspectief van een adelaar laat het zien of het project ruim binnen de gedefinieerde tijd is.

Deze ijkpunten zijn van twee soorten - extern en intern. De externe mijlpalen zijn bedoeld voor de sponsors, stakeholders, klanten, enz .; het laat zien waar het project is bereikt. De interne mijlpalen zijn vastgesteld voor de medewerkers die direct aan het project werken; het begeleidt de werknemers bij het volgen van de voortgang van het project.

6. Aanwijzen van menselijke hulpbronnen

Het projectschema blijft onvolledig zonder de toewijzing van taken aan werknemers. De vuistregel is om 3 / 4e van hun tijd toe te wijzen voor de primaire taak en het resterende kwart voor eventuele secundaire taken zoals assistentiewerkzaamheden of administratieve taken.

7. Wijs een vastgelegde startdatum en einddatum toe

Na het begrijpen van de vereiste duur voor elke taak, het instellen van de mijlpalen en het schatten van de totale tijd die nodig is om het project te voltooien, kunnen de start- en einddatums worden aangegeven. De verwachte startdatum wordt vastgesteld op basis van de bekwame menselijke hulpbronnen. De verwachte einddatum kan veranderen als gevolg van verlof van werknemers, feestdagen en andere onverwachte factoren.

Wat zijn de algemene technieken om een ​​project te plannen?

Er zijn weinig populaire methoden waar de meeste PMO's voor kiezen bij het ontwikkelen van een projectplanning, namelijk Takenlijst, Gantt-diagram, Kalenders, Geïntegreerde tijdschema's, enz. De meeste websites bieden gratis online software zoals "2-plan" met een interactieve Gantt Grafiek om verschillende planningscomponenten te helpen beheren, zoals de beschikbaarheid van werknemers, urenstaten of taaktoewijzingen.

Hier is een kort idee van:

Takenlijst

Deze methode documenteert een lijst met taken voor elke medewerker in het project, hetzij in een tekstverwerker of een spreadsheet. Deze eenvoudige methode is ideaal voor elk klein project. Een paar, zoals Zoho, kunnen worden samengewerkt met websites, zoals Google+, om de werknemers te helpen bij het bijwerken van de projectstatus rechtstreeks in het document. Het nadeel is echter dat er voortdurend een handmatige update nodig is om de voortgang van het project te volgen.

Gantt-diagram

Gantt-diagram is een staafdiagram van de activiteitenreeks tegen de tijd. Elke balk duidt een taak aan met zijn start- en einddatum, en geeft dus de duur aan die is voltooid. Het geeft ook een overlapping van activiteiten, afhankelijkheden tussen de taken en de start en de vervaldatum van het hele project aan. Deze tool is zeer favoriet bij de meeste PMO's vanwege de visualisatie die helpt om het project beter te volgen. De Gantt-grafiek is een efficiënt hulpmiddel om statusupdates te rapporteren en een schatting te maken van de tijd die nodig is om het project te voltooien.

kalenders

Agenda's kunnen in veel bestanden worden gedupliceerd met een unieke naam voor elk. Dit maakt het mogelijk om een ​​kalender te maken voor elk project dat elke taak registreert. Op deze manier is een tijdlijn voor het hele project beschikbaar. Agenda's kunnen binnen werknemers worden gedeeld. De nadelen van kalenders zijn het onvermogen om een ​​taak aan elke werknemer toe te wijzen en het gebrek aan representatie van taakafhankelijkheid.

Hoe wordt een projectplanning beoordeeld?

Een projectplanning is van absolute kwaliteit als -

  • Het wordt dagelijks of wekelijks bijgewerkt
  • De geschatte waarde bij voltooiing komt overeen met de basislijnwaarde
  • Als het werk gelijkmatig over de werknemers wordt verdeeld, zorgt dit voor een vlotte afronding

Een projectplanning is uiterst nuttig voor een softwarebedrijf, bouwbedrijf, organisatie voor evenementenbeheer, schoolevenementen, enz. De meeste mensen hebben deze techniek in hun dagelijks leven overgenomen. Dit is een organisatiemethode die is ontwikkeld om het leven gemakkelijk te maken, omdat het garandeert hoe efficiënt tijd wordt gebruikt. Kortom, het maakt het meeste met de kleine in de hand.

Aanbevolen artikelen

Dit is een handleiding voor projectplanningsbeheer. Hier bespreken we de stappen en algemene technieken om een ​​project te plannen. U kunt ook de volgende artikelen bekijken voor meer informatie -

  1. Technieken voor projectplanning
  2. Voorbeeld van projectplanning
  3. Verantwoordelijkheden projectmanager
  4. Primavera Project Management

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling