Projectmanagement heeft ons professionele leven zo geboeid dat het nu een norm wordt in elk bedrijf en kantoor / organisatie. Deze fase van het systematisch uitvoeren van uw werk en het organiseren van de stukjes en beetjes van een project om een gemeenschappelijk bedrijfsdoel of -doelstelling te bereiken, was bepalend voor succesvolle projecten en innovatieve, ultramoderne veranderingen en verandermanagementsystemen. Met projectmanagementtechnieken evolueerde projectmanagementbenaderingen, en deze benaderingen bleven evolueren en groeien naar de steeds veranderende aspecten van wereldwijde bedrijven.
Toen de industrialisatie exponentieel groeide, ontstond er een kloof in de manier waarop we naar projectmanagementbenaderingen keken en hoe dit de bedrijfsvoering zou beïnvloeden. Het werk moest sneller en beter en nauwkeuriger dan ooit worden. Dat is wat ons is overkomen als de nieuwe kant van projectmanagement. De oudere benaderingen, of meer bestaande systemen, werden Traditioneel Projectbeheer genoemd en de nieuwe, levendige en meer intuïtieve benadering werd bekend onder de naam Dynamic Project Management.
In dit artikel zullen we kijken hoe we deze twee fasen van projectbeheer kunnen onderscheiden en hoe we u kunnen helpen beslissen welke van deze benaderingen uw bedrijf nodig heeft om te functioneren als een goed geoliede machine. We zullen traditioneel projectbeheer versus dynamisch projectbeheer vergelijken op basis van 6 individuele punten en we zullen zien hoe het hen op die voorwaarden vergaat.
Traditioneel projectmanagement
Als we het hebben over traditioneel management, kijken we naar een zeer beperkte en rigide vorm van een projectmanagementbenadering. Deze aanpak was het begin van projectmanagement op aarde en ging ervan uit dat de reikwijdte en doelstellingen van het project gedurende de hele levenscyclus van het project constant bleven. Het initiëren en plannen werden vervolgens ontworpen volgens dit denkproces. Er werden toewijzingen gemaakt en het product werd voorgesteld in een tweedimensionale opstelling zonder enige variatie of zelfs de mogelijkheid van een overwogen variatie.
Met absoluut geen marge meer voor variantie en wijzigingen in projectplannen en schema's, waren de succesmarges somber en niet erg bemoedigend. Traditioneel projectmanagement zou de tijdlijnen en middelen identificeren met de veronderstelling dat er niets zal veranderen tijdens het project en dat het plan te allen tijde zal worden nageleefd. De levenscyclus van het project zag er zo uit:
- Project initiëren
- Project planning
- Project uitvoering
- Projectbewaking en -controle
- Project wordt afgesloten
De projectlevenscyclus zou in een opeenvolgende volgorde worden gevolgd en de ene fase zou de andere volgen, dat wil zeggen, pas nadat de projectplanning is voltooid, zal het hele project naar de uitvoering van het project verschuiven.
-
Veranderingen in plan
Zoals hierboven vermeld, heeft traditioneel projectmanagement een zeer rigide kijk op de hele projectmanagementruimte die we creëren om een verandering of beweging naar een bepaald doel uit te voeren. In de veronderstelling dat alles blijft zoals het is, is er geen flexibiliteit in het plan dat wordt opgesteld nadat het project is geïnitieerd.
Met minder ruimte voor eventuele wijzigingen, zelfs een kleine verandering waarmee het project wordt geconfronteerd in de uitvoeringsfase of in de planontwerpfase zelf, is het noodzakelijk dat de projectmanager het hele plan opnieuw opstelt, rekening houdend met de opgetreden verandering.
Zoals we nu weten dat er binnen de werking van een project veel veranderingen mogelijk zijn. Het opnieuw opstellen en opnieuw ontwerpen van het hele plan zou niet schaalbaar zijn en zou de organisatie tijd, middelen, budgetinflatie en inspanningen kosten.
-
Rollen en verantwoordelijkheden
In traditioneel projectmanagement kijken we naar een centrale figuur die zorgt voor de volledige werking van het project. Die persoon is de projectmanager (PM). De PM doorloopt alle fasen die het project doorloopt en is verantwoordelijk voor de soepele werking ervan.
Met de dynamiek die het project biedt, ligt de verantwoordelijkheid voor het bijwerken van het plan ook in handen van de premier, waardoor een individu wordt overbelast met de taak om het project te sturen en op koers te brengen. Dit kan een behoorlijke taak zijn om te beheren.
-
Productiviteit en prestaties
Er is veel aandacht voor de naleving van planning en tijdlijnen, omdat er nu een zware straf voor de premier ligt als er zelfs een kleine wijziging in het projectplan is. Deze eenzijdige genegenheid voor projectplanningen verstoort de workflow van het project en het werk loopt hoe dan ook achter.
