Enkele belangrijke regels voor kantooretiquette voor professionals

Wat is zakelijke etiquette?

Afbeeldingsbron: pixabay.com

Elk beroep vereist een bepaalde set van manieren en het zijn juist deze manieren die bekend staan ​​als zakelijke etiquette. Zakelijke etiquette wordt meestal afgedwongen door leden van een organisatie en het is gebruikelijk dat de zakelijke etiquette wordt gehandhaafd.

Verdere zakelijke etiquette gaat over het opbouwen van waardevolle en respectabele zakelijke relaties met anderen. Het gaat om het creëren van een omgeving waarin alle leden van een organisatie zich veilig, comfortabel en ontspannen voelen.

Zakelijke etiquette gaat over het handhaven van een prettige sfeer op het werk door medewerkers en collega's met hoffelijkheid en respect te behandelen. De regels van zakelijke etiquette kunnen van organisatie tot organisatie verschillen, maar er zijn enkele universele regels voor bedrijfsetiquette die bijna overal en voor de meeste etiquette-professionals van toepassing zijn

Hier zijn enkele regels voor bedrijfsetiquette die elke professional moet kennen:

• Sta bij introductie

In een kantoor of zakelijke omgeving moet je opstaan ​​wanneer je aan iemand wordt voorgesteld. Opstaan ​​tijdens de introductie zal een positieve impact hebben op de andere persoon. Je aanwezigheid wordt beter vastgesteld wanneer je opstaat tijdens een introductie.

In het geval dat u niet in staat bent om op te staan ​​omdat u volledig overrompeld bent, probeer dan op zijn minst voorover te leunen tijdens de introductie of terwijl u de persoon de hand schudt.

• Heb dankbaarheid maar klink niet behoeftig en wanhopig

In elke situatie, zakelijk of sociaal, bedankt zeggen is beleefd. Als u het woord echter herhaaldelijk in een enkel gesprek gaat uitspreken, verliest het zijn waarde en impact en kan het u zelfs behoeftig en wanhopig en zelfs hulpeloos doen klinken. Zorg ervoor dat u het woord niet meer dan een of twee keer gebruikt in een enkel gesprek.

• Kruis uw benen niet

Afbeeldingsbron: pixabay.com

Je benen kruisen in een zakelijke omgeving of tijdens een vergadering is zeer ongepast. Hoewel zowel mannen als vrouwen de neiging hebben om het te doen, moet het koste wat het kost worden vermeden.

Als je überhaupt de behoefte hebt om je benen te kruisen, zorg er dan voor dat je ze bij de enkels kruist en niet bij de knieën. Op die manier kun je, wanneer je plotseling moet verschuiven, het subtiel doen zonder het duidelijk te maken.

• Wijzen moet gedaan worden met een open handpalm

Als je kunt voorkomen dat ze allemaal op elkaar wijzen, zou dat ideaal zijn. Als er zich echter een situatie voordoet waar u het niet kunt vermijden, zorg er dan voor dat u met een open handpalm wijst en niet met uw wijsvinger.

Deze regel is van toepassing op beide geslachten. Wijzen met een enkele vinger of met name uw wijsvinger duidt op agressie. Houd dus tijdens het wijzen al je vingers bij elkaar en wijs met een open handpalm.

• Vermijd onderbrekingen

Uw mening kan ertoe doen en u hebt misschien een zeer waardevol punt om naar voren te brengen in een groepsdiscussie op uw kantoor, wacht echter tot u de kans krijgt om te spreken. Sluit andere mensen niet af of onderbreek ze niet terwijl ze praten.

• Let op je tong

Je kunt een situatie tegenkomen waarin je erg geïrriteerd bent door een collega of ondergeschikte. Ongeacht hoe verhit de situatie misschien is, zorg ervoor dat je kalm blijft en op je taal let.

Gebruik nooit grof taalgebruik of obscene woorden op kantoor. Zelfs schriftelijke communicatie moet beleefd en respectvol zijn. Zorg ervoor dat je geen denigrerende of grove taal gebruikt, het is absoluut onaanvaardbaar.

• Klop voor het invoeren

Afbeeldingsbron: pixabay.com

Zorg ervoor dat je klopt voordat je een collega's- of seniorenhut betreedt. Loop nooit onaangekondigd binnen. Je hebt absoluut geen recht om iemands werk te onderbreken en het is van essentieel belang dat je hun ruimte en privacy respecteert. Dus als je merkt dat hun cabinedeur dicht is getrokken, klop dan en kondig je aanwezigheid aan voordat je naar binnen loopt.

• Blijf mijlen verwijderd van roddel

Hoewel het heel verleidelijk kan zijn om je over te geven aan roddels op kantoor, blijf er dan vanaf. Roddelen over collega's beschadigt niet alleen hun imago in de organisatie, maar spreekt ook boekdelen over het soort persoon dat je bent. Laat je niet meeslepen door nieuwsgierigheid en luister niet naar roddel van andere mensen.

