Inleiding tot projectplanning en planning
' Projectplanning en planning', hoewel gescheiden, zijn twee kanten van dezelfde medaille in projectmanagement. Fundamenteel gaat 'projectplanning' over het kiezen en ontwerpen van effectief beleid en methoden om projectdoelstellingen te bereiken. Terwijl 'Projectplanning' een procedure is om taken toe te wijzen om ze te voltooien door geschikte middelen toe te wijzen binnen een geschat budget en tijdsbestek.
De basis van projectplanning is het hele project. Het is onwaarschijnlijk dat projectplanning zich alleen richt op de projectgerelateerde taken, de begin- en einddatums van het project en de projectafhankelijkheden. Een 'projectplan' is dus een uitgebreid document dat de projectdoelstellingen, reikwijdte, kosten, risico's en planning bevat. En een projectplanning bevat de geschatte datums en opeenvolgende uit te voeren projecttaken.
Project planning
De projectplanningsfase verwijst naar:
- Een project ontwikkelen om het klaar te maken voor investeringen
- Bepaalt de taken / taken die vereist zijn om projectdoelstellingen te bereiken
Stadia van projectplanning
De projectplanningsfasen worden hieronder vermeld:
- Identificatie van de belangrijkste projectsponsors en belanghebbenden, om de basis van projectomvang, budget en tijdsbestek voor projectuitvoering te bepalen.
- Bij het inschakelen van de eisen van de stakeholders, prioritering / vaststelling van projectdoelstellingen.
- Identificatie van de projectprestaties die nodig zijn om de projectdoelstellingen te bereiken.
- Het projectschema opstellen.
- Eventuele projectrisico's identificeren en geschikte mitigatieplannen ontwikkelen.
- Communiceren en presenteren van het projectplan aan belanghebbenden.
Voordelen van projectplanning
- Routekaart: het projectplan biedt een weg die het project van begin tot eind richting geeft.
- Documentatie van klantvereisten: een goed gearticuleerd projectplan maakt het mogelijk om de vereisten van de klanten in een gedocumenteerde vorm vast te leggen. Dit geeft een precieze richting in plaats van te vertrouwen op veronderstellingen, die onjuist kunnen zijn en tot projectfouten kunnen leiden.
- Taakautonomie: planning stelt iemand in staat om taken toe te wijzen aan specifieke teamleden en geeft autonomie. Het team voelt verantwoordelijkheidsgevoel en verantwoordelijkheid voor het slagen of mislukken van een project. Bijgevolg dringt het er bij hen op aan beter te werken of moedigt het hen aan om inconsistente resultaten te brengen.
- Schatting van middelen: Planning is van vitaal belang omdat het ons op een bepaalde manier in staat stelt middelen, kosten en tijd te schatten. Het geeft een oordeel over eventuele vertragingen als meerdere leden tegelijkertijd aan verschillende projecten werken.
- Mitigatieplan: het projectplan biedt een manier om eventuele risico's te voorspellen en dienovereenkomstig strategieën voor mitigatie te plannen.
- Identificatie van werknemerscapaciteiten: de planningsfase maakt het mogelijk om werknemers met bepaalde vaardigheden of expertise te identificeren. En naarmate de taken worden toegewezen, worden teamleden getraind in het ontbreken van vaardigheden of worden ze opgewaardeerd naar de vaardigheden waarover ze beschikken.
- Sterke punten en tekortkomingen van eerdere projecten: projectplannen helpen ook bij het analyseren en verbeteren van of leren van de eerdere projectrecords en vergemakkelijken de besluitvorming.
Projectplanning
De projectplanningsfase verwijst naar:
- Schatting van benodigde menselijke hulpbronnen en materiaal in elke fase van het project; en geschatte berekeningstijd om elk van deze taken te voltooien.
- Geeft de start- en einddatum van elke projecttaak en logische connectiviteit tussen verschillende projecttaken / -activiteiten aan.