Met het oog op het feitelijke werk dat plaatsvindt, zijn er ook veel gevallen geweest waarin de kwaliteit werd aangetast met het oog op tijd te blijven. Er was altijd een hush-push als het gaat om tijdlijnen en geen moment om te ademen en na te denken over het werk dat projectteamleden doen.
-
Risicomanagement
Hoewel het grootste deel van de concentratie van het team en de projectmanager op tijdlijnen ligt, met onvoldoende aandacht voor risicobeheer en anticipatie op risico's, zou het team eerder op risico reageren dan erop reageren.
Als er een reactie is op risico's die zich voordoen, weet je dat je helemaal geen aandacht aan risico's besteedt, omdat je ervan uitgaat dat er geen verandering zou plaatsvinden en het project volgens tijdlijnen zal verlopen. Maar met brandbestrijding tijdens het project, ben je gedwongen om off-track te gaan en dan vindt de cyclus van het opnieuw opstellen van het plan opnieuw plaats.
-
Werkprioriteit
Werkprioriteit kan een serieuze hit zijn tijdens projectprocedures, en met het kader van traditioneel projectbeheer, waarbij de autoriteit gecentraliseerd is, is er een mogelijkheid dat de teamleden zich niet bewust zijn van de juiste prioriteit van het werk. Hierdoor kunnen ze op het verkeerde moment aan de verkeerde dingen werken.
De projectmanager heeft normaal gesproken te veel last van de plannen en de veranderingen die zich voordoen dat het team geen instantie voor prioriteitstelling heeft om hen te helpen het werk uit te voeren als dat nodig is.
-
tijdlijnen
Met zwakke tijdlijnen was traditioneel projectbeheer het kwetsbaarste en nu weten we waarom deze rudimentaire opzet van processen slechts een voorloper was van de dynamische vorm van projectbeheer.
Er is veel externe invloed op de tijdlijnen en deadlines als het gaat om traditioneel projectbeheer. Omdat klanten en klanten de deadlines dicteren, is er geen praktische doorkijk naar de schatting van het werk en de tijd die daarvoor nodig is.
Dynamisch projectbeheer
In tegenstelling tot traditioneel projectbeheer, lost de omgeving die wordt gecreëerd door dynamisch projectbeheer alle zorgen op die door de voormalige omgeving naar voren zijn gebracht. Het dynamische karakter van projecten wordt perfect aangepakt door dit type projectbeheer, omdat het een flexibel kader biedt dat de steeds veranderende seizoenen van de projectplannen en doelstellingen omvat. De aanpak die hier wordt gebruikt, in een dynamische projectmanagementomgeving, is dat het project wordt verdeeld in zelfvoorzienende eenheden waaraan niet veel afhankelijke factoren zijn verbonden.
Als u een softwareontwikkelingsproject overweegt, hebt u uiteenlopende vereisten die extreem vluchtig zijn en die bij elke genomen stap aan grote of kleine veranderingen onderhevig zijn. Meestal zijn deze plannen gebaseerd op een hypothese die al dan niet in overeenstemming is met de feitelijke gebeurtenissen binnen het project. Het is erg onpraktisch om de traditionele projectmanagementbenadering in dergelijke scenario's te volgen en daarom kwamen projectmanagementexperts met de behoefte aan een nieuwe en flexibele aanpak.
Dynamisch projectbeheer of Agile-projectbeheer was gewoon de aanpak die nodig was om de jinx te breken in niet-succesvolle projecten, die werden veroorzaakt door de starheid in de traditionele projectmanagementbenadering. Dynamisch projectbeheer, dat zeer iteratief is voor een projectmanagementbenadering, ging stapsgewijs. Met alle goede dingen zijn er aspecten van het project die zorgvuldig moeten worden onderzocht om de bal aan het rollen te krijgen. Zij zijn:
- De waarde die het project oplevert, moet duidelijk zijn
- De klanten moeten actief deelnemen om de voortgang van het project te controleren
- Visuele en grafische documentatie moet worden toegestaan en aangemoedigd
- Teamsamenwerking moet het gezaghebbende figuur zijn in de projectuitvoering
De ontwikkelingscycli zijn bouwstenen die een constante evaluatie van het project mogelijk maken en het kader maakt een constante feedback en verbetering ter plaatse mogelijk. Met continue verbetering als ruggengraat is dynamisch projectbeheer zeker de manier om verder te gaan. Planning wordt flexibeler en vindt plaats met veel aandacht en anticipatie aan boord.
-
Veranderingen in plan
Met de nieuwste technologieën die de dynamische benadering van projectbeheer overnemen, vertrouwen PM's op softwareprogramma's voor projectbeheer om hen te helpen met de verschillende wijzigingen in plannen en de verschillende introducties in de projectontwerp- en uitvoeringsfasen. Deze tools voldoen op een manier aan de dynamische projectmanagementbenadering om een zeer kleine hoeveelheid stress op de PM te drukken als het gaat om wijzigingen in het plan.
Met deze tools kunnen PM's automatisch wijzigingen in het plan opnemen, omdat er al rekening wordt gehouden met de verschillende situaties en noodplannen die zijn overeengekomen voor eventuele wijzigingen. De tool neemt de wijziging onmiddellijk over en herschikt het plan op een manier om niet het hele plan te verschuiven, maar de getroffen afwijking op te vangen.
-
Rollen en verantwoordelijkheden
Met automatische aanpassing van wijzigingen in het projectplan, hoeven de teamleden niet op één centrale autoriteit te vertrouwen om hun orders en werk voor de dag te krijgen. De teamleden kunnen zelf helpen bij het plannen en prioriteren van de dag terwijl het werk stroomt.
Dynamisch projectmanagement zou alleen mogelijk zijn als de handen die hebben bijgedragen aan het project uiterst bekwaam zijn en briljant in een team kunnen werken. Teamsamenwerking is uiterst belangrijk in een dynamische projectmanagementruimte en vormt een belangrijk onderdeel dat dit dynamische raamwerk naar hogere succesmogelijkheden drijft.
-
Productiviteit en prestaties
Het plan en de tijdlijnen voor het plan worden nu automatisch afgehandeld door de projectmanagementtool en hoeven geen specifieke ogen te hebben om hen te volgen. Daarmee kunnen het team en de PM zich uitsluitend concentreren op het te voltooien werk en de iteraties die moeten worden verzorgd. Meer tijd zorgt voor meer creativiteit en innovatie en helpt de teamleden om altijd out of the box te denken voor elke hindernis die onderweg wordt gevonden.
-
Risicomanagement
In tegenstelling tot traditioneel projectbeheer, waar meer werd gereageerd op de risico's, zoekt u in dynamisch projectbeheer naar manieren om te reageren op de risico's die op uw weg zijn gekomen. Tijdens de projectplanningsfase wordt risicobeheer uitgevoerd en worden risico's verwacht en voorzien. Met deze voorspellingen werden voor elk risico actieplannen opgesteld, waarop werd geanticipeerd. Deze actieplannen worden opgenomen in het projectplan en als er risico's zouden zijn, zal een proactieve methode al worden toegepast.
Als de risico's worden afgewend, kunnen het project en zijn teamleden de resterende tijd gebruiken als een kans om het projectschema vooruit te helpen.
-
Werkprioriteit
Hier weet iedereen in het projectteam wat er moet gebeuren en zijn de prioriteiten al gesorteerd. Met transparantie in het systeem en duidelijkheid in het prioriteitenproces, zorgt dynamisch projectbeheer voor wijzigingen in plannen of taakprioriteit. Deze komen onmiddellijk tot uiting in de projectplannen.
-
tijdlijnen
Met een betrouwbare planning en een flexibele aanpak zijn de tijdlijn en de einddatum van het project of mijlpaaldata niet vast aan het begin van het project, maar evolueren eerder naarmate het project met de tijd evolueert. Als dynamisch projectbeheer effectief wordt uitgevoerd, is er een grote kans op succes en besparingen als het gaat om budget, tijd en moeite.
Dit zou impliceren dat met een evoluerend plan, uw deadlines altijd nauwkeurig zullen zijn en de einddatum van uw project zal worden gebaseerd op werkelijke in plaats van prognoses die vroeg in de tijd zijn gemaakt.
Conclusie
Het traditionele projectmanagement was de start van het projectmanagement en de bijdrage ervan aan de manier waarop we projecten tegenwoordig beheren, zal altijd worden toegejuicht. Niet dat dit artikel traditioneel projectmanagement tot een verouderde projectmanagementbenadering maakt, het combineert eerder het traditionele met de new age-dynamiek. Traditioneel projectmanagement wordt nog steeds gebruikt in sommige industrieën met een vast tijdschema voor alles en voor lineaire verwerking van werk.
De vergelijking zet zeker en duidelijk dynamisch projectmanagement aan de leiding in deze race en met tijden die continu veranderen en hervormen in de industriële sector, zullen we zeker beter worden in wat we doen en nog verder vooruitgaan voor de mensheid.
Aanbevolen artikelen
- Projectmanagementtechnieken - 20 Nuttig
- 7 beste nuttige effectieve stappen om de juiste set projectteamleden te kiezen
- CRM versus PM-software
- Interview met projectmanagement