Maak een database met behulp van Microsoft Access - Microsoft Access is een handige softwareapplicatie die wordt meegeleverd met de Microsoft Office Professional Suite. Met deze eenvoudige database-tool kunnen we zeker leren ons werk en ons leven beter te organiseren!

Waarom Microsoft Access gebruiken?

De meeste mensen vragen ons: “Waarom heb ik wat chique databasesoftware nodig? Excel werkt goed genoeg voor mijn gevarieerde behoeften. "

Hier vertellen we u graag dat Access geen 'chique' database is. Het is eenvoudig, krachtig en kan u een hoop tijd en repetitieve inspanningen besparen, zelfs als u het beste uit uw gegevens haalt. U zult zelfs merken dat u nog veel meer uit uw gegevens kunt halen als u Excel-bladen combineert met een goed georganiseerde Access-database.

Microsoft Access

  • Is een relationele database-tool . Dit betekent dat alle gegevens zijn georganiseerd in (gerelateerde) tabellen. U kunt de tool gebruiken om uw maandelijkse uitgaven te budgetteren, uw bibliotheekcatalogus te organiseren of een uitgebreid adresboek bij te houden; de sleutel ligt in het structureren van uw gegevens in eenvoudige, niet-redundante tabellen die aan elkaar kunnen worden gekoppeld.
  • "Onthoudt" uw gegevens. In tegenstelling tot Excel werkt het ook als een naadloze geheugenbank die uw gegevens opslaat en onthoudt, zodat u deze gemakkelijk kunt ophalen voor toekomstig gebruik. U hebt bijvoorbeeld verschillende Excel-bladen opgeslagen voor maandelijkse uitgaven. Maar als u nu deze bladen wilt combineren en ze samen wilt bestuderen, moet u speciale (en soms omslachtige) Excel-functies gebruiken, zoals grafieken, dashboards, enz. In Access is dit naadloos.
  • Maakt complexe gegevensbewerkingen moeiteloos. Access biedt alle basisbewerkingen die Excel uitvoert, zoals sorteren, berekeningen, filters, enz. Bovendien kunt u op basis van speciale criteria ook gegevens uit tabellen (zoals lid worden van Excel-bladen) samenvoegen of uitsluiten . En het goede nieuws is dat dit alles moeiteloos is in Access!

In dit artikel begeleiden we u om uw eerste werkende database te bouwen met 6 eenvoudige stappen.

  1. Organiseer uw gegevens in gestructureerde tabellen.

Als u van plan bent de Access-database te gebruiken, is de kans groot dat u al een goed idee hebt van de tabelstructuren die u wilt maken. Zie dit als een belangrijke voorbereidende stap, omdat de structuur van uw tabellen bepalend is voor het succes van uw Access-toepassing.

Enkele vragen die u zullen helpen dit recht te krijgen, zijn onder meer:

  • Wat voor gegevens heb je? Zakelijke records, persoonlijke bestanden, gegevens die uw culturele samenleving ondersteunen? In het ideale geval bevat elk type zijn eigen database.
  • Wat is gebruikelijk bij de gegevens die u hebt? Kun je ze in afzonderlijke tabellen groeperen op basis van deze gemeenschappelijke factor? Bijv .: inkomsten, uitgaven, adreslijst, enz.
  • Wat is uniek aan elke tafel? Wat kunt u gebruiken om één rij met gegevens uit elke tabel te identificeren? Bijv .: Naam, Id, etc. Dit is de primaire sleutel en kan een of meer kolommen zijn . (Maak je geen zorgen als je niet iets unieks vindt, omdat Access automatisch een primaire sleutel kan genereren.)
  • Wat zijn de koppelingen tussen tabellen? Dit zijn potentiële externe sleutels (u vindt hier meer informatie over).

We raden u aan om een ​​ruwe schets van uw tafelstructuur op papier te hebben. Maak je geen zorgen over perfectie; uw tabellen zullen evolueren terwijl u met Access werkt en er de beheersing over krijgen. Zodra u klaar bent, start u Microsoft Access, kiest u Bestand -> Nieuw -> "Lege database" en klikt u op de knop "Maken" om uw eerste Microsoft Access-database te starten!

Hint: kies een geschikte naam die het type van uw database weerspiegelt; dit klinkt veel beter dan het simpelweg "Mijn eerste database" noemen !

  1. Maak de tabellen

Nadat u met succes uw eerste database hebt gestart en gemaakt, opent Access de weergave "Hulpmiddelen voor tabellen" om tabellen te maken, omdat Access echt draait om tabellen!