Stadia van projectplanning
De projectplanningfasen worden hieronder beschreven:
- Ontwerp en ontwikkel op basis van de projectscope de TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identificeer de projectgerelateerde taken.
- Identificeer de benodigde personele middelen en materiaal
- Evalueer de geschatte tijd die nodig is voor elke taak
- Toewijzing van middelen
- Analyseer het gedetailleerde schema
- Bewaak en beheer het schema
Voordelen van projectplanning
- Vermindert doorlooptijd: de projectplanning geeft een overzicht van de taken die moeten worden voltooid op basis van prioriteit of gelijktijdig met andere taken. Dit houdt de teamleden hiervan op de hoogte en voorkomt vertragingen of uitstel van taken, waardoor de doorlooptijd wordt verkort.
- Kostenbesparingen: hiermee kunt u de bronnen bewaken door overlappende taken te voorkomen. Het leidt ook tot een effectief gebruik van middelen en retourneert de niet-gebruikte middelen op tijd, waardoor kosten worden bespaard.
- Vergemakkelijkt productiviteit: bij het evalueren van logische connectiviteit tussen de taken, kunnen middelen die niet optimaal worden gebruikt worden toegewezen aan extra taken, waardoor de productiviteit wordt verbeterd.
- Vooraf problemen voorzien: Een precieze projectplanning stelt u in staat eventuele problemen vooraf te voorspellen die betrekking hebben op, onder of overgebruik, van middelen en zorgt voor een optimaal verbruik hiervan.
- Bepaalt een doel: een projectschema stelt ons in staat doelen te stellen, op korte of lange termijn, die richting en visie bieden tijdens de uitvoering van het project. Het maakt ook iedereen in een team bewust van de richtlijnen en methoden om deze doelen te bereiken. Zonder een schema zou het project vaag worden gedefinieerd. Dit maakt het omslachtig om de taken te beheren en te organiseren om het met succes uit te voeren.
- Huidige voortgangsupdates en waarschuwingen: de projectplanning is een schets die plaats maakt voor het project. Een project kan echter bepaalde uitdagingen doorstaan. Als er geen routekaart is, hoe zou een project dan in de goede richting gaan? In een dergelijk geval helpt een projectplanning bij het beoordelen hoe off-track een project is geweest en mogelijke manieren om het in de juiste richting te brengen.
Conclusie
Het is duidelijk dat 'projectplanning en planning' hand in hand gaan en essentieel zijn voor projectmanagement. Kortom, 'Projectplanning' is een uitgebreid proces dat alle details van het project omvat, vanaf het begin tot de voltooiing. En 'Projectplanning' is de tracker die de sequenties en het mandaat van projectgerelateerde taken bewaakt.
Een projectplanning waarschuwt / waarschuwt het projectteam over eventuele vertragingen of als het project niet de verkeerde richting is. Het is een live document, vereist periodieke update en opname. De hulpmiddelen en technieken die worden gebruikt voor projectplanning zijn 'Taakverdelingstructuur', 'Werkgebied' en 'Critical Path Method' afgekort als respectievelijk 'TBS', 'SOP' en 'CPM'. Terwijl het projectschema gebruik maakt van softwaretools en -methoden zoals 'PERT' (Program Evaluation Review Technique), Gantt-diagrammen, Pareto-diagrammen en andere netwerkillustraties.
Een project is onvolledig en kan geen succes zijn zonder een goed ontwikkeld projectplan en nauwkeurige projectplanning. Om projectmijlpalen te bereiken, plan en plan het!
Aanbevolen artikelen
Dit is een handleiding voor projectplanning en planning. Hier bespreken we de projectplanning en -planning samen met fasen en voordelen. U kunt ook de volgende artikelen bekijken voor meer informatie -
- Voorbeeld van projectplanning
- Verantwoordelijkheden projectmanager
- Vaardigheden voor projectmanager
- Project management banen