Project Management Rapportage
Communicatie speelt een cruciale rol in de evolutie van alles wat wij mensen onze handen laten draaien. Of het nu gaat om de zakenwereld via een bepaald medium, we geven altijd onze boodschap of opvattingen door, zodat anderen ontvankelijk zijn en de gedachten in onze geest consumeren. Bij het opzetten van een projectmanagementrapportage hebben we deze effectieve communicatie naar ons gebracht in de vorm van rapporten. Binnen projectmanagementrapportage zijn er veel verschillende rapporten die zorgvuldig zijn samengesteld en verzonden naar geselecteerde personen of groepen mensen, zodat onze communicatie over de voortgang van het project duidelijk, nauwkeurig en effectief is.
In dit artikel zullen we kijken naar de wereld van projectmanagementrapportage en alles wat het omvat.
Waarom hebben we een projectmanagementrapport nodig?
De inleiding geeft duidelijk de noodzaak aan van effectieve communicatie binnen de leden van de organisatie en buiten de organisatie, en voor dit doel hebben we projectmanagementrapportage. Hoewel we in de meeste gevallen vaak verschillende media hebben die communiceren met grote doelgroepen en de weergegeven communicatie volkomen nutteloos kan zijn voor sommigen die het ontvangen, is het hier dat we moeten uitkijken naar effectieve communicatie, waarbij de communicatie duidelijk en nauwkeurig is en zowat wat nodig is. We zouden ons nooit zorgen hoeven te maken over het bijwerken van de verschillende stakeholders op de projectenlijst als we daarvoor een efficiënt systeem van projectmanagementrapportage hebben.
Met een rapportagesysteem voor projectbeheer beschikt u over een regelmatig en formeel proces voor het verspreiden van rapporten waarmee belangrijke belanghebbenden worden geïnformeerd over de aspecten van het project die ze moeten kennen. Op deze manier kunt u uw projectteamleden en belanghebbenden van het project beschermen tegen onverwachte verrassingen en dingen die uiterst belangrijk zijn om bekend te zijn. Via rapporten begrijpen we de voortgang van het project en het tempo waarin het door het projectplan loopt. We zullen zelfs begrijpen wat het project verhindert om sneller te gaan en hebben de kans om de verschillende aspecten van het project te analyseren aan de hand van het eerder opgestelde projectmanagementplan.
Behalve dat het een van de centrale aspecten van communicatie is, kan rapportage van projectmanagement effectief worden gebruikt door het management om een gedocumenteerde geschiedenis van het project en de procedures bij te houden. Als deze geschiedenis aanwezig is, kan er een analyse van worden gemaakt om lessen te trekken, de processen te evalueren en te leren van de sterke en zwakke punten van de voortgang van het project. Deze lessen kunnen worden opgenomen in het reguliere leerproces van het projectmanagementkantoor in de organisatie en worden doorgegeven aan alle verschillende projecten binnen de organisatie.
Samenvattend hoopt projectmanagementrapportage te zijn:
- De effectieve communicatieverbinding tussen alle verschillende belanghebbenden in het project en de organisatie
- De helpende hand bij het verzamelen van belangrijke gegevens en informatie om de voortgang van het project bij te houden en te registreren
- Het systeem dat zorgt voor de ontvangst van informatie aan het benodigde personeel wanneer dat nodig is
- Het punt van aankondigingen wanneer het project een mijlpaal bereikt
- De ruggengraat van het begrip van de organisatie van het project, het management, het plan en de doelstelling ervan
Top 5 soorten projectmanagement rapportagetool
In deze sectie zullen we 5 verschillende soorten rapportagetools voor projectbeheer bekijken die er zijn als het gaat om projectrapportage in projectbeheer en het systeem. Elk van deze typen speelt een centrale rol in de ontwikkeling van het project en de soepele overgang van het project van de opkomende fasen naar de succesvolle fase.
# 1 Urenstaatrapport
Samen met elk aspect van het project onder uw bevel, als projectmanager, zou een van de belangrijkste projectmanagementrapporten die in uw lijst met rapporten kunnen voorkomen, het Urenstaatrapport moeten zijn. In dit rapport vindt u elk detail met betrekking tot de tijd die uw middelen inzetten tijdens het werken aan het project.
Een urenstaatrapport kan zeer interessant en nuttig zijn voor het rapportagetool voor projectbeheer, omdat het de volgende details voor u kan controleren:
- Tijd die elke werknemer heeft geïnvesteerd
- Werk voltooid op een bepaalde dag, week of maand
- Verantwoording van elk teamlid tegen de aan hen toegewezen taak
- Overbelasting of onderbenutting van middelen voor de projecten
- People management moet worden weergegeven in een bepaalde resource
Dit rapport moet door projectmanagers worden verspreid onder hun teamleden. Een projectmanager kan zijn toevlucht nemen tot het gebruik van projectmanagement-rapportagetool om tijd te volgen. Deze rapportagetool voor projectbeheer kan door hun teamleden worden gebruikt om hun tijd nauwkeurig bij te houden. Op deze manier heeft een projectmanager een volledig idee van de tijd en moeite die zijn besteed aan het voltooien van een bepaalde taak of het hele project.
