Of u het ermee eens bent of niet, als u een van die mensen bent die snel wordt afgeleid, is e-mail een van de belangrijkste redenen. Je hebt tweaks gedaan en veel trucs gebruikt, maar je inbox lijkt ook niet te werken zoals jij dat wilt. In dit artikel leer je een e-mailninja te zijn die alle e-mailproblemen meesterlijk afhandelt. Het enige wat u hoeft te doen is een van de volgende methoden te kiezen en u bent klaar.

Maar articulerende methoden zullen je niet helpen om met zo'n overweldigende afleiding om te gaan. Je hebt eerst gezond verstand nodig. Laten we daarom uw e-mailproblemen wat verstandiger behandelen en dan zullen we het hebben over 5 eenvoudige dingen die u kunt gebruiken om al uw e-mailaccountproblemen op te lossen.

Gezond verstand brengen

Hoe vaak heb je je e-mails per dag gecontroleerd? Als u een professionele professional bent of iemand die veel e-mails moet lezen, dan zijn dat 100, 200 of zelfs 500. Maar hoeveel mensen kent u die 500 keer per dag hun inboxen controleren (meerdere keren) en zich gezond voelen? ? Je hebt gelijk. Er is niemand op aarde die graag 500 keer per dag e-mails wil checken. Maar ze lijken hun verslaving niet te stoppen.

Maar temidden van deze verslaving, zie je dat je door deze inboxverslaving je kostbare uren regelmatig mist, dag in dag uit? En je beste werk is nog steeds ongedaan gemaakt, je droomproject moet nog worden voltooid en je leven staat nog steeds in de wacht.

Dus, hier is wat u moet doen als u duidelijkheid en gezond verstand in uw dagen wilt brengen.

  • Schakel uw internetverbinding uit

Het internet is een zegen waar we het allemaal over eens zijn. Maar te veel van alles druist in tegen de voordelen. Overmatig gebruik van e-mail is zo'n ding. Mensen realiseren het zich pas als ze gewend zijn aan hun inbox. Dus wat kan de mogelijke maatregel zijn om de verslaving te genezen? De oplossing is zo fundamenteel als het maar kan zijn. Laat gewoon de bron los. Als u verslaafd bent aan e-mail, moet u uw internetverbinding uitschakelen op bepaalde momenten dat u uw werk wilt doen. Zeg niet dat het niet kan. Het enige wat u hoeft te doen is om wat duidelijkheid te hebben in uw dag. Plan uw dag van tevoren en stel bewust internet uit wanneer u werk wilt doen (e-mails controleren is niet iets dat we 'werk' kunnen noemen; voor sommigen wel, maar dan zult u niet klagen over het gebruik van e-mail).

  • Stel een tijdstip in waarop u e-mail gebruikt

Als je erg verslaafd bent aan je inbox, zou het moeilijk zijn om de verslaving los te laten. De beste manier om uw verslaving te verminderen, is door het juiste tijdstip in te stellen waarop u uw e-mailaccountproblemen zult controleren. Misschien twee keer per dag. Voor sommigen is het niet voldoende om e-mails twee keer per dag te controleren. Stel in dat geval uw tijd in en controleer vervolgens tijdens die tijdsblokken. Maar ga niet meer dan vijf keer per dag.

  • Weg met het apparaat

In dit tijdperk van moderne technologie heeft iedereen een smartphone en dus is het controleren en beantwoorden van e-mails aanzienlijk eenvoudiger geworden en tegelijkertijd krijgen we steeds een melding over hoeveel e-mails we ontvangen. Maar we worden bang van het idee om de smartphone kwijt te raken. Maar als we dat kunnen, zullen we in staat zijn om zoveel gezond verstand in ons leven te brengen dat we nu niet kunnen begrijpen. Je zou kunnen zeggen dat dit tegen de realiteit ingaat. Ja misschien. De waarheid is dat u niet wordt betaald voor het controleren van e-mails. In plaats daarvan wordt u betaald voor het doen van zinvol werk en het bijdragen aan uw klant op een manier die de klant gelukkig maakt. Dus zelfs als je de telefoon niet kwijt kunt raken; zet hem in vliegtuigmodus of schakel internet uit wanneer u werkt. Het bespaart u veel tijd en bovendien helpt het u om gezonder te worden.

  • Op zoek naar een rustig leven

Bij elke melding op een e-mail die we ontvangen, voelen we ons belangrijk. Het geeft ons het gevoel dat we belangrijk werk doen en mensen herkennen het via het verzenden van e-mails. Maar wat als deze constante e-mailstroom overbodig wordt. Wat als je een leven wilt dat geen erkenning van buitenaf nodig heeft! Wat als je je goed kunt voelen door gewoon goed werk te doen en je geen zorgen te maken over e-mails en constante meldingen in je inbox! Zou het niet meer rust en gezond verstand in je leven brengen (professioneel en persoonlijk)?

5 eenvoudige trucs om uw e-mailproblemen voor altijd op te lossen

Dit zijn de 5 dingen die u kunt doen om al uw e-mailproblemen voor altijd op te lossen. Nee, ze zijn niet technisch. Ja, ze kunnen door iedereen worden gedaan, ongeacht de carrière of het professionele leven dat iemand heeft.

  1. Gebruik het 80-20-principe voor uw e-mail en inbox

Je zou het ermee eens zijn dat de meeste van je e-mails geen waarde toevoegen aan je leven. Ze doen het gewoon niet. Natuurlijk zijn er maar weinigen die dat doen en laten we alleen met hen omgaan die waarde toevoegen aan uw leven. Wat wij u voorstellen zijn deze -

  • Herken van welke e-mailafzenders u de maximale waarde krijgt. Voeg toe aan uw adresboek zodat u geen e-mails van hen mist.
  • Abonnement op alle andere e-mailafzenders opzeggen.
  • Hoe zou je het doen? U moet een maatregel gebruiken om uw e-mailabonnement te beperken. Houd bij hoeveel e-mails u per dag ontvangt. Stel dat u 100 e-mails per dag ontvangt. Het volgen van 100 e-mails is nu moeilijk. Maar u hoeft niet met 100 om te gaan. Kijk gewoon hoeveel u in uw inbox wilt (veronderstel 18-20) en laat de rest los. Abonneer u eenvoudig op en rapporteer spam als ze uw inbox lijken te laden, zelfs na uitschrijving (veel van hen doen dat).
  • Volgens het Pareto-principe weten we dat slechts 20% van de dingen 80% van het verschil uitmaakt. Dat betekent dat je hetzelfde principe kunt gebruiken om uit te filteren, degenen die maximale impact creëren en je kunt de rest loslaten.

  1. Heb je het woord 'verwijderen' gehoord

Ja, dit is een van de gemakkelijkste manieren om met uw e-mailproblemen om te gaan. We hebben veel inboxen vol e-mails gezien, 100, 500, zelfs 1000 die niet werden gelezen of waaraan geen enkel belang werd gehecht, maar toch liggen ze in de inbox en pikken ze hun aandacht op. Maar is dat nodig? Als je ooit zo'n probleem hebt ondervonden, is de enige oplossing alles selecteren en druk je op 'verwijderen'. Als je dat niet kunt, zijn er bepaalde dingen die je op weg helpen om een ​​lege inbox te maken -

  • Inbox vol e-mails zorgt voor visuele en geleidelijk mentale dubbelzinnigheid. Het herinnert je er elke dag aan dat je ze niet nodig hebt, maar je kunt niet de moed verzamelen om ze meteen te verwijderen.
  • De reden waarom u ze niet meteen kunt verwijderen, is dat u, zoals wij, last heeft van het 'in-case'-syndroom. We bewaren dingen of e-mails of berichten, voor het geval we ze in de toekomst nodig hebben. Maar als je ze de afgelopen 3 tot 6 maanden niet hebt geopend, vertrouw erop dat je ze niet meer nodig hebt, ja zelfs niet in de nabije toekomst. U kunt nog steeds de e-mails controleren en verwijderen die u wilt verwijderen, maar dat is een lang proces.
  • U kunt ook de stapsgewijze verwijderingsmethode gebruiken. Besluit gewoon om elke dag 10 e-mails te verwijderen na het controleren. En laat geen nieuwe e-mail in uw inbox zitten. Als ze niet nodig zijn om ze te verwijderen. Voor oude e-mails, lees ze en verwijder 10 e-mails per dag. Het zal het u gemakkelijker maken.

  1. E-mailproblemen schrijven en beantwoorden

In eerdere secties hebben we vermeld hoe u de problemen met uw e-mailaccount kunt oplossen en uw inbox leeg kunt maken. Laten we in dit gedeelte praten over het schrijven of beantwoorden van e-mails. Als u een professional bent en veel klanten moet behandelen, gebruikt u de volgende methode om het schrijven van e-mails onder de knie te krijgen -

  • Dit kan worden aangeduid als minimalistische propaganda, maar deze methode heeft veel voordelen. Als u het gebruikt, bespaart u tijd en moeite en kunt u uw e-mailtijd verkorten.
  • Wanneer u e-mailproblemen schrijft of beantwoordt, moet u ervoor zorgen dat uw e-mail niet langer dan 5 zinnen is. Ja, er kunnen e-mails zijn die u nodig hebt om de hele agenda van de vergadering te schrijven of het transcript van een heel rapport. Maar zorg er in dat geval voor dat u een bijlage (.doc of .pdf of .xls) gebruikt. Gebruik uw e-mailruimte niet om alles te schrijven. Omdat het rapport of de agenda op verschillende tijdstippen kan worden gemaakt met of zonder de noodzaak om e-mails te verwerken.
  • De voordelen van het schrijven van slechts 5 zinnen in een e-mail zijn tijd te besparen van uw kant en tegelijkertijd, het zal de tijd besparen van mensen die uw e-mails lezen. Schrijf dus maar 5 zinnen per e-mail en niet meer.

  1. Maak labels

Als u Gmail gebruikt, kunt u naar instellingen gaan en labels maken. Het maken van labels lost de meeste van uw problemen met het omgaan met uw inbox op. Gebruik de volgende stappen om uw inbox efficiënt te verwerken -

  • Maak eerst drie labels om te verwerken. Het eerste label zou “onmiddellijk” zijn, het tweede zou “belangrijk” zijn en het derde zou “elimineren” zijn.
  • Terwijl u in uw planningstijd doorgaat om uw e-mails te controleren, plaatst u ze in de labels die u hebt gemaakt.
  • Met de e-mails die zijn opgeslagen op het label 'onmiddellijk', moet u ze onmiddellijk behandelen. En als het werk klaar is, verwerk het dan tot het derde label “elimineren”.
  • Het label 'belangrijk' heeft meer betekenis dan alle labels in uw inbox. Geef hier dus meer nadruk op. In het label "belangrijk", zult u e-mails hebben die langlopende projecten zijn of iets dat meer aandacht behoeft dan enkele seconden of minuten. Zoals u klaar bent met hen, verwerkt u ze om het label te “elimineren”.
  • Ten slotte, wat je ook krijgt in het label "elimineren", bekijk ze een voor een en verwijder ze uit je inbox.
  • U mag deze methode niet gebruiken. Structureer je eigen methode. Het belangrijkste is om een ​​methode voor uw inbox te hebben. Elke methode zou doen als het u helpt om inbox-sanity te creëren.

  1. Wees alert tijdens het verwerken van uw e-mails

In dit tijdperk van krankzinnige productiviteit zijn professionals de waarde van mindfulness vergeten. En beheersing over inbox is geen probleem. Zelfs als u zou denken aan e-mails of Postvak IN, denkt u alleen maar aan het verhogen van uw productiviteit. Maar de waarheid is dat aanwezigheid belangrijker is dan productiviteit. Als u aanwezig bent, hoeft u zich geen zorgen te maken over het vinden van de tijd. Jij hebt tijd. En met aanwezigheid heb je nu ook gezond verstand. Gebruik de volgende stappen om op te letten tijdens het verwerken van je inbox -

  • Wanneer u plant uw inbox te verwerken, vertraag dan. Haast je niet. Doe het gewoon alsof je 15-20 minuten mediteert. Houd rekening met elke beweging.
  • Ga niet naar andere e-mailaccountproblemen totdat u klaar bent met een account. Behandel e-mailproblemen in uw inbox, één dag tegelijk, en u zou zien dat het proces soepeler en gemakkelijker zou worden.
  • Telkens wanneer u op iemand reageert of reageert, typt u de zinnen alsof u zich volledig bewust bent van hoe u typt, hoe u informatie in uw hoofd verwerkt en hoe u het aanpakt.
  • Geef meer voorkeur aan aanwezigheid boven productiviteit, ja zelfs tijdens het verwerken van uw inbox.

De bovenstaande tips zijn mogelijk niet te vinden in een zelfhulpboek of een artikel over inbox-beheersing. Inbox-beheersing gaat niet over hoe u uw e-mails kunt categoriseren of verwerken (hoewel we dat ook hebben vermeld); het gaat erom hoe je je verstand niet verliest. Als u deze tips volgt, ziet u dat e-mail en Postvak IN niet groot voor u opdoemen en dat u dus uw grootste werk kunt doen.

Kies een van de bovenstaande opties en probeer deze te implementeren. Ontdek zelf hoe je jezelf kunt helpen om de grote hoeveelheid e-mailproblemen in je inbox effectief aan te pakken.

Aanbevolen artikelen

Dit is een gids geweest om al uw e-mailproblemen voor altijd op te lossen. Nee, ze zijn niet technisch, maar kunnen door iedereen worden geïmplementeerd. Dit zijn de volgende externe links met betrekking tot e-mailproblemen.

  1. 5 onbeleefde e-mails die u elke dag verzendt
  2. 22 geweldige manieren om problemen met technologie op te lossen (eenvoudig)
  3. 12 effectieve manieren om het beste uit geautomatiseerde e-mails te halen

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling