Inleiding tot communicatie in projectmanagement
Voordat we een jumpsuit dragen en beginnen te beschrijven over het belang van communicatie in het project, moeten we een goed begrip hebben van 'projectmanagement'. Projectmanagement is de discipline van het gebruik van procedures, beleid en principes om een project succesvol te leiden van concept tot voltooiing. Bovendien is het het algoritme van het plannen, organiseren en besturen van bedrijfsmiddelen om bepaalde taken / activiteiten naar uitvoering te verplaatsen.
Definitie van projectmanagement
Wikipedia definieert projectmanagement als "de discipline van het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren en afsluiten van het werk van een team om een specifiek doel te bereiken en aan specifieke succescriteria te voldoen".
Over het algemeen associëren we deze term 'projectmanagement' met de industrieën zoals bouw, informatietechnologie, engineering, gezondheidszorg, die een complexe set componenten hebben om op een bepaalde manier het doel binnen een tijdspanne te bereiken. Hoewel elke bedrijfstak de projectmethodieken op basis van zijn behoeften omkadert, is de verantwoordelijkheid van de projectmanager bijna hetzelfde, waaronder het bepalen van de taak, voltooiing en ook kwaliteitscontrole van het voltooide product.
Fasen van communicatie in projectmanagement
Van concept tot voltooiing, er zijn vijf fasen die zijn gebruikt voor het leveren van een succesvol gearticuleerd resultaat.
1. Initiatie : deze fase bepaalt het begin van het project. Zodra de projectmanager goedkeuring heeft gekregen, begint hij of zij met de documentatie van de conceptbeschrijving, die de doelstelling op basis van het doel van het project en de gewenste uitkomst ervan omvat met de berekening van risico's.
2. Planning: in deze fase verwoordt de projectmanager de strategie om het doel te bereiken met strikte naleving van de tijdlijn. Hij of zij kan teamleden kiezen en de taken / activiteiten vaststellen, dezelfde verdeling onder de leden van het team met gegeven mijlpalen en belangrijke succesparameters. Het instellen van een werkschema en communicatielijn wordt ook in deze fase overwogen.
3. Uitvoering: de projectmanager implementeert de middelen om het gewenste resultaat te produceren, zoals beschreven in het projectplan.
4. Regelen: in deze fase bewaakt de projectmanager het teamwerk om de geprojecteerde prestaties af te stemmen zoals bepaald in de planningsfase.
5. Sluiting: in de laatste fase levert de projectmanager het uiteindelijke resultaat aan zijn of haar leidinggevenden en vergemakkelijkt de eventuele administratieve taak.
Effectieve communicatie in projectmanagement
Om het doel succesvol te bereiken, is effectieve communicatie de belangrijkste factor waarmee de projectmanager rekening moet houden sinds het begin van het formuleren van een strategie. Daarom kunnen we zeggen dat efficiënte en effectieve communicatie de levensader is van elke vorm van projectmanagement. Veel projecten mislukken vanwege ineffectiviteit of gebrek aan communicatie. Volgens het rapport van PMI (Project Management Institute) moet een projectmanager 90% van zijn of haar tijd besteden aan communicatie met belanghebbenden en teamleden. Succesvol leiderschap is afhankelijk van duidelijke communicatie over doel, prestatie, verantwoordelijkheid, prestatie, uitdagingen en feedback van klanten met de teamleden die over het algemeen tot een diverse groep mensen behoren. Regelmatige rapportage van de voortgang en status van het project aan de belanghebbenden is de doorslaggevende factor voor doeltreffend projectleiderschap. Dus, een goed communicatiebeheer dat uit drie processen bestaat, beperkt het risico op falen tot op zekere hoogte. Dit zijn enkele van de effectieve communicatie in projectmanagement.
- Plan van communicatie
- Beheer communicatie
- Monitor de communicatie
Plan van communicatie
De eerste stap in het communicatieplan is het uitzoeken van de analyse van de communicatiebehoeften. Er is zoveel informatie over het project, maar welke informatie moet worden verzonden naar wie 'belangrijk is om te beslissen. Het communicatieplan moet voldoende gedetailleerd zijn en alle factoren omvatten, waaronder publiek (teamleden, belanghebbenden, klant), doelstelling, kanaal (communicatiemiddel zoals mondeling, schriftelijk), enz.
Beheer projectcommunicatie
Het is de grootste verantwoordelijkheid van de projectmanager om het communicatieplan te implementeren. Dit bevat -
- Gegevens verzamelen en analyseren.
- Berichten verspreiden en verzenden.
- Opslag van communicatierapporten, bestanden of documenten.
- Ophalen van opgeslagen communicatie.
- Verwijdering van een oud communicatierapport of projectafsluiting of datum.
Monitor communicatieplan
De projectmanager moet het communicatiebeheerplan gedurende de gehele levenscyclus bewaken en controleren.
In de context van projectcommunicatie is het 'uitwisseling van kennis, vaardigheden en ervaring'. Er zijn drie cruciale communicatiegebieden die veel gewicht dragen aan het succes van elk project. Zij zijn -
- Intern informatie uitwisselen.
- Informatie uitwisselen en rapporteren met stakeholders van het project.
- Project marketing
Het is belangrijk dat de projectmanager de communicatiestrategie bedenkt in opdracht van het project. Welke communicatiemethoden zouden volgen, is de serieuze beslissing van de projectleider. Hoewel de methoden, actief of passief, kunnen worden gedifferentieerd op basis van organisatiestructuur en industriestandaard. Dit zijn enkele methoden voor effectieve communicatie die een projectmanager kan aanpassen om efficiënt en opzettelijk met teamleden en belanghebbenden te communiceren.
Methoden voor effectieve communicatie
Effectief communiceren helpt bij het ontwikkelen van een positieve omgeving, laten we een paar methoden voor effectieve communicatie vinden.
1. Actieve of synchrone communicatie
Als alle leden of partijen tegelijkertijd deelnemen aan het uitwisselen van informatie, wordt communicatie synchrone communicatie genoemd.
een. Live Meeting - Deelnemen aan alle teamleden op dezelfde locatie.
b. Videoconferentie - Live videoconferentie.
c. Conference Call - Een telefoongesprek waaraan twee of meer dan mensen deelnemen.
d. Audio con Call - Net als een conference call, maar het wordt online gevoerd met behulp van de software zoals Skype.
e. Computerondersteunde conferentie - Audioconferentiegesprek met een verbinding van computers waarop een spreadsheet of document wordt weergegeven en dit door beide partijen kan worden bewerkt.
f. IM (Instant Messaging) - Uitwisseling van spraakberichten of tekst met behulp van pop-upvensters zoals Google Hangout.
g. SMS - Uitwisseling van berichten via mobiele telefoons of persoonlijke digitale assistent.
2. Passieve of asynchrone communicatie
Veel soorten communicatie in Project Management vereisen niet de aanwezigheid van alle teamleden of partijen op dezelfde plaats. Dit type communicatie wordt asynchrone communicatie genoemd. Het bevat:
een. E-mail - Elektronische post wordt veel gebruikt om het project te coördineren en om te communiceren tussen teamleden.
b. Fax - Faxapparaat wordt wereldwijd veel gebruikt als een betrouwbaar proces voor het verzenden van documenten.
c. Blogs - Sommige projectmanagers schrijven blogs over hun ervaringen met verschillende uitdagingen waarmee ze tijdens de uitvoering van het project zijn geconfronteerd. Deze blogs kunnen nuttig zijn voor het toekomstige besluitvormingsproces.
Met de vooruitgang van moderne technologieën wordt het mogelijk om alle teamleden van overal ter wereld samen te stellen.
De projectmanager kan elk communicatiekanaal kiezen met teamleden of belanghebbenden, maar de communicatie wordt effectief door het besef van wat wordt gecommuniceerd met effectieve feedback die wordt verkregen van verschillende belanghebbenden. Actief luisteren, sterke presentatievaardigheden, vaardigheden om conflicten op te lossen, enz. Zijn kenmerken van kerncompetenties van een succesvolle projectmanager.
Aanbevolen artikelen
Dit is een gids voor communicatie in projectmanagement geweest. Hier hebben we het concept, de fasen en verschillende effectieve communicatiemethoden in Project Management besproken. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie -
- Technische vaardigheden voor projectmanager
- Project documentatie
- Inleiding tot projectmanagement
- Top 10 Mythes over projectmanagement betrapt