We zullen u niet alleen het stapsgewijze proces laten zien om een duidelijk, specifiek en schriftelijk communicatiestrategieplan voor uw organisatie in kaart te brengen, we helpen u ook bij het sorteren van onze redenen waarom u hetzelfde zou moeten doen.
De spirituele leraar Osho maakte een opmerking toen hem werd gevraagd waarom hij zeer productief was terwijl hij over zijn eigen talenten en vaardigheden sprak. Hij zei
- Als ik niet over mijn eigen talenten ga schreeuwen, wie anders? Als ik het niet zou doen, hoe zouden mensen dan te weten komen dat ik hen kan helpen met mijn middelen en capaciteiten?
Als je je afvraagt waarom je een communicatiestrategieplan nodig hebt, is het hierdoor - niemand zou je leren kennen totdat je het hen vertelt op een manier die ze kunnen begrijpen. Het is gemakkelijk om informeel te zijn over uw communicatie met interne en externe belanghebbenden. Maar dat maximaliseert niet de waarde van uw bedrijf.
Als je nog steeds nadenkt over waarom je een effectief communicatiestrategieplan maakt voor het communiceren van je diepste waarden, diensten, producten, missie, visie aan je mensen en klanten, kijk dan naar de onderstaande redenen. Je zou te weten komen waarom het uiterst belangrijk is.
Redenen om een communicatiestrategieplan op te stellen
- Agenda: een communicatiestrategieplan helpt bij het opbouwen van een agenda voor een organisatie - waarom het bestaat, wie het dient, hoe te dienen, haar missie en visie en hoe het van plan is uit te breiden. Het is een agenda omdat het mensen in de organisatie laat zien hoe ze de plannen moeten uitvoeren en waar ze moeten komen. De klanten krijgen ook een duidelijk beeld van wat ze in de nabije toekomst van de organisatie kunnen verwachten.
- Strategie: Strategie is de kunst om te beslissen van A naar B te gaan wanneer er aanzienlijke risico's aan verbonden zijn. Dus vooruit plannen voor het communicatiestrategieplan is altijd verstandig voor een organisatie die wil groeien. Zonder planning en een goed communicatiestrategieplan kan de organisatie niet ver gaan in het kanaliseren van de informatie die ze willen transporteren.
- Gelijktijdige herinnering: het bouwen van een communicatiestrategieplan vergemakkelijkt het belangrijke kenmerk van het herinneren van de interne en externe belanghebbenden aan wat ze gaan doen of momenteel doen. Het programmeert en herprogrammeert de geest van de personen die bij het proces betrokken zijn en verenigt ze voor een gemeenschappelijk doel.
- Openbaarmaking: geen enkel bedrijf kan in een vacuüm staan. Ze zijn verantwoordelijk voor hun acties en omdat alles van invloed is op alles, heeft elk van hun bewegingen direct of indirect invloed op de samenleving. Het doel van het bouwen van een geweldige communicatiestrategie aan werknemers is dus om volledige informatie te geven over wat het bedrijf van plan is en hoe het bedrijf van plan is de gemeenschap te laten groeien en zich te onthouden van onethische praktijken.
Dit zijn de belangrijkste vier redenen waarom u een effectieve communicatiestrategie voor werknemers moet opstellen. U kunt ook dingen opnemen zoals het bereiken van een groter publiek, proberen betere markten voor uw producten te krijgen en uw zakelijke horizon te verbreden, maar dit zijn secundaire redenen (deze redenen zijn misschien niet secundair voor u).
Ongeacht welke reden u hebt of zelfs als u geen reden hebt om een effectieve communicatiestrategie voor werknemers op te bouwen, we raden u aan aandacht te schenken aan de rest van het artikel. Als dit goed wordt uitgevoerd, kan dit artikel de hele communicatiestructuur van uw organisatie wijzigen.
Laten we beginnen.
-
Articuleer de huidige situatie
Zonder te weten waar je staat, hoe je zou verwachten om vooruit te komen en een bepaalde situatie te bereiken waarin dingen zouden overeenstemmen met je visie. Het zal niet totdat je weet waar je bent.
De beste manier om dat te weten, is door een SWOT-analyse uit te voeren. Het is heel simpel. Neem een papier en verdeel het in vier delen en schrijf vervolgens op het eerste deel Sterke punten; onder Sterke punten, schrijf Zwakte. Schrijf rechts bovenaan kansen en schrijf onder kansen bedreigingen.
Neem de tijd om de ingangen in te voeren. Als u de hulp van uw collega's of feedback van klanten nodig heeft, doet u hetzelfde. Hoe nauwkeuriger u deze analyse uitvoert, hoe voordeliger uw communicatiestrategieplan zou worden. Weet dat je alleen dan helder kunt communiceren als je over concrete en degelijke informatie beschikt. Sla deze stap niet over. Het is een van de belangrijkste dingen om mee te beginnen.
-
Regel een ontmoeting met belangrijke stakeholders
Nadat je je SWOT-analyse hebt gedaan, is het tijd om wat koerscorrecties aan te brengen. Je kent je sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen. Betrek nu alle belanghebbenden om te bespreken welke conclusies u absoluut hebt bereikt of zij willen graag input toevoegen. Als ze invoer toevoegen, luister en noteer.
Presenteer vervolgens de definitieve conclusies na de brainstorm. Als alle belangrijke belanghebbenden het hiermee eens zijn, moet u opnieuw gaan zitten om een strategische visie te ontwikkelen. De bijeenkomst is belangrijk omdat één lid geen organisatie kan maken.
We moeten iedereen op één lijn houden met de ontwikkeling en uitbreiding van de organisatie. En als je in een organisatie werkt, zou je weten dat er een term is genaamd Johari Window die zegt dat er een donkere kant van ons is die beter kan worden afgebeeld door andere mensen.
Dus, volgens hetzelfde principe, in de organisatie, is het verplicht om niet alleen op uw eigen gedachten en meningen te vertrouwen en andere sleutelpersonen te vragen om die ook te delen.
-
Breng een ideale toekomst voor de organisatie in kaart
Zodra de sleutelfiguren hun mening en input geven, is het tijd om een ideale toekomst voor de organisatie in kaart te brengen. Om met het proces te beginnen, schrijf alles op waar de organisatie voor moet staan. Stel je voor dat je alle middelen, mensen, geld en talenten hebt om een vlekkeloze toekomst te creëren. Schrijf dan de toekomst op zoals je ziet.
Denk nu niet aan onmogelijkheid. Het is een stap waarbij u verder moet denken dan uw huidige scenario als u uw bedrijf wilt uitbreiden en uw stempel wilt drukken. Laat het ideale zicht niet door je hoofd afdwalen. Geef het vorm en structuur. Schrijf het op dezelfde manier op als u het ziet. De bedrijfsfilosoof Jim Rohn vroeg:
"Is het mogelijk om de toekomst te zien voordat deze bestaat?" Hij antwoordde zichzelf: "Het is mogelijk om de toekomst te zien voordat deze bestaat. Omdat je het in je geest kunt zien voordat het bestaat.
-
Ets de visie volgens prioriteit
In dit stadium is het tijd om het vorm te geven. Je moet nu realistisch zijn. Je moet uitgaan en de due diligence doen. Als u in een maakindustrie zit en u wilt achterwaartse integratie doen, denk dan aan de middelen, het geld en de mensen die nodig zijn om het werk te doen.
Stel jezelf de vraag - is het nodig? Hoe waardevol kan het op de lange termijn worden? Ga zitten met je SWOT. Geeft uw SWOT weer dat u de sterke punten hebt om voor deze stap te gaan? Zo ja, ga je gang en zo nee, stop dan.
De meest ideale manier om prioriteit te geven aan de visie is om deze in vier delen te verdelen - kritisch, niet-kritisch, beslissend, verwijdering. Zet al uw visie in deze vier delen. Denk lang en hard na.
Bekijk klantfeedbacks, marktanalyse, beoordeel de markttendensen en neem vervolgens de mening van belangrijke stakeholders en beslis vervolgens welke dingen noodzakelijkerwijs in de kritieke fase komen, die beslissend en niet-kritisch moet zijn en die u daadwerkelijk kunt verwijderen uit de visie.
-
Verander de visie in doelstellingen
Het is tijd om bij de belangrijkste mensen van uw organisatie te zitten. In deze bijeenkomst zou je de verdeling presenteren die je van je visie hebt gemaakt. Neem hun input en kijk of alles wat je denkt in koor is.
Zo nee, waarom? Ontdek wat zij denken. Voeg bepaalde dingen toe als ze verdienste hebben en gooi bepaalde dingen weg als je denkt dat ze volledig kunnen worden vermeden. Als je eenmaal overtuigd bent van je visie en de prioriteit van die visie, is het tijd om de doelstellingen te bepalen.
Het stellen van doelstellingen betekent dat u uw grote visie in stukken moet etsen die binnen 3-5 jaar kunnen worden bereikt. Het is belangrijk om naar beneden te brokkelen. Als je niet naar beneden gaat, zal de uitvoering niet gebeuren en zou je je visie niet in de nabije toekomst in realiteit kunnen omzetten.
-
Noteer de actiestappen die nodig zijn om B te bereiken vanaf A
Als je eenmaal de doelen hebt bepaald, is het tijd om wat grondwerk te doen. We weten allemaal dat verbeelding zonder uitvoering een waanidee is. Het is dus belangrijk om elke doelstelling te nemen en het A-punt en B-punt te bepalen. A is het punt waar we nu staan. En B is waar we willen bereiken. We kunnen B niet bereiken voordat we enkele actiestappen hebben gezet.
Het is tijd om elke actiestap gedetailleerd op te schrijven, zodat we kunnen begrijpen waar we wat moeten doen en hoe we het allemaal op een eenvoudige manier kunnen benaderen. Handhaaf een volgorde en structuur. Neem voor elke doelstelling één pagina weg.
