Beheer tijd - We zouden allemaal willen dat we meer tijd op een dag hadden. Als het eenmaal voorbij is en we terugkijken op wat we hebben bereikt, vragen we ons vaak af hoe al die 24 uur zijn verstreken. En tijdgebrek is een groot probleem waarmee de meesten van ons worden geconfronteerd. Als u een van hen bent, kan tijdbeheer een probleem zijn. De meesten van ons worden geconfronteerd met tijdscrises in ons leven. We zeggen vaak dingen als: "Ik weet niet waar ik tijd kan vinden", of "Er is niet genoeg tijd op de dag" of "Ik heb geen tijd voor mezelf."

Tijdmanagement is een vaardigheid

We hebben vaak de neiging om te geloven dat we nooit tijd hebben om ons werk af te maken, omdat we overdreven druk zijn om te reageren op de curveballs van het leven. Wanneer we eindelijk tijd vrijmaken om wat tijd voor onszelf te winnen, worden we getroffen door een plotselinge ontwikkeling die onmiddellijke aandacht vereist. Zelfs als we geen problemen ondervinden, lijken we zelfs geen tijd te vinden om onze dagelijkse taken te beheren.

Dus hoe vinden we tijd beheren voor alles wat we doen?

Het begint allemaal met organisatie

Tijdbeheer is geen ongrijpbare Black Magic die slechts een handvol mensen begrijpen. In feite kunnen jullie allemaal je tijd effectief beheren zolang we ons organiseren. Zonder organisatie, zal het moeilijk zijn om ons voor te stellen wat we overdag moeten bereiken en hoe belangrijk al deze dingen zijn om onze langetermijndoelen te bereiken.

Zodra u uw tijd organiseert, verwerft u niet alleen de mogelijkheid om uw dagelijkse taken effectiever te beheren, maar vergroot u ook de mogelijkheid om tijd toe te wijzen waar het echt nodig is, namelijk voor de langetermijndoelen die u voor ogen hebt. Als je in het verleden nog nooit zulke doelen hebt gesteld, is het nu tijd om te beginnen. Het is een zeer belangrijke voorwaarde voor effectief tijdbeheer.

Waarom is het stellen van doelen belangrijk voor het beheren van tijd?

Doelstelling staat bovenaan de lijst van alle strategieën voor tijdbeheer. Het helpt bij het instellen van de speelvelden. Als je niet weet waar je naar op zoek bent, kun je de hele dag ronddraaien en herhaaldelijk gefrustreerd raken. Als u de tijd effectief wilt beheren en tegelijkertijd al uw dromen en verwachtingen wilt realiseren, moet u zorgen voor duidelijkheid over wat u in uw leven wilt.

  1. Beheer tijd - Stel duidelijke doelen

Weinigen van ons hebben de tijd om alles te bereiken. Daarom is het belangrijk om onze prioriteiten te stellen. Bepaal uw doelen en besteed het grootste deel van uw tijd aan activiteiten die u zullen helpen deze doelen te bereiken.

De hoogste prioriteit hechten aan activiteiten die urgent en belangrijk zijn. Overweeg of u tijd moet besteden aan dingen die misschien niet belangrijk zijn, maar wel urgent zijn. Kunnen deze dingen worden overgedragen aan een andere persoon? Moet je überhaupt tijd besteden aan dingen die noch urgent, noch belangrijk zijn?

Plannen ontwikkelen:

Markeer uw plannen op prioriteiten. Factor in uw manier van werken. Misschien vindt u dat handig bij het plannen van uw eerste week. Doe dan het volgende voor de dag.

  • Identificeer de taken die u zullen helpen bij het bereiken van uw doelen. Dienovereenkomstig de tijd toe.
  • Voltooi eerst de kleine en dringende taken.
  • Verdeel werk als er andere mensen zijn die het kunnen doen, misschien goedkoper, effectiever en sneller.
  • Zorg ervoor dat anderen weten wat ze elke dag moeten bereiken.
  • Verdeel alle hoofdtaken van de dag in blokken van haalbaar werk.
  • Pak ze een voor een aan.

Deadlines instellen:

Stel haalbare deadlines in voor alle activiteiten. Bepaal een uiterste deadline met tussentijdse deadlines voor langetermijnprojecten. Neem tijd op voor onvoorziene gebeurtenissen. Langere projecten vereisen meer onvoorziene tijd.

Bepaal of de deadlines flexibel of vast zijn. Laat het minder belangrijke werk nooit langer duren dan zou moeten. Als het slechts 10 minuten waard is, zorg er dan voor dat het binnen die tijd klaar is.

Plan uw werk zo in dat het past bij uw temperament op verschillende momenten van de week of dag. Als u bijvoorbeeld laat in de ochtend de levendigste en meest uitgaande bent, kunt u op dat moment een klantgesprek plannen.

  1. Beheer tijd - Krijg georganiseerd

Organiseren is de tweede stap naar effectief tijdbeheer. U moet zich organiseren als u de tijd goed wilt beheren.

Maar hoe kun je dat doen?

Allereerst moet je je doelen stellen. Als je dat nog niet hebt gedaan, stop dan met lezen en ga terug om je doelen te bepalen.

Nadat de doelen zijn vastgesteld, moet u deze organiseren. Wat zijn uw doelen op korte en lange termijn? Breek de langetermijndoelen in mijlpalen. Op deze manier hebt u een doel voor elke dag, week en maand. Als je eenmaal weet wat je over een jaar moet bereiken, kun je de doelen gemakkelijk afbreken.

Je kent je doelen zodra je de lijst met doelen hebt uitgesplitst naar mijlpalen. Je krijgt een beter gevoel van doel als je 's ochtends wakker wordt. Het helpt om ervoor te zorgen dat u elke dag een klein beetje werkt om deze doelen te bereiken, ongeacht hoe klein het bedrag is.

Wanneer de doelen in mijlpalen zijn georganiseerd en je de lijst voor je hebt, kun je de dingen die moeten worden gedaan niet over het hoofd zien. Als je niet georganiseerd wilt zijn, heeft je geest een gemakkelijkere manier om de belangrijke dagelijkse taken elke dag te vermijden.

  1. Beheer tijd - Prioritering van tijd

Veteraan science fiction schrijver, Stephen D Covey, bracht in 1994 een boek uit met de titel '7 Habits of Highly Effective People'. In het boek besprak hij een tijdmanagementsysteem dat voor het eerst werd geïntroduceerd door de voormalige Amerikaanse president Dwight D Eisenhower. Het systeem splitst activiteiten in vier kwadranten die zijn gebaseerd op een aantal factoren: belang en urgentie.

Op een dag kan een taak op de volgende manier in deze vier kwadranten worden onderverdeeld.

  • Kwadrant 1: Crisissen en noodsituaties, belangrijk en urgent
  • Kwadrant 2: langetermijndoelen, belangrijk maar niet urgent
  • Kwadrant 3: Onderbrekingen, niet belangrijk maar urgent
  • Kwadrant 4: Afleiding, niet belangrijk of urgent

Wanneer u de lijst met uw dagelijkse taken en mijlpalen scant, kunt u de gebieden categoriseren waaronder elk van hen valt. Breng een week door om eerst alle dingen te volgen die je wilt doen. Dit is de beste manier om deze methode in te stellen. Identificeer de gebieden waar u tijd doorbrengt. Noteer ze. Als u 20 minuten besteedt om uw factuurverzamelaars te bellen, noteer dat dan. Als u een uur doorbrengt bij de boodschappen, noteer dat dan.

Schrijf aan het einde van elke dag in de eerste week het kwadrant op, waarna elk van de taken viel. Hoeveel tijd heb je besteed aan tv kijken (kwadrant 4), of omgaan met crises en noodsituaties (kwadrant1) of aan het werken aan de langetermijndoelen (kwadrant 2)? Zorg ervoor dat u al uw taken noteert.

Kijk aan het einde van de eerste week naar de tijd die je in elk van de kwadranten hebt doorgebracht. Je doel in het leven zou moeten zijn om de meeste tijd in het tweede kwadrant door te brengen en de minste tijd in het vierde. Dus hoeveel tijd heb je eigenlijk doorgebracht in het tweede kwadrant? Nadat u de oefening hebt voltooid, neemt u uw dagelijkse takenlijst en noteert u het kwadrant, elk van uw taken valt hieronder.

Als je nu drie uur tv hebt gekeken, dan zat je voor die dag in het sombere vierde kwadrant. Je moet zo weinig mogelijk tijd doorbrengen in dit kwadrant, als je je tijd effectief wilt beheren. Soms begrijpen we niet hoeveel tijd we verspillen, tenzij we de zaak zorgvuldig onderzoeken.

Aanbevolen cursussen

  • Cursus over offline marketing
  • Certificeringstraining in massacommunicatie
  • Massacommunicatie voor zakelijke online training

  1. Beheer tijd - vernietig uitstel

Het is een van de moeilijkste onderdelen van timemanagement. Uitstel verhoogt vaak zijn lelijke kop. Maar hoe kunnen we het vermijden? We kunnen heel goed onze doelen stellen, ons organiseren en de tijd verdelen volgens onze prioriteiten. Maar als we de lijst met dingen die we elke dag moeten doen niet volgen, verspillen we al onze tijd.

Hoe het te vermijden?

Uitstel, dat is bestempeld als een stille moordenaar, is misschien wel het grootste afschrikmiddel voor onze doelen. We zeggen allemaal dat we iets willen bereiken. Maar als het gaat om het beheren van onze eigen tijd, met een zekere mate van efficiëntie, lijken we in dat opzicht te falen. Uitstel komt uit elke hoek.

Maar de enige manier om uitstelgedrag te voorkomen, is zich bewust te zijn van wat er precies moet worden gedaan. Als je eenmaal duidelijke doelen hebt gesteld, jezelf hebt georganiseerd en je tijd hebt geprioriteerd, ben je op weg om alle uitstelmogelijkheden te vermijden. Als geen van uw strategieën werkt, probeer dan de 15 minuten-regel.

Stel een timer in op uw smartphone of horloge. Begin nu iets te doen dat je maar 15 minuten hebt uitgesteld. Nou, dat is ongeveer de tijd die je nodig hebt. Je zult snel de tweede bewegingswet van Newton realiseren: een bewegend object blijft in beweging. Je zult waarschijnlijk doorgaan als je eenmaal bent begonnen, tenzij iets of iemand je dwingt te stoppen. Het moeilijkste deel is om überhaupt iets te beginnen.

  1. Beheer tijd - Multitasking

We beschikken allemaal over multitaskingvaardigheden. Of je in staat bent om het te doen of niet, is niet belangrijk. Als je kunt multitasken, is het geweldig. Maar als je dat niet bent, slaap er dan niet over. Veel mensen worden minder effectief tijdens het multitasken. Het resultaat is dat meerdere projecten tegelijkertijd worden gestart, maar geen van beide eindigt vanwege slordig werk. Dit veroorzaakt veel teleurstelling voor de mensen.

Weet wanneer je moet multitasken:

Dat betekent ook niet dat iedereen die kan multitasken de hele dag door moet blijven doen. Voortdurend meerdere projecten tegelijkertijd betrekken, is niet altijd een geweldig ding om te doen. Je moet weten wanneer je niet moet multitasken. Elke dag op het werk kunnen er bijvoorbeeld enkele typische checklist-type activiteiten zijn die moeten worden voltooid. In de meeste gevallen zijn ze alledaags en saai? Dus wat kan je doen? Probeer er zoveel mogelijk binnen de kortst mogelijke tijd te voltooien. Maar wanneer u een speciaal project wordt toegewezen dat binnen een bepaalde tijd en met de hoogste kwaliteit moet worden voltooid, besteed dan de maximale tijd eraan en concentreer u op geen enkel ander project. U kunt zich dus volledig concentreren op het werk dat u moet doen. Het is belangrijk om te weten wanneer je moet multitasken.

  1. Beheer tijd - Verminder onderbrekingen

Verminder het aantal onderbrekingen in je leven. Eerlijk gezegd kun je het aantal dingen dat je werk kan onderbreken niet verminderen. Maar u kunt de manier veranderen waarop u gewoonlijk met hen omgaat. Wat doe je als je aan iets belangrijks werkt en iemand naar je toe komt met een werk dat later gedaan kan worden? Zeg zoiets als: "Natuurlijk kunnen we dat doen. Maar laat me afmaken wat ik op dit moment aan het doen ben en dan zullen we ervoor zorgen. ”Het is belangrijk om het minder belangrijke werk respectvol uit te stellen omwille van het werk dat uw onmiddellijke aandacht vereist.

Tegelijkertijd, als je leidinggevende je belt terwijl je ergens mee bezig bent, dan is dat een onderbreking die een prioriteit waard is.

Hoe de typische valkuilen aan te pakken?

De meest voorkomende fout in timemanagement is alles zelf proberen te doen. Delegeer de routinetaken aan uw ondergeschikten. Als iemand graag een van je minder belangrijke taken wil uitvoeren, delegeer dat dan ook. Het kan voor hen een goede gelegenheid zijn om een ​​trainingsmodule te trainen.

Hier zijn enkele andere punten om rekening mee te houden om de typische valkuilen aan te pakken.

  • Sorteer al uw projecten regelmatig om ervoor te zorgen dat ze allemaal in orde zijn.
  • Pak alle grote projecten in secties aan. U hoeft niet alles tegelijk te doen. Dat is een grote fout die de meeste mensen maken. Delegeer enkele secties als dat mogelijk is.
  • Concentreer je om gefocust te blijven. U kunt dit bericht op het bord laten plakken: "Wat is het beste gebruik van mijn tijd op dit moment?"

Laatste woorden

Of u nu een topmanager, een manager of een junior medewerker bent, meer tijd in uw hand helpt u om u te concentreren op de belangrijkste taken. Door georganiseerd, voorbereid en gedisciplineerd te zijn, krijgt u meer productieve tijd om meer projecten aan te gaan.

Aanbevolen artikelen

Hier zijn enkele artikelen die u zullen helpen om meer details te krijgen over de manieren om tijd te beheren, dus ga gewoon via de link.

  1. Top 16 best & nuttig dat u verleden uitstel kunt duwen
  2. Top 10 nuttige tijdmanagementactiviteiten om uw productiviteit te verhogen
  3. Top 7 beste tijdregistratie-apps om de productiviteit te verhogen
  4. 4 manieren om de kracht van realtime analyse te benutten

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling