PMO - Orde of chaos? De meesten van ons geven de voorkeur aan een beetje van beide, maar bestellen kan in de meeste gevallen een zegen zijn voor elk project. Met veel entiteiten die samenkomen, is er ook een kans op een scramble die misschien niet de beste manier voor u is om uw bedrijf uit te voeren of uw projecten uit te voeren.
In een organisatie zijn er veel projecten in uitvoering die een manier van leven ten goede komen. Deze projecten komen voort uit een behoefte die zich voordoet en het is de verantwoordelijkheid van programmabeheerders en projectmanagers om zo georganiseerd te zijn dat de problemen die zich voordoen gemakkelijk en eenvoudig kunnen worden opgelost, zodat iedereen ervan kan profiteren.
Projecten vormen een subset van een programma, en met meerdere projecten die op verschillende tijdstippen achtereenvolgens plaatsvinden, allemaal met het doel het programma dichter bij de doelstellingen van het bedrijf en de voortgangsdoelstellingen te brengen. Om met al deze dingen tegelijkertijd of op verschillende tijdstippen om te gaan, moeten projectmanagers en programmabeheerders voorzichtig zijn en een PMO of Project Management Office organiseren. Deze PMO zal het organiserende orgaan zijn dat helpt bij elk uitgevoerd project en elk behandeld programma. In dit artikel leren we alles wat u moet weten over een PMO.
Wat is een PMO?
Een PMO ( Project Management Office ) kan perfect worden omschreven als een gecentraliseerde entiteit binnen een bepaalde organisatie die verantwoordelijk is voor het vaststellen van normen, het handhaven van discipline, het bieden van een bestuursorgaan en het afdwingen van de juiste verantwoordelijkheid voor het beheren en sturen van projecten in een duidelijke, beknopte en consistente manier.
Standaardisatie en discipline zijn belangrijke sleutelfuncties die nodig zijn binnen een organisatie, die gericht is op het uitvoeren van meerdere projecten. Deze projecten worden uitgevoerd door de organisatie om systemen of processen te veranderen of te verbeteren. Met een PMO kunt u tikken op een organiserende instantie die u helpt voordeel te halen uit providin
g organisatorische normen voor alle projecten en het uitgevoerde programma. Dit omvat een consistente training voor de projectteams en vele projectmanagers die het project afhandelen volgens de projectmanagementstandaarden die u voorstelt.
Met een toenemend aantal projecten is een PMO handig omdat het een consistente projectmanagementbenadering implementeert. Dit gecentraliseerde geheel van normen en procedures is verantwoordelijk voor de verschillende aspecten van projectbeheer en de gebruikte methoden. Ze zijn verantwoordelijk voor elk project dat een bepaalde mate van naleving handhaaft als het gaat om kwaliteit, klantenservice en kwantiteit.
Een PMO kan bestaan uit een groep toegewijde individuen om de normen te leiden en te bepalen of zelfs een enkele persoon, afhankelijk van het programma en de schaal van de projecten. In de loop van de tijd, toen bedrijven in omvang en mogelijkheden groeiden, zien organisaties de noodzaak van deze toegewijde en geconcentreerde inspanning om ervoor te zorgen dat hun systemen en processen bestand zijn tegen de groeiende eisen en uitbreiding.
het projectmanagementbureau kan van verschillende typen zijn en moet voldoen aan de behoeften die door de organisatie zijn opgegeven, in een poging om projecten aan normen en normen te laten voldoen. Als een PMO wordt vastgesteld met een duidelijk doel voor ogen, met een solide basis en ondersteuning van sponsors, en met een perfecte benadering van het bedrijfsmodel, kan dit een krachtpatser zijn voor waardecreatie en projectuitmuntendheid voor het bedrijf.
Projectmanagement op de voorgrond plaatsen is een geweldig idee. U kunt standaardisatie hebben en u kunt zelfs controleren op een reeks normen voor uw projectteam en andere leden die aan het project zijn gekoppeld. Dus, waarom een PMO? Laten we de belangrijkste voordelen bekijken die in kaart zijn gebracht wanneer we een PMO gebruiken:
- Een project opleveren kan nooit eenvoudiger zijn ; met voorspelbare consistentie en efficiëntie kunt u succes garanderen
- Een basis leggen voor de initiatieven van uw bedrijf en tegelijkertijd een organisatieportfolio beheren
- Bevordering van transparantie en efficiënte financiële rapportage met het oog op leiderschap
- De bedrijfsstrategie afstemmen op de investeringen om het succesniveau te meten
- Verbetering van de klanttevredenheid en productiviteit van medewerkers om de bedrijfsprestaties te verbeteren
- Implementeren van standaardpraktijken, in overeenstemming met de best practices die wereldwijd worden gevolgd
- Zorgen voor langetermijnbesparingen en rendement op investeringen ( ROI's ) voor alle trainingen en mentoren
Wat is een PMO?
Een PMO bestaat in principe uit 3 verschillende en gevarieerde componenten of facetten die bijdragen aan de effectiviteit van de PMO binnen de muren van de organisaties. Deze facetten zijn sterk van elkaar afhankelijk en het succes van de PMO is echt afhankelijk van deze 3 pijlers. Deze facetten zijn als volgt:
- functioneel
- Structureel
- disciplinair
Elke component verschilt sterk van elkaar en vult elkaar op een manier aan om het doel van de PMO recht tegenover het bedrijf en het management te brengen. In deze sectie zullen we elk van de componenten bekijken en begrijpen. Als we dat eenmaal hebben gedaan, zijn we klaar om aan de slag te gaan en van start te gaan met onze eigen PMO.
-
functioneel
Het vaststellen van het functionele aspect van de PMO is een belangrijke initiatie die een boost kan geven aan hoe uw PMO blijkt te zijn. De rol of reikwijdte van de PMO moet binnen de organisatie worden gemeten en gedefinieerd om het proces te starten. De order wordt gehandhaafd voor de gehele functionele set van de PMO en moet voldoen aan de onderhouden functionele niveaus. De volgende afbeelding geeft u een idee van wat de functionele niveaus van een PMO precies zijn en hoe de volgorde wordt gehandhaafd en nodig is voor het functionele aspect.
Per definitie is een PMO een normbepalende entiteit, die een bestuursorgaan is om de leveringbeheereenheid te onderhouden en tevens het strategische ondersteuningssysteem voor het management en de projectteamleden binnen de organisatie is.
Er is een progressieve volgorde die wordt gehandhaafd door de PMO. Elke laag is afhankelijk van de laag daarbuiten. Dit alles onder de loep van de strategie die door de organisatie wordt ingezet.
-
Structureel
Dit vormt de kwalitatieve basis van de PMO en hoe deze de elementen van een project of organisatie beïnvloedt -Mensen, Proces en systemen / tools.
- Mensen - De mensen binnen een PMO-systeem zijn de leiderschapseenheid en het personeel dat werkt aan het opzetten van een mooi project om de bedrijfsdoelstelling van het bedrijf te bereiken.
- Proces - Het proces is de SOP's op basis van de disciplines die de PMO beheert. Processen moeten praktisch zijn en verbonden zijn met de workflow van de volledige organisatie. Aanpassingsvermogen en schaalbaarheid en een buy-in van de mensen binnen de organisatie zijn ook de aspecten waaraan moet worden voldaan bij het opzetten van dit aspect van het kantoor.
- Systeem / Tools - Tools moeten op maat worden gemaakt volgens de beschikbaarheid van middelen en de kennisset van zijn gebruikers. De systemen moeten zo worden ontworpen dat ze de volgende elementen omvatten:
- Alle vereiste informatie in nauwkeurige en realtime formaten
- Op te zetten disciplines van de PMO
- Moeten rapportagemechanismen hebben om te allen tijde een efficiënte besluitvorming te waarborgen
-
disciplinair
Het Project Management Office moet worden ingesteld om de volgende kwadranten van bedrijfsbeheer aan te pakken, als het gaat om het uitvoeren van projecten of programma's binnen de organisatie:
- Communicatiebeheer - 360 ° -communicatie voor alle partners
- Stakeholder Management
- Rapportage en statistieken
- Resource Management - Belangrijk voor projectuitvoering
- Personeel's management
- Leveranciersbeheer
- Inkoop en beheer van activa
- Verandermanagement - Problemen aanpakken en risicoscenario's oplossen met verandering
- Omvang management
- Risico- en probleembeheer
- Training en ontwikkelingsmanagement
- Executiebeheer - Tijd en kosten zijn cruciale aspecten voor elk bedrijf
- Kritiek padbeheer
- Financieel management
Een PMO instellen en uitvoeren
Het opzetten van een PMO gaat niet alleen over het voltooien van een aantal criteria en het starten van de implementatie. Net als een projectimplementatie heeft een PMO hetzelfde niveau van beoordeling, analyse, documentatie en planning nodig om dingen van start te laten gaan. Ik heb de beste 6 stappen opgeschreven die u nodig hebt om een PMO op te zetten en uit te voeren die aan al uw behoeften voldoet in een projectbeheerscène, met uw organisatie en uw projecten. Laten we er meteen in springen!
-
Stap 1 - Een beoordeling noteren
Inzicht in de eisen van uw organisatie en binnen en buiten uw doelstelling om een PMO op te zetten, is cruciaal voor het opzetten en uiteindelijk uitvoeren van een PMO. Beoordeling is de noodzaak als het gaat om het opzetten van een PMO. U moet de huidige status van de kantoororganisatie van het projectmanagement doornemen en controleren op het gewenste doelscenario waarin het bedrijf zich zou willen bevinden.
Voor het uitvoeren van deze beoordeling stel ik voor dat u de OPM3-beoordeling (Organisational Project Management Maturity Model) van het projectmanagementbureau PMI gebruikt om u te helpen het niveau van de organisatie te vergelijken met de huidige status van de PMO die zich erin bevindt.
In deze stap wordt gekeken naar de functionele gebieden die door de PMO worden bestuurd en gereguleerd en naar de verschillen tussen uw bedrijf en de vereiste van PMO. Bekijk het Disciplinaire gedeelte van dit artikel om de verschillende kwadranten van het bedrijfsmanagementparadigma te kennen. Door zorgvuldig onderzoek van deze gebieden kan de PMO binnen het juiste volwassenheidsniveau worden geplaatst.
-
Stap 2 - Aanbevelingen vermelden
U hebt nu beoordeeld waar uw projectmanagementkantoororganisatie zich bevindt en waar de PMO moet ingrijpen, uw volgende stap is om zorgvuldig een lijst op te stellen van aanbevelingen voor het invullen van de hiaten met proces, mensen of systemen en combinaties en permutaties daarvan . Deze aanbevelingen kunnen zijn:
- Heb gate reviews voor betere besluitvorming
- Volg de voortgang van uw projecten en maak risico's bekend aan deze projectmanagers
- Laat kwaliteitsgaranties aan projecten geven om na te gaan of de vastgelegde projectmanagementmethodieken zijn nageleefd
- Nieuwe projectmanagers opleiden, begeleiden en coachen in de verschillende projectmanagementprocessen en -systemen die zijn ingesteld voor standaardisaties
- Werk samen en zorg ervoor dat alle benodigde stappen en methoden goed zijn gedocumenteerd voor hergebruik
Houd voortdurend contact met werknemers die binnen de organisatie werken en vraag hen om frequente feedback, en u zult in staat zijn om de zwakke punten en sterke punten van de processen en systemen te ontdekken die tijdens de uitvoering van elk project zijn opgezet.