Hier maken we een eenvoudige budgettoepassing met 3 tabellen: reguliere uitgaven, maandelijks inkomen en maandelijkse kosten. De blauw gemarkeerde kolommen zijn uniek en kunnen daarom worden gebruikt als primaire sleutel. (Houd er rekening mee dat wanneer meer dan één kolom blauw is gemarkeerd, de combinatie samen uniek is.)

Gebruik het tabblad aan de rechterkant om de tabel Normale kosten toe te voegen.

  • De eerste kolom (ID) wordt automatisch gegenereerd door Access en dient als de standaard primaire sleutel. (We kunnen dit later wijzigen.)
  • Klik op "Klik om toe te voegen" om de volgende kolomnaam in te voeren. U krijgt een (vervolgkeuzelijst) keuze voor het type kolom. Kies Tekst en voer "Onkostennaam" in.
  • Nogmaals Klik om de volgende kolom toe te voegen, kies Tekst en voer "Type" in.
  • Nogmaals Klik om de volgende kolom toe te voegen, kies Nummer en voer "Bedrag" in.
  • Sla ten slotte uw nieuw gemaakte tabel op (met behulp van de Control Key + "S" -toetsen). Typ "Reguliere kosten" wanneer u om een ​​naam wordt gevraagd.

En daar, vers gemaakt, is je eigen eerste Microsoft Access-tabel. Hoera!

Gebruik op het tabblad MAKEN, Creëer -> Tabel en volg de bovenstaande stappen om op dezelfde manier tabellen te maken "Maandelijks inkomen" en "Maandelijkse uitgaven".

Aanbevolen cursussen

  • Professionele VBA-macrocursus
  • VBA en macro's training
  • Excel 2007 Basis modelleringstraining

  1. Voer gegevens in tabellen in

In deze stap zullen we handmatig gegevens in de tabellen invoeren. Maar houd er rekening mee dat Access verschillende andere moeiteloze manieren biedt om gegevens in tabellen te importeren (uit een Excel-blad, uit een tekstbestand, enz.).

Hier moeten we vermelden dat Access Excel overtreft in gegevensvalidatie als de tabellen goed zijn ontworpen. Om de relevantie van het tafelontwerp te begrijpen, voegen we eenvoudig gegevens toe aan de tabel 'Reguliere kosten' en verkennen we de uitdagingen.

Dit zijn de gegevens die we aan onze tabellen willen toevoegen:

De "Gegevensbladweergave" wordt het best gebruikt om tabelgegevens toe te voegen / te verwijderen / te wijzigen en wordt geopend wanneer u dubbelklikt op de naam van een tabel op het linkertabblad. U kunt het ook openen met het ONTWERP-tabblad -> Weergave -> Ontwerpweergave. Zodra u in deze weergave bent, kiest u de tabel waarmee u werkt ("Reguliere kosten") op het tabblad aan de linkerkant. Op het rechter tabblad

  • Klik op de tweede kolom (Onkostennaam) en typ "Huur".
  • Klik op de derde kolom (Type) en typ "Fixed".
  • Klik op de vierde kolom (Bedrag) en typ "2000".
  • U hebt de eerste rij voltooid. Herhaal dit voor de resterende rijen.
  • Herhaal hetzelfde voor de tabel "Inkomen" en "Maandelijkse uitgaven".

Heb je gemerkt hoe Access de gegevens automatisch sorteert in oplopende volgorde van hoeveelheid? Als u dit wilt wijzigen, kunt u met de rechtermuisknop op het veld Bedrag klikken en de sorteervolgorde wijzigen.

Zoals u zeker zult hebben opgemerkt, genereert Access automatisch een uniek nummer voor de eerste kolom (ID), omdat dit dit als de standaard primaire sleutel beschouwt. Dit is de kolom die meestal wordt gebruikt om unieke rijen met gegevens uit de tabel op te halen.

Maar deze waarde kan moeilijk voor ons zijn om te onthouden, omdat deze niet relevant is voor onze gegevens . We hebben ook onze unieke primaire sleutels al geïdentificeerd en moeten deze in het tabelontwerp vastleggen. De volgende stap zal u laten zien hoe u de tafel opnieuw kunt ontwerpen om dit te regelen.

  1. (Her) ontwerp uw tabellen

Nadat je je tafels hebt gemaakt, wedden we dat je nieuwsgierig bent om te zien of ze goed zijn gekomen. Het is zelfs belangrijk om dit te doen, zodat u aanvullende regels voor gegevensvalidatie en nauwkeurigheid kunt opnemen. U kunt dit verifiëren in de "Ontwerpweergave".

De meer flexibele ontwerpweergave van Access is eenvoudig toegankelijk via het tabblad ONTWERP -> Beeld -> Ontwerpweergave. (U kunt ook op de naam van de tabel op het linkertabblad klikken en "Ontwerpweergave" kiezen.)

Als u de tabel 'Reguliere kosten' (screenshot hierboven) verkent, zult u zeker een aantal inconsistenties opmerken. Laten we dit als volgt oplossen:

  • Standaard is de automatisch gegenereerde ID-kolom ingesteld als de primaire sleutel, en dus het kleine sleutelpictogram links ervan. We veranderen dit door (enkele klik) de kolom Onkostennaam te markeren en het pictogram “Primaire” sleutel op het bovenste tabblad te kiezen. (U kunt ook met de rechtermuisknop op de kolomnaam klikken en "Primaire sleutel" kiezen). Het sleutelpictogram verandert dienovereenkomstig.
  • We hebben de ID-kolom niet meer nodig. Klik er dus met de rechtermuisknop op en kies "Rijen verwijderen". Hiermee wordt deze kolom (en alle eerder ingevoegde waarden ervoor) automatisch uit deze tabel verwijderd.
  • De kolom Bedrag is ingesteld op gegevenstype Nummer. Wijzig dit in Valuta.

Nu ziet onze tafel er goed uit. U kunt op dezelfde manier de andere 2 tabellen in de ontwerpweergave bewerken om hun primaire sleutel te wijzigen, het gegevenstype van de valuta in te stellen en extra gegevens aan alle tabellen toevoegen, zodat we er in opeenvolgende stappen mee kunnen spelen.

  1. Definieer tabelrelaties

Telkens wanneer u uw tabelgegevens gewoon wilt 'bekijken', kan de gegevensbladweergave worden gebruikt. Maar we denken dat u de gecombineerde resultaten van al uw tabellen wilt bekijken. Dit kan lastig zijn in Excel, maar in Access is het moeiteloos. De sleutel ligt bij het definiëren van tabelrelaties.

Relaties bepalen hoe onze tabellen met elkaar worden "verbonden". Deze verbindingskoppelingen worden in het jargon van de database "externe sleutels" genoemd.

Om tabelrelaties in Access te definiëren, gaat u naar het tabblad DATABASE TOOLS en klikt u op Relaties. U ziet een dialoogvenster met alle tabellen. Dubbelklik op elke tabel totdat deze worden weergegeven in de weergave achtergrondrelaties. Als een tabel meerdere keren verschijnt, kunt u met de rechtermuisknop op de extra tabel klikken en "Tabel verbergen" selecteren.

Zodra alle 3 de tabellen zichtbaar zijn, kunt u ze naar wens over het scherm verplaatsen.

Maar op dit moment is er niets speciaals aan dit beeld. Onze tabellen worden eenvoudig vermeld, losgekoppeld . Om dit te wijzigen, klikt u op REGELMATIGE UITGAVEN.Veld Naam veld en sleep het naar MAANDELIJKSE UITGAVEN.Veld Naam veld. Een dialoogvenster zou als volgt moeten openen:

Wat we hier doen, is het creëren van een één-op-veel-relatie tussen de tabel Onkostennaam van reguliere kosten en de tabel Onkostennaam van maandelijkse kosten.

Reguliere kosten. Naam uitgaven -> Maandelijkse kosten. Naam uitgaven

Primaire sleutel -> Externe sleutel

Een -> Veel

Voor deze,

  • "Referentiële integriteit afdwingen" moet worden aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat alle toegevoegde waarden in Maandelijkse uitgaven voorafgaand aan de toevoeging worden vergeleken met de waarden van de tabel Normale kosten.
  • Verwijder het vinkje bij de tabbladen “Cascade bijwerken / verwante velden verwijderen” . Hiermee worden alle updates / verwijderingen in de primaire sleuteltabel in cascade (in ons geval regelmatige uitgaven) uitgevoerd. Dus als het bedrag wordt bijgewerkt voor een bepaalde uitgave, wordt het in alle gerelateerde tabellen gecascadeerd. Evenzo met verwijderen. We vinken dit opzettelijk uit, zodat we een eventuele mismatch op een later tijdstip kunnen verhelpen. Klik ten slotte op Maken.
  • Maak op dezelfde manier een relatie tussen de Maandnaam van maandelijkse uitgaven en Maandnaam van maandelijkse inkomsten. Schakel hier de optie "Referentiële integriteit afdwingen" uit .

De relatieweergave moet dit automatisch als volgt weerspiegelen:

U hebt uw eerste tafelrelatie gedefinieerd en bent klaar om meer uit uw gegevens te halen!

