Project Risk Management Plan - Ze zeggen: "Voorzorg is beter dan genezen" en dit geldt voor elke levensgang. Of het nu de tijd is dat u een project bezit of u studeert voor een examen, het nemen van corrigerende maatregelen aan het begin van uw werk kan u helpen een voorsprong te krijgen en de ongelukken en catastrofale gebeurtenissen later te voorkomen, wanneer je zit diep in de toewijding. Dit is tegenwoordig hetzelfde in het geval van projecten, waarbij u enkele maatregelen moet nemen voordat u verder gaat met het project om risico's te voorkomen, die uw plannen volledig kunnen weggooien.

Afbeeldingsbron: pixabay.com

Projectrisicobeheersplannen zijn deze gedachte-toewijzingen die oplossingen kunnen identificeren, anticiperen en gebruiken voor het geval het project problemen / problemen tegenkomt. Een goed projectrisicobeheerplan kan geconfronteerd worden met onverwachte problemen die zich voordoen, omdat de planner rekening heeft gehouden met alle mogelijke scenario's die mis kunnen gaan tijdens de uitvoering van het project. Brandbestrijding is niet altijd de beste manier en kan schadelijke schade toebrengen aan verdere fasen binnen het project.

Een uitstekend projectrisicobeheerplan kan het niveau van problemen met het project met ongeveer 80% - 90% verminderen, wat een goed bereik is. De 20% - 10% kan altijd het marginale risicopercentage zijn waar geen rekening mee wordt gehouden. In dit artikel bekijkt u projectrisicobeheerplannen en hoe u een goed doordacht plan voor uw project kunt ontwikkelen.

Wat is risico?

Wikipedia definieert risico als …

"… het potentieel om iets van waarde te winnen of te verliezen."

Met deze definitie valt het me snel op dat een risico zich op twee verschillende manieren kan uitbetalen: je kunt er grootmoedig van profiteren of je in een diepe duik storten. Maar normaal zien we risico's altijd in de meest negatieve connotatie en zijn we altijd van plan om dit negatieve risico dat we verwachten te verminderen. Wat gebeurt er als het risico dat u neemt loont? Een volledig begrip van het risico dat uw project loopt, maakt u zelfs van plan voor plotseling succes dat veel beheersing en beheer zou vereisen.

Eenvoudig gezegd definieert Wikipedia ook het risico als "een onbedoelde interactie met onzekerheid" . In het geval van projecten en projectmanagement is risico die factor die een potentiële bedreiging vormt voor de succesvolle afronding van het project, op schema. Een risico kan zich voordoen in elke fase van de levenscyclus van het project en kan de volledige werking van het project nadelig beïnvloeden, waardoor het van het voorgestelde plan kan afwijken.

Deze nadelige effecten kunnen een constante of tijdelijke bedreiging zijn voor de tijd, het budget, de middelen of zelfs de kwaliteit die aan het project wordt verleend. Een project is altijd in een staat van risico en projectrisicobeheer draagt ​​bij aan het identificeren en ondernemen van acties tegen deze risico's op het juiste moment, op de juiste manier. Het beheersen en beheren van de niveaus van risico's en onzekerheid is waar een projectrisicobeheerplan naar uit zal kijken, en we zullen deze aspecten in de volgende paragrafen behandelen.

Wat is een projectrisicobeheerplan?

Na snel een kijkje te hebben genomen in het risico en het beheer ervan, is het voor elk project van essentieel belang om een ​​plan op te nemen om de verwachte risico's voor dat project te beheren. Alle projecten hebben een percentage risico dat ze opheft en het is altijd nodig om een ​​projectrisicobeheerplan bij de hand te hebben.

Een projectrisicobeheerplan is in feite een stapsgewijs instructiedocument, waarin scenario's worden geïdentificeerd en geanticipeerd die het project in gevaar kunnen brengen en manieren en middelen kunnen vinden om het risico op te lossen. Het projectrisicobeheerplan vat de projectrisicobeheerbenadering samen die is aangenomen door de projectmanager en het team, en dit projectrisicobeheerplan maakt meestal deel uit van het businessplan van het project, dat bij de start van het project wordt opgesteld.

Het projectrisicobeheerplan zou te allen tijde de volgende attributen en elementen bevatten:

  • Proces - Dit is het hele proces dat wordt aangenomen om risico's tijdens de levenscyclus van het project te identificeren, analyseren, evalueren en verminderen.
  • Budget - Er is altijd een risico verbonden aan de kosten van het project, want wanneer het project start, zullen er waarschijnlijk veranderingen zijn naarmate het project vordert. De methode om met een dergelijke verandering om te gaan, moet worden uitgewerkt in het projectrisicobeheerplan.
  • Work Breakdown Structure - De strategieën die betrokken zijn bij het projectrisicobeheer moeten worden overgedragen aan de WBS. Hoe en wanneer moet worden opgenomen in het projectrisicobeheerplan.
  • Risicoregister - De frequentie van het herzien van het risicoregister moet worden opgenomen in het projectrisicobeheerplan.
  • Rollen en verantwoordelijkheden - Wanneer het project een probleem heeft waaraan risico's zijn verbonden, laat het plan het projectlid weten wie verantwoordelijk is voor welk scenario.
  • Rapportagestructuur - Dit is hetzelfde als bij de rollen en verantwoordelijkheden, maar gaat kort in op de rapportagestructuur in het geval van een risico en in wiens handen moeten de beslissingen liggen.
  • Risicocategorieën - Risico's moeten zorgvuldig worden gecategoriseerd en ingedeeld voor een goede organisatie van informatie.