# 2 Onkostenrapport
Stel je een situatie voor waarin je meegaat met het project en naar jouw mening verloopt het soepel, zoals bedoeld. Je teamleden zien er allemaal geweldig uit en de taken verlopen allemaal volgens planning, binnen tijdlijnen. Aan het einde van de projectuitvoering stellen u en uw teamleden hun totale uitgaven voor het project samen en berekent u het budget dat wordt verbruikt door de middelen en elk gebruikt materiaal. Tot uw verrassing doen je berekeningen je schrikken, omdat de gemaakte kosten veel verder gaan dan het budget dat aan het project is toegewezen en wat je dacht dat een succesvol project was, is in feite een project dat in verliezen verdronk. Misschien niet gegaan zoals gepland, als je wekelijks een onkostendeclaratie had gedaan, had je dit kunnen voorzien en corrigerende maatregelen kunnen nemen om te voorkomen dat het project zijn budget overschrijdt.
Een onkostennota geeft een gedetailleerd overzicht van alle gemaakte kosten en u kunt deze fiches ook voor het geplande budget houden. Dit rapport kan worden bekeken door de projectmanager en de belanghebbenden, die wekelijks begrotingen goedkeuren, maar de opname van de uitgaven, groot of klein, moet in realtime worden uitgevoerd.
# 3 Projectstatusrapport
Een van de belangrijkste projectmanagementrapporten is het projectstatusrapport. Het feit dat het daarmee het allesomvattende rapport is, maakt het een belangrijk rapport. De status van het hele project moet in dit enkele rapport worden weerspiegeld. Je kunt het in een grafiek- en grafische indeling hebben of je kunt de gegevens en informatie voor je laten leggen in de vorm van spreadsheets.
Het statusrapport van het hoofdproject is indicatief voor de volgende statussen die betrekking hebben op het project:
- Werk voltooid
- Vertraagde deadline
- Afwijking in het schema (gepland versus werkelijk)
- Variantie in kosten (gepland versus werkelijk)
- Probleem bijhouden
- Risico volgen
- In afwachting van taken
Afgezien van deze, kunt u dingen toevoegen of aftrekken die u moet weten over dit project en de status ervan. Voor meer informatie over projectstatusrapporten kunt u de blogpost die ik onlangs heb gelezen hier bekijken. Gelukkig projectmanagement rapporteert aan u!
# 4 Resource Workload-rapport
Net als het Urenstaatrapport, zal het Resource Workload-rapport bijhouden hoeveel werk aan elk projectteamlid is toegewezen. Dit projectmanagementrapport is zeer gunstig voor de projectmanager bij opdrachten of werkverdeling. Elk teamlid wordt ook bijgewerkt met dit rapport, zodat ze hun opdrachten voor de week kunnen controleren en als er een tekort aan werk is, ze hun projectmanager kunnen benaderen en het werk kunnen initiëren dat ze kunnen doen.
Het Resource Workload Report kan ook worden gebruikt voor het voorspellen van de projectwerklast op een bepaalde dag, zodat de projectmanager zijn spel vooruit kan lopen en het projectplan dienovereenkomstig kan verplaatsen naarmate de werklast vordert. Ze kunnen zelfs rekening houden met een goed plan en jongleren met het werk in afwachting of in de pijplijn.
# 5 Portfolio rapport
Dit is een projectmanagementrapport, speciaal voor projectmanagers die meer dan één project tegelijkertijd uitvoeren. Dit rapport toont hun portfolio op het werk voor de vele projecten die ze onder zich hebben. Zoals te zien is, toont dit portfoliorapport het aantal projecten dat de projectmanager afhandelt en zorgt het ervoor dat de belangrijke datums naast de vermeldingen van het project staan. Deze datums bevatten alle mijlpaaldata, de voltooiingsdatum van het project en vermelden ook de huidige status van het project naarmate het van de ene projectfase naar de andere verloopt.
Dit is een vrij klein rapport en kan voor velen optioneel zijn. Ik vond dit zeer essentieel voor mij en het hielp me om al mijn projecten bij te houden en wat mijn aandacht op dat moment meer nodig had dan de ander.
Beste projectrapportage in projectmanagementpraktijken
Als je in een projectmanagementrapport een projectrapportage opmaakt, kun je slapeloze nachten en vroege ochtenden doornemen en nadenken over wat er komt, wat ik eigenlijk aan het bouwen ben als mijn project en hoe mijn rapporten eruit willen zien. In deze sectie zullen we het volgende bekijken:
1) Dos van het creëren van een eenvoudige projectrapportage in projectmanagemen
2) Manieren om projectrapportage in projectbeheer zinvol te maken
# 1 De dos van het creëren van een eenvoudige projectrapportage in projectbeheer
Nu zullen we kijken naar de verschillende manieren en middelen voor projectrapportage in projectbeheer die u in uw projectmanagementrapport kunt invoeren om de gewenste efficiëntie te bereiken.
- Bestaande rapporten opnieuw gebruiken - met behulp van projectsjablonen kunt u helemaal niets missen en kunt u precies verwijzen naar wat u nodig hebt tijdens het verzamelen van projectvereisten en het verzamelen van gegevens en informatie.
- Gebruik to-the-point-gegevens - loop niet in de buurt en kom op het punt met de juiste gegevens en, nog belangrijker, de precieze gegevens voor uw rapporten.
- Houd de labels eenvoudig - zorg er bij het labelen van uw grafieken en diagrammen of rijen en kolommen met gegevens voor dat deze kort en nauwkeurig zijn.
- Gegevens moeten bruikbaar zijn - wat u ook vertegenwoordigt in uw rapport, het moeten geen statische gegevens zijn, maar informatie waarop kan worden gehandeld of die enige beweging in het project kan vertonen.
- Geef ruimte aan mensen om op het rapport te reageren - veel dagen na de release van uw rapport om mensen om hun mening te vragen over de dingen die in het rapport worden getoond.
- Neem contact op met mensen over hun begrip van het rapport - ga zitten met mensen uit uw team, andere teams, senioren en topmanagement en vraag hen naar de indruk die uw rapport geeft wanneer u ze vrijgeeft.
- Delegate Project Management Reporting - zorg voor een toegewijde persoon om de rapporten voor u op te stellen en ga deze niet zelf doen; je zult tijd verspillen.
- Afbeeldingen werken beter - neem altijd toevlucht tot grafieken en grafische weergaven in plaats van spreadsheets met gegevens, omdat deze u het verhaal van het project beter zullen vertellen.
# 2 Manieren om projectrapportage in projectbeheer zinvol te maken
Om uw projectmanagementrapport betekenisvoller te maken, is het essentieel dat u alleen voldoende informatie overbrengt als nodig is. Bij het overbrengen van deze leisteen en plaatjesinformatie, is het cruciaal dat u zich nog steeds aan een bepaalde richtlijn houdt; anders is de kans groot dat je overal met gegevens en informatie speelt. Om minder tijd te steken in het opstellen van een rapport en het aantrekkelijk te maken voor de lezer, moet u zich houden aan de lijnen die u trekt en antwoorden geven op de volgende opmerkingen:
-
Werk voltooid
Geef in je rapport aan wat er de week is gebeurd of stel een tijdvenster in dat je nodig hebt, bijvoorbeeld twee weken of een maand. Voer een samenvatting uit van alles wat is gezegd en gedaan in de wereld van uw project, in uw rapport. Je kunt dan je voortgang opschalen en inzicht krijgen in wat er daarna gebeurt.
-
Wat is het volgende
Richt uw concentratie op de volgende etappe van uw project en zorg ervoor dat u een projectmanagementrapport hebt met het actieplan dat plaatsvindt nadat u de winsten en verliezen van de afgelopen boekhoudperiode hebt besproken. Houd het gerapporteerde licht en focus of vergroot een bepaald gebied van uw rapport niet. Hoewel u voor uzelf als projectmanager in de details moet duiken, hebben de rapporten die uitgaan naar andere personen in het project mogelijk niet dat niveau van gedetailleerde informatie. Ken uw doelgroep en stel dienovereenkomstig rapporten op.
-
obstakels
Anticipeer op de problemen die u verwacht en vermeld ze in uw rapporten. Sommige rapporten bevatten misschien niet het concept van problemen die worden vermeld, maar zorg er waar mogelijk voor dat uw belanghebbenden weten dat u rekening hebt gehouden met de problemen of obstakels die u kunt tegenkomen wanneer u een bepaalde fase in uw project uitvoert. Rapporteer deze met actieplannen die kunnen worden ingezet zodra deze obstakels worden geconfronteerd.
-
Teken een trend
Houd een voortgangsgrafiek altijd bij de hand en zorg ervoor dat u een trendlijn hebt voor elke poging die u hebt ondernomen. Ga zo door en je hebt een momentum om voor te zorgen. Laat Key Performance Indicators u de manier tonen waarop uw project wordt afgehandeld en het zal u enorm helpen met projectmanagementrapportage.
Aanbevelingsartikelen
Dit bevat een handleiding voor het projectmanagementrapport. Hier hebben we ook de top 5 soorten rapportagetool voor projectbeheer besproken. U kunt ook de volgende artikelen bekijken.
- Top 6 soorten Project Management Office (PMO)
- 7 effectieve nuttige stappen om de juiste set projectteamleden te kiezen
- Top 7 Belangrijke Open Source Project Management Tools
- Beste 10 stappen van projectmanagement als carrièrepad
- 4 Effectieve en nuttige manier om met moeilijke teamleden om te gaan
- Geweldige sollicitatievragen voor Project Management