Overzicht van communicatiebeheerplan
Het communicatiebeheerplan is een integraal onderdeel van het projectbeheerplan waarbij het proces van het verzamelen, genereren, vastleggen en verspreiden van de informatie die de belanghebbenden nodig hebben op een gestructureerde manier wordt gepland en gecommuniceerd.
De meeste problemen / beperkingen die zich voordoen en die niet in een project worden opgelost, zijn te wijten aan de communicatiekloof. Er is behoefte aan een gestructureerde manier of een communicatiemethode voor de projectmanager. Het communicatiebeheerplan is het belangrijkste aspect bij het opstellen van een projectbeheerplan / projectcharter.
Tijdens de start van het project moet de communicatiemethode of het communicatiebeheerplan duidelijk worden gedefinieerd om elke vorm van hinder te voorkomen. Communicatiebeheerplan helpt bij het vaststellen van de informatiestroom in een project. Verschillende stakeholders zijn aanwezig in het project namelijk. Management, projectmanager, cross-functionele teamleden, leveranciers, externe bureaus, etc.
Om een project succesvol te maken, is effectieve communicatie zeer essentieel en daarom de noodzaak van een communicatiebeheerplan. In het geval van een residentieel project kan een projectmanager een communicatieplan voor belanghebbenden genereren om verschillende belanghebbenden over het project te informeren en aan te spreken waar hun interventie vereist is.
Lijst van communicatiebeheerplan
Hieronder worden enkele communicatiebeheerplannen met hun verschillende typen gegeven.
1) Projectbijeenkomsten -
Er zijn verschillende soorten communicatiebeheerplannen voor verschillende belanghebbenden in het project, zoals:
- Project Review Meeting (voor topmanagement)
- Projectcoördinatiebijeenkomst (voor crossfunctionele teams)
- Vendor Review Meeting (voor leveranciers)
- Project Review Meeting:
Om te communiceren en informatie te verstrekken aan het management, kunnen "projectbesprekingsbijeenkomsten" dienen als een communicatieplan om hen te informeren over verschillende aspecten van projecten, zoals de voortgang van het project, de ontwerpfase van het project, de aanstelling van aannemers, contactpersonen, lokale problemen, eventuele externe factoren, enz. Dit zal dienen als een informatiesysteem dat hen op de hoogte houdt van het project en hen in staat zal stellen om indien nodig in te grijpen.
- Projectcoördinatiebijeenkomst:
Om te communiceren en informatie te verstrekken aan het cross-functionele team, kunnen "projectcoördinatievergaderingen" worden gehouden en projectkwesties / -beperkingen kunnen worden gepresenteerd aan teamleden op basis van hun functionele expertise. Bijvoorbeeld om een doel te bereiken dat door het management is vastgesteld en op basis van de locatieomstandigheden een ontwerpwijziging is vereist, dan zouden deze vergaderingen kunnen dienen als een platform om informatie aan hen te communiceren en tegelijkertijd een oplossing voor hen kunnen bieden. Aan het einde van dergelijke vergaderingen moeten notulen worden opgesteld die moeten worden rondgedeeld zodat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van de wijziging.
- Verkoper Review Meeting:
Om te communiceren en informatie te verstrekken aan leveranciers, moeten "leveranciersbeoordelingen" wekelijks of tweewekelijks worden uitgevoerd, afhankelijk van de projectvereisten. In deze vergadering kan de verkoper voortgangsgrafieken, trendanalyses, prognoses / projectie voor balansactiviteiten verstrekken om de projectmanager over hun werkbereik te communiceren.
Om commotie te voorkomen en een goede communicatie te garanderen, hebben alle vergaderingen zoals hierboven vermeld een goed gedefinieerde agenda. De frequentie moet ook vooraf worden bepaald. Het aantal deelnemers moet nauwkeurig zijn en de juiste leden hebben. Agenda's moeten ruim van tevoren worden vrijgegeven, zodat de deelnemers zijn voorbereid op de vergadering. Elke afwijking van agendapunten mag niet worden vermaakt. De projectmanager moet de bestuurder van de vergadering zijn om afwijkingen te voorkomen.
Naast de bovengenoemde formele methoden, helpen soms informele methoden van face-to-face communicatie of telefonische communicatie ook bij het oplossen van problemen van een project.
Afgezien van het bovenstaande moet het communicatiebeheersplan worden bijgewerkt als en wanneer nodig, afhankelijk van de vereisten van het project.
2) Prestatierapporten -
Er zijn prestatierapporten voor elk project waar de informatie / gegevens worden vastgelegd voor communicatie met belanghebbenden.
Verschillende soorten prestatierapporten zijn als volgt:
- Status Rapport
- Voortgangsrapport
- Trendrapport
- Prognose (of) projectierapport
- Afwijkingsrapport
- Earned Value Report
- Project leerdocument
a) Statusrapport:
- Deze rapporten presenteren de huidige prestaties van het project ten opzichte van de eerdere basislijn.
- Tijdlijnen voor de verspreiding van deze rapporten zijn dagelijks / wekelijks.
b) Voortgangsrapport:
- Dit rapport beschrijft het totale voltooide werk in een bepaald tijdsbestek.
- Er zijn verschillende soorten rapporten in deze categorie op basis van het circulatie-interval.
| S.No. | Type voortgangsrapport | Beschrijving | Tijdlijnen voor circulatie | Voorgesteld aan |
| 1 | DPR | Dagelijks voortgangsrapport | Dagelijks | Klant en intern team |
| 2 | WPR | Wekelijks voortgangsrapport | Wekelijks | Klant, middelmanagement |
| 3 | MPR | Maandelijks voortgangsrapport | Maandelijks | Klant, Topmanagement |
c) Trendrapport:
- Trendrapport geeft de opwaartse of neerwaartse trend van het project aan op basis van de voortgang
- Het is een typisch topmanagementrapport dat maandelijks wordt verspreid / besproken.
d) Prognoserapport (of) Projectierapport:
- Een voorspelling of toekomstige verwachte voortgang / prestaties van het project worden gerapporteerd op basis van het huidige scenario van het project.
- Een voorlopige prognose wordt herzien als vereist en zal worden ingediend / verspreid wanneer vereist door de klant / management.
e) Afwijkingsrapport:
- Dit rapport vergelijkt de werkelijke voortgang met de basislijn en gemaakte verschillen in kosten en tijd worden weergegeven.
- Dit rapport wordt over het algemeen samen met het trendrapport verspreid, dwz maandelijks.
f) Earned Value Report:
- Dit rapport bestaat uit reikwijdte, kosten en geplande maatregelen om de projectprestaties te beoordelen. Die maandelijks zal worden verspreid.
g) Projectleerdocument:
- Onder verwijzing naar alle prestatierapporten wordt een algemeen projectleerdocument opgesteld dat nuttig zal zijn voor toegang tot het project en ook helpt bij het uitwerken van de suggesties voor toekomstige projecten.
3) Escalatie -
Wanneer er problemen zijn of er zich complicaties voordoen in de projectcommunicatie, wordt het noodzakelijk om het probleem te escaleren naar het management als er geen oplossing kan worden bereikt / gedaan binnen het interne projectteam.
Met betrekking tot de ernst van de kwestie zullen de beslissingsautoriteit en het tijdsbestek als volgt veranderen:
| Prioriteit | strengheid | Beslissingsautoriteit | Het tijdsbestek voor het oplossen (werkdagen) |
| 1 | Grote impact op het project, dwz dat kan een aanzienlijke impact hebben op tijd en kosten. | Top management niveau | Binnen een halve dag |
| 2 | De gemiddelde impact die van invloed kan zijn op de kosten of het schema | Top management & Middle management niveau | Binnen 1 dag |
| 3 | De kleine impact die de tijdlijnen kan vertragen | Middle Management niveau | Binnen 2 dagen |
| 4 | Geen impact op het project, maar er is een beter alternatief | Middle Management & Project Lead niveau | De werkzaamheden zijn aan de gang, alternatieve oplossingen worden uitgewerkt en ter goedkeuring voorgelegd aan de veranderraad. |
Aanbevolen artikelen
Dit is een leidraad geweest voor het communicatiebeheerplan. Hier bespreken we de lijst met communicatiebeheerplannen met hun verschillende typen. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie -
- Microsoft Projectplan
- Totale kwaliteitsmanagementconcepten
- Soft Skills Projectmanager
- Project Stakeholders
- Case study in projectmanagement