Inleiding tot persoonlijke gesprekken met medewerkers

Eén-op-één vergaderingen met werknemers kunnen echt een belangrijk moment voor u zijn om meer te weten te komen over uw teamleden en hun werkstijlen te begrijpen en hoe zij omgaan met hun dagelijkse werkproblemen. Als projectmanagers streven we er altijd naar om deze één-op-één vergaderingen met medewerkers effectief te houden en ze de resultaten te laten leveren die we voor onze teamleden en onze teams voor ogen hebben, zoals loopbaanontwikkeling en actieplannen voor ontwikkelingsgebieden. Maar ergens langs de linie belanden we altijd bij het missen van deze bijeenkomsten of erger, we leiden ze niet op de manier waarop ze geacht worden te worden uitgevoerd.

Of u nu een ervaren projectmanager of een pas gepromoveerde projectmanager bent, deze één-op-één-vergaderingen met medewerkers doen u momenteel geen goed en u vindt dat het gewoon tijdverspilling is voor u en uw teamleden. U gelooft dat het uur op een betere manier kan worden gebruikt dan door het te besteden aan het luisteren naar of adviseren van uw teamleden.

Om de lucht rond dit effectieve hulpmiddel, dat een-op-een-vergaderingen met werknemers is, te zuiveren, heb ik dit artikel bedacht dat je het belang zal uitleggen dat deze een-op-een vergaderingen met zich meebrengen en hoe je maak ze effectief om overvloedige voordelen op te leveren.

Het belang van één-op-één vergaderingen met werknemers

Tijdens mijn ambtstermijn als projectmanager ben ik veel collega's tegengekomen met grote verschillen in hun mening over het belang en de bruikbaarheid van één-op-één vergaderingen. Sommigen waren gewoon niet in het hele concept om regelmatig hun teamleden te ontmoeten om de prestaties en hun eventuele problemen te bespreken. Ze geloofden dat deze vergaderingen op het werk volkomen nutteloos en extreem tijdrovend waren. Terwijl de anderen altijd meer wilden weten over de omvang van één-op-één vergaderingen en ervan overtuigd waren dat ze moesten weten hoe ze dit soort vergaderarrangementen effectief konden maken, omdat het hen hielp omgaan met hun teamleden en op de hoogte zijn van hun prestaties op een regelmatige basis.

Naar mijn mening zie ik een-op-een-vergaderingen als een platform voor een geweldige uitwisseling van informatie en innovatieve ideeën. Het is het soort ontmoeting dat twee verschillende individuen helpt elkaar te begrijpen en meer over elkaar te leren, wat zij ervaren als de organisatie en hoe zij ernstige problemen of soms hun eigen frustraties op hun werkplek zouden zien. Ik zou niet één-op-één-vergaderingen opleggen alleen voor het doel van teamlidprestaties, maar ook om te groeien en meer te leren over het bedrijf, de teamleden en hoe de twee kunnen samensmelten tot een grote bijdrage.

Eén-op-één vergaderingen zijn uitsluitend voor de teamleden om hun hart en ziel te laten horen, en het is een geweldige kans voor projectmanagers om een ​​geweldig gesprek te voeren om hun teamleden te helpen ontwikkelen tot rijzende sterren binnen de projecten die ze ondernemen.

Aanbevolen cursussen

  • Programma voor functiepuntanalyse
  • Online cursus Afvalverminderingstools
  • Online certificeringstraining in projectplanningsbeheer

Voordelen van één-op-één-vergaderingen met werknemers

In dit gedeelte ga ik de voordelen opsommen die ik persoonlijk zie als ik een persoonlijk gesprek heb met medewerkers. Er kunnen veel meer voordelen en contrasterende bijwerkingen aan deze vergaderingen zijn. Deze bijwerkingen zijn meestal niet vanwege de manier waarop de vergaderingen zijn ontworpen, maar hangen eerder af van uw manier van uitvoeren. Voordat we kennis maken met deze 10 geweldige manieren om één-op-één vergaderingen te houden, kijken we eerst naar de lijst met voordelen die ik voor u heb samengesteld.

