"Effectieve communicatie is 20 wat je weet en 80 hoe je je voelt over wat je weet." - Jim Rohn
Technieken voor bedrijfscommunicatie - Met de opkomst van technologie en globalisering veranderen zelfs de middelen voor effectieve bedrijfscommunicatie. Met de groei en opkomst van uw bedrijf, zult u zeker praktische en informatieve vormen van zakelijke communicatie op uw werkplek nodig hebben.
Zelfs uit het onderzoek blijkt dat de manier waarop de bedrijfsorganisaties omgaan met de communicatie van werknemers ingrijpend verandert om zakelijke communicatie op de werkplek effectief te maken.
In een onderzoek van Towers Watson in 2012 is gebleken dat de bedrijven die effectieve zakelijke communicatiestrategieën promoten, vaak een-op-een discussies gebruiken in combinatie met interactieve media om in contact te blijven met hun team.
Dergelijke organisaties blijken 2, 5 keer beter presterende bedrijven te zijn vanwege effectieve bedrijfscommunicatie. Gezien het belang van effectieve bedrijfscommunicatie hebben we de beste tien ideeën bedacht die dit bevorderen. Laten we ze bekijken:
Effectieve zakelijke communicatie:
Eerste idee: belangrijke bedrijfscommunicatie kan worden gevisualiseerd
Laten we eens kijken wat het beste werkt - iemand vertellen of laten zien hoe de dingen moeten worden gedaan?
Het antwoord zal inderdaad worden getoond, omdat visueel leren een zeer nuttige manier van zakelijke communicatie is. In het geval dat bedrijven veel informatie willen overdragen, gaat een deel ervan verloren zodra het bedrijfscommunicatieproces is afgelopen.
Om het 'plakkerige effect' op de ontvangers te creëren, of het nu gaat om klantdemografie of verkoopcycli, zal het team niet alle informatie op tekstpagina's gebruiken. Aan de andere kant zullen visuals zeker helpen om alles wat het team nodig heeft te begrijpen.
Maak infographics, die een eenvoudig maar zeer aantrekkelijk hulpmiddel zijn om de informatie op een prettige en smakelijke manier te presenteren. Deze kunnen eenvoudig worden gemaakt met behulp van hulpmiddelen zoals visueel en Infogram.
Infographics zijn zeer bekwame stijlen om feiten en cijfers gemakkelijk verteerbaar te maken en kunnen ook gemakkelijk worden terugverwezen.
Voorbeeld Warby Parker gebruikt infographics in de vorm van visuals om het hele jaar voor hun team samen te vatten. Warby Parker, specialist in glazen frame-ontwerpen, maakt zijn jaarverslag met visuele inhoud, met belangrijke mijlpalen van het jaar.
2e idee: geef en neem constante feedback
Feedback is niet altijd negatief, eerder positieve feedback is altijd gericht op het maken van verbeteringen en helpt bij het ontwikkelen van vertrouwen en wederzijdse samenwerking. Zowel werknemer als werkgever kunnen hun manier van werken verbeteren door constructieve feedback te gebruiken.
Door open te staan voor feedback, geeft het bedrijf een beeld van openstaan voor constructieve kritiek en verwelkomt het de input van iedereen in het bedrijf.
Dit helpt zeker bij het verbeteren van de efficiëntie op de werkplek omdat iedereen zijn werk op een betere manier zal doen. Wat is de beste manier om feedback te krijgen?
Enquête is de eenvoudigste manier om input of feedback van het personeel te verzamelen over alles, van de werkcultuur tot het nieuwe aanwervingsproces van de werknemer of de voldoening in het werk.
Enkele van de bekende enquêtetools zijn SurveyMonkey (helpt bij het verzenden van enquêtes) en 15 Five heeft slechts 15 minuten nodig van de werknemers om snel elke week enkele vragen te kunnen beantwoorden.
Om de antwoorden eerlijker te maken en om kritische reacties te krijgen, moeten de teamleden de mogelijkheid krijgen om te reageren zonder hun identiteit bekend te maken.
Voorbeeld: ING Direct Canada stelt haar werknemers in staat door hen geen functietitels en geen kantoren te bieden.
Iedereen mag dus met iedereen praten en leiders proberen altijd de belemmeringen weg te nemen door elke vorm van feedback of input van hun team te verwelkomen.
De feedback kan positief of negatief zijn en de werknemers worden nooit gecontroleerd op de samenwerkingsomgeving waarin ze actief zijn.
3e idee: blijf alert
Velen van ons raken in de war tussen luisteren en aandacht schenken. De meeste werknemers zien dus deze eenvoudige en eenvoudige tip voor effectieve bedrijfscommunicatie over het hoofd.
Luister tijdens het spreken of communiceren met iemand niet alleen naar wat hij zegt, maar wees ook attent en maak mentale aantekeningen.
Als u een e-mail ontvangt over een probleem in het team, negeer dit dan niet. Probeer te zoeken naar het probleem van de belangrijkste details die in het verzonden bericht zijn verborgen.
Als een van de teamleden een vorm van grieven uitzendt, luister dan even, let op het probleem.
Vierde idee: wees duidelijk en zelfverzekerd
"Als je het niet eenvoudig kunt verklaren, begrijp je het niet goed genoeg."
-Albert Einstein
Duidelijkheid is het belangrijkste onderdeel van effectieve bedrijfscommunicatie. Tijdens het schrijven of spreken moet men duidelijk zijn over wat men wil overbrengen. Meestal zijn de vergaderingen kort en tijdgebonden, dus het is beter dat u duidelijkheid ontwikkelt over wat u spreekt en wilt uitleggen.
Vertrouwen is een ander belangrijk element dat duidelijkheid moet krijgen. De meeste effectieve sprekers in het openbaar portretteren overtuiging door hun manier van spreken.
Dit is de beste manier om mensen betrokken te houden bij het gesprek. Deze boeiende techniek vereist zelfvertrouwen samen met betere zakelijke communicatievaardigheden.
Je moet bereid zijn om expertise en kennis te delen met de teamleden; dit zal zeker duidelijkheid en vertrouwen binnen de werkcultuur bevorderen.
5 e Idee: Creëer een positieve cultuur
Cultuur is de mensen die de organisatie inhuurt en de manier waarop de mensen worden beheerd in de organisatie of de manier waarop de teamleden communiceren.
Daarom zal elke organisatie die een gezonde cultuur promoot, de cultuur actief met het team delen. Het versterken van een positieve en ondersteunende cultuur zal een duidelijk begrip tussen werknemers ontwikkelen.
Cultuur is iets heel lastig te definiëren, omdat het zich in de loop van de tijd ontwikkelt en de culturele diversiteit onder organisaties toeneemt. Management van cultureel diverse medewerkers wordt een vereiste voor elke organisatie.
Door simpelweg de praktijken samen met de organisatorische waarden in een schriftelijke vorm te kaderen, kan het bedrijf de cultuur binnen teams gemakkelijk promoten. Op deze manier zal het team zijn leiders effectief volgen, terwijl deze praktijken in praktijk worden gebracht.
Een van de zeer effectieve manieren om de bedrijfscultuur te communiceren is door hulp van het cultuurdek. Culture Decks zijn een soort visuals gemaakt door organisaties die later ook door de werknemers kunnen worden geraadpleegd.
Het creatieve aspect van cultuurdekken maakt ze zeer gemakkelijk te lezen, evenals heel plezierige dingen.
Enkele van de geweldige functies die een cultuurdeck zou moeten bevatten, zijn:
- Missie van de organisatie
- Type mensen aangeworven en aangenomen in organisatie
- Bedrijfswaarden in detail
- De tools en stijlen van zakelijke communicatie die worden gebruikt
- Uitdagingen waarmee het bedrijf wordt geconfronteerd
- Beheer van stijlen en verwachtingen van werknemers
Netflix maakt bijvoorbeeld gebruik van cultuurdekken die direct in het bedrijfsleven werden getroffen omdat ze onderhoudend, authentiek, heel eenvoudig, duidelijk en vooruitstrevend waren.
De transparantie in de cultuurdekken heeft bijgedragen aan het versterken van de geloofwaardigheid van de organisatie en heeft Netflix afgeschilderd als een geweldige plek om te werken.
6 e Idee: houd aankondigingen en nieuws regelmatig op de hoogte
Hoe groter de organisatie, hoe moeilijker het is om de boodschap over te dragen aan elke medewerker van de organisatie. Om dit probleem van zakelijke communicatie binnen organisaties aan te pakken, moeten effectieve methoden of modi worden ontwikkeld.
De e-mails worden niet regelmatig door het personeel gelezen; het merendeel van het personeel negeert de intranetberichten volledig. Het zijn alleen de keukengeratel die snel reist en iedereen in het bedrijf bereikt.
Een zeer effectieve manier om binnen de gestelde tijd met het hele team te communiceren, is om het nieuws of de updates regelmatig op het kantoor weer te geven. Met technologie aan uw zijde kunt u televisieschermen optimaal gebruiken door updates te delen die betrekking hebben op:
- Bedrijfshomepage of blog
- Aankomende evenementen of vergaderingen
- Favoriete nieuwsfeeds
- Foto's van de producten samen met de teamfoto's
- Verkoopstatistieken en KPI's
- Nieuwe vacatures
- Nieuwe aanwervingen of promoties in de organisatie
- Promotiecampagnes of video's
- Beloningen en erkenningen
Net als ESPN blijven de Wall Street Journal enz. De werknemers blijven informeren over de nieuwste gerelateerde verhalen van de branche of over de populaire verkooppunten. Hierdoor blijft het team zeker op de hoogte van het laatste nieuws dat voor hen relevant is.
7e idee: maak bijgewerkte bedrijfsaankondigingen
Wat is het nieuwe product in het blok en wanneer is de lanceringsdatum? Wat is het prijskaartje voor het nieuwe product? Wat is de streefdatum om de rebranding-lancering voor het product te doen?
Het maakt nauwelijks uit wat er door het bedrijf wordt verkocht, wat belangrijk is, is dat alle werknemers en managers op dezelfde pagina moeten zijn met betrekking tot de nieuwste ontwikkeling in de organisatie.
In dit geval is het de beste tool om alle teamleden of de werknemers van het bedrijf te informeren over het huidige positieproject of product Roadmap.
Een routekaart, net als infographics, is een erg handig visueel hulpmiddel dat de medewerkers helpt om in detail te weten wat er nog van hen vereist is voordat er iets nieuws wordt gelanceerd.
Enkele van de onderscheidende kenmerken van een routekaart zijn:
- De productvisie
- Gedetailleerde producteigenschappen
- Statistieken en KPI's
- Tijdlijnen en mijlpalen
Een stappenplan is een zeer effectief hulpmiddel dat contextueel de rol van elk teamlid samen met het einddoel weergeeft. Het ontwikkelt ook een raamwerk dat elk teamlid helpt bij het plannen van een succesvolle toekomst voor hun product.
U kunt een zeer effectief en nuttig hulpmiddel gebruiken dat helpt bij het maken van routekaarten en dat Aha wordt genoemd! Het is een zeer handige tool die ook kan worden bijgewerkt, samen met de vooruitgang die het bedrijf boekt.
8 e Idee: zelfrapportage aanmoedigen
Iedereen in deze wereld wil de leider zijn en houdt er niet van om gecontroleerd of beheerd te worden. Dezelfde theorie geldt ook voor organisaties. Dus stop met micromanaging, door de teams de vrijheid te geven en hen verantwoordelijk te maken voor hun werk.
Elke werknemer wil gewoon dat zijn werk compleet is. Als een goede manager, moet je stoppen met het bijhouden van de werknemer keer op keer. Geef ze liever de vrijheid om aan het einde van elke dag of aan het einde van de week in te checken.
Dit kan eenvoudig worden gedaan via dagelijkse / wekelijkse updates e-mails, korte snelle brand vergaderingen of regelmatig uitgevoerde speurtochten. Zelfrapportage maakt hen verantwoordelijk voor hun werk zonder het gevoel te hebben gecontroleerd te worden.
Dit zal zeker helpen bij het bevorderen van effectieve bedrijfscommunicatie zoals gedaan door Shopify dat een tool genaamd iDoneThis gebruikt, voor het sturen van regelmatige herinneringen in de vorm van e-mail naar de teams.
9 e Idee: gebruik de HOT Approach
HOT-aanpak kan worden uitgewerkt als:
H- Eerlijk
O- Openen
T- Twee richtingen
Dit is een zeer effectieve aanpak voor het bevorderen van effectieve en positieve bedrijfscommunicatie in organisaties. De meeste succesvolle organisaties implementeren tegenwoordig een HOT-strategie om hogere zakelijke communicatienormen te handhaven en ook gewenste resultaten te behalen.
Enkele basisprincipes van deze strategie zijn:
- Volg altijd het pad van waarheid - het vertellen van valse informatie of het onthullen van de feiten zal leiden tot de ergste situaties als het wordt ontdekt.
- Wees altijd open, want dit helpt bij het bevorderen van openheid binnen de teamleden.
- Neem altijd tweerichtingscommunicatie aan door open te staan voor het standpunt van anderen om betere bedrijfscommunicatie tot stand te brengen, terwijl u anderen ook de mogelijkheid biedt om te spreken.
10e idee: omgaan met de conflicten diplomatiek
Het recept voor het creëren van een conflict is heel eenvoudig. Plaats maar weinig mensen 7 uur per dag en 5 dagen in een week in een gemeenschappelijke ruimte. Het is zeker dat na een week of zo een conflict zou worden gecreëerd, zelfs in een zeer intellectueel en compatibel team. Voordat de conflicten bederven, probeert de communicatie tussen de teams deze in de kiem te smoren.
Vertel de werknemers gewoon dat de deur van de kamer altijd open is, bevorder de transparantie en vraag hen om contact op te nemen met de manager wanneer zich een conflict of probleem in het bedrijf voordoet.
Creëer een eerlijke en comfortabele omgeving om je heen, waar ze zich comfortabel voelen om naar je toe te komen en de echte zorgen kenbaar te maken. Het is de taak van de manager om op te lossen en de oplossing voor de problemen te vinden met een open geest en zonder een oordelende benadering te volgen.
Het communiceren van de bedrijfsdoelstellingen naar de werknemers en het stellen van juiste vragen en aandachtig luisteren naar hun antwoorden zal helpen bij het oplossen van geschillen op een effectieve manier.
Eerste afbeeldingsbron: pixabay.com