Effectieve communicatie - Communicatie in IT-projecten vormt de cruciale brug tussen ideeën en de implementaties ervan. Maar communicatie kan snel veranderen in miscommunicatie in een kwestie van seconden. Effectieve communicatie lijkt de behoefte van het uur te zijn voor IT-projectmanagers die het liever goed hebben als het gaat om het hoe, wanneer, waarom en waar van communicatie. De voortgang van het project hangt absoluut af van de manier waarop de projectcommunicatie plaatsvindt, want alleen via communicatie kunt u informatie van het ene punt naar het andere doorgeven.
Afbeeldingsbron: pixabay.com
Er kan veel worden verteld over het vermogen van een IT-projectmanager om de hele route van het project te leiden, te beheren en met succes te coördineren via het communicatieplan of de uitgeruste strategie. Het is deze communicatie die dit project duidelijk kan maken of breken of de effectiviteit ervan kan meten in de schaal van het bedrijf. Voor een project gericht op verschillende personen met verschillende achtergronden, met verschillende vaardigheden, hoe soepeler een communicatieplan, hoe beter het is voor het project en het succes ervan. Zie het als een lijm of lijm die de verschillende aspecten van de fasen van het project bij elkaar houdt; meer als een fundament dan als communicatiebarrières.
Communicatie moet op de juiste manier worden behandeld om het maximale potentieel van het gedefinieerde projectplan te realiseren. Heb je ooit gehoord van de verschillen tussen belanghebbenden die hebben geleid tot ernstige ruzies en ontbinding van projecten? De meeste van deze gevallen en scenario's doen zich voor met de grootste boosdoener miscommunicatie. Dit is iets dat je niet zou willen voor je team en project als projectmanager.
Met globalisering zijn er projecten die zich uitbreiden naar het buitenland en een robuust mechanisme en plan nodig hebben voor al hun communicatie, die altijd zo snel en krachtig moet zijn dat er geen gaten tussen zitten. Dus, hier is een voorproefje voor iedereen die een stempel wil drukken en succes wil hebben als een effectieve communicator op het gebied van projectmanagement.
Ja, we hebben effectieve communicatie nodig binnen IT-projecten!
Er is altijd die ene taak die het hele proces van uw project stopt en u tijd en ruimte nodig heeft om het project weer op de rails te krijgen. Maar als er niet eerder aan dit specifieke scenario wordt gedacht of als het aan andere belanghebbenden wordt gedacht, maar niet aan andere belanghebbenden wordt verteld over hoe ermee om te gaan, creëert het zeker een nieuwe ruckus.
Zie een project als een huis dat met speelkaarten wordt gebouwd. Een verkeerde beweging of plaatsing en de stenen vallen naar beneden. Heb een solide basis en het is geen steile heuvel van je tegenslag. En deze basis is, heel duidelijk, communicatie.
Afbeeldingsbron: pixabay.com
Het is door communicatie dat uw planning beter is, uw eisenverzameling beter is, uw implementatie beter is en uw project soepel verloopt.
Communicatie lijkt een van de meest ondergewaardeerde factoren voor projectbeheer en planning en wordt vaak weggelaten om in de laatste fase te worden behandeld. Dit stapelt het werk op en met een swoosh! het kan absoluut geen resultaten opleveren door uw harde werk en veerkracht. Dit is iets dat ik heb behandeld en ik spreek uit een persoonlijke ervaring.
Ik heb me het belang gerealiseerd van een effectief communicatievaardighedenplan vanaf het begin van een project tot het einde.
Voordelen van effectieve communicatie
Effectieve communicatievaardigheden kunnen u en uw bedrijf de tijd, het geld en de inspanningen besparen die zijn geïnvesteerd in het project dat u uitvoert.
Driehoek projectmanagement
Deze drie aspecten van de driehoek voor projectbeheer zijn de beperkingen die het succes van een project bepalen. Al deze zijn essentieel en moeten correct worden afgewogen. Elke beperking wanneer deze wordt verschoven, zal zeker de andere twee factoren beïnvloeden en beïnvloeden.
Afbeeldingsbron: pixabay.com
Wanneer de reikwijdte wordt vergroot, neemt ook de tijd en kosten voor het project toe. Als de tijd beknopt en krap is, beperkt dit de reikwijdte van het project maar verhoogt het de gemaakte kosten. En ten slotte, als het budget krap is, worden de kosten minder en wordt de reikwijdte beperkt.
Met deze veranderingen die constant in elke fase van het project plaatsvinden, kan effectieve communicatie de stip zijn die de beperkingen samenvoegt om de gewenste balans te bereiken.
Trappen van fasen
Jij bent degene die het project van voren leidt, maar je kunt niet helemaal het volledige beeld krijgen van wat er aan de hand is met je project, omdat de beschrijvingen in het issue tracking-systeem gewoon misleidend zijn en niet duidelijk voor je om beslissingen te nemen. Klinkt bekend?