  • Prestatiecontrole - Dit is een goed moment voor u om te evalueren en uw teamleden te vragen wat zij denken over hun eigen prestaties en waar gaat het vanaf hier.
  • Zelfbeoordeling door medewerkers - Naarmate gesprekken toenemen, kunt u hen helpen in hun eigen werkstijlen te kijken en hen te helpen hun dagelijkse werkzaamheden te beheren op hun gemak.
  • Problemen en problemen aan het licht brengen - Je kunt ze in de vergaderruimte de gelegenheid geven om te spreken over problemen en problemen waarmee ze worden geconfronteerd en die waarmee het team wordt geconfronteerd. Wees een vertrouweling voor hen.
  • Motivatie niveau monitoring - Met het momentum aan de gang, zal uw teamlid zeker zijn gevoelens over deze functie naar u uitstorten. U kunt dan hun motivatieniveaus controleren als ze met u praten over het werk dat ze doen.
  • Betrokkenheid bij taakmonitoring - Deze vergaderingen met werknemers zijn een geweldige kans om te vragen naar hun toekomstige ambities, of het nu is om binnen de organisatie te blijven en te groeien of door te gaan naar de volgende baan die ze vinden. Hiermee kunt u hun inzetniveau inschatten en op basis hiervan personeelsplannen plannen.
  • Platform voor waardering - Als ze iets hebben gedaan dat de moeite waard is om te vermelden in de afgelopen week of sinds je ze voor het laatst hebt ontmoet voor een een-op-een bijeenkomst, zorg er dan voor dat je hen feliciteert en aanmoedigt om de lat hoger te blijven leggen.
  • Planning voor hun ontwikkelingsgebieden - Iedereen van ons heeft ontwikkelingsgebieden waaraan moet worden gewerkt om dichter bij een optimale werkkwaliteit te komen. Breng SMART-plannen in kaart met uw teamlid en ga akkoord met die werkingen.
  • Actieplan - Zorg er op basis van uw ontwikkelingsplannen voor dat u hen vraagt ​​de notulen van de vergadering te noteren, allemaal compleet met actiepunten die moeten worden gecontroleerd en geëvalueerd in de volgende vergadering.
  • Nieuwe ideeën en innovaties - Deze vergaderingen met werknemers kunnen de beste plaats zijn om nieuwe ideeën en innovatieve gedachten te verzamelen die door de hoofden van uw teamleden gaan. Meestal ontvangen we via deze teamleden verbijsterende en creatieve oplossingen voor onze ultieme problemen en problemen.
  • Verbinding met hen - Dit uur kan de beste tijd voor u zijn om persoonlijk contact te maken met uw teamleden. Je kunt zelfs tijd vrijmaken om te praten over willekeurige likes en antipathieën om het rapport op te bouwen en een verband te vinden als het gaat om samenwerken.
  • Feedback op uw management - Deze vergaderingen met werknemers zijn geweldige kansen om uw teamleden te vragen u feedback te geven. Iedereen moet veel aspecten van hun werk verbeteren en ze leren kennen vanuit uw rapporten kan geweldig zijn. Vraag hen om zo open en transparant te zijn als ze willen dat u bij hen bent.

Tips voor een geweldige persoonlijke ontmoeting

Nu we de vele voordelen hebben samengevat die voortvloeien uit het voeren van één-op-één-vergaderingen met werknemers, is onze volgende stap om te begrijpen hoe we effectief één en vervolgens twee en nog veel meer kunnen uitvoeren. Hieronder vindt u 10 geweldige tips voor het houden van een geweldige een-op-een vergadering met uw teamleden.

  1. Schema! Schema!

De meest voorkomende fout die managers maken, is het bijhouden van een schema met hun teamleden en zich er niet aan houden. Planning is inderdaad een zeer belangrijk aspect in de wereld van individuele gesprekken met werknemers. Zowel de managers als hun teamleden moeten samenwerken en de vergadering succesvol maken door op tijd te zijn en zich aan deze schema's te houden.

Een-op-een-vergaderingen op het werk kunnen op verschillende frequenties worden gepland: wekelijks, maandelijks of driemaandelijks. Hoewel driemaandelijks de minste voorkeur heeft en kan samenvallen met het ontwerp van de organisatie van driemaandelijkse evaluatievergaderingen op het werk voor communicatie, is wekelijks de meest veelbelovende en de beste tijd voor deze één-op-één vergaderingen op het werk.

  1. Duidelijke en precieze agenda

Het uitstippelen van een agenda voor de één-op-één vergadering in de eerste paar minuten van de vergadering is essentieel. Het is belangrijk dat de agenda duidelijk, nauwkeurig en bij voorkeur degene is die door de werknemer zelf is gemaakt. Dit stelt hen in staat om controle te hebben over wat ze te zeggen hebben, wat resulteert in een goed gesprek en een goed gebruik van tijd. Als de agenda eenmaal door de werknemer is opgesteld, moet u deze eens proberen en moeten beide partijen het erover eens zijn voordat u doorgaat. Hiermee kunt u de vergadering nog effectiever begeleiden.

Vaak maken managers vaste sjablonen die hun teamleden kunnen volgen terwijl ze een agenda bespreken. Deze sjabloon zou een brede categorisatie van tijd bevatten en elke sectie kan gedachten en ideeën van het teamlid bevatten.

  1. Kies een neutrale instelling

Tegenwoordig hebben organisaties meestal een zeer open zitgelegenheid, waarbij ze cabines en cabines onder hun werknemers vermijden om de waarden van openheid en transparantie te bevorderen. Dit zorgt voor veel informatie-uitwisseling tussen de teamleden. Pas deze openheid en transparantie toe, zelfs wanneer het gaat om één-op-één vergaderingen op het werk en kies het kantoor van uw werknemer voor de vergadering of een gemeenschappelijke conferentie / vergaderruimte voor de discussie.

Vermijd ontmoeting in uw hut, als u niet over het open systeem op uw kantoor beschikt, terwijl u toch hiërarchie en decorum binnen de organisatie behoudt.

  1. Pas de 60-40-regel toe

Volgens mij heb ik deze regel de 60-40-regel genoemd om aan te geven wie hoeveel mag spreken tijdens de vergadering. Hier, ter indicatie, moet 60 procent van de gegeven tijd worden gebruikt door het teamlid tijdens een een-op-een vergadering. Dit geeft hen voldoende controle over wat ze te zeggen hebben en ze kunnen dit vrijelijk doen zonder de haast die zich buiten de vergaderruimte afspeelt.

Je kunt ze binnen de resterende 40 procent adviseren en hen helpen bij het uitstorten van de problemen waarmee ze worden geconfronteerd of aanbevelingen hebben voor de ideeën die ze delen. Met een dergelijk evenwicht dat plaatsvindt tijdens één-op-één-vergaderingen op het werk, kan dit de empowerment van medewerkers binnen uw team mogelijk maken en wordt u zeker geprezen als een geweldige manager.

  1. Houd de cijfers gereed

Prestatiebladen en wekelijkse of maandelijkse cijfers moeten bij de hand worden gehouden en moeten grondig worden bestudeerd voordat u een streepje zet voor de één-op-één-vergadering met uw teamlid. Op deze manier heb je een solide basis voor waar je over moet praten en waar je teamlid verantwoordelijk voor is. Maak dingen niet ingewikkeld met grafieken of diagrammen, maar stel jezelf in staat met basisgetallen over de verschillende factoren waarop de prestaties van het teamlid zijn gebaseerd.

Zorg ervoor dat u een sjabloon hebt of deel het rapport met uw teamleden vóór hun een-op-een vergaderingen op het werk en vraag hen om ook deze door te nemen. Zorg ervoor dat ze hun eigen prestatienummers begrijpen en laat ze je vragen of iets onduidelijk of onjuist is.

  1. Verdeel en heers

Verdeel uw vergadering in secties en houd tijd voor elk van deze secties. Zorg ervoor dat u uw teamleden van deze secties op de hoogte brengt en hen vraagt ​​zich aan hun planningen te houden binnen het één-op-één vergaderraamwerk. Ideale één-op-één vergaderingen hebben de volgende secties:

  • 15 minuten - Chalk out en overeenstemming bereiken over een agenda
  • 15 minuten - Laat uw teamlid praten over hun prestaties, problemen en zorgen en dingen die betrekking hebben op hun onmiddellijke werk
  • 15 minuten - Sta jezelf toe om te adviseren en uit te werken over de prestaties en problemen rond het teamlid en hen te helpen met begeleiding en ondersteuning met behulp van SMART-ontwikkelingsplannen en actieplannen
  • 10 minuten - Laat uw teamlid praten over ideeën en innovaties en eventuele feedback die ze voor u zouden hebben

  1. Vergadersjabloon

Houd een vast vergadersjabloon en laat ruimte vrij voor ad hoc vragen en antwoorden of zorgen, afgezien van de gebruikelijke taken die door het teamlid worden uitgevoerd. Laat uw één-op-één vergaderingssjabloon flexibel genoeg zijn om aan de behoeften van uw vele teamleden te voldoen. Het zijn allemaal verschillende individuen en moeten niet worden beperkt door een rigide sjabloon.

  1. Druk op Verantwoordelijkheden

Aan het einde van de één-op-één-vergadering is het cruciaal dat u de verantwoordelijkheden op tafel legt samen met het ontwikkelingsplan. Met verantwoordelijkheden moet u iets opleveren waarop de vergadering actie kan ondernemen. Volgens de feedback en de succesladder die werd besproken of de ideeën en innovaties die werden uitgedeeld, zorg er dan voor dat uw teamleden ernaar handelen en deze gesprekken en ideeën omzetten in nuttige acties.

Maak dit deel van de notulen van de vergadering en laat uw teamlid een officiële e-mail sturen met de notulen van de vergadering samen met de overeengekomen verantwoordelijkheden.

  1. Wat gebeurt er in de vergaderruimte, blijft in de vergaderruimte

Zorg ervoor dat u de discussies die tussen u en uw teamlid plaatsvinden niet openbaar maakt. Als het bruikbare punten en ideeën zijn, laat uw teamlid dan voldoende actie ondernemen en vertrouw niet op het verspreiden van het woord zelf, tenzij relevant en noodzakelijk.

Alle persoonlijke discussies en doelen en ontwikkelingsgebieden moeten strikt tussen u en uw teamlid zijn en mogen alleen worden gebruikt zoals door u geschikt wordt geacht. Vermijd het gebruik van de informatie die u tijdens de één-op-één-vergaderingen op het werk op een openbaar forum en voor uw eigen voordeel ontvangt. Uw teamlid heeft u in vertrouwen genomen; respecteer dat.

  1. Actieplan voor jezelf

Het is niet alleen nodig voor uw teamlid om een ​​actieplan op te stellen, maar aangezien u de leider bent tussen de twee, zijn er een paar stappen die zelfs u moet nemen om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling de overhand heeft binnen uw team.

Noteer een actieplan dat u zult uitvoeren ten behoeve van uw teamlid en het bedrijf, dat zal terugkeren als een voordeel voor u. Blijf gefocust op het helpen van uw teamleden om succes te behalen. Dit zal ook jouw succes zijn.

Aanbevolen artikelen

Dit is een gids voor een-op-een-vergaderingen met werknemers geweest en kan echt een belangrijk moment voor u zijn om meer te weten te komen over uw teamleden en hun werkstijlen te begrijpen. Dit zijn de volgende externe links met betrekking tot vergaderingen met werknemers.

  1. 12 lichaamstaal tips voor zakelijke bijeenkomsten
  2. 3 uitstekende tips! Hoe effectieve vergaderingen te houden?
  3. 6 Intranetfuncties voor succesvolle communicatie met medewerkers

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling