Brief over hulpmiddelen en technieken voor projectbeheer
In het huidige scenario, ondanks geavanceerde technologie en veel middelen, werden projecten niet opgeleverd in overeenstemming met de verwachtingen van belanghebbenden (dwz het project binnen een vastgesteld tijdsbestek en beschikbaar budget leveren). Hier waar de behoefte aan projectmanagement ontstaat, is het een strategisch initiatief dat het project naar de gespecificeerde doelen leidt door het hele project te structureren in het initiëren, plannen, uitvoeren, controleren / bewaken en voltooien van het project. In dit onderwerp gaan we meer te weten komen over hulpmiddelen en technieken voor projectbeheer.
Project Management Flow
Projectmanagement stroomt op de volgende fasewijze manier:
- inwijding
- Planning
- Uitvoering & Monitoring
- Voltooiing / eindproductfase
a) Initiatiefase
Dit is de primaire projectmanagementfase voor elk project, in deze fase worden de initiële vereisten als volgt geïdentificeerd en vastgesteld:
- Met betrekking tot projectvereisten wordt het geschikte team geïdentificeerd en aan boord gebracht
- Omvang en doelstellingen van het project worden duidelijk gedefinieerd en alle verwachtingen van belanghebbenden worden duidelijk met het team besproken.
- Het team wordt toegewezen aan hun respectieve functies en verantwoordelijkheden.
- Procedures en formaten voor het posten van projectinformatie en updates aan belanghebbenden worden aan het team verstrekt.
- Interne en cross-communicatieprotocollen en respectieve hiërarchie worden aan alle belanghebbenden bekendgemaakt.
- Apt-tools die nodig zijn voor projectbeheer worden geïdentificeerd en aan het team verstrekt.
b) Projectplanning
Na de initiatie komt hier de belangrijke en cruciale fase van het project, wat een routeplanner voor het projectmanagement is:
- Gedetailleerde projectomvang, haalbaarheid is gedefinieerd.
- Alle activiteiten van het project worden opgesomd en hun respectieve WBS (Work breakdown structure) wordt voorbereid. WBS is niets anders dan het opsplitsen van het grote evenement in een reeks activiteiten (bijvoorbeeld evenement : een boom planten Activiteit : boom aanschaffen, 2. Een kuil graven, 3. Boom planten)
- Na het opstellen van WBS wordt een budgettaire oefening uitgevoerd waarbij het kwantum van alle activiteiten wordt geschat en concurrerende tarieven worden afgeleid en een voorlopige schatting van het project wordt voorbereid voor verdere goedkeuring (waar nodig worden wijzigingen aangebracht op basis van eventuele extra kosten tijdens de project)
- Risico-identificatie wordt gedaan door zelfinterpretatie of door het project te vergelijken met andere concurrerende projecten en noodzakelijke risicobeperkende plannen worden voorbereid om potentiële risico's te voorkomen.
- Met betrekking tot de eis van belanghebbenden, wordt het hoofdschema opgesteld door alle vermelde activiteiten te rangschikken om de basis (ideale / voorlopige) duur van het project te bepalen. Er zijn voornamelijk 4 soorten sequencing SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.
c) Projectuitvoering en monitoringfase
- Projectmanager initieert de uitvoering van het project met betrekking tot het basisplan opgesteld in de planningsfase.
- Verwerving / inzet van benodigde middelen en zorgen dat het project op schema ligt binnen de voorgeschreven kwaliteitsnormen.
- Projectvoortgang wordt gevolgd / gemonitord ten opzichte van het basisplan met behulp van verschillende tools (Gantt-diagram, PERT, enz.)
- Vanwege sommige onvermijdelijke omstandigheden kan het project tijd- of kostenoverschrijdingen hebben, waarbij het basisschema of de schatting dienovereenkomstig zal worden aangepast.
- De projectstatus wordt gehandhaafd in voorgeschreven formaten die in de initiatieffase worden verstrekt en deze worden tijdig bijgewerkt en verspreid onder belanghebbenden van het project.
d) Projectafsluiting / voltooiing
- Dit is de laatste fase van projectmanagement waarbij het beoogde doel wordt bereikt door een projectteam binnen geldige tijdlijnen, vastgesteld budget en kwaliteit.
- Alle noodzakelijke afsluitingsregistraties en afstemmingen zijn voltooid en bekendgemaakt aan belanghebbenden.
- Op basis van de projectervaring worden verschillende rapporten, zoals projectleerrapport, klanttevredenheidsrapport, etc. opgesteld als referentie voor toekomstige projecten.
- Ten slotte wordt het project overgedragen aan de klant door ervoor te zorgen dat er geen steen ongemoeid blijft door alle controlelijstpunten te sluiten of door door de klant opgeworpen haken en ogen bij te wonen.
De hierboven besproken projectmanagementtechnieken zullen het project structureren en het projectteam in staat stellen het volgende te verzekeren:
- Levering van gespecificeerde doelen met betrekking tot stakeholdervereisten.
- Ontwikkel basislijnschema's.
- Raming & budgettering kosten voor het project in overeenstemming met het baseline schema.
- Opsplitsing van gebeurtenissen in werkverdelingsstructuur.
- Risicobeoordeling en -beperking.
- Projectbesturing / monitoring.
Hulpmiddelen voor projectbeheer
Projectmanagement is een techniek met een breed scala aan hulpmiddelen om te helpen bij het uitvoeren van taken en het uitvoeren van verantwoordelijkheden. Er zijn zowel handmatige als geautomatiseerde tools in projectbeheer. Enkele van de meest gebruikte technieken zijn:
- PERT - Projectevaluatie & beoordelingstechniek
- CPM - Kritieke padmethode
a) PERT - Projectevaluatie & beoordelingstechniek
PERT is een statistisch hulpmiddel dat wordt gebruikt in projectbeheer en dat is ontworpen om de taken te vertegenwoordigen en analyseren die betrokken zijn bij de voltooiing van een project. Dit is een probabilistisch model dat tijdgestuurd is.
PERT-planning omvat de volgende stappen:
- Alle evenementen / mijlpalen worden verder ingedeeld in activiteiten en de benodigde sequencing wordt gedaan.
- Het voorbereiden van een netwerkdiagram op basis van de activiteitenreeks waarin gebeurtenissen / mijlpalen worden weergegeven in cirkels en stroom van activiteiten van de ene naar de andere, wordt aangegeven met pijlen.
- Verdere schatting van de benodigde tijd voor elke activiteit wordt gedaan in termen van uren, dagen, weken of maanden volgens projectvereiste.
- Een ander kenmerk van PERT is het omgaan met de onzekerheid van tijdlijnen voor voltooiing. Het PERT-model bevat meestal drie soorten tijdschattingen:
- Optimistische tijd - De best mogelijke tijd voor het voltooien van de activiteit.
- Meest waarschijnlijke tijd - Hoogste probabilistische tijd voor voltooiing van de activiteit.
- Pessimistische tijd - Langste tijd voor voltooiing van de activiteit.
Ten slotte wordt het gewogen gemiddelde berekend met de volgende formule:
Verwachte tijd = (optimistisch + 4 x meest waarschijnlijk + pessimistisch) / 6
b) CPM (kritieke padmethode)
- De langste duur voor de voltooiing van het project is het kritieke pad van het project. Het kritieke pad bepaalt de totale duur die nodig is voor de voltooiing van het project, waarbij de hoeveelheid tijd die activiteit kan worden vertraagd zonder het project te vertragen, wordt genoemd als slappe tijd en de activiteit wordt genoemd als niet-kritieke activiteit. CPM is een deterministisch model dat zowel tijd- als kostengedreven is.
Het kritieke pad van het project bepaalt de volgende vier parameters voor elke activiteit, die worden berekend met behulp van de verwachte tijd voor relevante activiteiten:
ES - Vroegste start, EF - Vroegste finish, LS - Laatste start & LF - Laatste finish
- Met de voorwaartse werking van het netwerk wordt de vroegste start- en eindtijd van elke activiteit bepaald aan de hand van voorgaande activiteiten in het netwerk.
- Door achterwaarts via het netwerk te werken, kunnen we de laatste start- en laatste eindtijd bepalen, wat betekent het tijdstip waarop een activiteit kan starten en eindigen zonder enige vertraging in het project.
Slack = Laatste start - Vroegste start (of) Laatste finish - Vroegste finish
Opmerking: activiteiten in het kritieke pad bevatten geen spelingVoorbeeld:
Netwerkdiagram voor PERT & CPM
PERT & CPM zullen helpen bij het bereiken van de vereenvoudigde manier van voltooiing van het project door:
- Identificatie van kritieke activiteiten.
- Vereiste middelen en inzet in het project.
- Tijdlijnen voor het voltooien van projecten vaststellen.
- Het definiëren van activiteiten met slappe tijd (dwz niet-kritische activiteiten).
- Onderlinge afhankelijkheden & bronbeperkingen.
Aanbevolen artikelen
Dit is een leidraad geweest voor de Project Management Tools en Technieken. Hier bespreken we de projectmanagementstroom en projectmanagementtools om te helpen bij het uitvoeren van taken. U kunt ook onze andere voorgestelde artikelen doornemen voor meer informatie -
- Projectmanagementplan
- Levenscyclus van projectmanagement
- Functies en voordelen van Agile Oracle
- Implementatie van Agile Marketing
- Handleiding voor software voor projectbeheer