Overzicht van Six Sigma Project Charter
'Project Charter' is de basisstap in Six Sigma-methodologie. Het geeft een overzicht van het project in een handig formaat, dat gemakkelijk te begrijpen, te beoordelen en goed te keuren is voor de stakeholders. Project Charter kan worden gedefinieerd als een officieel document met informatie over alle aspecten van het project, inclusief basisgegevens tot uitgebreide informatie . Een goed gestructureerd projectcharter behandelt de 5W's van het project:
- 'Wat' is het doel van het project?
- 'Wie' zal het project opnemen?
- 'Wanneer' moet het project worden voltooid?
- 'Waarom' moet het bedrijf het project aanmoedigen?
- 'Waar' krijgt het projectteam zijn middelen?
Waarom is 'Project Charter' essentieel?
Het creëren van een projectcharter is een essentiële stap van elk Six Sigma-project en vormt de basis voor het succes ervan. Het charter helpt het projectteam gefocust te blijven op de voorspelde doelen en doelstellingen. Omdat het structureren van charter veel verschillende secties bevat, fungeert het als een gidskaart voor het team tijdens het project. Het helpt om uitdagende problemen op papier aan te pakken om dure fouten tijdens de daadwerkelijke uitvoering van het project te voorkomen.
Het Six Sigma-projectcharter leidt het projectteam naar vooraf gedefinieerde doelen en doelstellingen. Het helpt om de symptomen van voortdurende uitdagingen / problemen in de organisatie te identificeren. Het is een blauwdruk waarmee het management vragen kan beantwoorden zoals:
- Of de voordelen van het project de projectkosten overschrijden?
- Welke invloed heeft de uitvoering van het project op andere afdelingen in de organisatie?
- Hoe kan projectsucces worden gekwantificeerd?
Het projectcharter helpt niet alleen bij het weglaten van overbodige taken, maar ook bij vaag gedefinieerde projectomvang. Hiermee kunnen risico's worden beperkt en beheerd. Zo maakt een goed gedefinieerd projectcharter een snellere en nauwkeurige besluitvorming voor de belanghebbenden mogelijk.
Project Charter Template - Formele 'Six Sigma Project Charter'-structuur
Componenten en structurering
Hier zijn de essentiële elementen die een 'Project Charter' bevat:
1) Projecttitel: de titel vertegenwoordigt het project en het is belangrijk om een project een duidelijke titel te geven, omdat het anderen in staat stelt om het project gemakkelijk te bekijken en te selecteren op basis van trefwoorden of zinnen. Als een pizzaketen bijvoorbeeld zijn logistiek wil versterken, kan een mogelijke titel zijn: 'Verbetering van de orderverwerkingstijd'.
2) Projectdoelstelling: dit omvat wat van het project wordt verwacht. Daarom moet het doel overeenkomen met de problemen / uitdagingen die moeten worden opgelost. De doelstellingen moeten goed gedefinieerd, meetbaar, realistisch en tijdsgebonden zijn. Verminder bijvoorbeeld de orderverwerkingstijd met 20%.
3) Business case: de business case schetst hoe het six-sigma-project aansluit op de doelstellingen en strategische doelen van het bedrijf. Het beschrijft 'waarom' moet de organisatie het project ondersteunen. Daarom wordt aangegeven hoe de belanghebbenden, zowel interne als externe klanten, kunnen profiteren van het project.
4) Proces Probleemstelling: deze verklaring geeft een duidelijke indicatie en informatie over de uitdagingen waarmee wordt geconfronteerd en waar de verbetering moet worden voorgesteld. Het biedt een historisch overzicht van de werking van het proces en wat zijn de effecten van probleemelementen. Bijvoorbeeld verhoogde klachten van klanten vanwege het lange wachten in de levertijd van geplaatste bestellingen.
5) Project Scope (In-Scope en Out-of-Scope): Zoals de naam aangeeft, bepaalt Project Scope de fysieke beperkingen van het project. In-Scope identificeert welke processen en subprocessen in het project moeten worden opgenomen. Buiten bereik vallen de processen en stappen die moeten worden uitgesloten om vaagheid en overlappingen tijdens de opvolging van het project te voorkomen.
6) Projecttijdlijn (startdatum en einddatum): de startdatum van het project wordt op papier vastgelegd wanneer de projectleider officieel wordt hervat met het project. De duur van het project wordt bepaald op basis van vele factoren, zoals bedrijfsomstandigheden, werklast en vrije dagen. De geschatte einddatum wordt dus bepaald door de Project Mentor / Master Black Belt.
7) Projectresultaten / -maatregelen: het bevat de hulpmiddelen die zullen worden gebruikt om de effectiviteit van het project te kwantificeren. Bijvoorbeeld, de procentuele toename van de winstmarges na afname van de orderverwerkingstijd. Deze maatregelen moeten binnen de projectperiode vallen.
8) Projectteam: dit omvat de teamleden die aan het project zouden werken. Dit zijn:
- Projectsponsors: de persoon die beoordelingen, mentors krijgt en goedkeuring krijgt van alle belanghebbenden.
- Projectleiders: de persoon die eigenaar is van het proces en verantwoordelijk is voor de resultaten van het project.
- Subject Matter Expert (MKB): deze omvatten projectleden met diepgaande kennis en begrip van de bedrijfsprocessen en zes sigma-methoden.
9) Middelen: Middelen omvatten mensen, materialen, uitrusting / machines en financiering hiervoor, die nodig zouden zijn om het project uit te voeren.
10) Kostenanalyse: het geeft een schatting van de projectkosten en de voordelen die zouden worden bereikt bij voltooiing van het project. De verschillen in projectkosten en -winst zouden worden betaald als een belang voor de belanghebbenden en het topmanagement om het project goedgekeurd te krijgen.
11) Handtekeningen van belanghebbenden: de belanghebbenden, inclusief Project Mentor, Project Sponsor en Project Champion, moeten het projectcharter ondertekenen om het officieel goed te keuren voor implementatie.
De gemarkeerde punten hierboven geven een goed idee van wat een Six Sigma-projectcharter is en hoe belangrijk het is voor elke organisatie om een goed gedefinieerd charter te ontwikkelen voordat ze verder gaan met een project. Het charter dient niet alleen als een routekaart voor projectuitvoering, maar belicht ook de uitdagingen en de reikwijdte van het project. Het is dus een geweldig hulpmiddel om het project effectief te plannen, uit te voeren en af te sluiten!
Aanbevolen artikelen
Dit is een handleiding voor Six Sigma Project Charter. Hier bespreken we ook de zes sigma-project charter-sjabloon met zijn componenten en structuur. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie -
- Agile Lifecycle
- Six Sigma Tools
- Concept van Six Sigma
- Agile manieren van werken
- Case study in projectmanagement