Invoering
In dit artikel zullen we een overzicht zien van Projectplan versus Projectmanagementplan We hebben altijd geweten en vaak gelachen tegen onszelf, dat het verschil tussen een projectplan en een projectmanagementplan is dat het gedeelte "management" komt in het bestaan! Maar wat we niet echt beseffen is dat een projectplan op veel manieren verschilt van een projectmanagementplan en dit artikel gaat u door de bonen morsen in een zeer systematische en stap voor stap manier.
Welkom in de wereld van projecten en projectmanagement!
Planning wordt altijd beschouwd als de belangrijkste fase in de levenscyclus van een project en in hoge mate de voorloper van alles wat zich in een project afspeelt tot de voltooiing ervan. De planningsfase moet zeer serieus worden genomen door het topmanagement, de projectmanager en het bij het project betrokken team. Het is deze fase die plannen oplevert en deze plannen zijn grondige beschrijvingen van wat er moet worden gedaan en waar, en komen in alle vormen en formaten voor verschillende behoeften.
Waarom heeft het project plannen nodig?
Of u nu een klein project of een grootschalige onderneming heeft, het is belangrijk om te weten dat elk project niet zomaar door kan gaan met meerdere mensen die net zo willekeurig werken als het werk verder gaat. Het is belangrijk om te begrijpen dat elk project een plan nodig heeft. Maar waarom wel?
Een plan is bijna als een kaart. Een richtingsdocument dat het project kan leiden naar het doel dat het zou moeten bereiken. Het plan zorgt er ook voor dat het momentum wordt gehandhaafd wanneer een plan wordt uitgevoerd. Daarnaast behoudt het plan de status en worden ook taken opgenomen die het project succesvol afronden.
Met mijlpalen en de juiste verdeling van rollen en verantwoordelijkheden, met schema's, is een plan een gezond en goed doordacht document dat een stapsgewijze procedure omvat van een reeks acties om een bepaald doel te bereiken. Wanneer de planning op een systematische en precieze manier wordt uitgevoerd, wordt de uitvoering eenvoudiger. Zonder een compleet en uitgebreid plan is het moeilijk om de uitvoering zo soepel te laten verlopen als u zou willen. Dit kost u dus extra inspanningen en zal meer middelen vertragen en gebruiken dan u verwacht. Om een plan uit te voeren, is het essentieel om te weten wat een plan voor u kan doen. Hieronder staan 4 punten die licht werpen op de voordelen van planning en het hebben van een uitgebreid plan bij de hand:
1. Verbetering van klantcommunicatie en respons
Normaal gesproken aangeduid als het communicatieplan, kan een plan u voortdurend in contact houden met uw klanten en de relaties met hen verbeteren en onderhouden. Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat de transacties methodisch en op de best mogelijke manier plaatsvinden. Met betere communicatie komt de mogelijkheid om de behoeften en wensen van klanten correct te begrijpen. Dit zal de voorgestelde plannen verbeteren en de uitvoering zou bijna foutloos zijn.
2. Vergroting van de transparantie van ons eigen werk
Als u een plan hebt opgesteld, weet u wat er moet worden gedaan en welke stappen u moet uitvoeren om een bepaalde taak te voltooien. Op deze manier weet zelfs uw klant hoe het proces verloopt en kan hij zich een duidelijk beeld vormen van wat de teamleden doen.
3. Georganiseerd en efficiënter worden
Een duidelijk plan is als een takenlijst die u kunt volgen en georganiseerd kunt blijven. Dit zal uw productiviteit verdubbelen en u de gewenste resultaten geven. Een georganiseerd project is zeker een succesvol project.
4. Focus ligt op de projectdoelstelling
Met details komen de mogelijkheden om op een dwaalspoor te komen en een andere weg in te slaan vanuit de projectdoelen en doelstelling. Bij afwijking nemen de kosten toe en moeten de middelen overuren maken. Een plan kan je op koers houden en kan je in lijn houden met wat je wilt bereiken met minimale of geen afwijking. Hierdoor verliest het project nooit tijd en kosten.
Projectplan versus projectmanagementplan infographics
Hieronder vindt u de Top-vergelijkingen tussen Projectplan versus Projectmanagementplan.
