Regels voor e-mailetiquette

Zelfs in dit tijdperk van informatietechnologie en snelle elektronische communicatie wordt van elk individu verwacht dat hij bepaalde codes en ethiek volgt bij interactie met de computer of een ander gadget. Dezelfde regel voor e-mailetiquette is van toepassing op iedereen, ongeacht of u een werkende professional bent, regels voor e-mailetiquette voor een ondernemer of student. Er zijn trouwens verschillende bronnen voor elektronische communicatie, zoals een e-mail, Facebook, Twitter, Skype en nog veel meer. Ongetwijfeld worden de regels voor e-mailetiquette op de werkplek beschouwd als een van de meest gebruikelijke en effectieve communicatiemiddelen. Tegenwoordig zijn e-mailetiquette-regels op de werkplek niet alleen beperkt tot het verzenden van een belangrijk stuk van het bericht, maar de omtrek is uitgebreid tot een veel bredere grens. Volgens de enquête kruipt het aantal gebruikers van e-mail-id's gestaag omhoog met het toenemende aantal internetgebruikers.

Maar de laatste tijd, helaas, komen de regels voor e-mailetiquette voor bedrijven de bedreigingszone binnen met het gebruik van vuile taal. Ook zijn er nogal wat gevallen geweest waarin ze volledig verkeerd werden geïnterpreteerd vanwege een enorme communicatiekloof. Bovendien wordt terecht gesuggereerd dat je geen e-mail moet sturen als je geïrriteerd bent of slechte gevoelens voor iemand hebt ontwikkeld. Dit kan de problemen verder compliceren als deze niet binnen de tijd zijn opgelost of als de e-mail niet correct wordt verzonden. Het creëert uiteindelijk een negatieve impact en geeft aan dat u onprofessioneel bent.

Belangrijke basisregels voor e-mailetiquette

Hier zijn enkele van de regels voor e-mailetiquette die individuen vaak over het hoofd zien of meestal niet volgen-

Regels voor e-mailetiquette # 1. In hoofdletters

Wanneer u een e-mail opstelt, formeel of informeel, moet u zich ervan bewust zijn dat uw Caps Lock niet is ingeschakeld. Over het algemeen klinkt het niet goed om een ​​e-mailtekst samen te stellen die uit alle blokletters bestaat. In professionele termen wordt deze fout meestal 'schreeuwen' genoemd. Bovendien wordt het schrijven bijna onleesbaar. Als u echter echt iets nieuws wilt proberen en een nieuwe lettertypestijl wilt gebruiken, kunt u alle woorden in kleine letters gebruiken. In feite wordt deze stijl tegenwoordig populair. Maar het juiste naderen van het schrijven van een e-mail is het normaal typen van de informatie zonder teveel letterstijlen te gebruiken. U kunt het belangrijke deel van uw bericht markeren / vetgedrukt of onderstrepen.

Regels voor e-mailetiquette # 2. Een e-mail verzenden zonder proeflezen

Een andere fout die mensen meestal maken, is het verzenden van de e-mail zonder te lezen wat ze daadwerkelijk hebben samengesteld. Je hebt misschien een heel belangrijke elektronische e-mail zeer zorgvuldig getypt, maar je moet er een gewoonte van maken om de inhoud te proeflezen voordat je op de knop 'Verzenden' klikt. Uw e-mail kan spelfouten of grammaticale fouten bevatten die tot een slechte indruk zullen leiden. Wees niet slordig tijdens het schrijven, ook al is dit geen officieel bericht. Het proeflezen of bewerken wordt des te belangrijker als uw e-mail een autocorrectie-optie heeft. Herlezen zorgt ervoor dat u alle essentiële punten in uw e-mail hebt genoemd en niet bent vergeten om eventueel benodigde documenten bij te voegen.

Regels voor e-mailetiquette # 3. Fout met betrekking tot vooruit

Je zult een beetje verrast zijn om te weten, maar het feit blijft dat mensen zich niet aan de douane houden, zelfs niet als ze een e-mail naar iemand doorsturen. Eigenlijk zijn 'Forwards' meestal onderverdeeld in drie categorieën-

  • Valse e-mails met valse beloften

Als zodanig bent u mogelijk veel nep-e-mails tegengekomen die valse beloften bevatten. Het kan u bijvoorbeeld vragen om informatie door te geven aan veel mensen die beweren dat het u een contante beloning van een bepaald bedrag zou bieden bij het voltooien van deze taak. Pas op voor dergelijke e-mails!

  • E-mails met afbeeldingen en leuke weetjes

Er zijn veel e-mails met schattige afbeeldingen van dieren, baby's of andere interessante objecten en de afzender vraagt ​​u om door te sturen naar meer personen. Bovendien kan het ook interessante feiten en informatie over elk probleem bevatten. Wees echter heel voorzichtig voordat u regels voor e-mailetiquette op de werkplek instuurt waarvoor het naar iemand wordt doorgestuurd.

  • Ongewenste e-mails of spam

Deze worden meestal door de hackers verzonden om op slachtoffers te mikken. Ze sturen de e-mails in bulk naar een groot aantal mensen in naam van Goden en Godinnen. U kunt bijvoorbeeld een e-mail ontvangen van een onbekende bron die u vraagt ​​deze door te sturen in de naam van een hindoe-god of Jezus Christus.

Je moet heel alert en oplettend zijn bij het aanpakken van dit soort nep-e-mails. U moet de eenvoudige instructies volgen die hieronder worden gegeven-

  • Stuur geen ongewenste e-mail of spam door, zelfs niet per ongeluk
  • Als je betoverd bent door de foto, video of de inhoud van de e-mail en je wilt het echt doorsturen, vergeet dan niet om het alleen op een persoonlijke notitie te verzenden.
  • U kunt de locatie van een e-mail controleren op monitoringwebsites zoals Snopes.com.
  • Blijf e-mails niet doorsturen naar iedereen die beschikbaar is in uw adresboek.

Regels voor e-mailetiquette # 4. De inhoud overdrijven of de lengte ervan verkorten

Sommige mensen hebben de gewoonte om een ​​punt te overdrijven of onnodig uit te werken terwijl ze regels voor e-mailetiquette op de werkplek opstellen. Ga alsjeblieft weg van dergelijke praktijken, want het is niet allemaal een lust voor het oog. Gebruik geen lange zinnen; schrijf in plaats daarvan op het punt en in korte alinea's. Het gebruik van opsommingstekens en cijfers is altijd bemoedigend omdat ze gemakkelijk te begrijpen zijn. U kunt vet maken of cursief gebruiken om de belangrijke aspecten te markeren.

Aan de andere kant betekent dit niet dat u de kortste weg kunt kiezen om uw boodschap over te brengen. Dit is meer van toepassing en belangrijk, vooral wanneer u reageert op een e-mailetiquette. Antwoord niet alleen met een enkel woord. In feite worden deze e-mailetiquette-regels voor bedrijven vaak overtreden als de persoon bevestigend of negatief moet antwoorden. De e-mail wordt behoorlijk abrupt en ziet er ongemakkelijk uit. Waarom is het belangrijk om dit patroon te volgen? Het antwoord is dat elke e-mail een bepaalde toon heeft en strikt moet worden gevolgd tijdens het schrijven. Dus antwoord terug door een volledige zin te schrijven.

Regels voor e-mailetiquette # 5. Gebruik een gecompliceerde aanpak tijdens het componeren

Welnu, dit is in veel contexten waar. Vaak letten mensen niet op de toon of taal tijdens het opstellen van een e-mail. Het resultaat; ze schrijven uiteindelijk in een zeer gecompliceerde taal die vrij moeilijk te begrijpen is. Het gebruik van harde woorden moet zeker worden vermeden. Uw aanpak moet eerder eenvoudig zijn. De taal moet rustig zijn, die iedereen gemakkelijk kan begrijpen. Daarbij moet u echter wel rekening houden met wie u in de mail aanspreekt. Stel uw feiten op een georganiseerde manier samen. Wees voorzichtig met het gebruik van de juiste leestekens.

