Agile Project Management voor Dummies - De kern van projectmanagement leren kennen, net als andere onderwerpen, is er niet één met snelkoppelingen. Als u informatie nodig hebt, moet u deze van het begin af aan correct krijgen! Zodra uw basis is gepolijst en afgezwakt, kunt u door het steegje van wendbare projectmanagement-glans gaan en de rollen omdraaien bij uw organisatie. Dus hier is je chip bij een geweldige start.
Welkom bij Agile Project Management voor Dummies !
Wat betekent een project?
Beschouw het als een onderneming die uniek is voor een bepaalde vereiste-vervulling actie. Deze onderneming heeft meestal meer dan één met elkaar verband houdende activiteiten die zich voordoen als taken, en deze taken moeten binnen een bepaald tijdsbestek en op een verwacht kwaliteitsniveau worden uitgevoerd. En nog belangrijker, deze taken moeten het project helpen zijn einddoel te bereiken. Met een gepland begin en einde worden projecten geïnitieerd en lopen ze door stakeholders die het bedrijf naar zijn visie en missie sturen.
Wat betekent Agile Project Management?
De inzet van methoden en technieken voor het plannen, organiseren en plannen van bekwame middelen, toegewijd aan een project, wordt projectmanagement genoemd. Het proces volgt op een systematische uitsplitsing en follow-up van taken die de stappen vormen om de projectdoelstelling te bereiken.
Agile Project Management heeft in de loop der jaren een goed, solide momentum gekregen en de resultaten zijn op alle gebieden van het bedrijf getuige geweest. Dit wint ons vertrouwen in een waterdichte methode die wordt toegepast voor het succes van een bedrijfsstrategie.
Waarde van Agile Project Management
Agile Project Management-doelen Doel, Mensen en Proces. Waarde-toevoeging wordt geïnitieerd in elke fase van de levenscyclus van een project. Deze factoren brengen het project tot zijn uiteindelijke doel en bewijzen de ondernomen strategieën.
Het doel van het hele project staat centraal in projectmanagement. Alle belanghebbenden en middelen komen samen voor dit doel, en wendbaar projectmanagement geeft de organisatie de zekerheid dat het zal voldoen aan de vereisten en behoeften van het bedrijf.
De mensen die bij het project betrokken zijn, leveren vaardigheden en expertise op voor het project en brengen het naar zijn voltooiing. Het helpt de stakeholders of teamleden hun verantwoordelijkheden en verantwoordelijkheden te realiseren ten opzichte van de verwachte resultaten.
Het gevolgde proces bindt het project samen om het naar de verwachte leverdata en tijdlijnen te brengen met behoud van het budget voor de individuele taken.
5 fasen van projectmanagement
Er zijn 5 algemeen erkende projectmanagementprocesgroepen of -fasen die de gehele betrokken workflow vormen. Deze stappen zijn breed toepasbaar op alle projecten, operaties en inhoudsprogramma's. Dit zijn:
- initiëren
- Planning
- uitvoeren
- Monitoring en controle
- Sluitend
Laten we elk van deze fasen in één oogopslag bekijken en op weg gaan naar een succesvol project bij uw organisatie:
-
initiëren
Een projectinitiatie komt voort uit het feit dat er iets moet veranderen of een nieuwe opname moet worden gemaakt of een probleem moet worden opgelost. Dit zijn dringende situaties waarbij een project moet worden geïnitialiseerd om een bepaald probleem of verandering te overwinnen of te veroorzaken.
Terwijl sommige bedrijven aandringen op een vaste criteria-lijst voor een project dat als een "project" moet worden genoemd en gestart, terwijl anderen de veranderingen binnen de afdeling, tussen afdelingen en binnen de organisatie als projecten beschouwen. Deze komen vaak als een fijne lijn tussen de concepten projectmanagement en verandermanagement.
Projecten kunnen meestal door het topmanagement worden geïnitieerd, maar dit gebeurt alleen met het personeel in gedachten. Rekening houdend met de standpunten van het personeel en leidinggevenden, is dit een essentieel plot voor de start van het project. Projectinitiatie komt van het opstellen of opstellen van een projectvoorstel dat moet worden gesanctioneerd door het topteam, dat de benodigde middelen en het benodigde budget voor het project toekent.
-
Planning
Projectplanning is de crux van elk project dat door de eeuwen heen is uitgevoerd binnen het domein van projectmanagement. Het uitvoeren van iets nieuws of het wijzigen van reeds bestaande processen of workflows kan een geheel nieuwe reeks risico's en problemen met zich meebrengen. Deze problemen of risico's kunnen worden vermeden of beperkt door zorgvuldig gebruik van de tweede fase van projectbeheer.
In deze fase bepaalt de reikwijdte van het project de benodigde hoeveelheid planning en kan de intensiteit van het project bepalen hoe ver de projectplanning zal gaan. Planning houdt in dat elk aspect van het project wordt bekeken volgens de doelstelling die tijdens de projectinitiatiefase is vastgesteld. Zodra de vereisten en behoeften zijn bepaald, kan de projectplanning eenvoudig worden gepland en gesorteerd voor een beter begrip van welk puzzelstuk waar past.
Zodra de puzzel is voltooid, kunt u een volledig beeld krijgen van waar het proces zich bevindt en waar het aan het einde van het project hoort te zijn. Op deze manier kunt u de gaten stapsgewijs invullen, wat het project tot voltooiing brengt.
Elke projecttaak heeft een eigenaar, een tijdlijn, toegewezen middelen en een voltooiingsdatum. Deze taken kunnen verder worden onderverdeeld in subtaken en elk van deze zal bijdragen aan de projectdoelstelling.
Met de planningsfase kunnen de volgende activiteiten worden ondernomen:
- Toepassingsgebied Definitie en planning
- Taakdefinitie en planning
- Takenreeksen
- Taak tijdlijn
- Project tijdlijn
- Toewijzing van middelen
- budgettering
- Project Plan
- Kwaliteitsplan
- Communicatie plan
- Personeelswerving
Om dit allemaal te overtreffen, is risicobeheer een belangrijke drijfveer in de planningsfase. Risico moet worden verantwoord en moet worden opgenomen in elk plan dat loopt. Risico betekent meer overheadkosten, die de projecten in geen enkel stadium van de levenscyclus van het project nodig hebben. Risicobeheer omvat identificatie en kwantificering van risico's voor elke fase en elke taak of subtaak die wordt ondernomen.
-
uitvoeren
Deze fase bepaalt het plan en zet het in actie om het projectdoel en -doel te bereiken. Hier worden de projectteamleden ingezet om de taken, activiteiten en fasen te voltooien.
De acties worden genomen volgens het plan en alle formidabele risico's worden behandeld volgens het risicobeperkende plan dat tijdens de planningsfase is gestart. Onbekende en onvoorziene risico's worden ad hoc aangepakt en krijgen prioriteit zodat het werk niet wordt gestopt. Kerntaken worden volgens het ontwerp uitgevoerd en de volgende zaken moeten worden geregeld:
- Kwaliteitsverzekering
- Minimale afwijking van het oorspronkelijke plan
- Ogen gefixeerd op objectief
- Tijdlijnen naleving
- Continue opvolging
- Prestatiemeting
- Regelmatige voortgangscontroles
- Risicomanagement
- Probleemoplossing
- Team-ontwikkeling
- Communicatie plan
-
Monitoring en controle
Deze fase is een essentiële fase die het succes van het project op alle beoogde tijdsbestekken waarborgt en meet. Het controleert op de levensduur van het project en wordt normaal gedaan via een controlemechanisme dat wordt ingesteld na de implementatie- of uitvoeringsfase.
Prestatierapportage en verandermanagement komen in dit stadium aan bod en de controlemechanismen van het project controleren de verwachte resultaten van elke taak en activiteit, en vergelijken ze met de werkelijke gegevens. Op deze manier kunnen afwijkingen worden berekend en kunnen noodzakelijke acties worden ingezet in een poging om verdere niveaus van variatie van het beoogde actieplan te beteugelen.
Het enige doel van deze fase is om te bepalen of het project op schema ligt of niet. Door het project weer op de rails te krijgen, kunnen de vaardigheden van een projectmanager worden getoond en kan hun werk op de voorgrond worden gezet. Het is in tijden van afwijking dat de vaardigheden van niet alleen de projectmanager, maar ook de leidinggevenden naar voren komen en worden gebruikt om problemen en problemen op te lossen.
De volgende aspecten moeten nauwlettend worden gevolgd en gecontroleerd:
- Kwaliteit
- Kosten
- strekking
- tijdlijnen
- Risico
- Risico reactie
-
Sluitend
Het doel van deze fase is om alle gegevens en informatie met betrekking tot het project te genereren en te verzamelen en te verspreiden. Deze afsluiting omvat stappen zoals het rapporteren van de successtatistieken en de grafiek van hoe het project is verlopen. Het betreft alle schade en verbeteringen, alle gebruikte middelen en de kosten.
In dit stadium worden het oorspronkelijke projectvoorstel en contract herzien om te controleren of alle te leveren producten zijn geciteerd en overgedragen als de projectoutput. De afronding en oplossing van uitstaande verschillen worden in dit stadium voortgezet.
Project Levenscyclus
Alle fasen samen vormen de projectlevenscyclus, en deze levenscyclus is in wezen het begin en het einde van het project. De benaderingen die worden gevolgd door projectlevenscycli zijn normaal gesproken de waterval- of de behendige modellen. Er zijn andere verschillende benaderingen om uit te kiezen, afhankelijk van uw zakelijke vereisten en haalbaarheid.
-
Waterval Model
Het watervalmodel presenteert een trapsgewijs scenario waarbij de output van een fase binnen de fasen de input is voor de volgende fase. Deze aanpak volgt een vaste volgorde van de ondernomen taken en activiteiten en heeft zijn voor- en nadelen.
-
Agile Model
Het behendige model daarentegen kan iteratief zijn en werkt in blokken en stukken. Deze fasen kunnen worden teruggedraaid en herhaald voordat ze doorgaan naar de volgende fase, als er behoefte is aan en vraag is naar de werkzaamheden van het project. Het draait om het concept van modellering en documentatie voor de ontwikkeling van het project en de implementatie ervan. Hier worden best practices gedocumenteerd voor gebruik.
10 kennisgebieden van projectmanagement
De 5 fasen worden op hun beurt ondersteund door de 10 kennisgebieden die samen de typische processen van elk uitgevoerd project vormen. Deze vormen de integrale onderdelen bij het tot stand brengen van samenhang binnen de projecten die in de organisatie worden ondernomen, allemaal gericht op de bedrijfsstrategie en het doel. Ze zijn als volgt:
- Beheer van projectcommunicatie
- Projectkostenbeheer
- Project Human Resource Management
- Project Integratie beheer
- Project Procurement Management
- Project kwaliteitsmanagement
- Projectrisicobeheer
- Projectbereikbeheer
- Project Stakeholder Management
- Project Time Management
Al deze vormen samen vitale componenten als het gaat om het afhandelen van uw projecten als projectmanagers, maar de uitleg hiervan is geavanceerd en zal niet in dit artikel worden besproken.
Team & Communicatie
Elk project vereist dat een team functioneert en op weg is naar de projectdoelstellingen. Een team bestaat doorgaans uit:
- Projectmanager - Dit lid beheert het gehele functioneren van het team en stuurt dit naar de projectdoelstelling.
- Projectleider - Dit lid ondersteunt het werk dat door de projectmanager wordt uitgevoerd en is tweede in bevel. Meestal richt zich op de technische aspecten van het project en biedt expertise. Een projectleiderrol is normaal nodig voor grote projecten.
- Projectsponsor - Dit lid geeft gezaghebbende handtekeningen en legaliseert de uitgaven voor het project. Ze zijn zeer geïnteresseerd in de uitkomst van het project en moeten dit hebben volgens de visie en het doel. Ze bekijken het vanuit een perspectief van hoe het bijdraagt aan de bedrijfsdoelstelling.
- Projectteamleden - Deze leden zijn essentiële middelen om het project te voeden en dingen echt te laten werken.
Hoewel je binnen subtiele taken veel subteams en subtaken hebt, is communicatie de kern van al deze factoren en bekwame handen. Zonder communicatie is het moeilijk om rond te manoeuvreren en het project geïntegreerd te houden. Omdat er elke dag updates plaatsvinden, is het belangrijk om alle belanghebbenden en ondersteuningsteams op de hoogte te houden van alle gebeurtenissen in het project.
Samenwerking is het sleutelwoord voor dit project om te zijn wat het beoogt te zijn. Omdat informatie te allen tijde aan het juiste personeel wordt doorgegeven, speelt het gebruik van efficiënte en effectieve tools en systemen een cruciale rol. Enkele van de beste hulpmiddelen en systemen voor projectbeheer die uw team kan gebruiken, zijn de volgende:
- Asana
- Podio
- Stromen
- KANBAN-tool
- Basiskamp
- Zoho Projects
- Trello
Driehoek projectmanagement
Een van de belangrijkste factoren binnen projectmanagement is deze driehoek voor projectmanagement, of zelfs de "drievoudige beperkingen" genoemd. Gebruikt als een standaard referentiemodel voor alle projectmanagers, wordt het als volgt aangeduid:
De projectmanagementdriehoek vormt de basis van projectmanagement en de manier waarop projecten worden behandeld en strategisch worden behandeld. De driehoek bestaat uit:
- strekking
- Kosten
- Tijd
Gericht op de kwaliteit van het project, beïnvloedt elke factor de andere sterk en kan de manier bepalen waarop u uw project voortzet.
Als de scope wordt vergroot, verhoogt dit de gemaakte kosten en de tijd die nodig is om te voltooien. Als het budget krap is, kunnen de kosten worden verlaagd terwijl het bereik niet kan worden verhoogd. En als de tijd krap is, is de reikwijdte beperkt en lopen de kosten op.
Dit zijn alle dingen die u moet weten om te beginnen. Dus, waar denk je aan met dit artikel? Noteer ze in het commentaar hieronder en laten we wat meer ideeën en kennis over dit onderwerp delen.