"Een communicatie is een sleutel tot een sterke relatie die wordt gestimuleerd door wederzijdse samenwerking en begrip. En communicatieplan is daar een hulpmiddel voor".
ontwikkel een effectief communicatieplan - wij mensen worden gedreven door communicatie die een bron is van ons leven en onze activiteiten, evenals de ondernemingen van de organisaties en hun productieve creaties, strategieën of ideologieën die ze aan hun publiek of binnen willen presenteren hun eigen zakelijke of niet-zakelijke kringen.
Deze projectintensiteit drijft deze organisaties ertoe de communicatieplannen goed te keuren die vol over hen en hun thematische voorstellen en schema's zouden spreken.
Wat is een communicatieplan en waarom is het zo noodzakelijk?
Een communicatieplan is een strategisch georiënteerd schriftelijk document dat de doelstellingen en doelstellingen van het bedrijf en hun lopende activiteiten of projecten presenteert.
We kunnen ook zeggen dat het een informatief stuk is waarin de belanghebbenden en het betrokken team worden uitgelegd waar het bedrijf naar streeft en wat de toekomstplannen zijn.
De volgende componenten vormen een communicatieplan:
- Doelstellingen en doelstellingen
- Proces en actieplan
- Lijst van belanghebbenden of een bij de projecten betrokken team
- Mensen vinden aan wie het communicatieplan moet worden geadresseerd?
- Hoe gaat u uw verwachte winst evalueren?
Een communicatie kan in elke vorm zijn als rapporten, elektronische media, gedrukte publicaties, conferentiemateriaal, enquêtes, marketing- of verkoophulpmiddelen, toespraken enz. Om de projecthoofden of een managementteam in staat te stellen hun project volgens de verwachtingen van het bedrijf te plannen en te realiseren hun beoogde doelen.
Ze kunnen de gewenste standaard en toon van communicatie instellen om een bepaald tempo van het project en een consistente workflow in te stellen. Het helpt de projectplanners ook om hun prioriteiten te stellen en de middelen optimaal te benutten.
Aangezien een communicatieplan relevant is, is de manier om het te ontwikkelen even belangrijk. Dit wordt ingegeven door de behoeften van de bedrijfsentiteiten.
Tips om een impactvol communicatieplan te ontwikkelen!
Bestudeer de communicatietrend en controleer uw onderzoek:
Ontdek de communicatietrend in uw organisatie. Sommige organisaties huren bedrijven in om te achterhalen wat er aan de hand is, maar deze uitgaven kunnen een last zijn voor het budget van uw bedrijf.
U kunt dus een beetje besparen door uzelf te bestuderen hoe de anderen in de organisatie communiceren, hoe ze communiceren en hun dagelijkse operationele activiteiten uitvoeren en krijgen ze concrete resultaten?
Om de antwoorden te krijgen, moet u een afspraak maken en brainstormen met uw medewerkers en manager en de resultaten of eventuele nadelen of problemen vinden die hun communicatieproces kunnen belemmeren.
Selecteer de persoon die de leiding zou nemen
Voordat het eigenlijke proces begint, is het zeer noodzakelijk om een woordvoerder te vinden die het communicatieproces zou initiëren en het communicatieplan zou opstellen. Hij moet aan de volgende criteria voldoen:
- Hij moet altijd bereid zijn om samen te werken, te coördineren met de andere leden van het team en het personeel en de communicatieplannen en -doelen op te stellen.
- Hij moet in staat zijn tijd en personeel toe te wijzen om aan de communicatiebehoeften te voldoen.
- Beschikken over het vermogen om het vereiste communicatiesysteem en de effectiviteit en impact ervan te bepalen.
- Hij moet de beoordelaar en anderen betrekken bij het genereren en herzien van de verschillende communicatieve strategieën en communicatieplannen.
- Het vermogen hebben om veel creatieve ideeën te genereren voor een succesvolle implementatie van het communicatieplan,
Ontwikkel communicatie en vertrouwen tussen uw collega's en gemeenschap
U moet sterke communicatie onderhouden en vertrouwen en de verwachtingen van de betrokken mensen beheren, vooral die de partners in uw inspanningen zijn. Dit creëert een veilige omgeving en vermindert alle kansen op risico's of geruchten.
De juiste en tijdige informatie kan gemeenschappen helpen bij een actieve deelname aan de programma's, feedback krijgen en een zinvolle betrokkenheid hebben en de voordelen begrijpen die ze uit het programma kunnen halen.
Definieer de doelstellingen en doelen
Bepaal na alle informatie van het bedrijf doelstellingen en doelen van het communicatieplan en wat u wilt bereiken. Uw doelstellingen toveren tot de doelstellingen van het bedrijf, waaronder
- Uw diensten voor het bedrijf,
- Hoe goed je impact kunt creëren
- Hoe kunt u uw communicatienetwerk centraliseren?
- Bouw teamwerk
- Verbeter de productlevering
- Tot welk niveau uw communicatieplan een impact heeft op de stakeholders, media en overheid.
De doelen zijn de benodigde middelen, ongeacht of deze menselijk of mechanisch zijn, het proces dat wordt toegepast voor het project, het soort producten of diensten dat het bedrijf van plan is te produceren of te promoten en het soort verbeteringen dat nodig is in de huidige processen of het functioneren.
Ontdek het potentiële publiek / lezers van uw communicatieplan
Je moet de potentiële doelgroep ontdekken waarmee je verenigingen contact kunnen maken of die je proberen te beïnvloeden. Deze doelgroepen zijn uw consumenten, leden, betrokken verenigingen, opvoeders, industriëlen, media enz.
Dit omvat uw studie en onderzoek naar de mensen die direct een impact kunnen hebben op de lopende projecten of de activiteiten en ontdek de groepen die deel uitmaken van de organisatie of een buitenstaander maar gerelateerd zijn aan het project.
Hiermee kunt u uw doelgroep prioriteren en een betere beslissing nemen.
Activiteiten die u moet uitvoeren voor of na de implementatie van het communicatieplan
U moet een oordeel vellen over het soort informatie en activiteiten die u nodig hebt om uw informatie te delen. Vorm verschillende groepen of communities, voer verschillende beoordelingen uit en evalueer de processen.
Betrek elke maand bij de gemeenschapsvergadering en creëer een forum waar betrokken mensen kunnen praten of een probleem kunnen delen. Het is ook zeer noodzakelijk om uw onderzoek of bevindingen met de evaluatoren te delen en enquêtes uit te voeren.
Ontwerp uw belangrijkste punten
Zoek en ontwerp de belangrijke punten of berichten die u wilt bezorgen. Het zou u helpen om de onnodige feiten of informatie te filteren en te leveren wat het beste, nauwkeurig en effectief is.
Dit zou je ook helpen de behoeften en verwachtingen van de mensen te begrijpen en het soort vragen dat ze kunnen stellen. En help je om te begrijpen hoe het programma en project de gemeenschap of staat kunnen beïnvloeden.
Wanneer u een besluit neemt over de boodschap, begrijp en evalueer dan de situatie waarin het communicatieproces wordt geïmpliceerd en de stemming van het publiek, de taal waarin de boodschap moet worden overgebracht, het soort boodschap dat moet worden overgebracht en het algemene ontwerp.
Het bericht moet worden opgesteld met inachtneming van het soort doelgroep. Ook belangrijk als het publiek jong, oud of kinderen is en de boodschap dienovereenkomstig kadert.
Zoals James Thurbe zei: “Precisie van communicatie is belangrijk, belangrijker dan ooit, in ons tijdperk van haar-triggerbalansen, wanneer een vals of onbegrepen woord net zo rampzalig kan zijn als een plotselinge gedachteloze daad.
Evalueer de gevoeligheid van het publiek
Ontdek de stemming van de mensen en bepaal hoe de mensen moeten reageren op de stemming en gevoeligheid van de situatie. Geen enkel bericht mag een woord of uitspraak bevatten die blijk geeft van respect voor enige taal, cultuur, religie of geloof van de mensen.
Ontdek wat een algemene stemming van het publiek is en om een juiste balans voor communicatie te behouden, zal het behouden van de positieve toon helpen meer mensen te bereiken in plaats van negativiteit te verspreiden die angst of woede kan veroorzaken.
Taal
Weet welke taal je publiek spreekt en of de taal die je gebruikt formeel of informeel, eenvoudig of verfijnd is. Simpelweg als u de mensen wilt bereiken, moet u de taal van de mensen anders schrijven voor hoogwaardigheidsbekleders of bedrijfswereld, is verfijnde taal vereist.
De situatie kan zijn dat u een beslissing neemt of u een informele taal of een formele taal wilt kiezen. Soms kan een te formele taal de luisteraars het gevoel geven dat je niet tot hen spreekt.
De gebruikte taal moet een communicatieplan en duidelijk zijn dat laat zien wat je wilde zeggen en voelen.
Zoek de communicatiemodus
Denk aan de beste mediamodus voor communicatie, die elektronisch of print of verbaal kan zijn. Deze media kunnen variëren van pamflet, flyers, covers, websites, kaarten, televisie etc.
Bespreek de ideeën met het managementteam en andere medewerkers en kom met het idee dat u echt succes zou opleveren. Het medium dat nodig is voor communicatie hangt ook af van de doelgroep tijdens het communicatieproces.
U moet ervoor zorgen dat de communicatiemodus die u kiest, uw boodschap op tijd bij de betrokken afdelingen of mensen ontvangt, sommige hebben bijvoorbeeld een PowerPoint-presentatie nodig, terwijl de pers mogelijk een interview van een hoofd van het projectteam nodig heeft.
Een juiste beslissing over de mediakeuze betekent uw succes in het communicatiepatroon en een kader dat u kiest. U moet ervoor zorgen dat de leden van het evaluatieteam vertrouwd zijn met de verschillende soorten communicatietypes.
Gezien de verschillende typen is het van cruciaal belang dat leden van uw evaluatieteam vertrouwd zijn met het type communicatie dat u gebruikt of impliceert.
Het type hulpmiddelen of medium in het communicatieplan omvat:
- Samenvattingen van vergaderingen
- Status rapporten
- Nieuwsbrieven
- onderzoeken
- Internet / intranet-webpagina
- Kleine groepsvergaderingen enz
Zoek de factoren die de communicatiemethode kunnen beïnvloeden
Werk aan de verschillende factoren of redenen die van invloed kunnen zijn op uw geselecteerde communicatiemethoden, kijk naar de lokale situatie en case en ontdek het soort communicatiekanalen dat beschikbaar is in de gemeenschap en het soort activiteiten dat kan worden opgenomen.
Je moet ook het type publiek ontdekken - hun religie, cultuur, leeftijdsgroep, geslachtsverhouding, of ze geletterd of analfabeet zijn en meer van jonge of getrouwde mensen. Het belangrijkste van alles hoe deze mensen kunnen worden bereikt.
Zeer belangrijke factor die mensen over het algemeen negeren, is de omvang van het risico dat gepaard gaat met het verspreiden van de communicatieboodschap naar de mensen. Een ander aspect eraan of het communicatieproces bijvoorbeeld in twee richtingen of in één richting kan verlopen, of een programma feedback nodig heeft of niet?
Stel de Matrix in
Het beste idee is om een matrix te hebben met het communicatieplan met betrekking tot het specifieke project, zoals het nakijken van de vergaderingen, het instellen van het statusbericht.
Leg het thema van het project uit, wat zijn de belangrijkste discussiepunten, hoe het project wordt opgeleverd, hoe zijn de doelgroepen en de verantwoordelijkheden die zij delen. Dit kan helpen bij het stellen van de verwachting en het stellen van de grenzen voor het communicatieplan.
Dit proces zou leiden tot de conversie van de matrix in een informatief stuk, een afbeelding die kan worden gedeeld en gebruikt door iedereen die aan het project werkt.
Stel een tijdschema in
Zodra u uw doelen en doelstelling hebt ontdekt, organiseert u alle gegevens in een kalenderindeling en vermeldt u informatie over de projecten die zouden worden behandeld of de taken die volgens de prioriteit moeten worden uitgevoerd, en scheidt u elke taak logisch volgens de week, maand.
Analyseer het resultaat
Creëer een methode om met een resultaat te komen, het evaluatieproces moet ofwel uw maandelijkse rapport, presentatie of personeelsvergadering, afdelingsrapport, briefings van een stafmedewerker zijn.
Uw analyse of evaluatie is afhankelijk van het aantal keren dat u de resultaten moet presenteren. De situatie kan zich voordoen wanneer u de resultaten voor het betrokken team moet presenteren, zelfs voordat uw evaluatieproces is afgelopen.
U moet ook weten wanneer verschillende constituenten uw resultaatproces willen herzien.
Benodigde middelen
Het is absoluut noodzakelijk om het geschatte budget en de verwachte resultaten van de uitgaven te achterhalen. Bereken de kosten en hoe u van de investering gaat profiteren.
Ontdek de verwachte hindernissen of noodsituaties
Zoals hierboven vermeld, omvat het communicatieproces veel paradigma's en veel routes, waar hindernissen of noodsituaties de functionaliteiten kunnen uitbarsten.
Het ergste geval kan gebeuren wanneer een persbericht of een flyer wordt afgedrukt en het e-mailadres en communicatieadres verkeerd wordt afgedrukt of gewist, of als een kritisch en belangrijk woord verkeerd wordt gespeld, kan een verslaggever de verkeerde informatie krijgen.
Een ramp kan gebeuren wanneer de organisatie voor u waaraan u uw vaardigheden wijdt, weigert u krediet te geven. Op dit soort problemen moest worden geanticipeerd voordat het communicatieplan en alternatieve oplossingen werden gevonden om deze problemen op te lossen en te verhelpen.
Conclusie
Het communicatieplan is een spreekbuis van de dromen van de organisatie, die strategisch moet worden getekend met oog voor kleine details. Het is het beste om een communicatieplan drie of vier dagen voor het schema op te stellen en dit grondig te evalueren.
Een goed gedocumenteerd communicatieplan zal het hele proces verlichten en orde brengen in gediversifieerde activiteiten die u mogelijk uitvoert.
Eerste afbeeldingsbron: pixabay.com
Gerelateerde cursus: -
hoe een communicatieplan te ontwikkelen