Hier komt effectieve zakelijke communicatie om de dag te redden en helpt u in de gaten te houden wat er moet gebeuren.
Je e-mail zou je team moeten feliciteren met het bereiken van een belangrijke mijlpaal, maar het lijkt erop dat je e-mail niet belangrijk is door de onderwerpregel die in ieders inbox wordt weergegeven. U kunt nergens heen, maar wend u tot effectieve communicatie.
Modi om effectieve communicatie te vergemakkelijken
- Tools & systemen
- vergaderingen
Deze lijst is niet uitgebreid, maar deze vormen de kern van effectieve communicatietips - eenvoud.
E-mail - Dit is een primair middel voor zowel interne als externe communicatie. Sinds het begin van internet zijn e-mails voortdurend uitgebreid en geëvolueerd om trouw te blijven aan het effectieve communicatiebit van elke transactie.
Afbeeldingsbron: pixabay.com
Maar met alle pracht en praal, zijn velen zich nog steeds niet bewust van hoe het basisgebruik van e-mail kan leiden tot de voortgang van uw IT-projecten. De onderwerpregel is het eerste punt dat moet worden besproken; tijdens het omgaan met IT-projecten moet uw onderwerpregel zijn:
- Beknopt en duidelijk
- kort
- In staat om het doel van de mail door te geven
- In staat om het project te identificeren
De onderwerpregel is als uw slogan en kan bepalen of uw team die minuten van het lezen van de inhoud van de mail gaat opslaan of niet.
De volgende zijn de ontvangers. Het veld Aan, Cc, Bcc moet ID's van de juiste mensen bevatten en mag niet naar een mailinglijst gaan als het niet voor iedereen op die lijst geldt.
Afbeeldingsbron: pixabay.com
Zorg er ten slotte voor dat u alles op e-mail krijgt: transacties en vergaderdiscussies en notulen. Het moet officieel zijn en e-mails vormen die officiële vorm van communicatie.
Tools & systemen - We gebruikten ze voor het volgen van moderne projecttaken, herinneringen, samenwerking, delen en alle verschillende vormen van communicatie. Zakelijke applicaties hebben tegenwoordig veel vaart gekregen en de integratie met e-mailclients heeft het voor alle projectmanagers en projectteamleden eenvoudiger gemaakt. Maar als projectmanagers is het noodzakelijk dat u deze apparaten met efficiënte communicatiehulpmiddelen gebruikt, zodat u effectiever door uw project kunt manoeuvreren.
Projectmanagers die zich bezighouden met IT-projecten verdrinken in problemen die onpraktisch worden vastgelegd, wat leidt tot vertraagde of helemaal geen communicatie van verwachtingen. Hoewel uw e-mails goed in staat zijn om u op de hoogte te houden of u te helpen bij het volgen van de lopende activiteiten van uw project, lijkt het in het geval van grotere projecten gewoon niet haalbaar. Op zulke momenten is het belangrijk voor een projectmanager om te investeren in betere projectmanagementtools die verbinding maken en een link bieden tussen de verschillende externe en interne belanghebbenden die bij uw project betrokken zijn.
Afbeeldingsbron: pixabay.com
Tijdens het gebruik van dergelijke systemen moet u rekening houden met de volgende aspecten:
- Titel - zorg ervoor dat die titel alles heeft. De titel moet zo beschrijvend mogelijk zijn voor iedereen binnen de projectgrenzen.
- Categorie - Tag en geef categorieën aan voor uw taken die moeten worden uitgevoerd. Stel prioriteiten en communiceer welke taken scherper moeten worden bekeken dan de andere.
- Problemen - Zorg ervoor dat u ze efficiënt bijhoudt, zodat uw project de volgende taak niet in de rij blokkeert, en zorg ervoor dat u voldoende via het systeem communiceert dat een bepaalde taak wordt geblokkeerd om plaats te maken voor een andere, urgentere taak.
- Beschrijving - Wees zo beschrijvend mogelijk in uw categorie van de beschrijving. Gebruik links en afbeeldingen en grafieken om een idee of bericht snel over te brengen.
- Opmerkingen - Zorg ervoor dat u alle ontwikkelingen becommentarieert, zodat iedereen in die categorie hiervan op de hoogte is. De commentaren zouden zelfs mondelinge communicatie of telefonisch gesprek op de "zoals we besproken …" -wijze moeten beschrijven.
Vergaderingen - Deze bijeenkomsten van intellectuelen om problemen te 'bespreken' en 'uit te zoeken' hebben een enigszins slechte smaak, omdat het lange uren aan vergaderruimte met zich meebrengt en, wat sommigen volkomen vrezen, aan het einde geen resultaten. Zulke vergaderingen worden aangetroffen en zijn heersend geweest vanwege het feit dat er geen effectieve communicatie op de werkplek plaatsvond.
Neem bijvoorbeeld statusupdate-vergaderingen. Deze vergaderingen hebben een menigte van mensen die hun stukje voltooide en lopende taken bespreken en delen, beurt voor beurt, terwijl de rest normaal ofwel gewoon op hun beurt wacht of zich helemaal verveelt. Dit zou betekenen dat mensen veel van hun tijd verspillen aan onnodige vergaderingen en de tijd die ze krijgen niet volledig gebruiken, wat leidt tot verlies van middelen.
Om dit tegen te gaan, hebben projectgoeroe's een aantal verschillende vergaderingen bedacht, die in zekere zin hetzelfde doel van een vergadering bewerkstelligen zonder iets te verspillen (tijd, geld of moeite). Laten we deze eens bekijken:
SCRUM - In het Agile-raamwerk worden projecten opgesplitst in delen en krijgt elk deel een uit te voeren sprint, die normaal gesproken een week of twee duurt. Gedurende deze tijd is het niet efficiënt genoeg om lang te zitten om updates te krijgen. Vandaar de SCRUM, een stand-up meeting van 10 minuten die plaatsvindt met de ScrumMaster en elk teamlid ertoe brengt om uit te werken over:
- Welke taken zijn gisteren voltooid?
- Waar is vandaag voor gepland?
- Er zijn problemen opgetreden
Afbeeldingsbron: pixabay.com
De ScrumMaster zou vervolgens de algemene updates en de status van het project aan de projectleider meedelen. Dit is een effectieve en lean benadering van alle gebruikte processen.
One-on-one ontmoet - Deze vorm van vergadering zou de tijd van de teamleider gebruiken, maar zou toch effectief zijn. Eén op één is effectief om de volgende redenen:
- Regelmatig gepland op een vast tijdstip
- Standaard duur van 30 minuten
- 10 minuten voor hen om u te informeren over hun mening over de voortgang van het project
- 10 minuten voor uw updates over hen en hun werk
- 10 minuten voor een ontwikkelingsplan en dingen die in de volgende vergadering moeten worden besproken
Afbeeldingsbron: pixabay.com
- Focus op werk en prestaties van teamleden
- Weg met gedragsmislukkingen
- Regelmatige opvolging van ontwikkelingsplannen
- Privé uitgevoerd
Communicatie 101
Hier zijn een paar punten om te onthouden wat we hebben overgebracht:
- Houd uw communicatie kort en bondig, omdat we bij IT-projecten omgaan met personen die betrokken zijn bij creatief werk dat veel tijd nodig heeft. Bijvoorbeeld coderen en ontwerpen.
- Duidelijkheid in doel en onderwerpregels is nodig.
- Elke minuut is belangrijk en tijd moet efficiënt worden gebruikt.
- KUS - Keep It Simple, Silly.
- Houd u aan een gemeenschappelijke woordenschat en vermijd het gebruik van lange en saaie woorden.
- Houd het allemaal op e-mail. Mondelinge of besproken onderwerpen.
- Het gebruik van grafieken en afbeeldingen doet zich voor als goede visuele communicators.
- Organiseer precieze vergaderingen. Hebben een vaste agenda en notulen van de vergadering moeten worden verzonden na de vergaderingen.
- Gebruik het whiteboard om aankondigingen en taken te noteren, omdat e-mails onopgemerkt blijven.
- Betrek alleen mensen die nodig zijn in uw e-mails en vergaderingen. Je wilt de tijd van anderen niet verspillen.
- Lees duidelijk de meldingen of e-mails die naar u toekomen om ze te begrijpen.
- Gebruik projectmanagementsystemen die teamgericht zijn en samenwerking bevorderen.
- Houd de controle over uw project en zorg ervoor dat u alles weet wat er gebeurt.
- Beslissingen moeten duidelijk en met de juiste en nauwkeurige gegevens worden overgebracht.
- Luister naar je teamleden.
Het woord verspreiden
Communicatie is dat sleutelelement dat de basis moet vormen van de volledige levenscyclus van een project. Met elke verandering die plaatsvindt, kan een vast en grondig communicatieplan aan het begin van het project IT-managers helpen het beste in hun teamleden naar voren te brengen, defecten en verspilling te overwinnen en naadloos door te gaan tot het einde.
Uw teamleden moeten weten dat u zoveel tijd en moeite steekt om ervoor te zorgen dat de coördinatie briljant is en ze nooit verloren kunnen gaan in een zee van woorden. Projectmanagers, neem deze uitdaging aan als een kans en u zult zien hoe alleen het oplossen van de communicatie een enorm verschil kan maken voor het project en de procedure.
Het leuk vinden? Haat het? Laat ons weten wat je hebt geleerd via deze blogpost en wat je in gedachten hebt dat we lijken te hebben gemist. Verspreid het leren!
Aanbevolen artikelen
Projectplan of Projectmanagementplan