Kaderbenaderingen:
Plannen kunnen een van de volgende twee benaderingen volgen om de gewenste resultaten te krijgen:
- Logische aanpak
- Aanpak projectplanontwikkeling
Logische aanpak:
De logische benadering is afhankelijk van de projectmanager die een matrix van 4 kolommen en een gelijk aantal rijen maakt. Deze rijen zouden de ontwikkelingsdoelstelling, kortetermijndoelstelling, output hebben, evenals de input die moet worden gegeven om de nodige output te verkrijgen. Terwijl de kolomkop samenvattingen, verifieerbare indicatoren, externe factoren die bijdragen aan het projectplan, en de verschillende verificatiemiddelen zou bevatten.
Aanpak projectplanontwikkeling:
Deze aanpak omvat het opstellen van een projectplan en een projectbeheerplan om de verschillende fasen van het project in te schrijven en welke verschillende activiteiten zullen worden uitgevoerd om de benodigde resultaten te bereiken. De projectplannen zouden de basisbehoeften bevatten, zoals projectdoelstelling, beschrijving, analyse, benodigde middelen en meer.
Nu zullen we in dit artikel op deze benadering van projectplanontwikkeling ingaan. We zullen onderzoeken wat deze aanpak ontwikkelt, het projectplan en het projectmanagementplan en wat deze twee documenten onderscheidt. Blijf op de hoogte voor meer!
Wat is een projectplan?
De Project Management Body of Knowledge definieert een projectplan als…
“… Een formeel, goedgekeurd document dat wordt gebruikt om zowel de projectuitvoering als de projectcontrole te begeleiden. Het primaire gebruik van het projectplan is om aannames en beslissingen over planning te documenteren, communicatie tussen belanghebbenden te vergemakkelijken en goedgekeurde scope, kosten en planningsbasislijnen te documenteren. Een projectplan kan worden samengevat of gedetailleerd. "
Overwegende dat PRINCE2 een projectplan definieert als:
"… een verklaring van hoe en wanneer de doelstellingen van een project moeten worden bereikt, door de belangrijkste producten, mijlpalen, activiteiten en middelen te tonen die voor het project zijn vereist."
Het doel van een projectplan is om de mijlpalen die het team in het project moet bereiken correct en nauwkeurig te kunnen definiëren om de beoogde reikwijdte van het project te vergemakkelijken en te realiseren. Een projectplan van elk niveau moet de vier basisvragen kunnen beantwoorden die aan het project worden gesteld. Ze zijn als volgt:
- Wat? - Wat is de gewenste output / deliverables voor het project? Welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om deze resultaten te bereiken?
- Waarom? - Waarom is het project gestart? Wat probeert het op te lossen?
- Wie? - Wie zijn de teamleden die aan het project werken? Wat doet elk lid tijdens het project?
- Hoe? - Hoe zal het project worden gemanoeuvreerd? Welke activiteiten gaan deel uitmaken van het project? Zullen ze het project tot een succesvolle afronding leiden?
U zult merken dat het projectplan klinkt en er identiek uitziet als een projectcharter, maar wat het onderscheidt van dat document is het doel . Terwijl het projectcharter de inhoud stevig op papier vermeldt, wordt een plan opgesteld om de uitvoering tot leven te brengen.
Een projectplan omvat elk detail dat een project heeft. Het is niet beperkt tot alleen het projectmanagementaspect of de externe klantdoelstellingen. Een projectplan dat de nadruk legt op de exacte volgorde van alles wat in een project zal plaatsvinden. Het moedigt een gedetailleerd beeld aan van het in kaart brengen van een stapsgewijze voortgang naar de voltooiing van het project of, in volgorde, het bereiken van zijn doelstelling en visie, zoals vermeld in het projecthandvest. Een gedetailleerd overzicht omvat een gezond inzicht in de uitvoering van elke taak om mijlpalen te bereiken, het beheer van individuele subtaken en activiteiten / evenementen en controle over de situatie en, belangrijker nog, de kwaliteit van het proces en hun output.
Meestal aangeprezen als het bouwplan, omvat een projectplan meestal de volgende onderwerpen tijdens de uitvoering:
- Omvang management
- Kwaliteitsmanagement
- Financieel management
- Schema beheer
- Beheer van middelen
- Communicatie plan
- Verandermanagement
Wat is een projectmanagementplan?
In tegenstelling tot het projectplan kan een projectmanagementplan worden gedefinieerd in het enige document dat door het projectteam wordt gebruikt om de projectmanagementbenadering of het projectmanagementsysteem te beschrijven dat bij de uitvoering van het projectplan wordt gebruikt. Dit zou betekenen dat voor een bepaald project alle input van het projectbeheer in de verschillende fasen van het project in dit document zou worden gedetailleerd, gebaseerd op het projectplan, dat werd opgesteld op basis van het projectcharter.