  1. Zoek en bekijk gegevens uit uw tabellen

Dit is misschien wel het belangrijkste en nuttigste onderdeel van het gebruik van Access via Excel. U ziet, we hebben onze tabellen gemaakt met het juiste ontwerp, toegevoegde gegevens en gedefinieerde relaties. De volgende belangrijke stap is om dit allemaal samen te stellen en te bekijken hoe onze gecombineerde gegevens eruit zien. En dit gebeurt via een QUERY.

Hier zullen we een eenvoudige zoekopdracht maken om eventuele mismatches in “vaste” kosten op te vangen.

U kunt een Query maken met behulp van het tabblad MAKEN -> Querywizard, de eenvoudigste manier om een ​​basisquery te maken. U wordt gevraagd om:

  • Type (Simple Query Wizard).
  • Tabelnamen en velden. Kies Onkostennaam, Type & Bedrag uit Reguliere uitgaven en Maand & Bedrag uit Maandelijkse uitgaven.
  • Detail of samenvatting. Kies Gedetailleerd.
  • Typ "Fixed Expense Mismatch Report" wanneer de wizard u om een ​​naam vraagt ​​en klik op Voltooien om de rapportquery te genereren.

De gegenereerde zoekopdracht moet er zo uitzien (zonder de rode markeringen):

Maar zoals u kunt zien, toont deze query alle onkostenrecords, en niet alleen de niet-overeenkomende records (zoals rood gemarkeerd). We kunnen dit oplossen met behulp van het Query-ontwerp (klik met de rechtermuisknop op de naam van de query op het tabblad aan de linkerkant en selecteer "Ontwerpweergave").

We zullen deze weergave gebruiken om 2 criteria toe te voegen

  1. Voeg onder Reguliere kosten.Type de waarde 'Vast' toe onder Criteria (neem enkele aanhalingstekens op). Hiermee worden de opgehaalde gegevensrecords beperkt tot type = Fixed.
  2. Voeg onder een van de bedragen de speciale criteria toe om te controleren op een mismatch: "(Reguliere kosten). Bedrag (maandelijkse kosten). Bedrag" (zonder aanhalingstekens). Het teken staat voor "niet gelijk aan"). Hiermee worden alleen niet-overeenkomende records opgehaald.

Samen halen deze criteria niet-overeenkomende records met vaste kosten op.

Het uiteindelijke resultaat zou er zo uit moeten zien:

En dit is inderdaad het eindresultaat dat we wensen. Gefeliciteerd!!

De laatste opmerking

In deze eenvoudige zelfstudie bent u blootgesteld aan een breed scala aan Microsoft Access-functies, van tabellen tot relaties tot query's. We raden u aan voort te bouwen op de tabellen en query's die hier worden vermeld, voor het proberen van complexere bewerkingen.

Suggesties voor verdere oefening zijn onder meer:

  • Datum importeren in tabellen uit Excel-blad of door komma's gescheiden tekstbestanden (ook csv-bestanden genoemd).
  • Validatiecriteria voor tabellen toevoegen met behulp van de ontwerpweergave. Probeer bijvoorbeeld de waarden van Normale kosten te beperken. Typ alleen de waarden "Fixed" of "Variable".
  • Meer informatie over 'genormaliseerde' tabellen en hoe dit uw gegevens beïnvloedt. Ontwerp en maak de voorbeelden die hier worden gedeeld als genormaliseerde tabellen.
  • Gebruik Query Designer helemaal opnieuw om een ​​samenvattend rapport te maken met de totale inkomsten, uitgaven en balans elke maand voor het jaar.

Hoewel je eerste paar trysts met Microsoft Access een steile leercurve kunnen omvatten, kunnen we de beloningen garanderen die je inspanningen zullen opleveren. Microsoft Access is een lichtgewicht database-tool waarmee u met minimale inspanning meer kracht op uw gegevens kunt uitoefenen. Dus doorgaan en gelukkig Toegang krijgen !!

Aanbevolen artikel

Hier zijn enkele artikelen die u zullen helpen om meer informatie te krijgen over de database met Microsoft-toegang, dus ga gewoon door de link.

  1. 10 krachtige functies van Microsoft Access
  2. 9 geweldige stappen voor het gebruik van Microsoft Excel-vaardigheden
  3. Hoe kunt u uw Microsoft Excel-vaardigheden verbeteren?
  4. 10 eenvoudige stappen om een ​​draaigrafiek te maken in Excel 2016
  5. Verbazingwekkende stap Excel-functies - Grafieken en grafieken

Categorie:

Excel-tips