Ontwikkeling van een projectrisicobeheerplan

Het Project Risk Management Plan definieert effectief het 'hoe' als het gaat om risicoprocessen en structurering gedurende de projectlevenscyclus. Het zal ook uit het volgende bestaan:

  • Analyse of anticipatierapport van waarschijnlijke risico's
  • Oplossingen of mitigatiestrategieën die variëren van hoge impactrisico's tot lage impactrisico's

Dit alles met één doel voor ogen: voorkomen dat het project ontspoort .

Er zijn 6 basisstappen die moeten worden gevolgd om een ​​allesomvattend en succesvol projectrisicobeheerplan te ontwikkelen. Ze zijn als volgt:

  1. Het identificeren van het risico en het creëren van een risicoregister

Voordat u nadenkt over het beheren en beperken van risico's, is het belangrijk dat u ze kent en correct identificeert. Als u een risico mist terwijl u mogelijke bedreigingen identificeert, brengt u het project en de voltooiing ervan zelf in gevaar.

Om alle risico's volledig te kunnen identificeren, kunt u de methode gebruiken om eerst categorieën te definiëren waarin deze risico's kunnen vallen, bijvoorbeeld projectrisico's, bedrijfsrisico's, bedrijfsrisico's, budgetrisico's, systeemrisico's, mensenrisico's, zakelijke objectieve risico's, en nog veel meer. Deze kunnen verder worden onderverdeeld in preciezere categorieën voor eenvoudige identificatie. Een andere methode voor categorisatie kan zijn op basis van het risico dat extern of intern is. De PEST-methode wordt ook veel gebruikt in de industrie: indeling op basis van politieke, e conomische, sociale en technologische factoren.

Gebruik een brainstormsessie met de leden van het projectteam, materiedeskundigen en belanghebbenden om inzicht te krijgen in categorieën en een juiste identificatie van risico's. Het MKB kan leidinggevenden zijn van buitenaf kijkend in het project.

Alle geïdentificeerde risico's worden gedetailleerd beschreven in het risicoregister en aan elk neergelegd risico wordt een niveau gekoppeld. Deze niveaus zijn gebaseerd op het waarschijnlijke voorkomen van het risico in de loop van de levenscyclus van het project en de ernst ervan. Het risicoregister bevat de volgende informatie over elk aan het project verbonden risico en doorloopt alle fasen van projectrisicobeheer:

  • Unieke identificatie
  • Korte beschrijving
  • Niveau van impact op het project
  • Mogelijke frequentie van voorkomen
  • Individuen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van het risico
  • Beperkend plan
  • Budget toegewezen

  1. Risico's analyseren en evalueren

Nadat u de risico's van het project hebt geïdentificeerd, is uw volgende stap het analyseren en evalueren van elk risico om het effect ervan op de succesvolle voltooiing van het project te bepalen. Risico's moeten worden geanalyseerd en geëvalueerd op basis van de volgende 2 criteria:

  • waarschijnlijkheid
  • Niveau van impact

Projectmanagers worden aangespoord elk in het risicoregister vermeld risico te beoordelen op basis van een lage, matige en zeer waarschijnlijke frequentie van optreden en een lage, matige en hoge ernst van de impactgraad. Ze kunnen een matrix maken om deze evaluaties in kaart te brengen om een ​​goed idee te krijgen van de risico's en hun invloed op het project.

Deze indeling en beoordeling op matrices kan later worden gebruikt om de verschillende soorten risico's te prioriteren en de projectmanager in staat te stellen maatregelen te nemen binnen het projectrisicobeheerplan. De cijfers die aan het projectrisico zijn toegewezen, kunnen cijfers of cijfers zijn die het projectteam en de organisatie als comfortabel beschouwen.

  1. Identificatie van risicotriggers

Verdeel uw team in grote lijnen in subgroepen die voor elk risico zullen zorgen, als ze zich voordoen zoals u hebt voorspeld. Deze subgroepen zullen hun risico's in een diepere zin moeten bestuderen en de triggers voor deze risico's en tekenen van waarschuwing moeten herkennen, die het projectteam kunnen vertellen dat hun project in gevaar is.

Tip : Standaard wordt document 3 geactiveerd voor elk risico dat in het risicoregister wordt toegewezen.

