Verschillende effectieve communicatiemethoden (nuttig)

De verschillende communicatiemethoden die gewoonlijk op de werkplek worden gebruikt, zijn -

Verbale communicatie

Verbale communicatie omvat het gebruik van woorden terwijl de bezorging van het bedoelde bericht plaatsvindt. Het kan één op één zijn, via de telefoon of in groepsinstellingen, enz. Het is een methode voor effectieve communicatie die persoonlijk is en waar mogelijk meer dan alleen telefoontjes en e-mails moet worden gebruikt. Het medium van de boodschap in het geval van verbale communicatie is mondeling. Eenvoudig spreken is verbale communicatie. Het zien van de persoon met wie face-to-face communicatie plaatsvindt, helpt bij het meten van de reactie van die persoon door hun lichaamstaal te begrijpen en helpt ook bij actieve deelname aan de dialoog. Dus zowel schriftelijke als mondelinge communicatie zijn de twee belangrijkste soorten verbale communicatie.

1. Verhaal vertellen

Verhalen vertellen is een vorm van verbale communicatie die effectief is. Een vitale organisatorische functie wordt ermee gediend, omdat het helpt bij de constructie van gemeenschappelijke betekenissen voor de individuen in de organisatie. Verhalen helpen bij het verduidelijken van sleutelwaarden en helpen ook om aan te tonen hoe dingen in een organisatie worden gedaan. De toon, kracht en frequentie van het verhaal hebben een relatie met een hogere betrokkenheid van de organisatie. De kwaliteit van de verhalen die door de ondernemers worden verteld, hangt samen met het vermogen om kapitaal voor hun organisaties veilig te stellen. Verhalen kunnen helpen om de cultuur van een organisatie te versterken en te bestendigen.

2. Cruciale gesprekken

Hoewel het proces vergelijkbaar is, is meer vaardigheid, reflectie en planning nodig voor high-stakes communicatie in vergelijking met dagelijkse interacties op het werk. Voorbeelden van communicatie waarbij sprake is van high-stakes zijn het presenteren van de ondernemingskapitalist aan een businessplan en het vragen om een ​​loonsverhoging. Afgezien hiervan hebben we op verschillende momenten in ons professionele leven cruciale gesprekken - discussies waarin veel op het spel staat, emoties sterk zijn en meningen kunnen verschillen.

Geschreven communicatie

Schriftelijke communicatie kan niet worden vermeden op de werkplek. Het is overal aanwezig en bestaat uit traditionele papieren en pen-documenten en brieven, tekstchats, e-mails, getypte elektronische documenten, rapporten, sms en al het andere dat kan worden overgebracht door het gebruik van geschreven symbolen zoals taal, inclusief alle documenten die deel uitmaken van het dagelijkse zakenleven. Dergelijke communicatiemethoden zijn onmisbaar voor elke formele zakelijke communicatie en ook voor het verstrekken van juridische instructies.

De communicatiemethoden die hoofdzakelijk gebruik maken van schriftelijke communicatie bestaan ​​uit formele zakelijke voorstellen, persberichten, memo's, contracten, brochures, handboeken en dergelijke. Hoe effectief de schriftelijke communicatie is, hangt af van de schrijfstijl, vocabulaire, grammatica en duidelijkheid. Schriftelijke communicatie is het meest geschikt in gevallen die gedetailleerde instructies vereisen, wanneer iets moet worden gedocumenteerd of in situaties waarbij de persoon te ver weg is om persoonlijk of telefonisch te spreken. Sommige van de schriftelijke communicatiemethoden zijn:

Sociale media

Tools van de sociale media zoals Facebook kunnen op een effectieve manier in de organisaties worden gebruikt om te communiceren tussen locaties, divisies, afdelingen en werknemers. Bepaalde tools zoals Yammer zijn specifiek ontworpen voor het creëren van sociale media-netwerken binnen de grenzen van een bepaald bedrijfsdomein.

E-mail

De e-mailcommunicatie in organisaties is heel gebruikelijk geworden en is een zeer essentieel hulpmiddel voor het delen van informatie met één, honderden en duizenden werknemers. Het is meestal een belangrijk onderdeel van het communicatieplan en hoewel het geen vervanging is voor face-to-face of andere communicatiemethoden, is het gemakkelijk toegankelijk en goedkoop.

Mondelinge communicatie

Het andere type verbale communicatie omvat het gesproken woord, hetzij via de telefoon of face-to-face, videoconferenties, voicechat of een ander medium. Verschillende soorten informele communicatie zoals de informele geruchtenmolen of grapevine en formele communicatie zoals conferenties en lezingen zijn de vormen van effectieve mondelinge communicatie. Het gebruik van mondelinge communicatie vindt plaats in zowel discussies als informele en causale gesprekken. Hoe effectief de mondelinge communicatie is, hangt af van de snelheid, het volume, de toonhoogte, stemmodulatie, helderheid van spraak en ook de non-verbale communicatie zoals visuele signalen en lichaamstaal.

Enkele belangrijke mondelinge communicatiemethoden zijn:

Persoonlijke communicatie

Dit zijn meestal geprefereerde communicatiemethoden, hoewel het niet altijd realistisch is, vooral in organisaties die op verschillende locaties over de hele wereld zijn gevestigd. Tools zoals videoconferenties maken echter face-to-face communicatie mogelijk en helpen zelfs de grote organisaties bij het creëren van persoonlijke verbindingen tussen het management en het personeel.

vergaderingen

Vergaderingen komen in bijna alle bedrijfsomgevingen voor en nu is het mogelijk geworden om ze uit te breiden met behulp van technologische hulpmiddelen waarmee de deelnemers op afgelegen locaties kunnen deelnemen aan de discussies, hoewel ze fysiek niet aanwezig zijn op de vergaderlocatie.

Bij het gebruik van verbale communicatie moet de persoon zich bewust zijn van zijn toon, zowel verbuiging als snelheid. Het gebruik van sarcasme en boze tonen moet worden vermeden, anders gaat de persoon met wie u communiceert in de verdediging. Terwijl u met uw team of met een groep mensen spreekt, moet u ervoor zorgen dat u zowel luid als duidelijk spreekt, zodat iedereen kan begrijpen wat u zegt. Gebruik de microfoon als een groep in een grote kamer wordt aangesproken. Verbale communicatie kan het beste worden gebruikt wanneer iets in detail moet worden besproken of wanneer iemand moet worden gecomplimenteerd of berispt. Verbale communicatie maakt het overbrengen van gedachten sneller en eenvoudiger en is de meest succesvolle communicatiemethode. Het maakt echter slechts 7% uit van alle menselijke communicatie.

Non-verbale communicatiemethoden

"Het belangrijkste in communicatie is horen wat er niet wordt gezegd"

Peter drucker

Communicatie via het verzenden en ontvangen van woordeloze berichten is een onderdeel van non-verbale communicatie. Dergelijke berichten zijn een essentieel onderdeel van elke communicatie en bieden over het algemeen versterking van verbale communicatie. Ze kunnen echter ook hun eigen gevoelens en gedachten overbrengen.

Fysieke non-verbale communicatie

Een belangrijke rol wordt gespeeld door de non-verbale communicatie in de manier waarop u met andere mensen communiceert. Het kan niet worden gebruikt als enig communicatiemiddel, behalve in gevallen waarin de persoon gebruikmaakt van gebarentaal. Fysieke non-verbale communicatie of de lichaamstaal bestaat uit lichaamshouding, gezichtsuitdrukkingen, oogcontact, gebaren zoals een puntige vinger, zwaaien en dergelijke, aanraking, toon van stem, algemene bewegingen van het lichaam en anderen.

U moet zich bewust zijn van de non-verbale communicatie. Je bewegingen, oogcontact en gebaren, de manier waarop je zit en staat, helpen allemaal om een ​​boodschap over te brengen naar de persoon met wie je communiceert. Gebaren moeten op de juiste manier worden gebruikt of de handen moeten aan uw zijde worden gelaten. Je moet friemelen vermijden omdat het afleidend is en de armen niet gekruist mogen worden omdat het een signaal geeft dat je bent afgesloten of boos bent. Kijk altijd in de ogen van de persoon tot wie je spreekt en staar of rol nooit met je ogen als ze praten.

De meest voorkomende van alle non-verbale communicatie zijn de gezichtsuitdrukkingen. Een frons of een glimlach brengt bijvoorbeeld emoties over die verschillend zijn en moeilijk uit te drukken zijn door middel van verbale communicatie. Onderzoek heeft aangetoond dat non-verbale signalen of lichaamstaal samen met gezichtsuitdrukkingen, toon van stem en lichaamshouding goed zijn voor bijna 55% van alle communicatie die plaatsvindt. Volgens het onderzoek is slechts 7% van het begrip van het bericht door de ontvanger gebaseerd op de werkelijke woorden van de afzender, 38% is gebaseerd op para-taal (het volume, de toon en het tempo van de spraak), terwijl 55% op de basis van non-verbale signalen (lichaamstaal).

Onderzoek heeft ook uitgewezen dat non-verbale signalen ook een effect kunnen hebben op het feit of je succesvol bent in het krijgen van een baan. Rechters die de videobanden van de aanvragers onderzoeken, konden hun sociale vaardigheden beoordelen, zelfs als het geluid uit was. Ze bekeken de gebaren, de tijd die werd besteed aan praten en de kledingformaliteit om de kandidaten te bepalen die sociaal het meest succesvol zouden zijn voor de baan. Het is dus essentieel om na te denken over de manier waarop iemand in het bedrijf verschijnt en ook wat men zegt. Onze emoties worden overgebracht door onze gezichtsspieren. Een stil bericht kan worden verzonden zonder een woord uit te spreken. Een verandering in onze emotionele toestand is zichtbaar in de verandering van onze gelaatsuitdrukking.

Als we ons bijvoorbeeld concentreren op zelfverzekerdheid voorafgaand aan een interview, wordt het vertrouwen aan de interviewer doorgegeven door ons gezicht. Een glimlach ophangen, zelfs wanneer u zich gestrest voelt, kan de stress van het lichaam verminderen.

paralanguage

Een belangrijk onderdeel van non-verbale communicatie is de manier waarop iets wordt gezegd, in plaats van wat er eigenlijk wordt gezegd. Dit bestaat uit spreekstijl, toon, emotie, stress, toonhoogte, intonatie en stemkwaliteit. Het helpt bij de communicatie van interesse, goedkeuring of de afwezigheid ervan. Volgens onderzoek wordt 38% van alle communicatie veroorzaakt door de toon van de stem.

De andere non-verbale communicatievormen communiceren over het algemeen de persoonlijkheid van een persoon. Deze bestaan ​​uit -

• Esthetische communicatie of creatieve uitingen zoals schilderen, dansen, enz.
• Uiterlijk of de stijl van verzorging en aankleden die de persoonlijkheid van een persoon communiceert.
• Ruimtetaal zoals landschappen en schilderijen communiceren zowel smaak als sociale status.
• Symbolen zoals ego-opbouw, status en religieuze symbolen.

Om effectieve communicators te zijn, is het belangrijk om onze toon, uiterlijk en lichaamstaal af te stemmen op het woord dat door ons wordt overgebracht. Onderzoek heeft aangetoond dat wanneer mensen liegen, ze vaker knipperen, hun schouders ophalen en hun gewicht verplaatsen. Toon is een ander communicatie-element dat non-verbaal is. Een andere toon kan de waargenomen betekenis van het bericht veranderen. De nadruk op een bepaald woord illustreert de manier waarop een toon veel informatie kan overbrengen.

Visuele communicatie

Visuele communicatie is de derde communicatiemethode die plaatsvindt met behulp van visuele hulpmiddelen zoals kleur, illustratie, grafisch ontwerp, tekenen, typografie, tekens en andere elektronische bronnen.

Visuele communicatie die grafieken en grafieken omvat, versterkt in het algemeen schriftelijke communicatiemethoden en vervangt in de meeste gevallen schriftelijke communicatie volledig. "Een beeld zegt meer dan duizend woorden" is een adagium dat laat zien dat verbale communicatie bij verschillende gelegenheden krachtiger kan zijn dan verbale en non-verbale communicatie. De technologische ontwikkelingen hebben de expressie van visuele communicatie eenvoudiger gemaakt dan voorheen.

Er is niet één juiste manier van communiceren, maar u moet zich bewust zijn van wat geschikt is en in welke situatie. De gekozen communicatiemethoden zijn afhankelijk van de situatie. Plaats jezelf in de schoenen van de medewerkers. Als het nodig is om een ​​bepaald bericht aan u te communiceren, moet u eerst nadenken over de manier waarop u het gaat ontvangen. Door uw gezond verstand over de situatie te gebruiken en rekening te houden met uw medewerkers, wordt u een effectieve communicator. Een beter begrip van de verschillende communicatiemethoden samen met de verschillende communicatiestijlen zal helpen om mensen beter te kennen en beter te behandelen, eventuele misvattingen of misverstanden op te lossen en dus bij te dragen aan het succes van de organisatie.

Aanbevolen artikelen

1. Voordelen van mondelinge communicatie in het bedrijfsleven
2. 10 beste manieren om de communicatiestrategieën van werknemers aan te scherpen
3. Introductie van deskundig advies voor zelfmarketing (nuttig)