Labels afdrukken vanuit Excel (inhoudsopgave)

  • Inleiding tot het afdrukken van labels vanuit Excel
  • Stappen om labels af te drukken vanuit Excel

Inleiding tot het afdrukken van labels vanuit Excel

Microsoft Excel is een handiger hulpmiddel dan we denken en weten. Het kan veel dingen in een handomdraai en zonder gedoe doen. In het echte leven is het een lastige klus om labels op het papierformaat te proberen afdrukken buiten de standaarddocumentatie. Geloof me, er zijn veel mensen op de wereld die met dit probleem worstelen. Een goede stapsgewijze handleiding samen met wat oefening zal echter de taak voor jullie doen. Excel kan in dit opzicht veel te handig zijn vanwege het spreadsheetformaat dat ideaal is voor het opslaan van contact- en adresinformatie van de gebruiker.

Excel maakt het leven gemakkelijk in samenwerking met Microsoft Word bij het afdrukken van postetiketten. Het biedt functies waarmee u labels kunt maken en deze kunt bekijken voordat u afdrukt. Met de functie Afdruk samenvoegen met Microsoft Word kunt u deze taak netjes uitvoeren en de adresetiketten gemakkelijk rechtstreeks vanuit Excel afdrukken.

Hoe labels afdrukken vanuit Excel?

Laten we eens kijken hoe we de postetiketten vanuit Excel kunnen afdrukken met een paar voorbeelden.

U kunt hier downloaden: Labels afdrukken vanuit Excel-sjabloon - Labels afdrukken vanuit Excel-sjabloon

Stap # 1 - Voeg gegevens toe aan Excel

  • Maak een nieuw Excel-bestand met de naam "Labels afdrukken vanuit Excel" en open het.
  • Voeg de details in dat blad toe. Omdat we postetiketten willen maken, moet u ervoor zorgen dat elke kolom aan elk label is toegewezen. Ex. Aanhef, voornaam, achternaam, adres, stad, staat, postcode. Dit moeten de kolommen zijn en de respectieve informatie moet in die kolommen worden ingevuld. Zie onderstaande screenshot:

  • Zoals te zien in de screenshot, moeten uw gegevens één invoer per kolom zijn. Het helpt om labels correct te beheren en af ​​te drukken.
  • Sla het bestand op zodra u klaar bent met het invoeren van de gegevens en sluit deze.

Stap # 2 - Bevestig de bestandsindeling in Microsoft Word

Zoals ik eerder heb gezegd, gaan we Excel-bestand gebruiken in Word. Het is verplicht om enkele bestandsindelinginstellingen in te stellen onder Microsoft Word, zodat u het Excel-bestand erin kunt gebruiken. Kortom, deze stap helpt om een ​​vlotte conversie te hebben tussen Word en Excel.

  • Open een Word-bestand. Klik op> Bestand. Selecteer> Opties (geplaatst onderaan het linkerdeelvenster).
  • Er wordt een nieuw optievenster weergegeven. Klik op> Geavanceerd. Blader onder Geavanceerde instellingen omlaag naar het gedeelte Algemene instellingen.
  • Zorg dat Conversie bestandsformaat bevestigen bij openen is aangevinkt en klik vervolgens op OK. Zie onderstaande screenshot.

Stap # 3 - Labels instellen in een leeg Word-document

  • Ga in een leeg Word-document naar> Mailings, selecteer> Start Mail Merge, selecteer> Labels.

  • Er wordt een nieuw venster met de naam Labelopties geopend. Selecteer onder dat Labelverkopers als Avery US Letter, Productnummer als 5160 Adreslabels. Klik vervolgens op OK. Zie onderstaande screenshot.

Kijk ook eens naar de knop Nieuw label … hiermee kunt u zelf labels maken met aangepaste dimensies.

Stap # 4 - Verbind werkblad met de labels

Laten we nu het werkblad dat de labelgegevens bevat aan deze labels koppelen en het vervolgens afdrukken.

  • Ga naar het tabblad Mailing> Selecteer ontvangers (verschijnt onder Start samenvoeggroep)> Gebruik een bestaande lijst. Er verschijnt een nieuw venster Gegevensbron selecteren.

  • Navigeer naar de map waarin het Excel-bestand is opgeslagen in het pop-upvenster Gegevensbron selecteren. Selecteer het bestand waarin de labels zijn opgeslagen en klik op Openen.

  • Er verschijnt een nieuw pop-upvenster met de naam Gegevensbron bevestigen. Klik op OK om het systeem te laten weten dat u de gegevensbron wilt gebruiken.

  • Opnieuw verschijnt een pop-upvenster met de naam Select Table. Klik op OK om de tabel uit uw Excel-blad voor labels te selecteren.

Stap # 5 - Voeg samenvoegvelden toe

Dit is de stap waar uw goed opgemaakte kolomkoppen zinvol zijn. Als u denkt dat sommige labels niet de juiste kolommen hebben toegewezen, kunt u dit wijzigen. Het is zo makkelijk.

  • Selecteer de eerste record uit het document en klik op Adresblok (het verschijnt op Velden schrijven en invoegen onder Mailings).

  • Selecteer het juiste formaat waarin de naam van de ontvanger moet verschijnen. Hierdoor kan de voornaam uit onze lijst samen met adresgegevens aan dat eerste record worden toegewezen.

  • Selecteer Velden matchen uit veld schrijven en invoegen.

  • Selecteer de juiste kolomkoppen voor verplichte velden. Klik op OK als u klaar bent.

  • Klik op Labels bijwerken die verschijnen in het deelvenster Schrijven en invoegen.
  • Nadat u op de update-labels hebt geklikt, nemen alle namen samen met adresgegevens een voor een de positie van elk record in het document in en uiteindelijk wordt elk record bijgewerkt.

Stap # 6 - MergeWorksheet en Word-bestand

We zijn bijna klaar en de laatste stap van het afdrukken van labels met naam voor onze mailinglijst. Na deze stap ziet u de adresetiketten op een nieuw woordblad en kunt u ze afdrukken.

  • Aan de rechterkant van het deelvenster Mailings ziet u een vervolgkeuzelijst met de naam Voltooien en samenvoegen. Klik erop om de verschillende beschikbare opties te bekijken.

  • Klik in de vervolgkeuzelijst op en selecteer Individuele documenten bewerken.

  • Nu verschijnt een nieuw venster met de naam Samenvoegen tot nieuw document. Selecteer Alles in de selectie Records samenvoegen en klik op OK om alle informatie uit het Excel-blad samen te voegen met de woord-verzendlabels.

  • Er wordt een nieuw etiketdocument geopend met alle postetiketten één voor één ingevoegd in de gewenste indeling. Zie onderstaande screenshot.

U kunt de afdruk van deze labels geven en ze gebruiken in uw mailing. Het maakt je taak vrij eenvoudig, nietwaar?

Dingen om te onthouden

  • Zorg ervoor dat u één kolom per keer gebruikt voor elk label in Excel, het werkt dan en alleen dan.
  • Zorg er bij het verbinden van het Word- en Excel-bestand voor dat de juiste kolomnaam als een veld wordt geselecteerd, zodat het resulterende label dienovereenkomstig wordt opgemaakt en er geen verschillen worden gevonden.

Aanbevolen artikelen

Dit is een handleiding voor het afdrukken van labels vanuit Excel. Hier bespreken we de stappen om labels vanuit Excel af te drukken, samen met voorbeelden en een downloadbare Excel-sjabloon. U kunt ook de volgende artikelen bekijken voor meer informatie -

  1. INDIRECTE formule in Excel
  2. Zelfstudies over Excel-afdrukgebied
  3. KIES Formule in Excel
  4. COLUMNS-formule in Excel

Categorie:

Excel-tips