Wat bedoelt u met projectbetrokkenheid?
Een groep entiteiten die belang hebben bij een project, wordt een projectbetrokkenheid genoemd. Deze entiteiten kunnen een groep mensen zijn die mogelijk binnen de organisatie of misschien daarbuiten thuishoort. Leden van een projectteam kunnen bijvoorbeeld typische belanghebbenden van een project zijn. Dit kunnen projectmanagers zijn, resourceallocators, de eindklanten voor wie het project uitsluitend is bedoeld, en bedrijfsleiders kunnen voorbeelden zijn van belangrijke stakeholders in een project.
Deze entiteiten of lichamen hebben inspraak in deze projecten die als rente wordt gemunt. Een project kan grotendeels worden beïnvloed door hun positieve of negatieve invloed op de voltooiing van een project. De belanghebbenden van het project zijn bijzonder voorzichtig bij het betrekken van zichzelf vanaf het begin van het project tot de lancering ervan, om hun eigen belangen niet te hinderen en te passen bij hun keuzes en perspectieven.
Project stakeholders spelen een sleutelrol:
- Ze kunnen helpen fondsen te werven of bij te dragen voor een project of kunnen het zelf sponsoren
- Ze hebben een zeer sterke interesse of winst (winst) na een succesvolle voltooiing van het project
- Kan een negatieve of een positieve bijdrage leveren aan het resultaat van het voltooiingsproces van het project
Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste stakeholders van het project:
- Klanten: ze zijn in feite de gebruikers van het product of de service die de organisatie aanbiedt, inclusief interne of externe klanten. Aangezien zij de klanten zijn die zwaar in het project hebben geïnvesteerd, zou de tijdige lancering van het project hen helpen hun inkomsten uit hun zakelijke diensten, activiteiten en aanbiedingen te verhogen om de gevolgoorzaak te voorkomen.
- Leidinggevenden van het bedrijf: deze leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor de tijdige afronding van het project zonder de deadline te missen. De tijdige lancering van een project bespaart tijdoverschrijdingen, kostenoverschrijdingen en andere factoren zoals het inactief houden van de inventaris. De juiste bemanning van menselijke arbeid is goed gepland en vooraf uitgevoerd om het project effectief uit te voeren.
- Projectmanager: is de projectleider die het hele team beheert en leidt, mensen, middelen, budgetten en financiën beheert
- De teamleden: die daadwerkelijk aan het project werken onder leiding van de projectmanager
- Resource level managers: die te allen tijde de verschillende soorten resources bewaken en beheersen die nodig zouden zijn tijdens de ontwikkelingsfasen van het project
- Sponsor: degene die investeert in kapitaal om het project te starten en als contract aan te gaan
Hoe benaderen we project stakeholders?
Door ervoor te zorgen dat uw stakeholder wordt gehoord en aan zijn behoeften wordt voldaan, wordt uw taak op de lange termijn veel eenvoudiger.
- Identificatie van de potentiële belanghebbenden : De eerste stap die moet worden gezet voordat een veelbelovend project wordt aangemeld, is het achterhalen en opstellen van een lijst van de belanghebbenden. Uitzoeken wat hen motiveert, is cruciaal om hun beste belangen te dienen.
- Luisteren naar wat ze zouden willen zeggen: communicatiekanalen moeten wijd open worden gehouden om geen details te missen. Hun doelstellingen begrijpen kan alleen mogelijk zijn door er persoonlijk naar te luisteren door open communicatie te oefenen. Er moeten inspanningen worden geleverd om hun punten en perspectieven te begrijpen. We moeten niet vergeten dat dit punt al die mensen (die stakeholders zijn) omvat die elk een ander temperament, toon, talenten en interesses kunnen hebben.
- Elkaar ontmoeten: er moeten tijdige vergaderingen worden georganiseerd om uw stakeholders vaker te ontmoeten om conflicten later aan het einde van het project te voorkomen. Onderhandelingen kunnen met een groot percentage worden afgesneden wanneer face-to-face vergaderingen routinematig worden uitgevoerd.
- Begrijpen wat ze willen: is het budget te veel voor hen of de grondstoffen en middelen die aan de mankracht moeten worden verstrekt? Inzicht in wat er speelt in de hoofden van de belanghebbenden maakt de weg vrij voor een probleemloze uitvoering en lancering van een project. Dit is een win-win situatie voor zowel de klant als het bedrijf.
Belanghebbenden kunnen in drie verschillende categorieën worden onderverdeeld:
- Primaire stakeholders: klanten en gebruikers vallen grotendeels in deze categorie. Zij zijn de directe begunstigden van het project. Zij zijn de belangrijkste belanghebbenden, aangezien zij rechtstreeks door het project worden beïnvloed.
- Secundaire stakeholders: deze stakeholders zijn degenen die indirect worden beïnvloed, maar wiens perspectieven en motivatie nog steeds in grote mate meetellen bij het opnemen van het project. Dit zijn meestal de teams die het project ondersteunen, tegelijkertijd begeleiden en monitoren.
- Belangrijkste stakeholders: topbestuurders van het bedrijf vallen in deze groep. Hun inbreng heeft een sterke invloed en ze hebben er hun belangen in gevestigd.
Stakeholders kunnen verder in subcategorieën worden geplaatst via een vereenvoudigde weergave:
- Kracht en grote interesse: het is uiterst belangrijk om met deze categorie belanghebbenden in contact te komen, omdat deze veel interesse tonen in uw werk en een krachtige positie hebben om u te helpen slagen.
- Hoog vermogen en lage interesse: deze stakeholders zijn niet erg betrokken bij het werk, maar hebben wel een krachtige positie. Ze moeten tevreden worden gehouden door hen te vertellen hoe uw werk het project positief kan beïnvloeden. Hun ideeën, inzichten en interesses moeten worden gewonnen om relaties op te bouwen op basis van vertrouwen en wederzijdse zorg.
- Laag vermogen en grote interesse: dit zijn de stakeholders die veel passie voor het project hebben maar nauwelijks veel voor het project kunnen doen. Men moet ze in de pijplijn houden en hen betrekken bij elke belangrijke ontwikkeling in het project. Ook willen deze stakeholders de projectteams altijd helpen, dus het is geen slecht idee om ze de hand te schudden.
- Laag vermogen en lage interesse : het zijn de potentiële tegenstanders die heel weinig interesse hebben om te weten wat er in het project gebeurt. Ze worden ook helemaal niet beïnvloed door het werk en nemen minimaal uw tijd en aandacht in beslag.
Aanbevolen artikelen
Dit is een gids geweest voor stakeholders van het project. Hier hebben we de categorieën en de subcategorieën van de belanghebbenden van het project besproken. U kunt ook het volgende artikel bekijken voor meer informatie -
- Project Stakeholders Management
- Fasen van projectmanagement
- Belang van projectmanagers
- Project Management Methodologie