-
Stap 3 - Een uitvoeringsplan opstellen
Je hebt de gebieden die permanente vullers nodig hebben, je hebt de aanbeveling en het niveau waarop ze zich bevinden. Nu komt het deel waar je instapt en een implementatieplan ontwerpt om dingen van start te laten gaan. Je hebt aanbevelingen die tactisch van aard zijn, terwijl sommige behoefte hebben aan een meer diepgaande organisatie; het zijn strategische aanbevelingen. Ga aan de slag met de tactische en houd, net als projecten, de vereisten van tijd, kosten en middelen in stand om een implementatieplan te ontwikkelen.
Ontvang een buy-in van uw managementteam wanneer u het uitvoeringsplan voorstelt dat u hebt opgesteld, rekening houdend met alles dat prioriteit moet krijgen. Houd ook rekening met de strategische visie van het bedrijf en hoe het is geplaatst. Topmanagement ziet graag een toegewijde en invloedrijke manager die klaarstaat om de mijl te bewandelen.
-
Stap 4 - Implementatie van het uitvoeringsplan
Motoren op … voet op de versnelling … kaart in de hand … het enige dat u hoeft te doen is de koppeling loslaten! Zoom voorbij naar een geweldige PMO voor je! Hoewel het klinkt als een cake-walk wanneer je een verwijzing naar raceauto's invoert, maar de uitvoering van een PMO vereist ijver en extreem hard werken, met een vleugje een uniek perspectief om te gaan en te bereiken. Ga naar de uitgestippelde tactische plannen en verzamel die 'overwinningen' onder je vleugels. Met deze boost ben je klaar om de volgende mijl te veroveren.
Toon de waarde die de PMO voor u heeft behaald bij elke overwinning die voorbijgaat, en houd altijd rekening met het voorliggende doel, terwijl u nauwlettend in de gaten houdt dat u helemaal niet van het plan afwijkt. De PMO moet mensen helpen met hun projecten op een manier die voldoet aan de bedrijfsstandaard. Met deze korte overwinningen kunt u vertrouwen stellen in de vele dingen die een PMO kan worden.
-
Stap 5 - Communicatie van de update in frequente intervallen
Communicatie is een buitengewone factor in ons leven die de overdracht van kennis en informatie zo handig maakt, indien effectief gebruikt. In het geval van het opzetten en valideren van de bewegingen van een PMO, is communicatie een cruciaal onderdeel van het succes en de zinvolle implementatie ervan. Om een PMO te laten duren, moet het communicatiekader sterk zijn en alle betrokkenen aanspreken.
Terwijl we ons richten op de tactische plannen en hun voltooiing tot aan de strategische veranderingen, moeten we elke update op een systematische manier volledig kunnen communiceren. Dit zorgt voor en bevordert de communicatie gedurende de gehele periode en zal de nodige belanghebbenden informeren over de voortgang die PMO boekt en hoe geschikt de PMO-implementatie is voor de organisatie.
-
Stap 6 - Stop. Kijk maar. Fix. Herhaling
Voortdurende verbetering is de beste manier voor een project of onderneming om te groeien en volwassen te worden tot de systemen en processen die we graag zouden willen hebben. Uw PMO zou aanbevelingen voor zowel korte als lange termijn hebben. Deze moeten regelmatig worden herzien, meestal op jaarbasis, om plannen te maken en kansen te benutten. Bij elke beoordeling en planning en implementatie groeit uw PMO en de kantoororganisatie van projectmanagement ook bij de uitvoering van projecten en programma's.
Uw PMO is geen stagnerende entiteit. Het evolueert en de manier waarop het evolueert is een iteratief proces. Beoordeel elke gelegenheid of elk risico en bekijk de manier waarop het proces waarde oplevert. Zodra je dat doet, zul je gaten kunnen vinden die moeten worden opgevuld, totdat je perfectie bereikt.