Schrijf bovenaan het doel op en noteer de stappen vervolgens een voor een en rangschik het vervolgens in volgorde van belangrijkheid. Deze eenvoudige structuur zou helpen om actie te ondernemen en zou de uitvoering vlekkeloos maken.
-
Zoek mazen
Als je het werk van Edward de Bono 'The Six Hats' hebt gelezen, is het tijd om de zwarte hoed te dragen. Het opschrijven van actiestappen is super eenvoudig. Maar we moeten een aantal noodplannen hebben om de hele zaak voorzichtig te behandelen.
Waarom onvoorziene omstandigheden? Omdat er op elk moment dingen mis kunnen gaan. Je kunt onderweg een heleboel obstakels tegenkomen die je leven ellendig zullen maken. En als u niet van tevoren een plan hebt, is het enige dat u kunt doen, vastlopen en inactief blijven.
Dus plan voor crisissen. Plan situaties waarin het slecht kan gaan. Plan voor noodsituaties. Plan obstakels. En ga dan verder met de volgende stap.
-
Stel deadlines in
Zodra je de zwarte vlekken duidelijk ziet bij het omzetten van je visie in realiteit, is het tijd om het meer betekenis te geven. De organisatie kan niet uitbreiden zonder deadlines. Iemand zei zo mooi: er zijn geen onrealistische doelen, eerder onrealistische deadlines.
Het is dus tijd om deadlines in te stellen voor elke actiestap die je eerder hebt geëtst. Wees specifiek, wees realistisch en voeg buffer toe aan elke deadline (minstens 20% van de oorspronkelijke tijd waarvan je dacht dat de taak voltooid zou zijn).
-
Ken middelen en verantwoordelijkheden toe en deel
Nu heb je een hele lijst met dingen in je hand. Je hebt de doelstellingen al vastgelegd, ze in specifieke actiestappen onderverdeeld, de obstakels gevonden waarmee je te maken kunt krijgen en deadlines voor elke taak.
Nu is het tijd om de middelen toe te wijzen en mensen te ontdekken die de taak kunnen uitvoeren. Dit is het meest kritieke onderdeel van het bouwen van een effectieve communicatiestrategie aan werknemers. De manier waarop u de verantwoordelijkheden deelt, zal veel vertellen over hoe u de plannen wilt laten uitvoeren.
De meeste mensen denken dat communicatiestrategieën iets aparts zijn, maar het is diep in lijn met de missie, visie, doelstellingen, doelen en implementatie van een organisatie. Bij elke stap moet u weten hoe u kunt communiceren met uw ondergeschikten. Zorg er dus voor dat ze, terwijl ze de verantwoordelijkheden toeschrijven, over alle beschikbare middelen beschikken voor implementatie.
Nadat alles is gedaan, vraagt u uw mensen om aan de slag te gaan volgens de deadline. Maak kleine feedbacklussen die u helpen feedback te krijgen voor elke taak en hoe deze wordt geïmplementeerd.
Als de communicatiestrategie voor werknemers moeilijk te implementeren is, zoek dan uit waarom. Is het een probleem met betrekking tot middelen / vaardigheden / duidelijkheid / communicatie? En neem vervolgens de nodige stappen om het te wijzigen. Implementatie is zeer belangrijk omdat zonder dit het hele communicatieplan tevergeefs zou verlopen.
-
Bonustip - Neem corrigerende maatregelen
Deze stap gaat meer over het ontvangen van feedback en het creëren van een open-deurbeleid waar mensen op elk gewenst moment hun supervisors kunnen ontmoeten en hun problemen kunnen bespreken tijdens de implementatie. Als de werknemers niet gemotiveerd zijn en het grotere doel van een kleine taak niet kennen, is het de verantwoordelijkheid van de supervisor om de werknemers te onderwijzen en te motiveren om te handelen.
Deze supervisors moeten ook rapporteren aan hun managers en vervolgens rapporteren managers aan senior managers enzovoort. Dit zal een effectief feedbacksysteem creëren dat erg belangrijk is voor het nemen van corrigerende maatregelen terwijl de werknemers de aan hen toegewezen taak blijven uitvoeren.
Communicatiestrategieplan staat niet op zichzelf. Het doel van strategische communicatie is inherent aan de essentie van het stellen van de doelen van de organisatie en deze met maximaal succes te bereiken.
Dus als een organisatie het bovenstaande kan implementeren, zou het geen probleem zijn om een effectieve communicatiestrategie voor werknemers in de hele organisatie op te bouwen en dan zou dezelfde transparantie ook de externe belanghebbenden infecteren.
Eerste afbeeldingsbron: pixabay.com
Aanbevolen artikelen
Hier zijn enkele artikelen die u zullen helpen meer informatie te krijgen over het communicatiestrategieplan, dus ga gewoon door de link.
- 8 geweldige stappen om een geweldige verkoopteamstrategie te creëren
- Gratis handige tips en trucs voor Microsoft Excel (spreadsheet)
- 6 Intranetfuncties voor succesvolle communicatie met medewerkers
- Top 8 nuttige en beste tips voor strategie voor verandermanagement