• Stiptheid is belangrijk

Ongeacht hoe druk u bent of hoe hoog uw functie in een organisatie is, zorg ervoor dat u op tijd opdagen voor vergaderingen en conferenties. Als je denkt dat te laat in de mode is en mensen een reden geeft om te geloven dat je het extreem druk hebt, heb je het mis. Laat opdagen laat alleen zien hoe onattent u bent en hoe u de tijd van anderen respecteert.

• Houd uw telefoon weg

Het is NIET ok om oproepen te beantwoorden, sms-berichten te beantwoorden en tijdens vergaderingen door e-mails te scannen. Het is uiterst irritant en zeer respectloos voor andere mensen die de vergadering bijwonen. Zorg er ook voor dat u uw telefoon stil houdt tijdens een vergadering, zodat de andere aanwezigen en de spreker niet worden gestoord.

• Trek geen stoel uit voor anderen

In een sociale omgeving is het acceptabel dat een man een stoel uittrekt voor een dame. In een professionele sfeer is dit echter zeer onaanvaardbaar en onbeleefd. Mannen en vrouwen worden als gelijken op de werkplek beschouwd en beiden kunnen hun eigen stoelen uittrekken.

• Ga niet weg voordat je senior dat doet op een bedrijfsfeest

Het is absoluut onbeleefd en onaanvaardbaar dat u een bedrijfsfunctie of feest verlaat voordat uw senior vertrekt. Zorg ervoor dat je op het evenement blijft totdat je senior zichzelf verontschuldigt en vertrekt.

• Etiquette eten

Voedsel mag alleen worden gegeten in de etiquette-eetruimte op kantoor en niet in uw hut of kast. Als u om een ​​of andere reden absoluut niet in de lunchroom kunt komen, zorg er dan voor dat het voedsel dat u in uw kast eet geen vieze en ondraaglijke geur heeft. Zorg er ook voor dat u na uw maaltijd opruimt.

• Kleed je gepast

Afbeeldingsbron: pixabay.com

Zorg ervoor dat je je op een professionele en acceptabele manier kleedt. Draag geen kleding die onthullend of ongepast is. Als je kantoor een dresscode heeft, zorg er dan voor dat je je aan de code houdt.

• Beperk persoonlijke oproepen

Vermijd zoveel mogelijk het bijwonen van persoonlijke telefoontjes op kantoor. Als het absoluut noodzakelijk is om een ​​persoonlijk gesprek aan te nemen, houd dit dan zo kort mogelijk.

• Houd tijdzones in gedachten

Houd bij het omgaan met klanten en klanten die in het buitenland wonen, rekening met de tijdzone van dat land voordat u uw klant belt. Je wilt niet meteen een klant bellen bij het krieken van de dag of op een onaards uur.

• Vermijd collega's op feestdagen en in het weekend lastig te vallen

Werkgerelateerde oproepen naar collega's doen tijdens vakanties en weekends is uiterst onbeleefd en opdringerig. Je valt daarmee hun persoonlijke en familietijd binnen. Vermijd zoveel mogelijk bellen met collega's in het weekend, maar houd het gesprek zo kort mogelijk.

• Stuur grammaticaal correcte e-mails

Professionele e-mails verzenden die grammaticale fouten of jargon bevatten, is absoluut onaanvaardbaar. Zorg ervoor dat de e-mails die u verzendt, grammaticaal correct zijn en geen spelfouten bevatten.

Het handhaven van zakelijke etiquette op de werkplek is absoluut noodzakelijk voor professionals. Het zal hen helpen een lange weg te gaan en hun goodwill in het bedrijf en bij klanten te vergroten. Om de do's en don'ts in de kantooromgeving samen te vatten, is hier een korte lijst om in gedachten te houden:

Do's

• Sta op wanneer het wordt geïntroduceerd
• Toon je dankbaarheid
• Wijs met een open handpalm
• Let op je toon en let op je tong
• Klop voordat u een collega's- of seniorenhut betreedt
• Blijf uit de buurt van roddels
• Wees punctueel
• Kleed je volgens de kantoorcode
• Eet alleen in de lunchroom op kantoor
• Beperk of vermijd persoonlijke oproepen
• Houd bij het omgaan met internationale klanten en klanten rekening met klanten
• Stuur grammaticaal correcte e-mails

don'ts

• Zeg meer dan twee keer bedankt in een gesprek
• Kruis je benen terwijl je in een vergadering zit
• Onderbreken
• Trek stoelen uit voor anderen
• Verlaat een bedrijfsfeest of evenement voor je senior
• Last collega's in het weekend

Dit zijn de basis- en algemene bedrijfsetiquettes die in de meeste organisaties over de hele wereld van toepassing zijn. Houd er echter rekening mee dat er op bepaalde delen van de wereld aanvullende regels van toepassing kunnen zijn die mogelijk geen deel uitmaken van deze algemene lijst. In Japan is het bijvoorbeeld verplicht voor alle werknemers om hun schoenen uit te doen voordat ze de werkplek betreden.

Als u een hogere functie bekleedt in de organisatie, zorg er dan voor dat er strikte disciplinaire maatregelen worden genomen tegen die werknemers die de regels van de zakelijke etiquette overtreden. Een circulaire of kennisgeving kan naar alle werknemers in een bedrijf worden gestuurd om hen te informeren over wat aanvaardbaar en onaanvaardbaar is in de organisatie.

Er is een breed scala aan boeken beschikbaar over zakelijke etiquette. Als u hier verder over wilt lezen, vindt u hier een lijst met boeken die u zou moeten overwegen.

• Werk goed samen met anderen - Ross McCammon
• Modern Manners - Dorothea Johnson
• Nieuwe regels op het werk - Barbara Pachter
• Compleet handboek bedrijfsetiquette - Barbara Pachter en Marjorie Brody

Sommige van deze boeken zijn internationale bestsellers. Ze kunnen worden gebruikt om uw zakelijke etiquettevaardigheden op te frissen. Daarnaast zijn er ook verschillende PDF-bestanden over zakelijke etiquette en e-boeken die u kunt downloaden. Ze geven u alle informatie die u eventueel over dit onderwerp nodig hebt.

Er zijn tal van professionele instituten die ook grondige training voor bedrijfsetiquette verzorgen. Deze instituten organiseren workshops, klassen en cursussen die de deelnemers trainen voor zakelijke etiquette.

Er is ook een uitgebreid aanbod aan seminars georganiseerd door auteurs die boeken over zakelijke etiquette hebben geschreven. Vaak organiseert de organisatie zelf een intern seminar voor bedrijfsetiquette om de werknemers te informeren over welk gedrag acceptabel is en welk gedrag op kantoor ondraaglijk is. In dergelijke seminars zijn er verschillende zakelijke etiquette-spellen en -activiteiten die worden gespeeld en uitgevoerd.

Als u uw eigen bedrijf wilt opzetten, moet u zich aan deze bedrijfsetiquette-regels houden. Wanneer junioren en werknemers zien dat hun bazen zich op een bepaalde manier gedragen, zullen ze waarschijnlijk dezelfde werkwijzen aannemen.

Klanten en klanten vinden het ook gemakkelijker om te vertrouwen en te werken met bedrijven die zich houden aan de regels van de zakelijke etiquette. Als u merkt dat in uw organisatie sommige werknemers zich niet gedragen, organiseer dan een seminar voor bedrijfsetiquette op kantoor. U kunt ook overwegen om een ​​expert in bedrijfsetiquette te bellen om uw werknemers tijdens het seminar te begeleiden.

Zakelijke etiquette is niet alleen van toepassing in de organisatie, maar ook wanneer u zit voor een interview. Een groot aantal organisaties over de hele wereld besteedt veel aandacht aan de zakelijke etiquette van potentiële werknemers en geïnterviewden voordat ze in het team worden aangenomen.

Als u een sterke, positieve en impactvolle indruk op een interviewer wilt maken, zorg er dan voor dat u uw kennis van bedrijfsetiquette bijspijkert en dezelfde regels toepast op de dag van uw interview. Mensen die goed gemanierd zijn en de regels van bedrijfsetiquette volgen, zijn meer kans om de baan te krijgen waarvoor ze solliciteren.

Hier is een lijst met dingen die u kunt doen om uw bedrijfsetiquette te verbeteren:

• Lees boeken over zakelijke etiquette
• Woon seminars en cursussen voor bedrijfsetiquette bij
• Observeer andere mensen in de organisatie, met name mensen die zeer worden gerespecteerd
• Lees PDF-bestanden over zakelijke etiquette
• Lees tijdschriftartikelen over zakelijke etiquette

Als u een succesvol zakenman wilt zijn en een succesvol bedrijf wilt runnen, zorg er dan voor dat u zich aan de regel van de zakelijke etiquette houdt. Volg ze en moedig collega's en ondergeschikten aan hetzelfde te doen.

Zorg ervoor dat u de zakelijke etiquette evalueert die potentiële werknemers vertonen voordat u ze inhuurt, omdat het inhuren van iemand zonder zakelijke etiquette uiterst schadelijk kan zijn voor de reputatie en de goodwill van uw organisatie.

Wees niet bang om werknemers in uw organisatie te corrigeren die zich toch misdragen of de regels van de bedrijfsetiquette overtreden. Zakelijke etiquette in een organisatie is net zo belangrijk als marketing of reclame.

Aanbevolen artikelen

1. 13 Geweldige manier om regels voor e-mailetiquette te worden die u misschien overtreedt
2. Groepsdiscussietips voor interview (nuttig)
3. 10 beste manieren om persoonlijke effectiviteit (methoden) te verbeteren
4. Een taak in stijl beëindigen (nuttig)
5. 10 geweldige manieren om Inclusive te worden in de werkomgeving
6. Geweldige gids over RATE-functie in Excel