Maak een effectief Gantt-diagram voor een project -

Projectbeheer is een ingewikkeld proces en omvat vaak het uitvoeren van verschillende taken tegelijk. Dit geldt voor alle soorten projecten, of het nu gaat om het beheren van een woning, of een bijzonder moeilijk softwareontwikkelingsproject of een civiele aannemer.

Wanneer er een of twee taken zijn, kan een projectmanager gemakkelijk onthouden wat wanneer moet worden gedaan en hoe. Maar wat als er meerdere soorten activiteiten zijn, sommige onderling verbonden? Hoe houd je alle taken bij om ervoor te zorgen dat het project op tijd is voltooid, goed is voltooid en goed is voltooid?

Hier komt het Gantt-diagram in beeld. Ze zijn een visuele weergave van de taken in een project. De Gantt-kaart vindt zijn oorsprong in 1896, toen een Poolse ingenieur, Karol Adamiecki, een vergelijkbare kaart gebruikte om productieschema's weer te geven. Hij noemde het het harmonogram, en omdat het in het Pools en Russisch werd gepubliceerd, bleef het grotendeels onbekend. Tegelijkertijd ontwierp een Amerikaan genaamd Henry Gantt een vergelijkbare kaart, en het is zijn naam die de kaart nu draagt.

De grafiek werd veelvuldig gebruikt in productie-engineering. Al snel, met de komst van computers, werd het een gebruikelijke en praktische methode voor projectplanning. Met webgebaseerde applicaties is de Gantt-kaart populair geworden en is deze nu in de meeste projecten een veel voorkomend kenmerk. Met Agile-methoden is de populariteit van de Gantt-grafiek nu echter laag. Het heeft echter geprobeerd met de tijd mee te evolueren.

Wat is een Gantt-diagram in projectmanagement?

Allereerst: wat is een Gantt-diagram in projectbeheer? Simpel gezegd, een Gantt-diagram is een visuele staafdiagramweergave van een projectplanning.

Doorgaans omvatten de rijen verschillende taken van een project, vaak doordringend tot individuele taken, waarbij de tijdlijn de kolommen van de grafiek vormt.

Met programma's die een Gantt-diagram voor een project maken, kunt u zien waar het project op een bepaalde dag staat. Gantt-diagram voor een project laat zien wie verantwoordelijk is voor elke taak, evenals eventuele afhankelijkheden tussen taken.

Hier is een typische Gantt-grafiek voor een project:

De grafiek toont duidelijk, op een eenvoudig te begrijpen manier, waar het project vandaag staat. De grafiek is zeer nuttig bij presentaties aan het management en aan klanten, die misschien een snelle evaluatie van de lopende taken willen.

Afhankelijkheden in Gantt-diagram voor een project

Een van de belangrijkste redenen dat projectplanningen mislopen, is onjuiste erkenning van afhankelijkheden. Laten we zeggen dat u een project hebt dat drie verschillende werkpaden vereist. Al deze moeten samenkomen om het project vooruit te helpen. Zelfs als een van de werkpaden is vertraagd, stort het hele projectschema in. Met een Gantt-diagram wordt deze afhankelijkheid visueel geïdentificeerd in de planningsfase, zodat eventuele vertragingen onmiddellijk worden gemarkeerd om mogelijke vertragingen aan te duiden. Als projectmanager kunt u vervolgens onmiddellijk middelen inzetten om ervoor te zorgen dat de vertraging minimale schade veroorzaakt.

Er zijn verschillende soorten afhankelijkheden in een project. Al deze kunnen worden aangegeven op een Gantt-diagram.

  • Finish to Start (FS): In dit type afhankelijkheid moet taak A worden voltooid voordat taak B kan beginnen. Een voorbeeld: stel dat u werkt aan een webontwerpproject. Pas nadat de klanten de afbeeldingen hebben goedgekeurd die op de website moeten worden gebruikt, kan Photoshop aan de foto's werken.
  • Start to Start (SS): In dit type afhankelijkheid moet taak A worden gestart voordat taak B begint. Een eenvoudig voorbeeld zou zijn op het gebied van schrijven. Een schrijver moet zijn begonnen met het schrijven van een roman voordat hij delen ervan gaat bewerken.
  • Finish to Finish (FF): In dit type afhankelijkheid moet taak A worden voltooid voordat taak B kan worden voltooid. Stel dat u aan een brochure werkt. De taak "tekst maken" moet worden voltooid voordat de taak "brochure ontwerpen" is voltooid. Het ontwerp kan echter beginnen voordat de tekst is voltooid, zoals vaak wordt gedaan, met behulp van dummy-tekst. \
  • Start to Finish (SF): in deze zeldzame afhankelijkheid moet taak A starten voordat taak B kan worden beëindigd. Dit kan worden toegepast op een nieuwe functie die wordt ingevuld. Het kan van essentieel belang zijn dat de vertrekkende werknemer de nieuwe werknemer traint, zodat de werknemer die de organisatie verlaat, dit alleen kan doen nadat de nieuwe medewerker in dienst treedt. Opgemerkt moet worden dat dit strikt genomen geen professionele aanpak is.

Bij softwareontwikkeling beveelt Microsoft aan dat het Finish Start-schema het meest wordt gebruikt. Het ontmoedigt ook het gebruik van het Start to Finish-algoritme, want dat kan eindeloze vertraging en mogelijke circulaire verwijzingen in een workflow betekenen. Voor just-in-time implementaties kan echter de Start to Finish-afhankelijkheid worden gebruikt.

Stappen om een ​​effectieve Gantt-grafiek voor een project te maken:

Het proces om een ​​Gantt-diagram voor een project te maken, is vrij intuïtief. Voor het beste gebruik moet u echter ook plannen voor de grafiek.

Hoewel u de kaart op papier of op een computer kunt voorbereiden, wordt het eenvoudiger als u een Gantt-kaartsjabloon hebt waarin u informatie kunt aansluiten. De meeste webgebaseerde samenwerkingstools bevatten Gantt-diagramsjablonen. Er zijn ook voldoende sjablonen beschikbaar voor hetzelfde voor Microsoft Excel.

  1. Maak een uitgebreide takenlijst

Deze stap omvat het opsplitsen van het project in zijn Gantt-diagramcomponenten. Als je het kunt opsplitsen in een hiërarchische structuur met taakgroepen, waaronder taken gedetailleerder worden beschreven, zal het het beste werken.

Laten we bijvoorbeeld eens kijken naar de taak om een ​​nieuwe website te maken

Enkele algemene fasen zijn:

  • Recensie
  • strekking
  • Ontwerp
  • Inhoud
  • Coding
  • testen
  • Implementatie en onderhoud

Bij elk van deze stappen zullen er extra taken zijn. Het is het beste om zoveel mogelijk diep te boren, zodat taken duidelijk worden gedefinieerd.

Rekening houdend met de inhoudsfase kunnen bijvoorbeeld de volgende subtaken zijn:

  • Verzameling en beoordeling van een tekst
  • Verzameling en beoordeling van grafische elementen
  • Tekst maken / herschrijven
  • Grafische elementen maken (mogelijk een fotoshoot, enz.)
  • Foto bewerken
  • Tekstbewerking
  • Voltooiing van inhoud

Of andere stappen die mogelijk relevant zijn voor uw project.

Evenzo moeten alle taken, hoe schijnbaar triviaal ook, worden vermeld.

  1. Lijst van de afhankelijkheden van taken

Taakafhankelijkheden moeten worden vermeld. Een eenvoudig Excel-blad, of zelfs een Word-tabel, zou voldoende zijn.

Welke stappen zijn afhankelijk van anderen?

In ons voorbeeld kan de inhoudsbewerking pas beginnen nadat de bestaande inhoud is geëvalueerd en indien nodig nieuwe inhoud is gemaakt. Photoshopping kan alleen worden gedaan nadat foto's zijn genomen.

Het is belangrijk om afhankelijkheden te noteren, zodat de planning van Gantt-grafieken eenvoudiger en strakker wordt.

Dit hangt ook af van uw organisatie. Als teams kleiner zijn en middelen schaars, kan het zinvol zijn om eerst uw middelen te plotten en vervolgens een tijdlijn te maken. Als jouw bedrijf een enorm bedrijf is met een brede bronnenpool, kan het zinvol zijn om eerst de tijdlijn te maken.

  1. Maak de tijdlijn voor het project

Voor managers die graag eerder naar beneden gaan en vies zijn, is dit het meest vlezige deel van de Gantt-grafiek.

Zodra de taken klaar zijn, wordt de tijdlijn gemaakt. Factor in het weekend en op feestdagen.

Op software zoals SmartDraw wordt het Gantt-diagram voor een project gemaakt direct nadat u gegevens op een gebruiksvriendelijk scherm invoert. Maar met andere software of Excel-sjablonen moet u misschien waarden invoeren in de spreadsheet van Gantt-diagrammen zelf.

Aangezien de Gantt-grafiek een hulpmiddel is om het plan te visualiseren, zou de beschikbaarheid van gespecialiseerde software er niet zo veel toe doen.

Tijdlijnen zijn afhankelijk van de client, en als de client duidelijke tijdsbeperkingen heeft, zorg er dan voor dat u de tijd slim tussen taken verdeelt.

Deze tijdlijn zal zeker veranderen en is waarschijnlijk niet definitief, maar probeer zo dicht mogelijk bij de finale te komen.

  1. Wijs elke taak toe aan een groep of persoon

Als projectmanager moet je de beste manier vinden om dit te laten werken. Evalueer uw team. Zoek uit wie voor welke taak het beste werkt. Door het project op een ruwe tijdlijn in een notebook of software op te stellen, kunt u er ook voor zorgen dat middelen niet dubbel worden ondergedompeld - op twee plaatsen tegelijk vereist.

Dit kan enige tijd duren, maar het is een belangrijk onderdeel dat moet worden opgelost.

Enkele vragen die u kunnen helpen de juiste mensen te koppelen, zijn:

  • Zal deze bron goed zijn in een klantgerichte rol?
  • Zal deze bron kunnen coördineren en samenwerken met anderen?
  • Zal deze bron dingen snel kunnen omdraaien?
  • Is deze bron beter in multitasking, of in het uitvoeren van een diepgaande taak?
  • Vanaf wanneer is deze bron beschikbaar? Afhankelijk van of uw project resource-critical of time-critical is, worden de taken toegewezen.

Op dit punt moet er ook duidelijkheid zijn over verschillende dingen binnen uw organisatie:

  • Wie tekent af op design? Op tekst? Op budgetten?
  • Het is van essentieel belang ervoor te zorgen dat de persoon die verantwoordelijk is voor het afmelden van de dingen de nodige speelruimte krijgt. Als de content director, verantwoordelijk voor alle content, op een geplande reis naar het buitenland vertrekt, zorg er dan voor dat dit in de tijdlijn wordt meegenomen.

Dit vereist enige coördinatie met HR en andere projectmanagers, en omarmen dit.

Nu kunt u afzonderlijke bronnen of groepen toewijzen aan taken, die al een tijdschema hebben gekregen en zijn toegewezen aan afhankelijkheden.

Dus dit zou het moeten zijn, toch? Nog een laatste en cruciale stap blijft.

  1. Deel en verfijn

Nadat alles lijkt te zijn vergrendeld, deelt u de grafiek met de belangrijkste stakeholders. Het is een goede gewoonte om de grafiek met uw hele team te delen om ervoor te zorgen dat u niets belangrijks hebt gemist.

Het is klaar om te worden gedeeld met de klant en na goedkeuring is uw Gantt-diagram voor een project klaar voor gebruik!

Beperkingen van de Gantt-grafiek voor een project

Het modewoord in softwareprojectbeheer is Agile. Agile-methodieken zijn overal en hun acceptatie neemt met de dag toe.

Een traditionele Gantt-grafiek voor een project heeft een zeer beperkte reikwijdte voor moderne softwareprojecten, omdat de focus ligt op aanpasbaarheid. De Gantt-grafiek plant de hele upfront en als (liever, wanneer) schema's veranderen, worden ze erg moeilijk om mee om te gaan. En tijd die beter wordt besteed, wordt gebruikt om de Gantt-grafiek bij te werken.

Agile-projecten kunnen korte sprints gebruiken (in het geval van Scrum) of eerst aan de meest urgente klus werken (zoals in Kanban), het voorbereiden van een Gantt-grafiek voor weken is gewoon niet mogelijk. Bij andere responsieve projectmethodologieën zoals Extreme Programming, is het gewoon tijdverspilling, omdat de te plannen delen van de grafiek erg kort zijn.

Softwareprojectmanagers hebben enig succes gemeld bij het gebruik van een Gantt-diagram voor een project om individuele sprints bij te houden. Anderen pooh-pooh het idee, zeggen dat een Gantt-grafiek voor een project op basis van het model van Waterfall projectmanagement.

Gantt-kaarten hebben ook de reputatie dat ze teveel informatie proberen weer te geven. De balken, met gevarieerde kleuren om verschillende bronnen en afhankelijkheden aan te geven, kunnen erg verwarrend zijn voor complexe projecten.

De Gantt-grafiek is echter nog steeds een populaire planningstool in verschillende industrieën. Ze spelen zelfs een grote rol in meer procesgestuurde projecten zoals website-ontwikkeling.

Alternatieven voor Gantt-diagram voor een project

Het Gantt-diagram is in wezen een staafdiagram van taakplanningen. Elk vel papier, inclusief een gedetailleerde takenlijst, kan hetzelfde doel bereiken.

Enkele alternatieven voor Gantt-grafiek voor een project zijn:

  • Een gedetailleerde takenlijst van verantwoordelijke personen
  • Een whiteboard, dat de voortgang van elk verhaal / sprint volgt in het geval van Agile-projecten
  • Een Kanban-bord: een eenvoudig bord met drie kolommen - te doen, te doen en te doen, in zijn eenvoudigste vorm
  • Andere tools die speciaal zijn gemaakt voor Agile-projecten, zoals Sandglaz

Gantt-kaarten hebben een lange weg afgelegd en hebben de productie- en servicebranche gediend. Ze hebben processen zoveel transparanter gemaakt en zich zo goed mogelijk aangepast voor de veeleisendere software-industrie.

Hoewel hun populariteit ongetwijfeld sterk is afgenomen, blijven ze bij de start van een project nog steeds de eerste keus voor projectmanagers wereldwijd.

Aanbevolen artikel

Dit is een gids geweest voor het maken van een Gantt-diagram voor een project. Hier hebben we stappen besproken om op een effectieve manier een Gantt-diagram voor een project te maken. U kunt ook de volgende artikelen bekijken voor meer informatie -

  1. Waterfall Project Management
  2. Kanban: nuttige stap?
  3. Top 5 soorten projectmanagement rapportagetool
  4. 20 Spannende projectmanagement-sollicitatievragen
  5. Belangrijk van Visual Basic - Grafiek met dynamische invoer

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling