Projectvoorstel versus projecthandvest - In dit artikel hoop ik het documentatiekader voor een project samen te vatten en hoe belangrijk het is om het verschil te weten tussen de vele documenten die binnen en buiten het project stromen, tussen de teamleden of belanghebbenden.

Zoals de titel al zegt, is dit artikel bedoeld om de duisternis weg te nemen van individuele documenten, een projecthandvest en een projectvoorstel. Hoewel ze erg op elkaar lijken, hebben deze twee cruciale documenten zeer verschillende posities binnen een project en de procedures en hun doeleinden zijn ook divers.

Laten we ons wagen in de wereld van geweldig projectbeheer en systematische procedures maken om te zorgen voor een soepele werking om de projectdoelstellingen en -doelstellingen van het bedrijf te bereiken.

Projectvoorstel versus projecthandvest Infographics

Documenten voor projecten

Een goed gedocumenteerd project is een project dat systematisch is aangestuurd en gestuurd in de richting waar het naartoe moet, met het oog op het behalen van bedrijfsdoelstellingen en -doelstellingen.

Als er documentatie is die speciaal voor het project is ontworpen, wordt het voor het topmanagement heel gemakkelijk om door het project te manoeuvreren en de procedure nauwkeurig te controleren en te vergelijken.

Ten behoeve van dit taakbeheer en om zelfs het project bij te houden, zijn documenten, zodra de wijziging is doorgevoerd, handig om er richtlijnen of casestudy's van te maken. Er zijn in wezen 9 belangrijke documenten die in een project moeten worden gebruikt. Ze zijn als volgt:

  1. Het projectvoorstel - Het project begint het projectvoorstel, dat uitgebreid en overtuigend is. De details in dit document rechtvaardigen de investering die nodig is om door te gaan met het project.
  2. Het Project Charter - Dit is het mandaat dat het idee tot echt werk van de projectmanager maakt.
  3. Het Project Management Plan - Dit omvat alle nodige details over het hele project, waardoor het voor de projectmanager gemakkelijker wordt om de fasen en plannen te doorlopen.
  4. Actielogboek - Dit is een soort takenlijst voor alle teamleden voor hun verschillende taken op specifieke dagen.
  5. Risicoregister - Vergelijkbaar met het Action Log, dit is een teller voor risico, waarin alle risico's worden opgenomen waaraan het project is blootgesteld.
  6. Statusrapporten - Dit is een verzameling rapporten die u precies vertellen waar het project zich op dit moment bevindt en hoeveel er nog over is om het projectdoel te bereiken.
  7. Budget - Een getallendocument dat alle rekeningen van het geplande budget voor het project bevat. Op financieel gebied bevat dit document alle belangrijke cijfers.
  8. De beoordeling van geleerde lessen - Lessen die te zijner tijd van het project zijn geleerd, kunnen hier worden opgenomen, zodat die lessen in verdere fasen van het project of andere projecten binnen de organisatie kunnen worden geïmplementeerd.

Doel van document voor projecten

We hebben altijd een hekel aan het documenteren van alles wat we doen omdat het gewoon zoveel tekst is om te schrijven en te lezen en te lezen. Dit maakt het lastig voor ons om projecten te ondernemen en te beheren die onze kant op komen.

Met zoveel tekst en analyse, grafieken en grafieken die de rondes doen, loste het onderhoud van documenten dat probleem op en is het voor projectmanagers net zo gemakkelijk om de traceerbaarheid van het project te behouden.

Ervaren projectmanagers zorgen ervoor dat hun projecten standaardsjablonen behouden voor de opslag van hun documenten. Succesvolle projectsjablonen kunnen incidenteel op projectbasis worden hergebruikt.

Met sjablonen kunnen managers zich heel goed concentreren op hun kernverantwoordelijkheid voor het beheer van het hele project in plaats van zich te bezighouden met zwaar papierwerk en gegevensverzameling en -segregatie.

In elk van de volgende fasen kunt u documentatie vinden als een cruciaal onderdeel van een project dat hand in hand gaat met het communicatie-element van een project:

  1. Initiatie - haalbaarheidsverslag, projectvoorstel, projectcharter
  2. Planning - specificatie van eisen, ontwerpdocument, projectmanagementplan
  3. Uitvoering - actielogboek, probleemlogboek, statusrapporten
  4. Controle - testdocument, wijzigingsbeheer
  5. Sluiting - technisch document, functiedocument, beoordeling van geleerde lessen, overdrachtsdocument

Met alle basisbeginselen duidelijk en het doel van documentatie voor u, kunt u nu ingaan op de details die ons vertellen wat een projectcharter en een projectvoorstel precies zijn en wat hen onderscheidt.

Wat is een projectcharter?

Een Project Charter, ook bekend als een projectdefinitiedocument of een referentie voor een autoriteitsdocument, is een verklaring waarin de reikwijdte, doelen, doelstellingen en de teams die bij het project betrokken zijn duidelijk worden vermeld.

Hoewel de projectdoelstellingen worden beschreven, biedt een projectcharter de volgende belangrijke functies:

  • Een voorlopige afbakening van de rollen en verantwoordelijkheden die elk individu speelt tijdens de voortgang van een project
  • Identificatie van primaire stakeholders of projecteigenaren en projectsponsors
  • Overzicht van de taken en rollen van een projectmanager

Een Project Charter is meestal een kort document dat wordt gebruikt om te verwijzen naar de taken die moeten worden gemarkeerd voor verschillende rollen binnen de rijken van het project. Het zijn uittreksels van gedetailleerde documenten, zoals het projectvoorstel. Het wordt naar behoren beschouwd als een standaard beste praktijk in de industrie.

Afgezien van de afbakening van de rollen en verantwoordelijkheden van een individueel project, is een projectcharter een referentiedocument voor de volgende doeleinden:

  • Doel of redenen om het project uit te voeren
  • Probleem bedoeld om te worden opgelost
  • Doelstellingen die het project beoogt te bereiken
  • Beperkingen van het project
  • Manieren en middelen om de oplossing te bereiken
  • Identiteiten van het team en de stakeholders van het project
  • Items die binnen het bereik en buiten het bereik vallen
  • Risico-inschatting van het project
  • Voordelen die het project zal opleveren
  • Overzicht op hoog niveau van de begroting

Deze doeleinden zijn gedetailleerde componenten van het projectcharter en kunnen alle of enkele van deze elementen bevatten. Het projectcharter blijft het belangrijkste en belangrijkste document gedurende de levenscyclus van het project en investeert een bepaald niveau van hefboomwerking en macht voor de projectmanager, die de eigenaar is van dit document.

Een projectcharter verandert zelden en moet regelmatig worden beoordeeld door de projectmanager, om bij te houden of het doel wordt gevolgd en of er een huidige afwijking van het plan is.

Het projectcharter wordt opgesteld nadat het projectvoorstel is goedgekeurd en vlak voordat het projectbereik wordt gedefinieerd. Het volgt de natuurlijke volgorde van goedkeuringen en hiërarchie voor budgetgoedkeuringen.

Een efficiënt projectcharter is er een die op één pagina van het formaat A3 past, voor haalbaarheid en gemakkelijk begrip en traceerbaarheid. Andere projecthandvesten kunnen ook op tekstverwerkingsdocumenten worden opgesteld.

Dus als u wilt weten hoe het project eruit ziet vanuit een hoog niveau of vanuit een luchtfoto, kunt u een projectcharter bekijken.

Wat is een projectvoorstel?

Een technisch voorstel of projectvoorstel is een zeer overtuigend document dat tot doel heeft een groep belanghebbenden, topmanagementpersoneel en investeerders te overtuigen van de waarschijnlijkheid dat het project het gegeven probleem zal oplossen.

Dit is opnieuw een eenvoudig, maar gedetailleerd document met de volgende doelstellingen:

  • Identificeert het werk dat moet worden uitgevoerd
  • Verklaart de oorzaak van het project en wat het beoogt op te lossen
  • Overtuigt en overtuigt de lezers dat het team klaar is voor het project en in staat is om het tot een succesvolle voltooiing te brengen
  • Verklaart het managementplan en hoe geavanceerd het is
  • Garandeert het panel van de beschikbaarheid van gebruikte middelen om het project binnen het gegeven budget en de toegewezen tijd te voltooien

Tip # 1 : Om dit allemaal te doen en uw standpunt voor het paneel te kunnen plaatsen, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat het voorstel een 10 op 10 scoort met betrekking tot zijn uiterlijk.

Professionals in het panel moeten worden betrokken bij het geloof in de noodzaak van het project en hebben een goede reden nodig om er geld op te storten. Een professionele toon moet altijd worden gehandhaafd en het document moet gemakkelijk toegankelijk zijn.

Tip # 2 : Afgezien van het uiterlijk, is het idee het tweede belangrijkste element van een projectvoorstel. Een krachtig voorstel wordt systematisch gedetailleerd en heeft een duidelijk actieplan waarop het project zal toezien.

Hoe technischer uw voorstel is, hoe beter het is voor de organisatie. Een back-up van gegevens en inhoud met feiten en cijfers kan helpen uw voorstel te verbeteren.

Het project moet worden afgestemd op de doelen die de organisatie heeft gesteld om volledig aan zijn behoeften te voldoen. Een probleem buiten de deur om oplossen vanuit de richting waar het bedrijf naartoe gaat, kan volledig zinloos zijn.

Wat moet u opnemen in een projectvoorstel

In tegenstelling tot het projectcharter, dat een uittreksel is van voornamelijk het projectvoorstel of de werkomschrijving, is een projectvoorstel een zeer gedetailleerd document, zonder uitgebreidheid. Het formaat bestaat normaal gesproken uit een lay-out en typografie, wat met zich meebrengt.

De lay-out vanuit één perspectief moet het gebruik van grafische illustraties omvatten. Dit kunnen de volgende elementen zijn:

  • grafieken
  • Grafieken
  • foto's
  • tekeningen
  • Diagrams

Deze illustraties zijn in feite de feiten en cijfers op een veel meer gecompileerde en gemakkelijk te begrijpen manier samengebracht. De beschrijving van elke afbeelding moet ten grondslag liggen en moet de belangrijke nuances bevatten die de afbeeldingen weergeven. Dit maakt het gemakkelijker om te lezen en zou het panel moeten aanmoedigen om te geloven dat het project tenslotte zeer goed doordacht is.

Het gebruik van tabellen kan ook de leesbaarheid en de duidelijkheid in de tekst verbeteren en de lezer wijzen op het nemen van een geïnformeerde en duidelijke beslissing, snel.

De typografie zou geordende koppen bevatten en moet een goede doorstroming naar de inhoud behouden. Misplaatste inhoud dient niet het doel van het project en kan ertoe leiden dat het projectvoorstel wordt afgewezen of opnieuw wordt uitgevoerd.

Verschil tussen een projectcharter en een projectvoorstel (300)

Zodra het projectvoorstel is gesanctioneerd en goedgekeurd, wordt gezegd dat het project officieel is en onmiddellijk kan worden gestart, of zoals voorgeschreven in het voorstel. Dit is wanneer de projectmanager wordt aangesteld en het projectcharter wordt opgesteld.

De volgende tabel geeft een overzicht van de rollen van het projectcharter tegenover die van een projectvoorstel. Merk op dat deze lijst niet uitputtend is en veel meer eigenschappen kan hebben uit de bovenstaande uitleg:

Punten om te onthouden

  • Documentatie is een belangrijk aspect van elk project, of het nu technisch is of in een andere branche, en moet worden nageleefd voor het beheer en de projectstatus.
  • Elke fase of fase van het project bevat ten minste één stuk documentatie dat wordt uitgevoerd.
  • Efficiënte en ervaren managers houden sjablonen bij om ze in verschillende projecten te gebruiken. De sjablonen van een succesvol project kunnen in een huidig ​​project worden gebruikt om de efficiëntie en het vertrouwen in processen te vergroten.
  • Er zijn in feite 9 essentiële projectdocumenten die deel moeten uitmaken van een project vanwege de soepele werking en traceerbaarheid.
  • Verbositeit moet beperkt zijn in projectdocumenten, aangezien deze gericht moeten zijn en meestal moeten worden gebruikt voor het bijwerken of vastleggen van gebeurtenissen en uitvoer.
  • Het projectcharter en het projectvoorstel zijn onderscheidende documenten die worden gebruikt in een projectlevenscyclus en moeten deel uitmaken van een project. Ze vallen onder de hoofddocumentencategorie.
  • Een projectcharter kan niet worden bestraft voordat de goedkeuring voor het projectvoorstel is ontvangen.
  • Budgettering moet deel uitmaken van beide documenten, omdat dit de belangrijkste drijfveer is voor het idee van het bedrijf ten aanzien van het project.

Ik hoop dat jullie nu allemaal aan de slag gaan met je kennis van documenten en vooral met het gebruik van een projectcharter en projectvoorstel. Blijf door deze ruimte uitkijken voor meer weetjes over projectbeheer en productiviteit.

Aanbevolen artikelen

  1. Leer spannende gratis Excel-functies - grafieken en grafieken
  2. Sollicitatievragen voor Project Management
  3. Project Management technieken