In dit stadium kan de projectmanager de rollen en verantwoordelijkheden bepalen die elk team en de teamleden op zich nemen wanneer ze geconfronteerd worden met een risicoscenario. Individuele macht wordt gegeven aan individuen om de budgetten voor elk risico te beheren en af ​​te rekenen en zij zijn verantwoordelijk voor het bedenken van ideeën en een plan voor die ideeën, met de projectmanager op sleeptouw.

Rollen en verantwoordelijkheden kunnen worden verdeeld op basis van de afdeling, werktitel of expertise van het individu of team. Probeer alle stakeholders van het project erbij te betrekken om hun inzichten en expertise over het projectplan voor risicobeheer te verkrijgen. Deze personen kunnen zelfs een grote bijdrage leveren aan de identificatie van deze risico-triggers die later in het projectrisicobeheerplan kunnen worden opgenomen.

  1. Brainstormen over oplossingsideeën

Elk team neemt nu hun risico's en brainstorms in ideeën die de bedreigingen onderwerpen. Dit moeten preventieve maatregelen of noodplannen zijn die het team bij de start van het project heeft genomen om de effecten van deze risico's op de voltooiing van het project te verminderen of te elimineren. Het team moet nadenken over het benutten van de kansen die op hun weg komen, zoals vermeld in het projectplan in de planningsfase van de projectlevenscyclus.

Kansen zijn meestal de positieve risico's in het project en, vaker, kunnen deze kansen in feite de negatieve risico's neutraliseren waarop we ons richten. Projectmanagers moeten er via het projectrisicobeheerplan op aandringen dat het projectrisicobeheersteam aandacht schenkt aan zelfs de mogelijkheden om risico's te beperken.

Op basis van de collectieve ideeën die afkomstig zijn van de verschillende afdelingen en geesten die eraan hebben gewerkt, moet de projectmanager vervolgens een besluit nemen om een ​​actieplan (POA) voor de oplossingen te formuleren. Dit zullen we in de volgende stap bespreken, namelijk het maken van een plan!

  1. Een plan maken

De risico's worden geïdentificeerd, de mogelijke oplossingen of maatregelen worden in aanmerking genomen, wat overblijft om te creëren is een actieplan hiervoor. Dit actieplan is de fundamentele eenheid van het projectrisicobeheerplan en voor een projectmanager die dit plan bezit, moet hij alle mogelijke oplossingen voor alle verschillende risico's die in het project zijn geïdentificeerd, documenteren. Deze plannen zijn in principe risicobeperkende strategieën om de risico's op afstand te houden.

Deze risicobeperkende strategieën zullen de kans verkleinen dat het risico wordt bereikt of zullen de impact van het risico verminderen. Deze risicobeperkende strategieën komen voort uit de ideeën die tijdens de brainstormsessie zijn uitgewerkt. Er zijn twee soorten mitigatiestrategieën. Ze zijn als volgt:

  • Preventief - Dit type strategie beantwoordt de vraag: "wat moet je nu doen?" Deze strategie is zo ontworpen dat de kans op het risico of de ernst van de risicoweg wordt verkleind voordat het risico zelfs maar wordt gerealiseerd.
  • Noodgevallen - Dit zijn geplande acties in het geval dat het risico wordt gerealiseerd. Kortom, het beantwoordt de vraag: "wat moet er gedaan worden als …?"

De risico's die de hoogste prioriteit hebben, moeten eerst door de projectmanager worden behandeld en hun mitigatieplannen moeten worden gerealiseerd voordat het project van start gaat, of volgens het actieplan. De risico's met een lagere prioriteit kunnen later worden opgevangen, maar kunnen niet worden genegeerd of verwaarloosd.

Het risicoregister moet alle risico's registreren, documenteren en toewijzen aan de risico's, het uit te voeren actieplan en de kosten die aan deze risico's zijn verbonden.

  1. Risico's bewaken en beoordelen

Terwijl het project verloopt volgens het projectplan, loopt naast het projectrisicobeheerplan en zorgt het voor alle risico's die het project kan tegenkomen op weg naar voltooiing. Aangezien alle opbrengsten van het projectrisicobeheerplan zijn gedocumenteerd in het risicoregister, is het belangrijk dit document op gezette tijden te herzien. Beschouw de beoordelingsperiode als tweewekelijks.

Maar waarom controleren en beoordelen? Naarmate het project vordert, is er een redelijke kans dat het project veel meer risico's tegenkomt of realiseert, of dat de risico's die in het register zijn gepland, mogelijk moeten worden gewijzigd.

Projectrisicobeheer is een iteratief proces en moet naadloos worden verweven in het beheer van uw hele project. Het moet nauw worden geïntegreerd in het kader voor probleembeheer, omdat onopgeloste problemen langzaam potentiële risico's worden.

Verwante Cursussen :-

  1. Projectrisicobeheer
  2. Software Project Management Training
  3. Projectmanagement - Leer alle procesgroepen en kennisgebieden

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling