Inleiding tot projectplanningtechnieken
We moeten planningstechnieken in een project gebruiken om alle aspecten op elkaar af te stemmen zodat ze overeenkomstig met elkaar werken. Een planning moet in verhouding staan tot de voor het project vastgestelde tijd en alle middelen moeten op een optimale manier worden gebruikt. Gezien de variabele aard van het project en de reikwijdte ervan, is het moeilijk om het te plannen, maar er wordt van ons verwacht dat we het doen omdat wij verantwoordelijk zijn.
Een planning bestaat uit alle activiteiten die zijn opgenomen in de uitvoering en uitvoering van een project binnen het vooraf bepaalde tijdsbestek van het project. Een projectplanning helpt bij het prioriteren van bij een project betrokken werk en het op een ordelijke manier af te ronden. Het helpt ook bij het aanwijzen van de juiste persoon voor de functie en bij de juiste toewijzing van de beschikbare middelen. Tijdbeheer en aanpassingen met de omvang van een project zijn alleen mogelijk als er een goede planning is opgesteld voor het project waaraan wordt gewerkt.
Verschillende technieken voor projectplanning
Projectplanning omvat meestal verschillende technieken, een overzicht van elke techniek wordt hieronder gegeven.
1) Wiskundige analyse
Critical Path Method (CPM) en Program Evaluation and Review Technique (PERT) zijn de twee meest gebruikte technieken door projectmanagers. Deze methoden worden gebruikt om de tijdspanne van het project te berekenen binnen de reikwijdte van het project.
a) Kritieke padmethode
Het boomdiagram van elk project heeft een kritisch pad. De methode Critical Path schat de maximale en minimale tijd die nodig is om een project te voltooien. CPM helpt ook bij het identificeren van kritieke taken die in een project moeten worden opgenomen. Wijzigingen in de levertijd hebben geen invloed op het schema. De reikwijdte van het project en de lijst van activiteiten die nodig zijn voor de voltooiing van het project zijn nodig voor het gebruik van CPM. Vervolgens wordt de tijd berekend die elke activiteit nodig heeft. Vervolgens worden alle afhankelijke variabelen geïdentificeerd. Dit helpt bij het identificeren en scheiden van de onafhankelijke variabelen. Ten slotte voegt het mijlpalen toe aan het project.
b) Programma-evaluatie en beoordelingstechniek (PERT)
PERT is een manier om de stroom van taken in een project te plannen en een schatting te maken van de totale tijd die nodig is om het te voltooien. Deze techniek helpt bij het weergeven hoe elke taak afhankelijk is van de andere. Om een project te plannen met behulp van PERT, moet men activiteiten definiëren, deze op een ordelijke manier rangschikken en mijlpalen definiëren. U kunt tijdlijnen voor een project berekenen op basis van het betrouwbaarheidsniveau:
- Optimistische timing
- Meest waarschijnlijke timing
- Pessimistische timing
Gewogen gemiddelde duur en geen schattingen worden door PERT gebruikt om verschillende tijdframes te berekenen.
2) Duur compressie
Duurcompressie helpt om indien nodig een schema kort te houden. Het kan het ingestelde schema aanpassen door wijzigingen aan te brengen zonder het bereik te wijzigen voor het geval het project te laat loopt. Twee methoden die kunnen worden toegepast: snel volgen en crashen.
a) Snel volgen
Fast-tracking is een andere manier om CPM te gebruiken. Fast-tracking vindt manieren om het tempo waarin een project wordt geïmplementeerd te versnellen door gelijktijdig veel taken uit te voeren of door veel taken met elkaar te overlappen. CPM helpt ons bij het identificeren van activiteiten die kunnen worden gebruikt om het tempo van het project te versnellen. Hoewel het een aantrekkelijke techniek is, heeft het ook zijn eigen aandeel in risico's. Omdat veel activiteiten tegelijkertijd zullen worden geïmplementeerd, is het in hoge mate fouten maken en een compromis sluiten over de kwaliteit.
b) Crashen
Crashen gaat over het betrekken van meer middelen om het project op tijd af te ronden. Om dit te laten gebeuren, moet u over extra middelen beschikken. Bovendien kunnen niet alle taken worden uitgevoerd door extra middelen toe te voegen. Noodzaak om nieuwe teamleden aan een project toe te voegen en beperkte deelbaarheid van taken leidt tot meer communicatie en is de basisreden. De crashtechniek kan ook worden gebruikt door tijd, betaalde overuren toe te voegen, maar het moet binnen de vastgestelde deadline blijven. Het leidt helaas tot hogere kosten voor het project.
3) Simulatie
De verwachte duur van het project wordt berekend met behulp van een andere set taken in simulatie. Het schema is gemaakt op basis van veronderstellingen, zodat het kan worden gebruikt, zelfs als de scope wordt gewijzigd of de taken niet duidelijk genoeg zijn.
4) Resource-leveling heuristieken
Het verkorten van de levertijd of het vermijden van onder- of overbenutting van resources door aanpassingen aan te brengen in het schema of resources worden resource leveling heuristieken genoemd. De taken verdelen volgens de beschikbare bronnen, zodat er geen of te weinig bronnen worden gebruikt. Het enige nadeel van deze methode is dat het de kosten en tijd van het project kan verhogen.
5) Takenlijst
De takenlijst is de eenvoudigste projectplanningtechniek van alle beschikbare technieken. Gedocumenteerd in een spreadsheet of tekstverwerker is de lijst met alle mogelijke taken die bij een project betrokken zijn. Deze methode is eenvoudig en de meest populaire van alle methoden. Het is erg handig bij het uitvoeren van kleine projecten. Maar voor grote projecten met een groot aantal aspecten is taaklijst geen haalbare methode.
6) Gantt-diagram
Voor het bijhouden van de voortgang en rapportagedoeleinden is de Gantt-grafiek een visualisatietechniek die wordt gebruikt in projectbeheer. Het wordt meestal gebruikt door projectmanagers om een idee te krijgen van de gemiddelde tijd die nodig is om een project te voltooien. Een Gantt-diagram van een projectschema is een staafdiagram dat sleutelactiviteiten in volgorde links op tijd weergeeft. Elke taak wordt weergegeven door een balk die het begin en de datum van de activiteit weergeeft, en dus de duur ervan.
7) Kalender
Velen overwegen niet om taken in een kalender te plannen voor hun projectvereisten - wanneer dat zou moeten! De meeste kalenders kunnen worden samengesteld met hun eigen naam. In dit geval kunt u één kalender per project en geplande evenementen voor dat project maken. De kalender toont een tijdlijn voor het hele project. Het grote voordeel is dat het kan worden gewijzigd omdat het kan worden gedeeld. Hoewel het een geweldige techniek lijkt om een project te volgen, heeft het bepaalde beperkingen die u niet kunt toewijzen aan bepaalde mensen en u kunt geen afhankelijkheden zien.
Conclusie
Hulpmiddelplanningstools kunnen een projectmanager helpen bij het toewijzen van resources en het voltooien van een project binnen de voorgeschreven tijdspanne. Ze helpen ook bij het opstellen van planningen voor alle projecten die in de toekomst moeten worden opgenomen. Het bestuderen van de prestaties uit het verleden van je team, de hindernissen die je tegenkwam tijdens het nastreven van een project en hoe die obstakels werden overwonnen, zijn erg handig. Planning moet een integraal onderdeel van projectmanagement zijn. Het helpt gewoon niet om tijd te besparen, maar zorgt ervoor dat het project wordt georganiseerd.
Aanbevolen artikelen
Dit is een handleiding voor technieken voor projectplanning. Hier bespreken we de verschillende technieken en een overzicht van projectplanning. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie -
- Verantwoordelijkheden projectmanager
- Project management banen
- Project Management Methodologie
- Wat is een projectplanningconstructie?