Inleiding tot tijdmanagementactiviteiten
"Of je loopt de dag of de dag loopt je", zegt een gezegde. Dit geldt voor de meesten van ons die een enigszins vluchtige relatie met de tijd hebben.
Vaak vinden we dat vierentwintig uur per dag niet genoeg zijn. "Zoveel te doen en zo weinig tijd", gaat onze huisdier klacht. De meesten van ons worstelen om in ons werk te passen binnen de voor ons gestelde tijdslimieten en klagen uiteindelijk dat we, zelfs nadat we ons uiterste best hebben gedaan, nog steeds te weinig tijd hebben. Tijd effectief beheren is een vaardigheid die moet worden verworven met zorgvuldige en voortdurende oefening. Het geheim van professioneel succes van de meeste mensen ligt in het feit dat ze effectieve tijdmanagementactiviteiten hebben geleerd.
10 Geweldige activiteiten voor productiviteit en tijdbeheer
Op het moment dat u hoort over time management-activiteiten, wat denkt u dan? Laat me raden. Je denkt aan een van de volgende dingen:
- Ik weet alles over time management-activiteiten. Niemand hoeft me te vertellen hoe ik mijn tijd beter kan gebruiken.
- Oh, ik ben hopeloos in het beheren van mijn tijd. Niets kan me echt helpen het beter te doen.
Als je a) hebt aangevinkt, laat me je dan vertellen dat de beste managers vaak in tijdvallen vallen die de productiviteit verlagen en wegvallen in hun ingepakte schema. Er komt bijvoorbeeld een dringende e-mail binnen en u haast zich om deze te beantwoorden. Uw werk in uitvoering blijft precies dat … in uitvoering. Of er komt een dringende oproep van de baas en je laat alles achter om eraan deel te nemen. Of sommige collega's beginnen over een sappig onderwerp te praten en je wordt meegesleurd in het gesprek, en voordat je het weet, is het tijd om je werk in te dienen en je loopt ver achter. Dus denk je niet dat je baat zult hebben bij tips over time management-activiteiten?
En als jij het soort bent dat b) heeft aangevinkt, dan is er nog hoop voor jou. Alles is niet verloren. Tijd is een bron die altijd schaars lijkt voor uw type, hoewel het niet altijd uw schuld is. Ofwel bent u overbelast met werk of bent u simpelweg niet goed genoeg georganiseerd. Wat het ook is, u kunt zeker profiteren van enkele goed getimede tips over effectief tijdbeheer.
Tijd is een hulpbron waar meestal veel vraag naar is, en bijgevolg zeer schaars. De meesten van ons lopen constant tegen de tijd in of proberen zoveel mogelijk dingen in zo weinig tijd in te vullen. Paradoxaal genoeg proberen sommigen van ons de tijd in te vullen, omdat we niet veel te doen hebben. Voor zulke mensen, zonder zinvol werk, lijkt de dag zich voort te zetten.
Wat onze relatie met deze waardevolle bron ook is, deze is nooit ideaal. Heb je ooit iemand ontmoet die heeft gezegd: "Ik beheer mijn tijd prima?" Elk moment wordt goed gebruikt. ”? Mijn gok is nee. Zelfs de meest succesvolle CEO's en leiders zijn in de war geraakt door hun tijd efficiënt te beheren.
Een van de redenen waarom tijd zo'n waardevolle, veelgevraagde hulpbron is, is dat deze niet kan worden aangevuld. Eenmaal weg is het voor altijd weg. Geen enkele inspanning of geld zal verloren tijd terugbrengen.
Juiste tijdmanagementactiviteiten helpen de algehele kwaliteit van ons leven te verbeteren, naast ons meer werkplezier en werkprestaties. Ons werkleven wordt efficiënter en we kunnen meer van onze vrije tijd genieten als we de tijd kunnen beheren. Laten we eens kijken hoe we deze bron optimaal op de werkplek kunnen gebruiken om onze productiviteit en tevredenheid te verhogen.
1. Niet al het werk dat aan uw tafel komt, is even belangrijk.
Je moet weten wat prioriteit heeft. Vraag jezelf:
- Wat moet ik doen?
- Wanneer doe ik het
- Hoe goed doe ik het?
Alle papieren of e-mails die als urgent zijn gemarkeerd, hoeven dan niet te worden gelezen, waardoor uw workflow wordt verstoord. U moet uw werk prioriteren in volgorde van belangrijkheid en urgentie. Of u loopt het gevaar de prioriteit van iemand anders de uwe te maken.
Als u meer dan één belangrijke taak hebt, moet u plannen hoe u deze gaat voltooien. Bepaal de volgorde van taken. Sta niet toe dat verstoringen of onderbrekingen u uit het spoor gooien. Houd uw planning voor u klaar met een takenlijst. Vink items aan als en wanneer ze klaar zijn. Prioriteren helpt u zich te concentreren op het eerst aanpakken van de belangrijke dingen, en vervolgens de routinezaken aanpakken.
2. Plan uw dag
Bereik kantoor of uw werkplek vóór de opgegeven tijd, een beetje voor op anderen. Ga rustig zitten en plan uw dag vooruit. Digitale organisatoren kunnen u helpen bij het plannen van taken en u eraan herinneren. Houd tijd vrij voor het ontmoeten van interne en externe klanten, en een tijd voor interactie met collega's en uw teamleden. Natuurlijk zal je schema niet precies zo verlopen als je het plant, dus houd rekening met kleine variaties.
3. Probeer het werk binnen een bepaalde tijd te voltooien
Tijdbeheeractiviteiten helpen uw werkplichten en houden zich aan de tijdplannen. Rek uw werkdag niet te veel uit en neem geen werk mee naar huis. Probeer dingen binnen de gespecificeerde werkuren te voltooien. Groepstaken met overlappende tijdspannen. Als u bijvoorbeeld een klant gaat ontmoeten, gebruikt u de wachttijd om routine-indelingen in te vullen. Online kaartjes reserveren terwijl u uw rekeningen betaalt. Als er een vergadering gepland staat, houd deze dan gericht op de agenda en noteer de besproken punten. Als mensen zien dat je je aan tijdschema's houdt, hebben ze de neiging je tijd ook te respecteren.
Aanbevolen cursussen
- Klantenservice Trainingscursus
- Geef uw merkcursussen een naam
- Certificeringstraining in Content Marketing
4. Beperk multi-tasking
Ja, multitasken ziet er op papier heel goed uit, in werkelijkheid geeft het je meer angst en brandend maagzuur dan je te concentreren op een enkele taak tegelijk. Je denkt dat je tien dingen tegelijk doet, maar eigenlijk verlaat je alle taken in verschillende stadia van voltooiing. Het marktrapport is onvolledig, uw klant wacht, uw collega vraagt om uw reactie en uw baas wil het bestand dat u beloofde te voltooien. Je begon aan al deze dingen te werken, maar raakte al snel overweldigd en volkomen in de war. Een voor een taken voltooien geeft een gevoel van voldoening en controle.
5. Delegeer wat werk
Je hoeft niet alles zelf te doen. De kleine taken kunnen worden overgedragen aan junior personeel. Vraag de telefonist om koude oproepen voor u te doen. Vraag een peon om toezicht te houden op het druk- en fotokopieerwerk. Routinematige kantoorwerkzaamheden zoals mailing, opvolging, etc. kunnen worden overgedragen aan assistenten. Concentreer u op de grotere en belangrijke taken. Zorg echter dat de gedelegeerden hun voortgang aan u melden. Anders zult u een groter probleem hebben met het repareren van werk dat verkeerd werd gedaan.
6. Voer eerst de onaangename taken uit
Niemand van ons wil echt doen wat we niet leuk vinden, maar er moet gewerkt worden. Besteed 's ochtends wat tijd aan het plannen van hoe en wanneer u de onaangename taken zult aanpakken. Als je hebt vermeden om een chagrijnige klant te ontmoeten, plan je hem een tijdje op de dag en kom je erbij. Dat saaie rapport dat je hebt gekregen? Begin eraan en haal het uit je gedachten. Onvoltooid werk neemt meestal ruimte in je hoofd in beslag. Hoe meer je uitstelt, hoe lastiger deze taken worden en hoe onwilliger je voelt om ze te starten. Stel deze taken niet uit. Pak ze een voor een aan.
7. Controleer uw berichten en e-mails niet gedurende de dag
Maak tijd vrij om deze te controleren en houd uw meldingen de rest van de dag uit. Controleer uw e-mail niet zo nu en dan. Het controleren van e-mails en het beantwoorden hiervan kost veel van onze werktijd, dus doe het alleen op het geplande tijdstip, en niet tijdens de resterende werkuren. Het leidt je af en voor je het weet, ben je de hele dag bezig met het beantwoorden en reageren op niet-urgente e-mail en sms-berichten.
8. Maak tijd vrij voor papierwerk en brieven
In plaats van dingen te lezen wanneer en wanneer ze hun weg naar uw in-lade vinden, houdt u een tijd vrij, bij voorkeur in de middag om uw lezing te doen. De periode na de lunch is een slappe periode, lees dan je e-mail en brieven. Gebruik deze tijd om memo's of brieven te schrijven. Behalve voor zeer dringende e-mail waarop onmiddellijk moet worden gereageerd, kan alles wachten tot de middag. Schrijf uw correspondentie op een moment dat u niet wordt ingedrukt door andere dringende werkzaamheden of telefoontjes.
9. Leer nee te zeggen
Dit is een belangrijke tactiek die we allemaal moeten aannemen. We zouden in onze tijd nee moeten kunnen zeggen tegen onredelijke eisen. De meeste mensen volgen een ad hoc-praktijk om eisen en verzoeken te stellen om klussen te klaren. Maak duidelijk dat uw tijd kostbaar is en dat mensen deze moeten respecteren. Zeg nee tegen mensen wanneer ze naar u toekomen met ongeplande verzoeken. Wanneer u bezig bent met een opdracht, maakt u duidelijk dat u geen plotselinge wijzigingen in uw planning zult hebben. De belangrijkste reden waarom we altijd een tekort aan tijd hebben, is dat we het grootste deel van het werk besteden aan werk dat we niet eerder hadden gepland of gepland. Leer mensen beleefd te weigeren.
10. Zoek de hulp van ondersteunende medewerkers in het tijdmanagementproces
Vraag een behulpzame collega om u te helpen bij uw werkschema. Hij / zij kan u eraan herinneren wanneer u niet op het goede spoor zit en u helpen met enkele van uw werklasten wanneer dingen ondraaglijk worden. De steun van collega's inspireert ons vaak om ons aan onze tijdmanagementprocesplannen te houden.
Misschien lees je ook apps voor effectieve tijdregistratie.
Nu u een idee hebt van de stappen die u moet nemen voor het tijdbeheerproces, doet u deze quiz om te zien of u de aanwijzingen kunt volgen.
- Ik bereik mijn werkplek 10 minuten voor tijd.
Ja / nog niet
Als je antwoord nog niet is, moet je het doen. Je hebt die extra tijd nodig om je dag te plannen en je ideeën te verzamelen. Het is de moeite waard, geloof me.
- Ik doe eerst de belangrijkste taken.
Altijd soms
Als je het belangrijke werk niet doet voordat het dringend wordt, zul je snel naar adem snakken met dringende taken die allemaal je aandacht vragen. En je baas wil het rapport, net als gisteren!
- Mijn dagelijkse planning helpt me bij het plannen en uitvoeren van taken
Ja soms
Heb je er nog steeds niet de gewoonte van gemaakt om dagelijkse taken in een lijst te schrijven? U zult lukraak blijven werken en reageren op eisen wanneer en zonder een gevoel van prioriteit.
- Ik lees mijn mail en sms'en zodra ze komen.
Ja / Soms / Nee
Wat hebben we besproken over het herhaald controleren van berichten en e-mail? Doe het 's middags of vroeg in de ochtend voordat de dingen beginnen. En vergeet niet, alsjeblieft geen WhatsApp of Facebook tijdens kantooruren.
- Er zijn een aantal dingen die ik uitstapte tot absoluut onvermijdelijk
Ja nee
Dus je stelt nog steeds onaangenaam werk uit en stelt het uit? Word volwassen en pak eerst de moeilijke dingen aan.
- Ik weiger mijn collega's af en toe wanneer ze wat werk van mij vragen.
Ja nee
Als je hebt geleerd nee te zeggen, uitstekend. Als u dat nog niet hebt gedaan, wees dan voorbereid op ongewenste last-minute vragen op uw tijd.
- Ik heb onnodige taken geëlimineerd of overgedragen
Ja nee
Noem je jezelf nog steeds koud? Delegeren of overbelast worden met repetitieve en niet-creatieve dingen terwijl de belangrijke dingen blijven wachten.
- Ik werk één werk tegelijk af voordat ik verder ga met het volgende
Soms / Nee
Dus je doet twintig dingen tegelijk? Aangezien je zo'n multitasker bent, hoeveel taken heb je al voltooid? De kans is groot. Concentreer je op één ding tegelijk.
Het creëren van een winstgevende relatie met tijd kost tijd en constante oefening. Tijdmanagementproces vereist een bewustzijn van onszelf en onze dagelijkse gewoonten en de acties die leiden tot tijdverspilling. Als we onze levensstijl en gewoonten bewust kunnen beoordelen, kunnen we een aantal tijdverspillende activiteiten detecteren en elimineren.
Dus maak tijd je vriend en bondgenoot. Breng een lonende relatie met deze bron tot stand en verbeter uw werkoutput en kwaliteit. Het vereist enige zelfdiscipline en controle. Binnenkort zul je merken dat je vooruit rent met behulp van tijdmanagementactiviteiten op tijd en beter werk levert dan je tegenhangers. Het beste!
Aanbevolen artikelen
Dit is een leidraad geweest voor Juiste tijdmanagementactiviteiten die bijdragen aan het verbeteren van de algehele kwaliteit van ons leven, naast het geven van betere werktevredenheid en werkprestaties. Dit zijn de volgende externe links met betrekking tot time management-activiteiten.
- 15 professionele tips en tijdwinst tijdens het gebruik van ZBrush (nuttig)
- Top 7 beste tijdregistratie-apps om de productiviteit te verhogen
- 4 manieren om de kracht van realtime analyse te benutten
- 10 Belangrijkste van Cold Calling-technieken
- 3D Coat vs ZBrush: Beste verschillen