Veel experts vinden een dunne lijn tussen deze twee documenten en sommigen vinden helemaal geen lijn en gebruiken de twee termen voor plannen door elkaar. Vanaf de derde editie van PMBOK werd de term voor de duidelijkheid gestandaardiseerd in "Project Management Plan", maar veel organisaties zijn vastgehouden aan het presenteren van de twee documenten als afzonderlijke entiteiten, in verschillende formaten en met verschillende doeleinden.
Een projectmanagementplan kan ook worden genoemd als een logische entiteit die bestaat uit vele managementplannen om de taken en activiteiten van het project te laten functioneren zoals gepland. Deze beheerplannen zijn niet beperkt tot de 10 kennisgebieden die in PMBOK zijn vermeld. Dit plan bevat de best practices, die voor een bepaald scenario kunnen worden geïmplementeerd, en voorziet ze voor de succesvolle uitvoering van die taak. Dit zorgt voor het hoogtepunt van de taak op de best mogelijke manier.
Afhankelijk van de schaal van het project, kan dit plan worden opgesplitst en verdeeld in individuele plannen of kan het omwille van de beknoptheid op een enkel document worden geplaatst.
Projectmanagementplannen proberen altijd de vraag 'hoe' te beantwoorden in plaats van 'wat' en 'waarom'. Met deze eigenschap vertellen projectmanagementplannen de teams over 'hoe' een bepaald scenario moet worden uitgevoerd en behandeld, met behulp van welke managementtool of aanpak. Dit versterkt de houding van de projectmanager en zijn / haar team, waardoor ze een gevoel van richting en referentie krijgen.
Wat betreft de onderwerpen die onder een projectbeheersplan vallen, lijkt het goed op de onderwerpen die onder een projectplan vallen, waaronder scope management, kwaliteitsbeheer, tot en met inkoopbeheer. Een projectmanagementplan wordt ruim voor aanvang van de uitvoering van het project opgepakt en geïmplementeerd, zodat alle praktijken in acht worden genomen en de best practices voor projectbeheer worden nageleefd.
U kunt een projectbeheersplan beschouwen als een soort richtlijn om u te helpen het voor u opgestelde plan te implementeren, om de reikwijdte en doelstelling van het project te bereiken.
Belangrijkste verschillen tussen projectplan versus projectmanagementplan
Nu we de twee termen en de verschillende, maar gelijkaardige, plannen voor een project hebben gedefinieerd en begrepen, laten we duiken in het leren erover door hun grimmige verschillen die hen onderscheiden. Een projectplan en een projectmanagementplan onderscheiden.
| Project Plan | Projectmanagementplan |
| Plan op hoger niveau | Plan op lager niveau |
| Gedetailleerd plan over de start van het project tot het einde | Hoog gedetailleerd plan over hoe het project te starten en elke beweging tot het einde te volgen |
| Dit plan behandelt en behandelt de hoofdvraag: wat | Dit plan behandelt en behandelt de hoofdvraag: hoe |
| Een visionair document dat het project in stappen naar de visie of doelstelling plot | Een uitvoeringsdocument dat de activiteiten van het project en de hulpmiddelen en technieken in kaart brengt die zullen worden gebruikt om de visie / doelstelling in het projectplan te bereiken |
| Geeft de projectmanager een visie op hoe de projectstappen en -fasen eruit zullen zien | Geeft de projectmanager het definitieve plan en ontwikkelt een systeem om de visie van het projectplan uit te voeren |
Vanuit het oogpunt van een PMP-examen, moet u de lijnen tussen een projectmanagementplan en een projectplan vervagen en erop springen dat hetzelfde document hetzelfde is. PMBOK 3e editie beschouwt deze niet als afzonderlijke documenten, maar groepeert ze samen onder de naam "Project Management Plan" zoals eerder in dit artikel vermeld. Ik heb deze blog geschreven in het perspectief dat het een goede gelezen en een goede bron van kennis is voor personen die deze termen tegenkomen die afzonderlijk en vrij onafhankelijk bij hun organisaties worden gebruikt.
Conclusie
Een projectplan en een projectmanagementplan zijn beide essentiële documenten die worden gebruikt in de levenscyclus van een project en zorgen ervoor dat u te allen tijde een vlotte werking van uw project hebt. In staat zijn om volledige controle over uw project te hebben zou betekenen dat uw planning met oprechte toewijding en grondige organisatie is gedaan. De planning wanneer deze naar tevredenheid is uitgevoerd, is 80% van het werk, wat voor u als projectmanager zeker een overwinning is.