Regels voor e-mailetiquette # 6. Vaststelling van een totale informele aanpak

Dit is iets dat in verschillende regels voor e-mailetiquette op de werkplek is gevonden. Soms worden individuen te informeel in hun aanpak die dan begint te reflecteren in hun toon van de boodschap. Welnu, het hangt grotendeels af van het type relatie tussen de zender en de ontvanger. Hoe het ook zij, het komt erop neer dat u het informaliteitsniveau in de gaten moet houden, tenzij u zich tot een heel speciaal persoon richt. Je moet voorzichtig zijn met het gebruik van mooie lettertypen, gekleurde teksten en sms-taal zoals 'u' voor jou of 'ur' of je enz.

Regels voor e-mailetiquette # 7. Groeps-e-mails verzenden of beantwoorden

Vaak moet u groepse-mails verzenden. Ook hier moet je verstandig zijn in je aanpak, zodat je niet in een moeilijk gebied terechtkomt. Zorg er altijd voor dat u de BCC-veldoptie gebruikt wanneer u het bericht in bulk naar veel personen verzendt. Het voordeel hiervan is dat u de e-mailadressen van andere personen waarnaar u verzendt kunt verbergen. Iedereen zal niet kunnen achterhalen hoeveel personen dezelfde mail hebben ontvangen. Deze praktijk wordt meestal door de bedrijven overgenomen wanneer ze meerdere kandidaten voor een interview bellen.

Op dezelfde manier kunt u voorkomen dat u de e-mailadressen van andere personen openbaar maakt als u reageert op groepse-mail. In dit geval kunt u het CC-veld gebruiken. Wees echter heel zeker en voorzichtig voordat u deze tool gebruikt.

Regels voor e-mailetiquette # 8. Samenvoeging van professioneel en persoonlijk

De meeste van de werkende regels voor e-mailetiquette voor zakelijke professionals hebben twee afzonderlijke e-mails, één is het persoonlijke, terwijl één de bedrijfs-e-mail is die alleen officiële berichten bevat. Sommige mensen maken echter gebruik van hun kantoor-e-mailadres voor het verzenden van het persoonlijke bericht naar hun vrienden of familieleden. Dit is op geen enkele manier acceptabel en is een volledige inbreuk op de regels voor e-mailetiquette op de werkplek en de gedragscode. Zelfs als u een interessante video, grap of andere informatie over de persoonlijke notitie met uw kantoorcollega's wilt delen, gebruikt u altijd uw persoonlijke e-mailadres. Veel e-mailetiquette-regels voor bedrijven zijn erg strikt op dit punt en elke overtreding op dit vlak kan leiden tot het straffen van het individu. Zorg er bovendien voor dat u geen NSW-e-mails (Not Safe for Work) van bedrijfs-ID verzendt. Het verzenden van aanstootgevende video's of inhoud kan leiden tot de verwijdering van de werknemer.

Regels voor e-mailetiquette # 9. De 'zachte herinneringen' verzenden

Als je het goed hebt gemerkt, is een zeer populaire uitdrukking eigenlijk populair in de wereld van elektronische post die bekend staat als 'Gentle Reminder'. Deze term wordt meestal gebruikt, vooral in de onderwerpregel van de e-mail. Zoals de naam al doet vermoeden, herinnert de afzender de ontvanger daadwerkelijk aan iets zoals het betalen van de resterende contributie enz. Maar soms wordt het bericht eigenlijk verkeerd geïnterpreteerd. Veel e-mailetiquette-regels voor bedrijven hebben dit als een belediging beschouwd omdat ze aan iets worden herinnerd. Dus zelfs als u iemand een herinnering moet sturen, moet u voorzichtig zijn met de taal en de toon.

Regels voor e-mailetiquette # 10. Mega-bestanden verzenden

Het is interessant op te merken dat mensen niet alleen de regels voor e-mailetiquette op de werkplek overtreden bij het samenstellen van de inhoud van hun bericht, maar zelfs wanneer ze een document bijvoegen ter ondersteuning van hun bericht. Ja, het lijkt misschien absurd, maar het toevoegen van een document of bestandsgrootte van 10 MB of meer wordt beschouwd als een inbreuk op het gedrag. Als zodanig kunnen de servers de druk van zo'n groot document niet aan. Dergelijke bijlagen in welke vorm dan ook zijn moeilijk te verzenden en kunnen een puinhoop veroorzaken in het postvak IN van de bon. Als u echter een groot bestand moet verzenden, kiest u beter voor online services zoals Dropbox, Hightail of DropSend.

Regels voor e-mailetiquette # 11. Een onvolledige onderwerpregel schrijven

Of u het nu gelooft of niet, maar de onderwerpregel wordt beschouwd als een van de meest cruciale onderdelen van elke e-mail. De ontvanger van de e-mail zal eerst de onderwerpregel van de e-mail opmerken, want zo is deze zichtbaar in zijn inbox. Het is over dit onderwerp dat uw ontvanger zal uitzoeken waar de boodschap over gaat. Daarom is het belangrijk om een ​​compleet en betekenisvol onderwerp te schrijven en dan naar de rest van het lichaam te komen. De ongepaste onderwerpregel toont uw interesse in het overbrengen van het bericht naar de ontvanger.

Regels voor e-mailetiquette # 12. Begin en ondertekenen van de e-mail

Het begin van de e-mail weerspiegelt veel van de toon en taal van de rest van het lichaam. Alleen door hallo te schrijven of gewoon hallo klinkt een beetje absurd. Als u de naam van de persoon weet, kunt u hem / haar bij naam aanspreken en zo niet alleen een geachte heer of mevrouw schrijven. Als u zich tot uw senior richt, kunt u niet beginnen met Hallo meneer. Als u iemand bent die hem vraagt ​​voor een interview te verschijnen, kunt u hem bij zijn naam verwijzen of gewoon 'Geachte aanvrager' schrijven.

Evenzo, als u de mail sluit, niet onnodig bedankt, tenzij u de persoon vraagt ​​om een ​​gunst voor u te doen. In feite is 'Regards' een geschikter en toepasselijker woord om de hele discussie over de mail samen te vatten.

Regels voor e-mailetiquette # 13. Eigen zoete tijd nemen om te antwoorden

Dit is een slechte gewoonte om specifiek te ontwikkelen als je geassocieerd wordt met de professionele wereld. Er zijn mensen die de luxe nemen om e-mails te beantwoorden en hen om informatie vragen, zelfs als ze het antwoord weten. Ze antwoorden gewoon op het nippertje of wanneer ze een herinneringsmail ontvangen. Natuurlijk moet u de e-mails behandelen op basis van hun verdienste, maar op zijn minst reageren met een antwoord over het onderwerp of het probleem.

Conclusie van regels voor e-mailetiquette:

Het is belangrijk om de praktijken te vermijden waarbij u de regels voor e-mailetiquette voor bedrijven schendt. U moet de gedragscode correct volgen bij het opstellen van een e-mailetiquette op de werkplek die uw authenticiteit en oprechtheid weerspiegelt.

Verwante Cursussen

Via dit bericht zullen we enkele van de regels voor e-mailetiquette bespreken die individuen vaak over het hoofd zien of meestal niet volgen. Hier hebben we de belangrijke basisregels voor e-mailetiquette op de werkplek besproken.

  1. Basisbeginselen van e-mailetiquettetraining
  2. E-mailmarketing training
  3. CRT: 05 - E-mailetiquette

Categorie:

Ondernemerschapsontwikkeling