Niet-technische klant: ik heb de projectdocumentatie doorgenomen, maar ik heb niet de verschillende aspecten van de specificaties van de te gebruiken software gekregen. Ik wil graag wat meer uitleg over hen.
Projectmanager: Natuurlijk. We kunnen die punten bespreken en dan kunnen we verder gaan.
Niet-technische klant: hier wordt vermeld, in een van de artikelen die ik op internet heb doorlopen, dat de softwaretool de last voor 10 projectleden aankan, maar je hebt er slechts 5 toegewezen en als we hadden 10 aan boord, zou het werk sneller gedaan worden, denk ik.
Projectmanager: Ja, dat klopt. De 10 GB kan 10 projectleden ondersteunen, maar we hebben geïnvesteerd in een investering van 5 GB aan opslag voor 5 gebruikers en dit verlaagt de exacte kosten; we missen op geen enkel moment. We zullen vereisen dat het project die tijdlijn vasthoudt, zodat we in een volledig 360-graden feedbacksysteem in de backend kunnen routeren zodat het bedrijf zijn eigen gang kan gaan. Bovendien werken we aan de zoek- en matchfunctionaliteit die het project hoe dan ook lang zou vasthouden. We zullen de investering in dat geval verdubbelen en het project nog steeds haasten. Geen kwaliteit.
Niet-technische klant: ik begreep dat laatste stukje niet helemaal en dat wordt niet vermeld in de documentatie die u me stuurde. Kan je verduidelijken?
projectmanager: Mijnheer, het wordt zeker duidelijk vermeld in het addendum dat samen met het plan aan u is doorgegeven. Heb je het doorstaan?
Niet-technische klant: Oh! Nee, ik ben er niet doorheen gegaan. De eerste pagina zelf deed me denken aan de taal als Grieks. Het heeft te veel termen die ik niet kan begrijpen. Kunnen we een vergadering plannen om de volledige documentatie te doorlopen?
Projectmanager: Natuurlijk! Laat me weten wanneer je er onze site van kunt maken.
De ontbrekende brug tussen technische projectmanagers en niet-technische klanten
Zoals duidelijk blijkt uit het gesprek tussen een niet-technische klant en een projectmanager, zal er altijd een groot percentage van verbroken verbindingen zijn tussen technisch gezonde projectmanagers, die de hele dag door technisch dialect rollen, en hun niet-technische klanten., die hun services nodig hebben, maar niet zo goed thuis zijn in het hele schema van de technische wereld.
Met klanten die actief deelnemen aan de projecten waarin ze betrokken zijn, kan het voor een projectmanager een beetje uitputtender worden om de brug te slaan tussen mensen die veel weten over het werk dat wordt uitgevoerd om de behoeften van de persoon die weinig weet over het achtergrondwerk.
Projectmanagers en technische experts zijn normaal mensen die details van het product en het proces in een taal hebben die misschien niet begrijpelijk zijn voor een persoon die dit veld niet heeft geproefd. Als projectmanagers is de verantwoordelijkheid voor het onderhouden van een effectieve communicatieverbinding tussen ons en niet-technische klanten van groot belang in het grote geheel van zaken. We zullen de input van onze klanten tot het einde van het project nodig hebben.
Maar we kunnen niet alles voor hen houden en hen vragen om de technische termen te ontcijferen die worden vermeld in de projectdocumentatie en de projectrichtlijnen of zelfs de presentaties die we presenteren. We zullen moeten draaien en ze een wereldbeeld geven van het product of de dienst die we via het project creëren of verbeteren. Het overbruggen van deze technische en niet-technische kloof is uiterst belangrijk en we zullen acht verschillende manieren bekijken waarop u uw werk kunt presenteren zodat zij een mentaal beeld van het product kunnen creëren.
8 manieren om effectief te communiceren met niet-technische klanten
Hieronder vindt u onmiskenbare manieren om die communicatielijn met uw niet-technische klanten te doorbreken. Deze tips en trucs geven je grote vrijheid om te bereiken wat jij denkt dat het moeilijkst is om te doen. Sta op en praat met uw niet-technische klanten en maak een verschil in hoe zij het project bekijken en hoe zij eraan bijdragen.
-
Leer meer over de wereld van uw klant en plaats uw voeten in hun schoenen
Ontdek de achtergrond van uw niet-technische klant en de branche waar ze vandaan komen. Zorg ervoor dat u voldoende weet van hun professionele werkstatus om het communicatieniveau te begrijpen dat u aan hen kunt communiceren. Begrijp ook het technische niveau dat zij kennen en loop op dezelfde lijnen wanneer u met hen communiceert.
Deze personen zullen niet altijd volledig verloren zijn als ze deel uitmaken van het project, maar als het speerpunt van het project is het uw verantwoordelijkheid om rekening te houden met alle comfortniveaus van elke stakeholder en teamlid bij het beheren en werken aan het project .
Denk vanuit hun perspectief en loop een mijl in hun schoenen, dan begrijp je hoe ze technische termen zien en kun je dienovereenkomstig je presentatieniveaus en je technische taalgebruik aanpassen op basis van die studie en dat onderzoek. Wijd uzelf toe om goed werk te maken van de communicatie met deze personen. En één belangrijk aspect - blijf nederig.
-
Onthoud dat het om mensen en hun acties gaat, niet om codes en technologie
Als je een technisch onderlegde persoon bent, betekent dit niet dat iedereen je begrijpt wanneer je pronkt met die technische taal die je bij je hebt. Zorg er als projectmanager voor dat u, terwijl u met een niet-technische klant spreekt, zich concentreert op de mensen (uw team en klanten) en de taken die zij voor het project uitvoeren. Informeer uw klanten over hun voortgang en hoe zij hebben bijgedragen aan het bereiken van die mijlpaal in het project.
Praten over coderegels en de problemen met de codelus die zich hebben voorgedaan, zullen u niet echt ten goede komen en zullen uw niet-technische klanten in een razernij brengen.
Probeer termen te gebruiken waar ze betrekking op kunnen hebben, zoals "de gebruiker moet dan op deze knop drukken om naar deze pagina's te gaan om de transactie te voltooien …" in plaats van "het systeem zal de verzendactie initiëren en de voltooide transactiemelding weergeven terwijl de actie wordt voltooid … ”Op deze manier kun je de kern raken van wat ze met dit project willen bereiken en hen in staat stellen te begrijpen dat jij en je team het goed hebben.
-
Keep It Simple, Silly
KUS en vertel, zeggen ze. Als projectmanager die zich bezighoudt met externe, niet-technische klanten, moet u ervoor zorgen dat de communicatie met uw klanten volledig, beknopt en meer dan ooit eenvoudig is. Gebruik gewoon Engels om uw boodschap over te brengen. Je hebt hun achtergrond bestudeerd en je weet waar ze vurig op reageren. Dus uw volgende stap is om alle communicatie met hen zo eenvoudig mogelijk te houden en het niveau alleen te verhogen op basis van wat u via de professionele achtergrondcontrole hebt verkregen.
Overweldig ze niet met het jargon dat u kunt gebruiken met uw teamleden of interne belanghebbenden en wees eerlijk met hen over elke procedure die plaatsvindt.
Effectieve communicatie is de weg te gaan. Stelt u zich een situatie voor waarin u een arts bezoekt en hij uw kwaal aan u uitlegt op een manier die u verward en misplaatst laat. De hulpeloosheid die u voelt, is precies wat uw klant doormaakt. Dus, vuistregel, KUS (houd het simpel, gek).
-
Bespreek de resultaten die ze zullen behalen
Wanneer u communiceert met uw niet-technische klanten, zorg er dan voor dat u hen uitlegt wat het 'waarom' en 'wat' zijn u doet aspecten van het project in plaats van 'hoe' u precies dat doet. Wanneer niet-technische klanten kijken naar de voordelen en de functionaliteit die ze van het project zullen plukken, reageren ze beter dan wanneer u de ingewikkelde details uitlegt over hoe uw team het allemaal samenstelt.
Toon hen de voordelen die de resultaten dan voor hen zullen opleveren. Laat zien dat met elke mijlpaal die door het project en het projectteam wordt bereikt, ze dichter bij het bereiken van het doel komen dat ze wilden bereiken. Zorg ervoor dat ze zich realiseren dat deze taken zullen resulteren in de gestelde doelen en dat deze taken, wanneer ze efficiënt worden voltooid, meer voordelen zullen opleveren dan verwacht.
Met dit in gedachten ben ik er zeker van dat zelfs u als projectmanager op zoek gaat naar extra voordelen die kunnen worden behaald met dit enkele project.
-
Gebruik voorbeelden
Analogie en het gebruik van voorbeelden kunnen op zulke momenten je beste vrienden zijn. Deze oefeningen helpen je zelfs om je creatieve kant aan het werk te zetten. Draai en verander je in het gebruik van voorbeelden uit het dagelijkse leven om je punt te maken. Op deze manier kunt u de informatie beter relateren aan hun expertiseniveau. Met meer relatibiliteit en een bewuste inspanning van jouw kant, zul je ze ook kunnen winnen met je kameraadschap. Met relateerbaarheid komt betrouwbaarheid en daarmee vertrouwen in het werk dat u doet en de communicatie die u naar uw niet-technische klanten brengt.
Met behulp van voorbeelden kunt u het project zelfs voor uzelf en uw teamleden vereenvoudigen en kunt u het project bekijken vanuit het perspectief van een leek. Dit vergroot uw kansen op een heel afgerond project dat echt geschikt is voor de klanten en het grote publiek.
-
Onderschat of overschat hun niveau van expertise niet als het gaat om projecten
Hoewel deze niet-technische klanten vaak niet zo vertrouwd zijn met de technische aspecten van het onderwerp, vooral tijdens het maken van softwaretools en -applicaties, hebben ze meestal een goede en goed afgeronde kennisbasis als het gaat om projecten en processen. Ze begrijpen de processen en hoe deze processen uiteindelijk het softwareontwikkelingsproces gemakkelijk kunnen laten verlopen.
Je kunt ze zeker aan boord hebben om het team actief te helpen bij het uitvoeren van het project. Er zijn veel verschillende soorten klanten waarmee wij, projectmanagers, te maken hebben. Denk niet dat ze allemaal als één zijn, maar begrijp elke cliënt grondig, hun sterke en zwakke punten en hoe u op hun sterke punten kunt tikken en hun zwakke punten kunt minimaliseren. Analyseer deze allemaal en bega nooit de fout deze personen te onderschatten of te overschatten.
-
Geef ze een 101 klas
Let op alle termen die u zult gebruiken in uw presentaties en uw dialogen met de niet-technische clients. Maak van de lijst een definitieforum en noteer de definities in gewoon Engels, zodat u ze kunt overhandigen aan uw niet-technische klanten en zij kunnen begrijpen wat u bedoelt wanneer u ze gebruikt. U kunt de lege uitdrukkingen die ze op hun gezichten hebben voorkomen als u deze voorwaarden in uw vergaderingen vastlegt en u zult ook tijdverlies voorkomen als gevolg van uitleg over die specifieke voorwaarden.
Met deze oefening weet ik zeker dat uw niet-technische klanten ook de kans krijgen om iets nieuws te leren en hen in staat stellen enthousiast te zijn over de vergadering en de presentaties. Deze activiteit kan hen voorbereiden op nog veel meer vergaderingen en discussies die u van plan bent te organiseren en zal hen ook in staat stellen een vruchtbare bijdrage te leveren. Wil je dit niet?
-
Vraag ze altijd of ze begrijpen wat je hen te bieden hebt
Pauzeer uw presentatie voor een tijdje en stel uw niet-technische klanten een paar vragen:
- Sta je aan mijn kant?
- Is er iets onduidelijk voor u?
- Heb je me nodig om iets te herhalen?
- Heeft u zorgen of twijfels in uw geest met betrekking tot dit concept?
- Heb je ergens hulp bij nodig?
- Ben je vertrouwd met de snelheid van de presentatie?
Zulke vragen kunnen geruststellend zijn en het kan hen laten zien dat je hun aanwezigheid en actieve deelname nodig hebt en dat je ze nodig hebt om alles te begrijpen wat er aan de hand is. Het geeft hen ook een kans om triviale vragen te stellen, die bij beantwoording een verschil kunnen maken voor hun begrip.
Dit zal ook suggereren dat je graag elke vraag die ze naar je opwerpen graag beantwoordt, en dit zal hen helpen het vertrouwen op te bouwen om te accepteren dat ze een bepaalde term of concept niet hebben begrepen. Met deze boost zullen ze opstaan om hun twijfels weg te nemen. Uw project heeft er dan baat bij, omdat zij er dan vanuit hun perspectief over kunnen nadenken en u een geheel nieuw perspectief bieden om over na te denken.
Aanbevolen artikel
- Schuld en eigen vermogen
- Handleiding voor projectverantwoordelijkheden